王勝利 朱曉平

摘 ? 要：信息技術(shù)發(fā)展的階段性特點及認知的局限，導致現(xiàn)有教務(wù)管理信息化建設(shè)難以滿足管理需要，且可持續(xù)應(yīng)用的價值不大。教務(wù)管理的本質(zhì)是事務(wù)處理，必須適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的特點及管理創(chuàng)新的需要，教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)正視這一點，采取事務(wù)驅(qū)動機制，以“服務(wù)”為導向，以師生用戶的“獲得感”為目標，實現(xiàn)教務(wù)管理建設(shè)及應(yīng)用的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理;教務(wù)管理信息化;教育信息化;事務(wù)驅(qū)動

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2020）13-0074-04

教務(wù)管理是高校教學工作有序開展的基礎(chǔ)，也是教學管理的核心，其管理效率及質(zhì)量將直接影響到高校辦學的質(zhì)量。教務(wù)管理信息化是高校教育教學信息化的重要標志之一，其最直接的體現(xiàn)是教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。信息技術(shù)發(fā)展的階段性特點及認知的局限，導致當前運行的教務(wù)管理信息系統(tǒng)已難以滿足日常管理的需要，為適應(yīng)信息化進程，對當前及今后階段的教務(wù)管理信息化建設(shè)必須予以重新審視。

一、當前教務(wù)管理信息化存在的問題

“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出及實踐，促使人們對信息化的期望加深，尤其Web2.0技術(shù)的發(fā)展及多網(wǎng)融合、智能移動終端的普及和應(yīng)用，迫使人們反思現(xiàn)有教務(wù)管理信息化在日常教務(wù)管理中的價值及意義。

（1）對教務(wù)管理信息化的認知存在問題。信息技術(shù)的應(yīng)用價值主要體現(xiàn)在兩個方面——解放勞動力和規(guī)范管理，且規(guī)范管理是其深層次價值體現(xiàn)?；谛畔⒐蚕淼男畔⒓夹g(shù)應(yīng)用，避免了大量重復(fù)勞動，通過軟件系統(tǒng)和有向的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)完成協(xié)同工作，進而規(guī)范事務(wù)處理流程，而從當前教務(wù)管理信息化應(yīng)用情況來看，對其認知僅停留在打破時空限制、解放勞動力層面。同時，對教務(wù)管理信息化建設(shè)的理解是單純的信息系統(tǒng)建設(shè)，如果只應(yīng)用了新的信息技術(shù)而不改變原有的工作方式，不對業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)進行再造和優(yōu)化，那只能是“穿新鞋走老路”，必定會出現(xiàn)新技術(shù)與舊有的業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)之間的矛盾，忽視了組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)流程在教務(wù)管理信息化建設(shè)中的重要性。[1]

（2）對教務(wù)管理信息化定位存在偏差。教務(wù)管理信息化是高校教育教學信息化和數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，忽視了其在學校信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)和核心地位。學校的所有工作都是以教學為中心，為教學服務(wù)，教務(wù)管理作為教學工作有序開展的基礎(chǔ)性工作，其管理數(shù)據(jù)應(yīng)是全校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，相關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)以此數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進行拓展或業(yè)務(wù)應(yīng)用，因而，教務(wù)管理信息化建設(shè)的成效，將直接影響到學校整體信息化建設(shè)的效果。從目前教務(wù)管理信息化建設(shè)的情況來看，只關(guān)注了教務(wù)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用，忽視了其與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性，忽視了其在數(shù)字校園建設(shè)中的核心定位。

（3）基于勞動分工理論[2]設(shè)計開發(fā)的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，割裂了教學管理事務(wù)，適用性不強。源于勞動分工理論的管理職能分工及功能模塊化設(shè)計的教務(wù)系統(tǒng)，運用機械型工作設(shè)計法[3]將教務(wù)管理分解得過于精細和簡單，致使現(xiàn)有的教務(wù)管理信息系統(tǒng)雖功能齊全，工作復(fù)雜度降低，但忽視了事務(wù)處理中的管理行為，割裂了事務(wù)處理的流程，導致教務(wù)管理系統(tǒng)運行不暢，適用性不強。

（4）教務(wù)管理信息化系統(tǒng)上線準備不足，運行效率不高，且難以滿足可持續(xù)應(yīng)用。信息系統(tǒng)的初始化，是系統(tǒng)上線運行前的準備工作，也是基礎(chǔ)工作，其規(guī)范化程度直接決定了信息系統(tǒng)運行的效率及可持續(xù)應(yīng)用。由于對教務(wù)管理信息化認知及定位存在的偏差，導致教務(wù)管理系統(tǒng)初始化時，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的科學性及規(guī)范化程度不夠，造成現(xiàn)有信息系統(tǒng)運行不暢，尤其是新形勢下與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合應(yīng)用難度增加，難以持續(xù)應(yīng)用，在人力、物力的投入上造成浪費。

