何津

摘 要：隨著經(jīng)濟市場的競爭力度不斷加劇，組織的采辦工作已經(jīng)成為增強企業(yè)競爭實力的重要環(huán)節(jié)。采辦工作在具體執(zhí)行過程中存在諸多問題，例如采辦腐敗、組織競價能力偏弱等，為了避免這些問題，部分組織開始實施集中采辦模式，而集中采辦模式又存在統(tǒng)籌工作龐大、繁瑣等問題，為了更好地開展集中采辦模式下的統(tǒng)籌工作，本文從采購需求的角度進行分析，分析采辦需求工作中存在的問題，進而從需求的角度提出解決方案，以提高組織在集中采辦模式下統(tǒng)籌工作的效率，所研究的結(jié)論以期對相關(guān)組織在集中采購模式下的統(tǒng)籌工作具有一定的借鑒性價值。

關(guān)鍵詞：需求;驅(qū)動;集中采辦;統(tǒng)籌

新時代集中采辦模式的實行有效地提升了組織采辦工作中的議價能力，同時還能夠有效地避免采購腐敗等問題。但是集中采辦工作也有其自身的弊端，集中采辦將組織各個部門以及各個分、子公司的采購集中統(tǒng)一采購，這樣較大程度地增加了采購人員的工作量，以及工作難度。同時，采購工作的分析從各個部門及各個分、子公司的需求出發(fā)，需求的收集與分析也是一項較為復(fù)雜的工作，而采辦工作中需求分析工作還存在部分問題，在這樣的情況下，以需求為驅(qū)動的采辦統(tǒng)籌工作難以有效地開展。對此，本文分析了采辦需求工作中存在的問題，并提出了對應(yīng)的解決建議，所得出的結(jié)論具有現(xiàn)實價值和理論意義。

一、采辦需求工作中存在的問題

（一）采辦需求主體責任不明確

采辦需求分析工作需要執(zhí)行者具有良好的主體責任意識和主動作為意識，目前組織中采辦需求工作存在主體責任不明確的問題，該問題使得采辦需求工作易出現(xiàn)需求分析結(jié)論不準確，給組織造成資金和資源浪費問題。當前，組織中主體責任意識不足的問題主要表現(xiàn)在，一是采辦執(zhí)行者主動作為意識不足，在進行采辦需求分析時，做制定的采辦需求報告僅為了滿足各部門的采辦需求或滿足專家的意見，未根據(jù)實際情況進行需求分析;二是推卸責任，缺乏擔當意識。采辦執(zhí)行人在需要對市場進行調(diào)查的工作，完全依賴于專家的結(jié)論，最后所得出來的采辦需求出現(xiàn)問題時，又將責任推卸給相關(guān)專家。采辦需求分析是保證采辦資源被最大化利用的重要環(huán)節(jié)，需求分析不準確，易出現(xiàn)多余采辦或采辦不足等問題，嚴重影響組織的正常生產(chǎn)運營，進而影響組織的經(jīng)營能力和市場競爭力。

（二）采辦需求缺乏規(guī)范化

采辦工作的執(zhí)行人在調(diào)查、收集各個部門的采辦需求時，也存在采辦需求缺乏規(guī)范化的問題，缺乏規(guī)范化和標準化的采辦需求清單易使得采辦人員出現(xiàn)重復(fù)采辦、所采辦的物資不符合相關(guān)需求部門的要求，從而出現(xiàn)資源浪費，或因為退換貨出現(xiàn)延長收貨時間等問題，進而給組織的財務(wù)資金和正常的生產(chǎn)運營帶來負面影響。當前組織的采辦需求不規(guī)范化主要體現(xiàn)在，一是物資的品名、型號、屬性等沒有統(tǒng)一規(guī)范的描述，使得采辦人員無法獲得準確的信息，從而出現(xiàn)采辦錯誤等問題;二是需求部門所提供的采辦需求清單描述不符合標準，造成采辦需求統(tǒng)計人員統(tǒng)計工作繁雜，需求審核時間耗時較長;三是需求部門所提供的采辦需求清單描述不詳細，細節(jié)表述不規(guī)范，易使得所采辦物資需要相關(guān)人員花費大量的時間來驗證采辦物資是否符合生產(chǎn)要求。

（三）采辦需求系統(tǒng)利用效率不高

在信息化的新時代，辦公信息化科技化已經(jīng)成為各個組織的工作常態(tài)，采辦工作是一項復(fù)雜且繁瑣的工作，利用信息化系統(tǒng)來輔助采辦工作，提高采辦工作的效率是新時代企事業(yè)組織必備的硬件條件。當前，組織的采辦需求系統(tǒng)利用效率不高，阻礙了采辦需求工作提高工作效率。采辦需求系統(tǒng)利用率不高主要表現(xiàn)在以下幾個方面，一是采辦的管理系統(tǒng)不完善，流程與制度的制定缺乏高效性，使得采辦工作環(huán)節(jié)多耗時長;二是采辦的需求系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性差，使得采辦需求系統(tǒng)不能較好地支持組織的業(yè)務(wù)系統(tǒng);三是組織的采購系統(tǒng)的咨詢系統(tǒng)未充分發(fā)揮作用，無法及時地為各個需求部門提供較好的咨詢服務(wù)，降低了組織的采辦工作效率。

