梁素華

摘 要：財(cái)務(wù)共享模式與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理模式存在明顯不同，能夠于財(cái)務(wù)共享中心聚集各區(qū)域財(cái)務(wù)檔案，保證保存與管理的統(tǒng)一化，財(cái)務(wù)檔案管理各流程得以實(shí)現(xiàn)電子化管理，便于在線傳遞和推廣財(cái)務(wù)檔案。就財(cái)務(wù)共享模式進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，指出財(cái)務(wù)共享模式下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)一步對(duì)財(cái)務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用開展探究，旨在促進(jìn)機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享模式;機(jī)關(guān)單位;財(cái)務(wù)檔案管理;應(yīng)用

新時(shí)期下大數(shù)據(jù)等技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，財(cái)務(wù)共享模式的價(jià)值也得以凸顯出來。在機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理中，通過財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用，能夠促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作效率的改善，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息價(jià)值的最大化發(fā)揮。如何在機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理中應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式，是一個(gè)值得探究的問題。

1 財(cái)務(wù)共享模式簡(jiǎn)介

以互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)為支持，財(cái)務(wù)共享模式得以構(gòu)建和運(yùn)作，財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)主要包含以下幾個(gè)方面：一是網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，通過現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，以信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方式來開展報(bào)賬工作，在線填單、業(yè)務(wù)審批、傳送賬單以及審核等，進(jìn)程得以統(tǒng)一，信息共享透明度得到保證，財(cái)務(wù)信息得以高效傳遞，其安全性與真實(shí)性也得到保障。二是財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，可在線對(duì)賬單進(jìn)行編輯，在運(yùn)作模式下賬單信息自動(dòng)生成，月末自動(dòng)記賬過賬，報(bào)表得以生成，此種模式下報(bào)表生成的錯(cuò)誤率得以降低。三是影像管理系統(tǒng)，以該系統(tǒng)為支持，能夠?qū)ω?cái)務(wù)賬單進(jìn)行掃描，以電子賬單為載體來傳遞信息。此種信息化流程下，數(shù)據(jù)傳輸模式有所變化，在電子檔案生成的同時(shí)，能夠存儲(chǔ)賬單電子信息并傳送影像信息，賬單審批更為便捷，整體管理效率也能夠得到明顯提升，審批工作效率也得以保證。四是資金管理系統(tǒng)，保證了資金結(jié)算、調(diào)用、收支管理的可視化，財(cái)政資金利用率得到明顯提升，財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)得以降低。五是電子檔案系統(tǒng)，可在線管理財(cái)務(wù)檔案，便于閱讀和調(diào)用，財(cái)務(wù)檔案管理成本也得以有效控制。

2 財(cái)務(wù)共享模式下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)

1）在工作地點(diǎn)方面，財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用，以檔案管理規(guī)整性與完整性要求為支持，能夠自橫向?qū)俚刎?cái)務(wù)管理體系過渡到縱向財(cái)務(wù)共享流程模式，機(jī)關(guān)單位的內(nèi)控要求也得以滿足，這就保證了各時(shí)期下信息轉(zhuǎn)移過程完成的順利性。

2）在工作范圍方面，財(cái)務(wù)檔案得以從所在機(jī)關(guān)單位向財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心轉(zhuǎn)移，各流程工作也發(fā)生一定變化，包括收集整理、運(yùn)輸管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、成檔管理等，這就形成了財(cái)務(wù)檔案運(yùn)輸期間工作范圍的延伸。

3）在工作內(nèi)容方面，財(cái)務(wù)共享模式下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作范圍的擴(kuò)大，促進(jìn)了工作內(nèi)容的繁瑣化，與檔案收集管理、工作進(jìn)程標(biāo)準(zhǔn)制定及監(jiān)督等都密切相關(guān)，需要甄別檔案?jìng)魉透鳝h(huán)節(jié)的潛在風(fēng)險(xiǎn)并加以嚴(yán)格把控，合理利用財(cái)務(wù)檔案，需要做好保管及信息延伸利用等工作。

4）在政策條件配合方面，財(cái)務(wù)共享模式下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案歸檔、整理、存儲(chǔ)等工作的開展，會(huì)在一定程度上為現(xiàn)行法律政策帶來挑戰(zhàn)，因而財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)行仍有很長(zhǎng)一段路要走。

3 財(cái)務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用

1）及時(shí)錄入新信息。在機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理中對(duì)于財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)用，需要保證財(cái)務(wù)檔案新信息錄入的及時(shí)性和有效性，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行更新，為財(cái)務(wù)管理工作的有序開展創(chuàng)造條件。及時(shí)共享紙質(zhì)檔案以及電子檔案，保證檔案管理執(zhí)行的時(shí)效性。機(jī)關(guān)單位需組建專門的財(cái)務(wù)檔案管理團(tuán)隊(duì)，有序推進(jìn)檔案管理工作，在發(fā)現(xiàn)問題的第一時(shí)間進(jìn)行控制。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)需定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，以信息技術(shù)為支持來開展財(cái)務(wù)檔案管理工作，保證財(cái)務(wù)檔案信息錄入與管理的有效性，機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理成效也能夠得到明顯改善。