二、信息化促使教務(wù)管理變革

基于勞動分工理論的職能管理模式是當前高校管理的主要模式，不僅強調(diào)生產(chǎn)技術(shù)的分工，而且主張組織結(jié)構(gòu)的分工和管理職能的分工。[2]該模式以職能為依據(jù)建立組織機構(gòu)，組織按職能實行縱向和橫向的分解，劃分出不同層級和各個不同層級的職能部門，這種層級制分割了整個組織的職能，使管理職能的整體性受到損害，各部門職能行為缺少完整有機聯(lián)系，進而出現(xiàn)職能重疊、管理空白;部門職能相對獨立，部門之間的銜接往往需要上一層級協(xié)調(diào)、安排，管理成本高且工作效能低;重疊、交叉的層級體系往往會因為履職者為規(guī)避責任而忽視決定著結(jié)果的過程，導致信息流通不暢、信息傳遞失真等等，嚴重阻礙了教務(wù)管理的效率。

隨著教育信息化進程，信息技術(shù)在教務(wù)管理中應(yīng)用的廣度和深度都有了深入發(fā)展。由于信息技術(shù)在管理中的應(yīng)用需要系統(tǒng)而精細的管理程序作為管理信息系統(tǒng)設(shè)計的依據(jù)，因而信息化環(huán)境下教務(wù)管理對流程具有了特殊的依賴，信息技術(shù)促使教務(wù)管理在職能管理模式基礎(chǔ)上向流程管理模式轉(zhuǎn)變，教務(wù)管理因應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要，必須進行變革以適應(yīng)新的環(huán)境。

三、教務(wù)管理的實質(zhì)是事務(wù)處理

事務(wù)是具有特定目標的若干工作的有序結(jié)合。教務(wù)管理是運用管理學知識和教育教學方法論的原理，充分發(fā)揮管理的計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制職能，將之融入到教育教學各環(huán)節(jié)，并在實踐中不斷地對教學過程各要素加以統(tǒng)籌規(guī)劃，再運用管理職能使之有序運行，以實現(xiàn)“提升教學質(zhì)量”的目標。從教務(wù)管理部門看，主要涉及學籍信息管理、人才培養(yǎng)方案制訂、教學執(zhí)行計劃管理、教學組織運行管理、排課管理、教學質(zhì)量管理、日常教學秩序監(jiān)控、成績管理、論文管理等多項業(yè)務(wù)的處理;從用戶角度看，教務(wù)管理主要是面向師生和一線管理人員的學生事務(wù)、教師事務(wù)和教學事務(wù)處理，具體如表1所示。

四、事務(wù)驅(qū)動的教務(wù)管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)的日新月異及深入應(yīng)用極大地改變了組織的運作方式，使我們有能力打破原有的管理規(guī)則，進行管理創(chuàng)新。同時，信息技術(shù)所具有的強大的信息處理、遠程交互、順序控制、監(jiān)控跟蹤和決策處理功能，以及由此構(gòu)成的四通八達的網(wǎng)絡(luò)，使其“天然地”成為管理創(chuàng)新的理想工具，借助信息流轉(zhuǎn)的有向性及跨時空特點，促使管理流程再造。信息技術(shù)對流程再造雖具有強大的促進作用，但只有堅持正確流程思想的引導，以優(yōu)化流程運作規(guī)范和組織管理為基礎(chǔ)，才能發(fā)揮業(yè)務(wù)流程與信息技術(shù)緊密結(jié)合的積極效果。[4]如果將信息技術(shù)應(yīng)用于原有的管理流程，或者過分夸大信息技術(shù)的作用，盲目地進行信息化，都會引發(fā)管理上的混亂。因此，教務(wù)管理信息化建設(shè)不能只是技術(shù)部門的事情，而應(yīng)首先是業(yè)務(wù)和管理部門的事情，必須根據(jù)教務(wù)管理自身的特點和需求，正確定位信息技術(shù)在教務(wù)管理中的功能和作用，才能有的放矢，將信息技術(shù)成功地運用到教務(wù)管理信息化建設(shè)中去。

1.以“服務(wù)”的理念引領(lǐng)系統(tǒng)開發(fā)

