鐘梅

【摘要】在中職教育中，檔案管理十分重要。中職學(xué)校的相關(guān)管理部門要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案的管理，并要結(jié)合新時(shí)代要求以及實(shí)際情況，采取有效的教學(xué)手段來優(yōu)化檔案管理工作，進(jìn)而提高中職院校檔案管理的工作效率。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;中職學(xué)校;檔案管理;優(yōu)化策略

在新時(shí)代，我國的教育領(lǐng)域取得了顯著的發(fā)展成果。目前，我國有很多中職學(xué)校的管理工作體系與新時(shí)代下我國教育部門所提出的管理理念脫軌，特別是在檔案管理工作中，還存在很多需要改進(jìn)的問題，這些問題的存在嚴(yán)重影響了檔案工作的順利開展和有效管理，檔案管理質(zhì)量的高低對(duì)中職學(xué)校整體的教學(xué)質(zhì)量有直接影響。檔案是記錄學(xué)校發(fā)展歷程和教學(xué)信息的重要載體，通過檔案管理水平能夠了解學(xué)校的整體管理水平，可見檔案管理對(duì)中職學(xué)校發(fā)展的重要意義。因此，中職學(xué)校要對(duì)檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化給予高度重視。本文對(duì)目前我國中職院校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，重點(diǎn)描述了新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策。

一、新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題

（一）管理人員沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義。中職學(xué)校的檔案記載了很多的重要信息，比如學(xué)校的發(fā)展歷程、學(xué)生的個(gè)人信息、教師的獎(jiǎng)懲記錄等。一個(gè)中職院校的發(fā)展情況和教育水平可以通過本校檔案管理水平的高低來反應(yīng)，其對(duì)學(xué)校的教育發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，檔案管理工作是中職學(xué)校的核心工作。但是在目前的中職學(xué)校檔案管理工作中，大部分管理人員沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。他們認(rèn)為學(xué)校是教書育人的地方，不是政府部門，檔案管理工作不需要太過重視，只要檔案信息正確，檔案完好無損就行。管理人員的這種錯(cuò)誤觀念導(dǎo)致了管理方式不合理、管理體系不完善等問題。

（二）管理人員缺乏專業(yè)的管理水平。由于部分中職學(xué)校沒有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，沒有聘請(qǐng)專業(yè)的管理人員來進(jìn)行管理;有的學(xué)校建立了專門的檔案管理部門進(jìn)行本校的檔案管理，但是管理人員沒有良好的管理水平，這些管理人員沒有接受過正規(guī)的管理培訓(xùn)，缺乏足夠的管理知識(shí)。專業(yè)水平的不足導(dǎo)致這些管理人員不能夠正確高效進(jìn)行檔案分類、檔案整理。管理人員缺乏專業(yè)管理水平是致使檔案管理工作不能有效開展的主要因素。

（三）檔案管理體系不夠健全和完善。雖然有些學(xué)校建立了專門的檔案管理部門，也設(shè)立了檔案管理人員，但是很多學(xué)校管理人員的人數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這些學(xué)校沒有對(duì)管理人員進(jìn)行正確的指導(dǎo)和系統(tǒng)的管理培訓(xùn)，導(dǎo)致這些管理人員不能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行合理的規(guī)劃，也沒有制定正確的管理目標(biāo)。有些管理人員在平時(shí)的管理工作中，把所有的時(shí)間和精力都用在了自己的事情上。還有一些教師為了教學(xué)方便，將自己在教學(xué)中需要的檔案自行保管，這樣就極有可能造成檔案信息的遺漏、檔案文件的損壞等問題。另外，有一些學(xué)校為了應(yīng)對(duì)上級(jí)教育部門對(duì)本校檔案信息的核查，往往會(huì)用大量的人力和財(cái)力對(duì)缺失的檔案信息進(jìn)行完善，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案信息缺乏真實(shí)性，不僅影響了檔案的真實(shí)性，還會(huì)對(duì)學(xué)校的學(xué)習(xí)風(fēng)氣造成不良影響，進(jìn)而影響學(xué)生的學(xué)習(xí)效果。

