邵繼仁

摘要：基于新時(shí)期的背景之下，檔案管理工作的重要性也得以凸顯。如何加強(qiáng)基層檔案管理工作，全面發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，是基層檔案工作者應(yīng)當(dāng)思考的問題。本文就基層檔案管理工作中常見的問題進(jìn)行闡述，并提出針對(duì)性的改進(jìn)措施，以能夠使得檔案資料更好的服務(wù)社會(huì)和群眾。

關(guān)鍵詞：檔案管理;加強(qiáng);措施

基層檔案是由基本的人事檔案和各項(xiàng)基層管理工作的過程資料組成，其是基層工作開展的重要資料。加強(qiáng)基層檔案管理工作，不僅能夠促進(jìn)基層文明管理，還能夠發(fā)揮檔案價(jià)值，解決基層矛盾。

一、基層檔案管理工作的主要問題

（一）組織管理方面

1.檔案部門工作職責(zé)不明確。雖然大部分的基層檔案管理部門已經(jīng)制定了專門的工作制度，并要求工作人員嚴(yán)格執(zhí)行。但是由于相關(guān)職責(zé)沒有落實(shí)到人頭，甚至個(gè)別檔案管理人員身兼數(shù)職，從而造成了基層檔案管理工作流于形式，出現(xiàn)問題的時(shí)候追究不到責(zé)任。

2.對(duì)檔案管理工作重視程度不足。部分檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠深刻，其應(yīng)用價(jià)值了解不足，在實(shí)際的工作過程中，態(tài)度不專一，沒有將檔案工作擺在應(yīng)有的位置對(duì)待。與此同時(shí)，在工作的時(shí)候馬馬虎虎，投入的精力較少，以至于在工作中出現(xiàn)了不同程度的問題也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，在有效管理上相對(duì)弱化。

3.檔案管理制度不健全。一方面是個(gè)別基層檔案管理部門所建設(shè)的制度和現(xiàn)實(shí)還存在一定差距，尤其是針對(duì)檔案工作中的保密、鑒定銷毀、應(yīng)急預(yù)案等方面沒有完全覆蓋到。另一方面是個(gè)別單位雖然有完善的管理制度，但是缺乏一定的適用性，從而限制了基層檔案管理工作的開展。還有些工作人員沒有嚴(yán)格按照制度進(jìn)行檢查和登記，檔案借閱手續(xù)不完善、填寫不規(guī)范，都制約著檔案管理工作質(zhì)量的提升[1]。

（二）業(yè)務(wù)工作方面

1.檔案工作操作不規(guī)范。一是工作人員在收集檔案資料的時(shí)候，收集不齊全，使得檔案資料出現(xiàn)遺漏或失真現(xiàn)象;二是歸檔規(guī)范性問題突出，只是憑借自己的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分類、裝訂、歸檔，反映出對(duì)工作文件的學(xué)習(xí)不到位;三是針對(duì)一些科研資料、技術(shù)資料的收集時(shí)，沒有按照規(guī)定要求進(jìn)行鑒定、整理、歸檔、移交。

2.檔案沒有統(tǒng)一管理。由于在個(gè)別基層檔案管理部門中，保管條件有限，甚至個(gè)別檔案還由其形成部門自行保管。同時(shí)，針對(duì)檔案管理沒有編制成統(tǒng)一的檢索目錄，相應(yīng)的登記手續(xù)和審批不夠完善，使得二次調(diào)閱的效率大大降低，鑒定銷毀流程不完善等。

3.檔案保管利用等方面問題較多。一是體現(xiàn)在檔案的收集上把關(guān)不嚴(yán)，沒有規(guī)定統(tǒng)一的格式要求，使得歸檔的文件不夠統(tǒng)一規(guī)范。二是檔案接收審核把關(guān)不嚴(yán)，個(gè)別工作人員沒有辦理清點(diǎn)簽認(rèn)手續(xù)，使得接收到的檔案并不符合歸檔要求。三是調(diào)閱利用程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)，安全保密措施沒有做到位，尤其是體現(xiàn)在檔案工作價(jià)值的典型利用效果收集歸納差距較大。四是安保制度執(zhí)行不到位，沒有建立專門的檢查制度，也沒有派遣人員定期巡視，缺乏一定的應(yīng)急預(yù)案，造成了檔案發(fā)生泄漏等安全隱患時(shí)無法第一時(shí)間有效處理。