二、給以需求為驅(qū)動的集中采辦模式下統(tǒng)籌工作的建議

（一）強化采購人員的主體責任

組織的采購工作是依法依規(guī)依照組織真實需求所采購，所以采購人員必須要具備較強的責任心和主動作為的意識，才能保障采購工作能夠依法依規(guī)地進行。因此，組織應(yīng)該通過多渠道來強化采購人員的主體責任。一是通過宣傳教育提高采購人員的主體責任意識，如通過表彰會議、短片宣傳、文化宣傳活動等方式，讓采購人員提高榮譽感，自覺具備主體責任意識;二是通過激勵制度來強化采購人員的主體責任，對在采購工作中表現(xiàn)突出，具有較強的積極主動性和擔當意識的優(yōu)秀職工，進行物質(zhì)和精神獎勵，鼓勵和宣揚這種行為，使得更多的采購人員自覺激勵自己增強責任意識，而對主體責任意識較差，容易推卸責任的采購人員，應(yīng)進行積極的批評教育，使之不斷地提高自我的責任擔當意識;三是公開征求相關(guān)專家或第三方專業(yè)機構(gòu)的意見，根據(jù)組織具體采購需求特點靈活選擇專家的意見，使得專家意見符合組織采購的實際需求。

（二）規(guī)范采購需求工作

規(guī)范化、標準化采購需求工作能夠有效地提高采購統(tǒng)籌工作的效率。采購需求工作統(tǒng)一化、標準化采購物資品類、名稱、型號等，有利于采購人員準確地采購相關(guān)物資，同時也能夠有效地提高驗貨效率。規(guī)范化、標準化采購需求工作的方法如下：一是將相同品類的物資進行歸納匯總，盡量分成一級目錄后，再根據(jù)一級目錄分為二級目錄以及三級目錄等，使得相關(guān)人員能夠準確高效地根據(jù)大類找到對應(yīng)的小類物品。分類必須有據(jù)可依，同時有相應(yīng)的分類解說，以便相關(guān)人員能夠更為便捷地辨認出各類物品的種類;二是標準化采購需求統(tǒng)籌表和申請表等，采購人員應(yīng)按照相關(guān)分類及相關(guān)采辦要求，制作標準化的統(tǒng)籌工作表格，表格盡量以選擇題的形式出現(xiàn)，便于相關(guān)需求申請人員能夠準確地根據(jù)類別對采購物資進行詳細準確的描述。從而提高采購統(tǒng)籌工作中的溝通效率，避免反復(fù)溝通修改返工。三是，根據(jù)集中采購的具體情況，按照類別成立采購小組，明確不同采購小組的工作職責、采購程序、采購要求等。各個不同的采購物資根據(jù)類別進行分析后，相對應(yīng)的采購小組與相應(yīng)的業(yè)務(wù)需求部門進行溝通，這樣能夠更加高效地溝通采購需求，從而提高采購統(tǒng)籌工作的效率。

（三）完善采辦需求系統(tǒng)

采辦需求系統(tǒng)的進一步完善需要從多方面著手，需要從采辦人員、信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程、制度等方面進行逐一關(guān)聯(lián)與完善。首先需要提高采辦人員的綜合素質(zhì)，根據(jù)組織內(nèi)采購人員的整體素質(zhì)，對采購人員進行相應(yīng)的培訓(xùn)，提高采購人員的責任意識、專業(yè)素質(zhì)和其他相關(guān)素質(zhì)，同時定期組織采購人員進行最新的法律法規(guī)知識的學(xué)習(xí)，對采購信息系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，熟練掌握采購必備的相關(guān)技能和知識。其次，提高信息系統(tǒng)的利用效率，將采購系統(tǒng)與各個相互聯(lián)系的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求來分析采購需求。再次，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，集中采購的工作，會集中組織中各個部門的統(tǒng)一采購需求，這樣會使得采購需求的量及工作內(nèi)容較大，從而增加采辦需求工作的統(tǒng)計與分析時間，梳理組織的業(yè)務(wù)流程，將不必要的業(yè)務(wù)流程和審批流程進行精簡，提高采購需求工作的溝通效率和審批效率，從而提高采購工作的統(tǒng)籌工作的效率。最后，完善采辦咨詢機制。采辦工作需要良好的溝通能力，在采購需求統(tǒng)計及后期的相關(guān)采辦工作中，無時無刻需要對細節(jié)進行溝通和分析，為了提高采購統(tǒng)籌工作的溝通效率，采購需求采集人員需要時刻對不清楚的細節(jié)工作與業(yè)務(wù)部門保持密切的溝通，從而保障采購信息的準確性。

三、結(jié)束語

綜上所述，采購工作的核心是基于業(yè)務(wù)部門的需求，因此，基于需求的采購統(tǒng)籌工作要圍繞需求來進行。本文所提出的以需求為驅(qū)動的分析集中采辦模式下的統(tǒng)籌工作，需要以需求為核心來分析。集中采辦模式使得采辦工作量十分龐大和繁瑣，需要采購人員投入較大的時間和精力，據(jù)此，本文根據(jù)采辦需求中存在的主要問題進行了分析，圍繞問題提出了強化采購人員的主體責任、規(guī)范采購需求工作和完善采辦需求系統(tǒng)等措施。這些措施需要根據(jù)組織的具體情況進行調(diào)整后使用，需使得方法在實際采用過程中切合實際，且方法細化后具備較強的可行性后運用。

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