2）擴(kuò)大處理規(guī)模。在財(cái)務(wù)共享模式下，機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展，需要重視基礎(chǔ)工作，做好財(cái)務(wù)檔案?jìng)魉?、?chǔ)存與溝通等工作，以統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案處理平臺(tái)為支持，保證財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)模性，對(duì)基礎(chǔ)工作成本加以平衡。在將財(cái)務(wù)檔案管理工作的處理規(guī)模擴(kuò)大后，將處理事項(xiàng)進(jìn)行適當(dāng)增加，待初步整理完成財(cái)務(wù)檔案后，做好檔案核查工作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或者質(zhì)量問題，歸類統(tǒng)計(jì)，明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所出現(xiàn)問題，進(jìn)而制定策略，科學(xué)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于相關(guān)管理部門來說也便于吸取經(jīng)驗(yàn)，從而確保機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作水平得到明顯提升。

3）降低運(yùn)行成本。機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展，需要以標(biāo)準(zhǔn)化的方式來制定流程及規(guī)則，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理流程最佳配合方式的形成。在這一方面，需要把握財(cái)務(wù)共享模式的價(jià)值，對(duì)財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行整頓，優(yōu)化財(cái)務(wù)人員結(jié)構(gòu)，確保財(cái)務(wù)部門管理費(fèi)用得以有效控制。在此基礎(chǔ)上，以高標(biāo)準(zhǔn)來要求財(cái)務(wù)檔案管理工作，減少重復(fù)性與不必要的工作，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作效率得到明顯提升。通過財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)用，能夠?qū)⒐?jié)省異地報(bào)銷時(shí)長(zhǎng)合理縮減，提高整體工作效率。

4）建立系統(tǒng)化管理制度體系。機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理中對(duì)于財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用，要重視財(cái)務(wù)檔案歸檔制度的建立，對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)未打印之間的副本進(jìn)行妥善保存，將不同憑證打印輸出，依據(jù)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門要求出發(fā)，及時(shí)打印輸出賬簿及報(bào)表等。機(jī)關(guān)單位需基于國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，建立電算化財(cái)務(wù)檔案儲(chǔ)存制度，以優(yōu)質(zhì)磁盤介質(zhì)來對(duì)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，將儲(chǔ)存盤與備用盤分開保存，采取防塵、防腐、防光等防護(hù)措施，依照順序來進(jìn)行編號(hào)，將時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行備注，制作文件卡片，確保機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理的有效性。在借用方面，必須要建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度，在財(cái)務(wù)共享模式下，經(jīng)過負(fù)責(zé)人同意后方可對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行查閱，借閱手續(xù)的辦理則必須要依照規(guī)定進(jìn)行。對(duì)于機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須要落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)控制，將提取或處理的稽核環(huán)節(jié)增加，于財(cái)務(wù)檔案生成與流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)集中，將偏差或操作失誤所造成的損失降低，保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)質(zhì)量，提升機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理成效。

5）構(gòu)建數(shù)字化處理平臺(tái)。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式來管理財(cái)務(wù)檔案信息，能夠以一體化的方式呈現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息，便于信息共享，財(cái)務(wù)檔案管理也更為科學(xué)且便捷。這就需要機(jī)關(guān)單位在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，對(duì)存儲(chǔ)成本與溝通成本加以平衡，保證財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化處理平臺(tái)的規(guī)范化構(gòu)建，以規(guī)模效應(yīng)為支持，保持相關(guān)成本平衡化。基于財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定出發(fā)，建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，制定財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并加以規(guī)范實(shí)施，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬軟件環(huán)境建設(shè)，便于傳輸、交換和共享財(cái)務(wù)檔案信息。為滿足財(cái)務(wù)檔案硬件管理需求，需要積極完善信息網(wǎng)絡(luò)，提高財(cái)務(wù)檔案利用率，保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化，更好的對(duì)外承接業(yè)務(wù)，快速收回所投入成本，機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平也逐步得到提升。

4 結(jié)語

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，財(cái)務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理中也發(fā)揮著重要的作用。在把握財(cái)務(wù)共享模式下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，積極探索現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，重視財(cái)務(wù)共享，并建立系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)檔案管理制度體系，以數(shù)字化處理平臺(tái)為支持，全面提升機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平，為機(jī)關(guān)單位在新時(shí)期下的長(zhǎng)足發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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