孫慧

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理活動(dòng)中的重要組成部分，開(kāi)展該項(xiàng)工作可以為企業(yè)的發(fā)展提供最原始、最有效地參考資料，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的合理配置、實(shí)現(xiàn)企業(yè)決策和部署的正確性。而信息技術(shù)的融入為工作量大、內(nèi)容繁瑣的檔案管理工作提供了強(qiáng)大的信息支撐，不僅能高效的完成檔案資料的收集、整理、存儲(chǔ)和查閱工作，也能延長(zhǎng)檔案的使用壽命，并對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行深度的挖掘和利用，全面提高檔案的利用率，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但從目前的工作情況來(lái)看，檔案管理的信息化建設(shè)仍然還存在著一些問(wèn)題，比如信息化水平不高、隊(duì)伍能力不高、管理體系不完善等，制約著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);必要性;存在問(wèn)題;有效路徑

1 引言

隨著信息技術(shù)的廣泛普及和應(yīng)用，企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)也都順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展規(guī)律融入了信息技術(shù)，基本上都實(shí)現(xiàn)了管理活動(dòng)的信息化建設(shè)，在節(jié)約了企業(yè)生產(chǎn)成本的同時(shí)也極大的提高了工作效率。而檔案管理工作也不例外。檔案工作的信息化建設(shè)則可以更好的保證檔案資源的完整性、真實(shí)性和安全性，并還能通過(guò)新技術(shù)的便捷性、高效性和快速性不斷的延伸用戶的發(fā)展空間，拓展檔案管理的發(fā)展方向，更能對(duì)檔案資料進(jìn)行深度的挖掘、利用與資源的共享，最大限度的提高檔案資料的利用率，從而充分的發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值和作用，推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展。而通過(guò)對(duì)當(dāng)前管理工作的情況來(lái)看，整體的效果呈現(xiàn)良好的態(tài)勢(shì)，但在很多細(xì)節(jié)方面、容易被忽視的方面仍然還有一些問(wèn)題需要我們重視并解決。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

在一個(gè)企業(yè)中，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)越頻繁、產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、資源等也就越多，檔案的范圍和內(nèi)容就愈加復(fù)雜和繁瑣，單靠單一的人工管理模式極有可能會(huì)導(dǎo)致資料在收集、整理、儲(chǔ)存過(guò)程中出現(xiàn)的異常，從而會(huì)嚴(yán)重的影響檔案資料的價(jià)值和功能;另外大量的檔案管理工作需要大量的管理人員予以操作，而為了確保檔案的正確性，他們不得不花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)反復(fù)對(duì)比、核查，無(wú)形中就加大了工作的強(qiáng)度和壓力，尤其是在數(shù)據(jù)出現(xiàn)紕漏的時(shí)候，他們是無(wú)法及時(shí)的找到問(wèn)題的根源和責(zé)任的所在的，并且形成的大量資料是需要足夠的空間來(lái)儲(chǔ)存的。這既降低了工作效率，也是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)成本的一種極大的浪費(fèi)。

而信息化建設(shè)則不同，它不需要太多的人，也不需要占據(jù)太大的空間，檔案管理部門(mén)只要利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)和設(shè)備，就能對(duì)本企業(yè)所形成的大量的檔案資料包括文件、視頻、圖像、影像等進(jìn)行深度的收集、全面的整理，同時(shí)還能按照類(lèi)別在對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)模塊中進(jìn)行分類(lèi)、歸納、儲(chǔ)存和共享。整個(gè)工作流程簡(jiǎn)潔、有序，在提高了工作效率的同時(shí)也能節(jié)約生產(chǎn)成本，更能確保檔案資料的完整、安全與準(zhǔn)確。除此之外，信息化建設(shè)還能通過(guò)便利的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有效地銜接起每個(gè)部門(mén)、每個(gè)環(huán)節(jié)，確保信息資源的管理和儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整體性和共享性，因此無(wú)論是從企業(yè)角度分析，還是檔案管理本身分析，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)都是必然的。

3 當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1）從管理隊(duì)伍分析。一般在開(kāi)展管理工作時(shí)都忽視了檔案管理工作的全面性和整體性，加之檔案管理部門(mén)也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所和專(zhuān)職人員來(lái)開(kāi)展工作，造成人員短缺、管理滯后的現(xiàn)象;其次檔案管理人員都對(duì)網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的接觸較少，學(xué)習(xí)不深入，熟練程度也不高，管理起來(lái)較為困難，即使有最先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員操作，也得不到有效的利用，檔案管理的信息化建設(shè)依舊無(wú)法正常運(yùn)行。