二、新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化策略

（一）正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。要想改善中職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，并且有效提高檔案管理工作的效果，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：首先，中職學(xué)校要正確意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且還要對(duì)學(xué)校的檔案管理工作給予高度重視。其次，中職院校為了確保檔案管理人員的專業(yè)水平，要定期在學(xué)校舉辦檔案管理培訓(xùn)課程和檔案基礎(chǔ)知識(shí)的相關(guān)講座，要求每一位管理人員都必須認(rèn)真接受培訓(xùn)，并且嚴(yán)格要求管理人員通過相關(guān)考試才有資格正式上崗工作。在對(duì)管理人員進(jìn)行考核的過程中，要著重考核他們?cè)诠芾砉ぷ髦惺欠衲軌驀?yán)格遵守管理制度，是否能夠?qū)n案信息做到嚴(yán)格保密。這樣才能夠有效幫助管理人員提高自身的管理能力，進(jìn)而保障檔案管理工作有效開展。除此之外，學(xué)校的檔案管理人員還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的推廣和宣傳，這樣能夠讓中職學(xué)校處于不同崗位的工作者正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，并且能夠重視檔案管理工作，對(duì)檔案管理制度體系的開展給予高度配合，進(jìn)而讓中職學(xué)校的檔案管理工作順利開展。

（二）規(guī)范檔案管理體系。為了更好地健全和規(guī)范檔案管理體系，在檔案管理工作中，任何一個(gè)工作步驟都不容忽視，所有的檔案管理工作環(huán)節(jié)都要做到與新時(shí)期背景之下的工作要求相吻合，要與時(shí)俱進(jìn)。另外，管理部門還要結(jié)合中職院校的檔案實(shí)際管理情況和新時(shí)代的社會(huì)發(fā)展需求來構(gòu)建完善、規(guī)范的檔案管理體系，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新管理模式。例如，中職學(xué)?？梢詫F(xiàn)代化的檔案管理策略引進(jìn)檔案管理工作中。信息化的檔案管理模式能夠有效提高檔案管理水平和管理質(zhì)量，是一種可行的管理手段。首先，檔案管理人員要對(duì)目前我國信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)和信息化時(shí)代的特點(diǎn)有全面了解，然后要將信息化管理模式的理念以及信息化思維方式融入檔案管理工作中，積極改正當(dāng)前檔案管理工作中存在的種種弊端，確保信息化檔案管理工作的有效開展。比如，管理人員可以在中職院校的檔案管理體系中引入信息化的檔案管理軟件來加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，將信息化的管理軟件運(yùn)用于檔案管理中不論是檔案的分類和整理，還是檔案資料的查詢，都能夠?qū)崿F(xiàn)信息化，進(jìn)而能夠有效提高檔案管理水平和管理效率。

（三）重視檔案管理硬件設(shè)備的管理。在檔案管理工作中，中職院校所有類型的檔案收集和整理過程都要做到對(duì)檔案進(jìn)行正確、科學(xué)分類，并且還要格外重視對(duì)會(huì)議檔案資料的管理。另外，檔案管理人員還要定時(shí)檢查和完善檔案儲(chǔ)存室的硬件設(shè)備。檔案室是檔案保存的重要場(chǎng)所，檔案室的硬件設(shè)備對(duì)檔案資料的完整性有著重大影響，因此，在檔案管理的過程中對(duì)檔案室的硬件設(shè)備的檢查和完善是十分有必要的。在對(duì)檔案管理工作的開展中，管理人員一定要做好檔案室的清潔工作。比如要對(duì)檔案室經(jīng)常通風(fēng)，確保檔案室的空氣流通。除此之外，還要對(duì)檔案室進(jìn)行定期的消毒，防止檔案室中的有害氣體或者是有害生物對(duì)檔案資料造成破壞。在下班之前，管理人員一定要檢查一遍檔案室的門窗是否關(guān)緊，這樣能夠確保非工作人員不會(huì)擅自入侵檔案室。只有做好對(duì)檔案室的清潔和管理工作，才能夠確保中職院校的檔案資料能夠長期并且完好無損地保存下去。

三、結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)中職院校檔案管理工作體系的優(yōu)化，有利于學(xué)生的綜合發(fā)展，也有利于推進(jìn)中職學(xué)校的教育改革。在新時(shí)期背景之下，對(duì)中職檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，能夠讓教師的教學(xué)工作更加順利高效地開展，進(jìn)而讓學(xué)生提高學(xué)習(xí)能力，讓學(xué)生更加深入地掌握專業(yè)知識(shí)。因此，中職院校必須要對(duì)檔案管理工作重視起來，并且要結(jié)合實(shí)際情況和新時(shí)期的發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新和改進(jìn)檔案管理模式，讓中職院校檔案管理工作的開展得到有效的優(yōu)化。這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)為社會(huì)培養(yǎng)出更多優(yōu)秀技能型人才的教學(xué)目標(biāo)。

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