（三）設(shè)備設(shè)施方面

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，加快檔案工作信息化建設(shè)是基層檔案工作的重中之重，基層單位必須要加大資金和設(shè)備的投入力度，購(gòu)置相應(yīng)的辦公設(shè)備等，并安裝阻燃窗簾、防盜門、攝像頭等安全防護(hù)設(shè)施。而個(gè)別基層檔案管理部門由于資金不足，造成了設(shè)備設(shè)施滯后，防潮、防霉、防蟲、防高溫等基本“八防”措施無法滿足[2]。甚至個(gè)別偏遠(yuǎn)地區(qū)的庫(kù)房、閱覽室和工作人員辦公室都沒有隔離分開，大大增加了檔案管理的安全隱患。

（四）隊(duì)伍建設(shè)方面

由于個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，在一定程度上忽視了檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，使得檔案工作人員不管是在專業(yè)水平還是操作技能上都不能夠滿足檔案管理工作的開展需求。再加上個(gè)別檔案管理部門的工作人員是由其他部門的員工兼任，沒有招聘專門的員工參與工作，從而使得檔案員工的自我管理意識(shí)較差，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠深刻，大大降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案管理工作本身就比較單一枯燥，且工作人員每天都要面對(duì)大量的信息數(shù)據(jù)，如果工作中不夠嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，缺乏對(duì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，那么就會(huì)降低信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

二、加強(qiáng)基層檔案管理工作的有效措施

（一）完善檔案管理制度

由于基層檔案管理工作比較繁雜，涉及資料較廣，這對(duì)于檔案管理人員也提出了更高的要求。在日常管理工作中，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)制定針對(duì)性的規(guī)章制度，要求工作人員嚴(yán)格執(zhí)行，構(gòu)建完善的管理體系，確保各項(xiàng)工作規(guī)范性的進(jìn)行。立足于宏觀角度上，以國(guó)家頒布的法律法規(guī)作為基礎(chǔ)，深切剖析檔案管理中存在的問題，讓檔案管理工作更加的清晰化和規(guī)范化。針對(duì)檔案的各個(gè)種類，要實(shí)施分開管理，不斷豐富檔案管理的類別。根據(jù)各個(gè)部門的檔案信息數(shù)據(jù)，加強(qiáng)部門之間的交流溝通，確保各個(gè)部門能夠在第一時(shí)間上交各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)。實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)督制度，將各項(xiàng)工作細(xì)化，開展合理分工，確保每一位工作人員都能夠保質(zhì)保量的完成自己的工作任務(wù)，并深刻認(rèn)識(shí)到真實(shí)性才是檔案管理工作的核心內(nèi)容。由專業(yè)的管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和分類，對(duì)于任何人有調(diào)用檔案的需求，也要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行登記審查，不能夠隨意操作。

（二）開展檔案審核復(fù)查工作

個(gè)別檔案人員可能存在著檔案管理工作可有可無的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，覺得檔案管理只是一個(gè)簡(jiǎn)單的收集資料工作，所以常常由于操作不規(guī)范，及其他多方面因素影響，使得檔案資料可能存在不完整、遺漏等現(xiàn)象。因此基層檔案管理部門應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)二次審核復(fù)查工作，自上而下對(duì)部門內(nèi)進(jìn)行整改。將檔案工作中的各項(xiàng)條例細(xì)化，明確哪些員工應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)哪些板塊，并制定出檔案審核復(fù)查的工作通知文件。加大檔案復(fù)查工作的培訓(xùn)力度，采取實(shí)踐操作等形式不斷提升檔案人員工作的規(guī)范性和熟練性，有效的避免資料遺漏情況的發(fā)生。對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換，將檔案資料按照存檔的目錄進(jìn)行掃描輸入。同時(shí)，要兼顧電子檔案的清晰度，提高電子檔案的分辨率等，使得檔案資料符合一定的存檔標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理者還要對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的編制，通過規(guī)范化的文檔目錄，為方便日后的提出利用奠定基礎(chǔ)。注意將電子檔案的格式進(jìn)行規(guī)范，全面考慮到電子文件的統(tǒng)一和數(shù)據(jù)的共享，有效避免重復(fù)建設(shè)而造成的資源浪費(fèi)[3]。

