廖世紅

摘 要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理問題也引起了相關(guān)人士的廣泛的關(guān)注，信息化已成為發(fā)展的必然趨勢。隨著社會的發(fā)展，檔案管理水平需要不斷提高。與此同時，效率也有待提高。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案管理機(jī)構(gòu)必須在管理過程中運用高科技設(shè)備和技術(shù)。為了使信息管理更加科學(xué)有效，信息化是一條最有效的快捷路徑。本研究圍繞信息化在檔案管理中的作用，探討信息化過程中存在的問題，并提出可行性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;發(fā)展路徑;創(chuàng)新研究

隨著信息資源的不斷增多，讓行政事業(yè)單位陷入了機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的局面，傳統(tǒng)的檔案管理已無法讓行政事業(yè)單位的實際發(fā)展需求得到滿足，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。所以，行政事業(yè)單位需對檔案管理信息化建設(shè)引起重視，充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及檔案管理中存在的問題，并結(jié)合實際制定科學(xué)有效的策略，進(jìn)而提高檔案管理信息化建設(shè)的有效性，充分發(fā)揮檔案管理的實際作用和價值。

1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案信息是一種非常重要的信息資源，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)工具的涌現(xiàn)使人們的生產(chǎn)生活發(fā)生了很大的改變，同時也有效推動和提高了檔案管理工作效率。檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展是時代發(fā)展的需要，是實現(xiàn)數(shù)字化辦公的迫切需求。

1）有助于檔案管理工作更加成熟和完善。傳統(tǒng)檔案管理模式主要為紙質(zhì)媒介，有諸多弊端存在，無法讓檔案管理工作的開展需求得到滿足。而實施檔案管理的信息化，讓檔案管理方式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式向電子文件管理模式轉(zhuǎn)變，降低了信息的空間占有率，并促進(jìn)了檔案管理工作效率的提高。

2）有效提高檔案管理的效率。構(gòu)建以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為代表的檔案管理模式，使檔案管理和信息技術(shù)有效融合起來，實現(xiàn)了以電子信息技術(shù)為載體的管理模式，有效提高工作效率。在信息技術(shù)模式下，檔案管理工作能夠使得信息資源的共享成為現(xiàn)實，同一份資料可以突破時間、地點的限制供多人查看，借助于網(wǎng)絡(luò)工具，檔案資料的傳輸和接收也變得更快，能夠有效提高信息資源的利用率，實現(xiàn)信息資源共享，提高管理效率。

2 現(xiàn)階段我國檔案管理信息化發(fā)展中的問題

1）檔案管理的安全意識對其創(chuàng)新性造成了一定的阻礙。無論哪個時期，檔案管理都具有重要的意義，不同的歷史時期具有不同的功能。傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化的檔案管理模式正在不斷完善。我們要看到信息化處于飛速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發(fā)展?？梢?，檔案管理雖然處于信息發(fā)展階段，但仍有許多問題亟待解決。由此可知實現(xiàn)檔案管理信息化的過程是復(fù)雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實現(xiàn)這一目標(biāo)的難度較大，這對我國現(xiàn)階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

2）檔案管理信息化專業(yè)人才不足。檔案管理信息化發(fā)展和建設(shè)，需要專業(yè)的技術(shù)人才進(jìn)行管理。但是很多單位都忽視了人才培養(yǎng)工作，檔案管理的工作人員計算機(jī)水平不高，專業(yè)化水平不夠，很難發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)社會下各種潛藏的問題，其專業(yè)素養(yǎng)有待加強。如果檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)不過關(guān)，綜合素養(yǎng)不高，那么在面對一些網(wǎng)絡(luò)病毒時，就無法及時處理，很有可能造成內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)癱瘓，更有甚者還有可能導(dǎo)致一些核心的數(shù)據(jù)資料丟失，給單位造成一些無法挽回的損失，影響單位的經(jīng)濟(jì)效益。為此，為更好地應(yīng)對和處理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各種不安全的因素，在信息化檔案管理建設(shè)過程中，應(yīng)注重引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人才，不斷強化檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，有效識別和應(yīng)對檔案管理中的各種風(fēng)險，從而推動單位的有序經(jīng)營和發(fā)展。

