王琳

摘 要：在企業(yè)中，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)企業(yè)不同部門的核算、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作，是對內(nèi)外管理的重要部分，同時(shí)也是企業(yè)開展內(nèi)部控制的關(guān)鍵部門。在財(cái)務(wù)部門的工作中，日常費(fèi)用的報(bào)銷是基本的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)報(bào)銷? 流程? 不足? 改進(jìn)

一、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程和存在的問題

在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)審核工作中，報(bào)銷基本都是手工操作完成，需要紙質(zhì)的單據(jù)，要經(jīng)過一層層的負(fù)責(zé)人簽字。該模式在很大程度上限制了企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的提高，降低了企業(yè)的財(cái)務(wù)工作效率。其中，存在很多的問題。首先是存在單據(jù)填寫問題。非財(cái)務(wù)人員在單據(jù)填寫的過程中，因?yàn)槿狈τ趫?bào)銷過程的了解，導(dǎo)致他們在單據(jù)填寫的過程中十分不規(guī)范。例如在外幣換算中常常采取四舍五入的方式直接填寫整數(shù)。在出現(xiàn)單據(jù)填寫錯(cuò)誤的時(shí)候，隨意涂改，或者是開票的內(nèi)容填寫錯(cuò)誤，例如將住宿費(fèi)填寫成旅游服務(wù)費(fèi)等等。這些錯(cuò)誤常常要在財(cái)務(wù)審核時(shí)才能夠發(fā)現(xiàn)，因此就需要重新再進(jìn)行填寫，重新走一遍流程。其次是公司的報(bào)銷審批速度慢，效率低。職工將填寫好的單據(jù)交給領(lǐng)導(dǎo)審批，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，就要重新填寫，并等很長時(shí)間，這就降低了審批的效率。另外，傳統(tǒng)報(bào)銷的模式不能進(jìn)行有效的資金控制，利用手工審批單據(jù)無法及時(shí)進(jìn)行資金的反饋，如果超過預(yù)算也不能立刻停止，難以有效落實(shí)資金計(jì)劃。最后一點(diǎn)，傳統(tǒng)的報(bào)銷方式不能提取有意義的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)手工單據(jù)的方式，信息都集中在單據(jù)上，難以進(jìn)行匯總，因此不能利用到資金管理和決策工作上，浪費(fèi)了信息資源。

二、財(cái)務(wù)報(bào)銷工作流程的優(yōu)化的對策

（一）充分利用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)

在報(bào)銷業(yè)務(wù)中，經(jīng)辦人能夠隨時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按照系統(tǒng)內(nèi)的模板填入相關(guān)的報(bào)銷信息，然后掃描原始單據(jù)進(jìn)行上傳。在提交這些數(shù)據(jù)之后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)的選項(xiàng)和金額項(xiàng)目，直接推送到相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)辦公平臺頁面中去。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)的利用，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化辦公，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的共享。方便領(lǐng)導(dǎo)利用系統(tǒng)隨時(shí)隨地進(jìn)行電子審批，這也突破了時(shí)間的限制，提高了審批的效率。報(bào)銷經(jīng)辦人能夠通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，對自己的審批進(jìn)度進(jìn)行跟蹤。在領(lǐng)導(dǎo)審批完該報(bào)銷單據(jù)之后，系統(tǒng)就將其直接推送到財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)人員可以在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上查看到電子賬報(bào)賬信息，并進(jìn)行審核，如果審核有誤。需要給經(jīng)辦人發(fā)送退單通知并說明原因。如果審核無誤，就發(fā)出預(yù)約報(bào)銷的指令。這樣經(jīng)辦人帶著報(bào)銷的原始數(shù)據(jù)在規(guī)定的時(shí)間中到財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行電子信息和紙質(zhì)信息的核實(shí)，確定一致后，編寫記賬憑證，在系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)賬指令的下達(dá)。之后將轉(zhuǎn)賬信息反饋到網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)中去。報(bào)銷經(jīng)辦人只需要等報(bào)銷款到賬即可，并且能夠打印回單，方便以后的查詢。

（二）對報(bào)銷和審核時(shí)間進(jìn)行限制

為了增強(qiáng)報(bào)銷工作的實(shí)效性，在公司的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置審批的時(shí)間限制。按照流程審批，到達(dá)審批人手中之后，在在規(guī)定時(shí)間中沒有審批的。系統(tǒng)為其進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)，默認(rèn)審批完成，該審批責(zé)任需要審批人來承擔(dān)。因?yàn)樵趯?shí)際的審批工作中，會(huì)因?yàn)榉N種原因?qū)е聦徟t遲不完成。因此，為了提高企業(yè)的報(bào)銷工作效率，使企業(yè)的成本和收入有效匹配，確保費(fèi)用的真實(shí)，員工的報(bào)銷需要在事項(xiàng)的下一個(gè)月內(nèi)完成。如果遇到特殊情況可以延遲一個(gè)月，但是不能超過三個(gè)月。在報(bào)銷時(shí)需要說明領(lǐng)導(dǎo)簽字，三個(gè)月以上的則不能給予報(bào)銷。采取這種方式，大大提高了員工報(bào)銷的效率，提高了企業(yè)報(bào)告的真實(shí)性。

（三）提高人員素質(zhì)

對財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)化和改進(jìn)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的集中化，促進(jìn)企業(yè)管理。在現(xiàn)代企業(yè)中，信息化建設(shè)最重要還是在于有效利用管理人員。因此，管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自己的相關(guān)知識，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。

三、結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)中，財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)化不是簡單的環(huán)節(jié)改造問題，而是在整個(gè)報(bào)銷全過程中，采取最優(yōu)設(shè)計(jì)的原則，利用信息化，并將其應(yīng)用在報(bào)銷流程中，這樣才能夠?qū)⒃钾?cái)務(wù)的票據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一，集中審核，促進(jìn)報(bào)銷網(wǎng)絡(luò)化并加強(qiáng)電子檔案的管理。這樣能夠顯著促進(jìn)財(cái)務(wù)工作的靈活性，避免重復(fù)勞動(dòng)，促進(jìn)服務(wù)的高效性。

參考文獻(xiàn)：

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