2）從資源利用分析。雖然企業(yè)引進(jìn)和購(gòu)買(mǎi)了一些必備的信息技術(shù)設(shè)備，但整體的利用率并不高，大多數(shù)的設(shè)備還處于基礎(chǔ)功能的使用階段，比如利用計(jì)算機(jī)完成信息的輸出和輸入功能，對(duì)于較為深?yuàn)W的技術(shù)和功能并未得到深入的挖掘和利用。半人工、半自動(dòng)的工作現(xiàn)場(chǎng)是極為普遍的，成本高、效率低。其次，內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)并不兼容。由于檔案軟件的更新頻繁，造成電子檔案的載體在不同的軟硬件環(huán)境下互不兼容，極易造成檔案的銜接不當(dāng)，甚至?xí)咕哂袃r(jià)值的一些檔案無(wú)法長(zhǎng)期的完整保存。

3）從企業(yè)投入分析。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層乃至普通職工都對(duì)檔案管理信息化建設(shè)有著極為片面的認(rèn)識(shí)，普遍熱為該工作對(duì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)沒(méi)有太大的關(guān)聯(lián)，這就影響了信息化建設(shè)的進(jìn)程。其次，由于缺乏正確的認(rèn)識(shí)，企業(yè)也無(wú)法對(duì)信息化建設(shè)制定出完整的工作規(guī)劃和管理體系。比如每個(gè)部門(mén)的檔案管理在結(jié)構(gòu)上、格式上、屬性上都有很大的差異，檔案部門(mén)難以有效的整合及處理這些不同類(lèi)型、不同標(biāo)準(zhǔn)的資料，不利于統(tǒng)一管理。

4 企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的有效路徑

1）轉(zhuǎn)變管理理念。觀念的轉(zhuǎn)變是做好檔案管理信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)和前提，針對(duì)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，企業(yè)要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳力度，正確引導(dǎo)人們對(duì)檔案管理工作作出正確的判斷，而各個(gè)部門(mén)也要積極配合檔案管理部門(mén)的工作，規(guī)范檔案技術(shù)，為信息化建設(shè)營(yíng)造良好的環(huán)境。

2）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。隊(duì)伍的建設(shè)要從源頭抓起，這就要求單位的組建專(zhuān)業(yè)管理隊(duì)伍的時(shí)候嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。一方面可以與高校合作，從中選擇那些對(duì)口專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，另一方面在招聘社會(huì)人才的時(shí)候也要注重其思想、作風(fēng)、曾經(jīng)的工作經(jīng)歷、具備的技能等方面，確保應(yīng)聘人員能有安全意識(shí)、保密意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。另外，對(duì)于在職人員，單位要定期組織管理方面、信息技術(shù)方面以及檔案知識(shí)方面的專(zhuān)項(xiàng)講座、教育培訓(xùn)會(huì)等，讓管理人員能及時(shí)的更新、補(bǔ)充和完善自己的知識(shí)框架和業(yè)務(wù)技能，尤其是信息技術(shù)方面的人才更是重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象。單位可以鼓勵(lì)管理人員參加一些社會(huì)舉辦的培訓(xùn)班，或者聘請(qǐng)專(zhuān)家、教授來(lái)單位開(kāi)展信息技術(shù)教育活動(dòng)。全方位的為隊(duì)伍建設(shè)提供平臺(tái)和便利。

3）完善管理體系。企業(yè)必須要根據(jù)具體的工作要求和需求來(lái)加快檔案的信息化建設(shè)工作，讓紙質(zhì)檔案盡快過(guò)渡到資料的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在檔案收集、儲(chǔ)存過(guò)程總要進(jìn)一步規(guī)范檔案的格式、標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)構(gòu)，提高檔案的結(jié)構(gòu)化水平，以便更快速、更準(zhǔn)確的利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行高效的分析和利用。對(duì)于不同種類(lèi)的、不同來(lái)源的檔案資料要根據(jù)具體的情況尤其是價(jià)值的高低進(jìn)行分類(lèi)整理和儲(chǔ)存。其次，要配置先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析工具和云計(jì)算方法，采用現(xiàn)代的統(tǒng)計(jì)學(xué)方法挖掘檔案信息，將其中不重要或者沒(méi)有利用價(jià)值的內(nèi)容剔除掉，降低價(jià)值的大數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)楦邇r(jià)值密度的分析結(jié)論。最后，要加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度，比如任用專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，配備防護(hù)墻、植入入侵檢測(cè)系統(tǒng)等;或者在每個(gè)軟件或者檔案管理的模塊中設(shè)置密碼和權(quán)限，只有授權(quán)之后才能瀏覽極為重要的資料;定期對(duì)使用中的各種軟硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)、更新和升級(jí)，以此增加檔案系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保障。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作的信息化建設(shè)不僅是企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)在需求，也是時(shí)代發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出的新要求。因此企業(yè)要認(rèn)真對(duì)待檔案管理的信息化建設(shè)工作，通過(guò)加大宣傳力度，讓其重要性滲透到企業(yè)的各個(gè)角落，同時(shí)運(yùn)用并運(yùn)用新方式、新手段和新的隊(duì)伍，提高工作效率，進(jìn)而推動(dòng)該工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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