張宇紅

河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣委組織部

隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理信息化、電子化應(yīng)用也越來越普及，這給檔案的管理使用帶來了便利性。像一個(gè)硬幣的兩面，隨之而來的是電子檔案的安全保存和使用問題。本文主要從電子檔案的特點(diǎn)，面臨的安全問題與對策分析等幾方面加以論述，以達(dá)到規(guī)范管理的目的。

一、電子檔案的特點(diǎn)

按照檔案管理規(guī)范保存起來，具有參考憑證價(jià)值的、封裝起來的電子文件就是電子檔案。由于具有電子化、信息化的特點(diǎn)，因此電子檔案的管理主要為確保長期連續(xù)可讀性、存儲載體性能安全性及信息內(nèi)容的原始真實(shí)性。

（一）電子檔案要確保長期連續(xù)可讀性

紙質(zhì)檔案保管根據(jù)資料內(nèi)容的重要性不同分為10 年、30 年和永久檔案，具有保存期限長的優(yōu)點(diǎn)。相較而言，電子檔案則需要依靠軟件（存儲及管理系統(tǒng)）硬件（硬盤等存儲載體）的配合才能正常讀取利用。為了保證電子檔案信息的長期可讀，解決長期儲存問題，需要建立相應(yīng)的定期保障機(jī)制，確保電子檔案隨著軟硬件等系統(tǒng)設(shè)備的升級隨時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)調(diào)閱查看。

圖1

（二）電子檔案要確保存儲的安全性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，采用U 盤、硬盤等就能復(fù)制拷貝的設(shè)備進(jìn)行存儲。而各單位的檔案一般都是對于單位發(fā)展具有高價(jià)值的文件，確保其安全性、不外泄為重要核心要?jiǎng)?wù)。一方面是儲存環(huán)境的要求，電子檔案長期保存的溫度應(yīng)控制在17℃-26℃之間，相對濕度控制在35%-40%之間，最好放在設(shè)置自動(dòng)恒溫恒濕的空氣調(diào)節(jié)裝置的庫房內(nèi)。另一方面，電子檔案存儲載體應(yīng)直立排放，以滿足避光、防塵、防變形的要求，并做到遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場等。

（三）電子檔案內(nèi)容的真實(shí)原始性

對于一些較為特殊的電子檔案，必須以掃描文件、復(fù)印件等原始形式進(jìn)行真實(shí)顯示?？梢允潜４嬖紮n案的電子圖形或者是原始檔案資料的縮微品，以保證其真實(shí)性。

二、電子檔案管理的問題

目前電子檔案文件的保管、管理、使用中存在著一些問題，主要為以下幾個(gè)方面：

（一）電子檔案的原件真實(shí)性欠缺

紙質(zhì)檔案的原始性和真實(shí)性容易得到識別和確認(rèn)，而電子文件檔案哪怕修改之后都不在檔案中體現(xiàn)，任意一個(gè)時(shí)期都可以進(jìn)行相關(guān)信息的修改、刪除等操作，并且不容易被發(fā)現(xiàn)。此外，由于電子檔案的載體和存儲介質(zhì)的可分離性，也使得電子檔案原始性和真實(shí)性有所欠缺。

（二）電子檔案安全問題突出

受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的影響，網(wǎng)絡(luò)很容易遭受到黑客的入侵。而行政事業(yè)單位的檔案更具有高攻擊價(jià)值，容易遭受到各類安全問題。電子檔案類信息的傳輸依賴于網(wǎng)絡(luò)，在整個(gè)過程中，很容易受到泄密、篡改和偽造，加上電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)又面臨病毒的入侵，網(wǎng)絡(luò)安全問題不容忽視。

（三）電子檔案保存期限易受硬件設(shè)施影響

隨著信息技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，電子檔案管理用到的軟件、硬件以及服務(wù)系統(tǒng)在不斷迭代更新。受此影響，電子檔案的存儲載體也在變化，電子檔案數(shù)據(jù)容易發(fā)生丟失或者損壞，因此，信息數(shù)據(jù)保存期限問題值得關(guān)注。

三、電子檔案管理的對策

電子檔案的特性，決定了它在保存上不同于紙質(zhì)檔案。面對以上問題的對策也必須有效應(yīng)對，促進(jìn)檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

（一）建立規(guī)范統(tǒng)一的電子檔案入檔、使用標(biāo)準(zhǔn)

面對檔案真實(shí)性問題，要不斷增強(qiáng)對電子檔案信息內(nèi)容的原始性和真實(shí)性的保障。一方面做好相關(guān)規(guī)章制度的制定，并嚴(yán)格執(zhí)行，打下良好基礎(chǔ)；另一方面結(jié)合單位實(shí)際情況，科學(xué)制定電子文件檔案基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，從電子文件檔案的形成、收集、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)過程去規(guī)范電子文件檔案。此外，要在單位積極宣傳，營造大家支持檔案管理的良好氛圍。

圖2

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案的立法工作

強(qiáng)化電子檔案的立法工作，確保電子文件檔案的法律效力，使電子文件檔案具有充分的證明力，實(shí)現(xiàn)電子檔案的合法化、科學(xué)化、規(guī)范化。對于侵害電子檔案安全的各類行為予以嚴(yán)厲打擊，同時(shí)采取硬件加密、系統(tǒng)升級等多種形式確保電子檔案管理和使用的安全。

（三）采取多種手段管理存儲電子檔案

1.保證電子檔案的真實(shí)性和原始性

在電子檔案形成初期，應(yīng)對每份電子檔案實(shí)行備份，存儲媒介至少保存2 份以上，才能更好地保證電子檔案的真實(shí)性和原始性。

圖3

2. 電子檔案管理電腦要做到專機(jī)專用，以保證電子檔案的安全性和獨(dú)立性

避免以磁盤、光盤等為介質(zhì)的存儲載體變形或損壞，致使存儲信息丟失或無法讀取，或由于違反操作程序造成存儲于計(jì)算機(jī)中的電子文件遭到破壞或刪除。

3.實(shí)行重要檔案分布式雙機(jī)備份，以保證電子檔案的真實(shí)可靠性

電子檔案的管理是一門科學(xué)的藝術(shù)，如果管理不好，將會(huì)造成檔案信息的泄露。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進(jìn)行嚴(yán)格管理，持續(xù)提高其安全性。