（三）引入先進(jìn)設(shè)施設(shè)備

首先，基層檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重信息化建設(shè)，積極借助大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)等，加大投入資金，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提升檔案工作質(zhì)量和效率。通過引入計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，定期更新各項(xiàng)軟件，提前做好財(cái)政預(yù)算工作，才能夠使得設(shè)備設(shè)施滿足檔案管理的需求，檔案的整合與反饋才能更加準(zhǔn)確與有效。其次，對(duì)于檔案工作人員，需要在上崗之前對(duì)其實(shí)施專業(yè)化的培訓(xùn)，讓其對(duì)每個(gè)設(shè)備設(shè)施足夠了解并熟練操作。做好日常維護(hù)管理工作，設(shè)立相應(yīng)的身份驗(yàn)證碼和防火墻等，定期對(duì)電腦殺毒更新，確保檔案資料的安全性。尤其是對(duì)于個(gè)別重要的資料，還要加密，對(duì)其進(jìn)行差異性存貯。工作人員還可以將檔案氛圍短期、長(zhǎng)期和永久三個(gè)部門，由此有效避免信息外泄，提升檔案的保密程度。最后，為了提升調(diào)用次數(shù)，檔案管理部門還要建立云端共享服務(wù)器，按照審查等級(jí)進(jìn)行劃分，要求每個(gè)工作人員建立專門的檔案查閱賬號(hào)，由此不僅能夠加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的共享程度，還能夠切實(shí)發(fā)揮其利用價(jià)值。

（四）打造高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍

高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍是基層檔案管理工作質(zhì)量保證的重要支撐，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)積極重視人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，并聘請(qǐng)專業(yè)的人員對(duì)檔案工作實(shí)施科學(xué)有效的管理。提高檔案管理部門的招聘門檻，選擇專業(yè)水準(zhǔn)高、職業(yè)素質(zhì)高的人員上崗，并適當(dāng)提升其工資待遇，避免人才的流失。通過定期的培訓(xùn)活動(dòng)，制定詳細(xì)的培訓(xùn)方案，不斷提升管理人員的綜合能力，積累更多的工作經(jīng)驗(yàn)。鼓勵(lì)廣大檔案管理工作者創(chuàng)新日常工作，全面發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，并將其融合到檔案管理工作中，在減輕工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)，提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。制定相應(yīng)的懲罰制度和激勵(lì)制度，督促每一位檔案管理人員在工作中保持認(rèn)真負(fù)責(zé)、恪盡職守的工作態(tài)度，將檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理，切實(shí)提升其工作質(zhì)量，為基層檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外，還要增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)和主人翁意識(shí)，學(xué)習(xí)《保密法》等相關(guān)規(guī)定，在工作中樹立安全保密意識(shí)，并能夠嚴(yán)格按照工作流程審批檔案，不隨意對(duì)外泄露[4]。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，基層檔案管理工作雖然看似簡(jiǎn)單，但是其也承擔(dān)了重要的工作使命。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)朝著信息化建設(shè)邁進(jìn)?；鶎訖n案管理部門應(yīng)當(dāng)積極重視其應(yīng)用價(jià)值，通過多個(gè)層面加強(qiáng)改進(jìn)力度，結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，完善相應(yīng)的制度和措施，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)有效的管理機(jī)制，推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量的提升，實(shí)現(xiàn)其信息化、可視化和智能化。

參考文獻(xiàn)：

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[2]許麗.基層單位檔案現(xiàn)代化管理工作的思路[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020 （12）：54-55.

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[4]王娜.如何做好基層檔案管理工作[J].國(guó)際公關(guān)，2020 （03）：171-172.