摘? ? 要：辦公室檔案工作的開展對于單位各項工作的開展都具有重要作用和影響，單位要想實現(xiàn)各項工作的正常推進，就需要做好檔案的科學(xué)化管理，一方面便于及時查詢，另一方面就整個工作歷程予以系統(tǒng)化整理。本文就辦公室檔案管理的科學(xué)化優(yōu)化路徑進行探索，希望可以為辦公室檔案管理的更好開展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案;科學(xué)化管理;管理優(yōu)化

引言：辦公室是一個單位的重要部門，其與各個部門相銜接，并將領(lǐng)導(dǎo)管理層的精神傳達給各個部門。這都讓辦公室檔案的重要性不言而喻，很多檔案是領(lǐng)導(dǎo)管理層的精神宗旨，亦或者各個部門的重要報告，甚至很多檔案都具有極高的機密性。這就要求辦公室檔案需要進行科學(xué)化的管理，只有切實保證其管理的高效性、科學(xué)性，才能讓辦公室檔案得到更好保護，才能實現(xiàn)辦公室檔案的高效利用，才能從根本上為單位的發(fā)展提供助力和支撐。

一、辦公室檔案科學(xué)化管理的重要性

辦公室檔案科學(xué)化管理不僅是檔案使用之要求，也是單位各項工作開展之根基，無論對于單位來說，還是對于辦公室檔案工作的開展來說都具有重要作用。首先，從整體角度來說，辦公室檔案是單位總體發(fā)展軌跡之呈現(xiàn)，是單位歷史發(fā)展之縮影和記錄，只有做好辦公室檔案的科學(xué)化管理，才能對單位的歷史和發(fā)展予以清晰記錄，才能對本單位的情況予以清晰了解，這樣才能為單位的未來發(fā)展提供堅實參考和依據(jù)。其次，辦公室檔案的科學(xué)化管理對于提高工作效率具有重要作用和影響，通過辦公室檔案的科學(xué)管理能夠減少其中存在的查詢不利、信息不明的情況，能夠就其中信息的指導(dǎo)性予以歸納總結(jié)，讓檔案中的內(nèi)容給予各個部門以思想指引和工作指導(dǎo)，這都為單位各部門的工作開展提供堅實基礎(chǔ)，能夠讓各部門沿著既定目標(biāo)前進，極大程度提高了工作效率和質(zhì)量。此外，通過辦公室檔案的科學(xué)管理，還能夠就單位的重要文件以妥善保存，能夠就文件資料予以全面保護，尤其在電子檔案建立之后，更是讓辦公室檔案的管理工作變得快捷，讓文件資源通過電子化的方式呈現(xiàn)，防止檔案受到破壞，保障文件資料的安全。

二、辦公室檔案管理科學(xué)化優(yōu)化策略

辦公室檔案管理科學(xué)化是檔案管理之要求，更是單位發(fā)展之需要，是單位各項工作開展，以及單位進行發(fā)展、方針制定的重要基礎(chǔ)。這就需要不斷探索更好的辦公室檔案管理科學(xué)化優(yōu)化策略，實現(xiàn)辦公室檔案的科學(xué)管理，讓辦公室檔案發(fā)揮真正作用，實現(xiàn)辦公室檔案的科學(xué)利用。

（一）建立管理制度

辦公室檔案在管理過程中可能會將各種各樣的檔案納入到管理范疇之中，通過管理制度的構(gòu)建能夠?qū)Σ煌瑱n案的管理和使用情況予以區(qū)別，并做到管理有效。首先，制度的構(gòu)建要綜合考慮不同的檔案管理情況，比如文書檔案、人事檔案、電子聲像檔案、財務(wù)檔案等，都需要分門別類進行管理制度的建設(shè)，這樣才能讓不同使用頻次的檔案結(jié)合相應(yīng)制度來進行管理，達到高效管理目的。其次，制度建設(shè)過程中要建立相應(yīng)的反饋機制，讓一線檔案使用人員能夠就檔案使用過程中存在的問題予以及時反饋，并就其中制度的不妥之處進行及時糾正。如單位檔案可以進行機密等級設(shè)定，機密等級較高的檔案僅允許部門負(fù)責(zé)人借閱，必要情況下還要求其簽訂“保密協(xié)議”，避免檔案內(nèi)容外泄，以達到相應(yīng)等級的機密要求，實現(xiàn)檔案的機密管理。

（二）引入信息技術(shù)

科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入讓檔案管理呈現(xiàn)出新的發(fā)展態(tài)勢，讓辦公室檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合在一起，則能夠讓辦公室檔案得到更好管理。首先，辦公室要注重將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成為電子檔案，做好紙質(zhì)檔案的信息錄入和信息核對，保證信息的正確、準(zhǔn)確收集。其次，辦公室檔案要注重對電子版的檔案進行密碼設(shè)置，必要情況下還需要對密碼進行繁瑣性設(shè)置，這樣可以對電子檔案進行更為有效的保護。再次，需要就電子版檔案進行安全環(huán)境的營造，比如做好設(shè)置防火墻來防止黑客的網(wǎng)絡(luò)攻擊，定期或者不定期的進行計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)病毒查殺，實現(xiàn)電子版檔案安全環(huán)境建設(shè)。從紙質(zhì)版檔案管理向著電子版檔案管理需要一個過程，這其中需要相應(yīng)人員的思想轉(zhuǎn)變，也需要做好系統(tǒng)工作的深入開展，做好兩者的系統(tǒng)銜接，這樣才能實現(xiàn)檔案的更好管理。

（三）強化責(zé)任落實

為了保證辦公室檔案的管理科學(xué)化，需要做好責(zé)任的落實，只有讓具體人擔(dān)負(fù)具體的檔案管理責(zé)任，才能讓工作人員以極富責(zé)任心的心態(tài)來進行檔案管理，才能保證檔案的管理工作落到實處。首先，辦公室領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理予以高度重視，從領(lǐng)導(dǎo)層給予檔案管理以重視心態(tài)的滲透，才能讓檔案管理人員認(rèn)識到自己工作的重要性，讓檔案管理人員從心底對自己的檔案管理工作以重視。其次，辦公室檔案管理工作的開展要進行具體人員的安排，并對其工作內(nèi)容予以明確和明晰，讓其了解工作內(nèi)容和工作責(zé)任，對于工作中出現(xiàn)問題的人員也需要進行相應(yīng)的處罰，以達到警示的作用，保證檔案管理責(zé)任落到實處。此外，辦公室檔案的管理還需要做好人才的培養(yǎng)和引進，一方面要注重提高門檻引進專業(yè)化人才，另一方面還要注重對在崗人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提升管理人員的專業(yè)性。

三、結(jié)論

辦公室檔案管理與單位各項工作的開展都具有極為緊密的關(guān)系，更關(guān)系著單位的發(fā)展和方向選擇。為了更好迎接時代要求，加大檔案管理質(zhì)量，相關(guān)人員更加需要結(jié)合不同單位的特殊性以及特點，從單位實際情況出發(fā)，做好辦公室檔案的管理，并引入科學(xué)化的管理理念實現(xiàn)辦公室檔案管理質(zhì)量的提升，注重管理制度的建設(shè)，加強信息技術(shù)的引用，引進專業(yè)性人才，提高管理人員專業(yè)能力，才能讓辦公室的檔案管理越來越好，才能實現(xiàn)辦公室檔案管理的科學(xué)化。

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作者簡介：張春良，（1973-）男，通遼市，本科，職稱：助理館員（檔案），研究方向：檔案工作各方面，單位：通遼市福利彩票發(fā)行管理中心。