教務(wù)管理信息系統(tǒng)并非單純的計算機系統(tǒng)，更多的是輔助學校進行管理的人機系統(tǒng)，是管理的工具。但在實際工作中，我們把信息系統(tǒng)看成了計算機技術(shù)在某個組織的應(yīng)用，把信息系統(tǒng)的開發(fā)當成了純粹的技術(shù)過程，用戶認為開發(fā)是技術(shù)人員的事，技術(shù)人員認為開發(fā)僅僅是用戶需求的技術(shù)實現(xiàn)。在這一過程中，忽視了技術(shù)是為業(yè)務(wù)服務(wù)的本質(zhì)，導致開發(fā)的系統(tǒng)僅是技術(shù)工具，而難以成為管理工具。因而，在信息系統(tǒng)開發(fā)時，不只是在系統(tǒng)分析以解決系統(tǒng)需要“做什么”的問題時應(yīng)認真聆聽、分析用戶的需求，更應(yīng)在系統(tǒng)設(shè)計以解決“怎么做”的問題時，充分結(jié)合業(yè)務(wù)的需求和技術(shù)的特點，為用戶提供適用、科學的解決方案。應(yīng)采用事務(wù)驅(qū)動的方法進行領(lǐng)域分析，在確定教務(wù)管理信息系統(tǒng)領(lǐng)域模型的同時，確定教務(wù)管理信息系統(tǒng)的特征模型，確保依據(jù)領(lǐng)域模型進行共性設(shè)計，以解決系統(tǒng)的重復(fù)應(yīng)用問題，同時能依據(jù)特征模型進行個性化設(shè)計，滿足不同用戶的個性化應(yīng)用問題。[5]

同時，信息系統(tǒng)生命周期理論[6]強調(diào)信息系統(tǒng)生命周期是周而復(fù)始的。隨著時間的推移、環(huán)境的變化，每隔一定時期，信息系統(tǒng)就要重新進行系統(tǒng)分析，開始一個全新的生命周期，這不只是管理的需要，也是技術(shù)發(fā)展、認知提升的必然。因而，教務(wù)管理信息化建設(shè)并非一個簡單的信息化項目，而應(yīng)本著“服務(wù)學校、服務(wù)教育”的理念引領(lǐng)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)，以保證教務(wù)管理信息化建設(shè)及應(yīng)用的可持續(xù)發(fā)展。

2.以“業(yè)務(wù)”面對管理人員

教務(wù)管理具有工作量大、內(nèi)容瑣碎、重復(fù)性強，對業(yè)務(wù)處理的準確性要求高、時效性強等特點，教務(wù)管理工作的特殊性，決定了其信息化建設(shè)的高難度和復(fù)雜性。從管理角度看，教務(wù)管理處理的內(nèi)容是一項項的業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)包括了學籍管理、培養(yǎng)方案管理、教學過程管理及畢業(yè)/學位管理等。職能分工的部門、崗位設(shè)置雖明確了職責，但使現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理變成了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上一個個單一的功能模塊的執(zhí)行，這一個個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)涉及不同崗位、不同部門，缺乏協(xié)同，難以聯(lián)動。比如學籍管理，涉及與學生管理部門、財務(wù)管理部門、后勤管理部門等外部協(xié)同;教學過程管理，涉及與培養(yǎng)方案管理部門、教學運行管理部門的內(nèi)部協(xié)同，又涉及與后勤管理部門、人事管理部門、教學院系等的外部協(xié)同;畢業(yè)/學位管理，涉及與培養(yǎng)方案管理部門、教學運行管理部門、學生管理部門、財務(wù)管理部門及教學院系等的協(xié)同，等等。而信息系統(tǒng)運行時數(shù)據(jù)流的“天然有向性”，要求業(yè)務(wù)處理多環(huán)節(jié)間遵從嚴格的先后次序，單一模塊的非協(xié)同操作割裂了數(shù)據(jù)流，勢必造成教務(wù)管理信息系統(tǒng)運行不暢。

因而，教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)充分利用信息技術(shù)“天然的”流程再造的工具性特點，根據(jù)業(yè)務(wù)處理的需要，進行機構(gòu)重組、流程再造，以實現(xiàn)部門內(nèi)部、不同部門之間的協(xié)同工作，在職能管理的基礎(chǔ)上，實施流程管理創(chuàng)新?！奥毮芄芾砼c流程管理二者間既存在差異性，又存在統(tǒng)一性，且二者之間的互補性大于替代性?！盵7]以職能分工明晰部門、崗位職責，以流程管理確定業(yè)務(wù)順序、固化事務(wù)處理過程，憑借數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的有向性及自動化，實現(xiàn)跨時空的業(yè)務(wù)協(xié)同，并使事務(wù)處理的過程不會因人的意志而改變，進而實現(xiàn)信息技術(shù)“規(guī)范管理”的深層價值。