3）檔案管理應(yīng)對電子政務(wù)更高要求的挑戰(zhàn)。電子政務(wù)建設(shè)正處于關(guān)鍵時期。從內(nèi)容上看，其復(fù)雜性較高，具有鮮明的時代特征。但要認(rèn)識辦公自動化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國的電子政務(wù)系統(tǒng)不是獨立存在的，而是與互聯(lián)網(wǎng)接軌的。功能性較強，能夠滿足社會和公眾服務(wù)的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo)則是建立在政府專用的網(wǎng)絡(luò)之上，服務(wù)也只限于自身業(yè)務(wù)。而電子政務(wù)則以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介，其目標(biāo)是為社會和公眾服務(wù)。電子政務(wù)系統(tǒng)是由多個系統(tǒng)共同組成的，檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。由此可知電子政務(wù)是檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建的基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)相比較后確定了檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容，必須要處理好以下兩個方面：（1）安全系統(tǒng)。要增加相的功能，可授權(quán)和信任模塊是必不可少的。（2）建立自動備份系統(tǒng)。為了避免出現(xiàn)信息丟失的情況，包括電子檔案在內(nèi)的所有檔案內(nèi)容都要備份，即使網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障，信息也不會丟失。

3 加強檔案管理信息化建設(shè)的路徑

1）加強檔案數(shù)字化資源建設(shè)。為了把高質(zhì)量的信息化服務(wù)提供給社會和需要者，對于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D等高科技技術(shù)應(yīng)用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實現(xiàn)電子化，并構(gòu)建出立體展示平臺，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數(shù)字化資料文獻(xiàn)更加具有帶入感和真實性，提供的信息化服務(wù)具有更強的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡(luò)平臺，即可完成對所需檔案資料的查詢。

2）提高檔案管理人員專業(yè)水平。檔案管理工作歸根到底也是對人的管理工作，檔案管理工作人員的專業(yè)水平直接影響著檔案管理效率。單位可以綜合考慮檔案管理工作的開展需要，結(jié)合自身工作的實際情況，定期對檔案管理工作人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)行不定期的測試和考核，從而充實和提高檔案管理工作人員的水平，全面提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。在培訓(xùn)過程中，管理層可以邀請那些行業(yè)內(nèi)的專業(yè)人才開展講座，也可以選擇單位內(nèi)部那些經(jīng)驗豐富的員工進(jìn)行分享，幫助更多的檔案管理工作人員處理檔案資料收集和管理過程中的各種難題，繼而提高管理人員的專業(yè)化水平。學(xué)習(xí)借鑒、取長補短，并以此為契機(jī)，不斷提高檔案管理人員的思想認(rèn)識，創(chuàng)新工作形式，有效提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。除此之外，單位內(nèi)部還要建立相關(guān)的檔案管理約束制度，用來指引和規(guī)范檔案管理工作人員的行為，營造一個良好的工作環(huán)境，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。

3）搭建檔案管理信息化平臺。新時期，檔案管理工作若要真正實現(xiàn)信息化，則需依賴于信息化平臺建設(shè)，因此在建設(shè)過程中需要做好以下幾點：第一，硬件建設(shè)。各行政事業(yè)單位在發(fā)展過程中能夠借助自身已有的管理平臺，開發(fā)出既統(tǒng)一且又相對獨立的檔案管理功能模塊，充分結(jié)合檔案管理職能和流程特點有針對性地設(shè)計功能模塊，并立足于業(yè)務(wù)發(fā)展需求建設(shè)合理化硬件，在實踐過程中完善和升級硬件環(huán)境，如此方可把系統(tǒng)平臺的價值充分發(fā)揮出來，讓檔案管理信息化建設(shè)真正落到實處。第二，資源整合。在將硬件建設(shè)做好后，信息化建設(shè)過程中另一項重要內(nèi)容就是資源整合，若要使這一點成功實現(xiàn)，就必須借助相關(guān)管理軟件，諸如 ERP、EDP 等。因此，除了硬件建設(shè)，軟件建設(shè)也必不可少，檔案管理人員可以此為著手點來實現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)。

綜上所述，檔案管理信息化直接關(guān)系到各行政事業(yè)單位的發(fā)展，所以各行政事業(yè)單位需高度重視檔案管理信息化建設(shè)，并進(jìn)一步加強檔案信息化建設(shè)，從而保證各行政事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，充分發(fā)揮檔案的價值。

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