3.以“事務(wù)”面對終端用戶

教務(wù)管理信息化作為學校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，應(yīng)圍繞學校用戶的信息需求、辦事需求、交流需求等，將分散在不同應(yīng)用中的信息資源進行聚合與重組，形成個人事務(wù)全覆蓋、呈現(xiàn)方式可訂制、交互方式一體化的一站式網(wǎng)上服務(wù)大廳，實現(xiàn)“以服務(wù)為導向，以師生獲得感為目標”的高效服務(wù)。基于互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的可得性，聯(lián)合國電子政務(wù)發(fā)展指數(shù)（EGDI）中OSI指數(shù)（在線服務(wù)指數(shù)）[8]的評價指標對其進行了界定，“OSI是一個綜合指標，用以衡量政府在國家層面提供公共服務(wù)時使用信息與通信技術(shù)的情況” 。包括技術(shù)實現(xiàn)、內(nèi)容提供、服務(wù)提供及用戶參與等四個維度的內(nèi)容。

技術(shù)實現(xiàn)上，事務(wù)處理面向的是直接用戶，其設(shè)計主要有前臺和后臺兩方面。從前臺看，教務(wù)管理信息化應(yīng)建設(shè)門戶網(wǎng)站以集中呈現(xiàn)信息與服務(wù)，實現(xiàn)單點登錄，一站式訪問;門戶網(wǎng)站在提供訪問時，應(yīng)充分考慮瀏覽器的兼容性，最大化滿足不同用戶的使用習慣及要求;也應(yīng)充分考慮多網(wǎng)融合、移動終端普及的現(xiàn)實，解決移動設(shè)備的可訪問性;從后臺看，信息技術(shù)環(huán)境下事務(wù)處理應(yīng)能滿足人們隨時、隨地的處理需求，因而處理過程的自動化是其基礎(chǔ)，教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循國際標準的流程引擎架構(gòu)，使用標準的工作流引擎定義和管理面向師生事務(wù)處理的工作流，以實現(xiàn)師生事務(wù)處理的自動化。內(nèi)容和服務(wù)的提供上，教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)從用戶需求出發(fā)，按事務(wù)類型、辦事方式、申辦人類型、辦理部門、辦理時間等多個維度進行辦事項目的分類或索引，以方便辦事人快速定位;通過設(shè)置規(guī)范的辦事指南，明確申請材料、辦理流程、承諾期限及監(jiān)督電話等重要信息，以方便辦事人詳細了解申辦要求，提供相關(guān)材料。用戶參與上，網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)時代虛擬空間與物理空間的結(jié)合延伸了用戶交流的空間，為教學管理帶來了新場景。教學管理信息化建設(shè)應(yīng)集成交互功能，提供統(tǒng)一、安全的交互空間，并引導師生用戶使用，通過跨越時空的實時或非實時交互，及時獲取管理過程中存在的問題，也可借助信息系統(tǒng)即時發(fā)布、推送最新管理動態(tài)，提升管理效果，保證日常教學有序、高效運行。

五、總結(jié)

由于信息技術(shù)發(fā)展的階段性特點及認知的局限，教務(wù)管理信息化建設(shè)進入了一個新的階段。信息技術(shù)的日新月異及多網(wǎng)融合、移動互聯(lián)，尤其是智能移動終端的普及，在信息技術(shù)“使能”及“驅(qū)動”的雙重作用下，教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)吸取教訓，改變片面強調(diào)信息系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用的現(xiàn)實，以“服務(wù)”為導向，以師生的“獲得感”為目標，運用事務(wù)驅(qū)動機制，充分發(fā)揮信息技術(shù)的特點，結(jié)合組織機構(gòu)重組、流程再造以進行管理創(chuàng)新，滿足新形勢下教務(wù)管理的需要，實現(xiàn)教務(wù)管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]許子媛.燕山大學教學管理流程再造研究[D].秦皇島：燕山大學，2011.

[2]劉西林.辨議勞動分工理論在管理中的應(yīng)用[J].天津行政學院學報，2012（1）.

[3]賈鵬翔.勞動分工理論及其對組織工作設(shè)計的影響[J].商業(yè)時代，2009（33）.

[4]蔡開立.高校財務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)分析[J].經(jīng)營者，2016（22）.

[5]王新榮等.基于事務(wù)驅(qū)動的管理信息系統(tǒng)的設(shè)計[J].計算機集成制造系統(tǒng)-CIMS，2002（9）.

[6]信息系統(tǒng)生命周期[EB/OL].https：//wiki.mbalib.com/wiki/信息系統(tǒng)生命周期.

[7]史旗凱，郭菊娥.流程管理與職能管理的比較研究[J].西北大學學報（哲學社會科學版）， 2007（3）.

[8]中國電子政務(wù)網(wǎng).2018聯(lián)合國電子政務(wù)調(diào)查報告提出這五大關(guān)鍵詞[EB/OL].http：//www.e-gov.org.cn/egov/web/article_detail.php？id=168471.

（編輯：王天鵬）