張赟

中圖分類號：C962 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-121-01

摘 要 辦公室作為企業(yè)發(fā)展中不可或缺的組成部分，其工作質(zhì)量的好壞會直接影響企業(yè)效益的獲取，所以企業(yè)管理人員在進行辦公室管理時，應當依據(jù)辦公室管理中存在的問題制定相應的解決措施，不斷提升辦公室在企業(yè)制度決策中所起到的輔助作用。本文將對建筑企業(yè)辦公室工作人員應該具備的素質(zhì)進行深入探討，以供參考。

關鍵詞 建筑企業(yè) 辦公室 行政工作 素質(zhì)要求

辦公室是建筑業(yè)的重要紐帶，責任重大。不僅要繼承這一點，與內(nèi)部和外部聯(lián)系起來，還會直接影響辦公人員的形象風格和具備綜合素質(zhì)的企業(yè)的整體形象以及自身的功能發(fā)揮。因此，辦公室職員的作用至關重要。不僅要提高生產(chǎn)率，還要不斷提高自己的綜合素質(zhì)。這是建設企業(yè)提高服務能力和內(nèi)部管理水平亟待解決的問題，需要認真研究和分析。

一、建筑企業(yè)辦公室之中普遍存在的問題

首先，建筑企業(yè)辦公室有些工作人員的責任心不強。辦公室的工作職能和工作比較瑣碎，所以很多人認為辦公室的工作不需要跑腿、雜物、錢財和技術，任何人都可以做。有了這種偏見的理解，建筑企業(yè)辦公室職員也不能偏重本職工作，甚至可能會想到職務變更。其次，忙碌的工作使員工幾乎沒有時間提高學習水平，從而間接難以晉升員工，從而影響收入水平。第三，出于多種原因，辦公室員工來源廣，部分員工的工作效率和自己的綜合質(zhì)量低，專業(yè)工作也不符合要求，直接影響到辦公室員工的整體水平。第四，對一些企業(yè)來說，員工配置管理不太科學，大多數(shù)是臨時的，沒有長期開發(fā)的計劃，也沒有相應的員工培訓，辦公室員工水平不好，無法滿足辦公室員工的工作要求。

二、建筑企業(yè)辦公室人員的素質(zhì)要求

（一）樹立大局服務意識，努力提升執(zhí)行力

辦公室在為每個業(yè)務部門提供服務的同時，必須與終端員工對接，工作并不困難，但非?，嵥楹蛷碗s，創(chuàng)建材料、發(fā)送文件、管理車輛、甚至清潔等都是非常詳細的工作，需要高度的責任感和堅持的態(tài)度，有些經(jīng)營者在辦公室工作成績困難、默默無聞、長期得不到正確的鼓勵和關注，不能滿足要求，或者經(jīng)常受到委屈和各方誤解，辦公室后勤支持工作極度考驗 將企業(yè)制度的要求聯(lián)系起來，按照上級組織的指導進行正確的服務，同時表明辦公室負責人需要對部門工作有明確的總體了解。 作為領導的助手，要學會思考問題，處理工作，成為各部門的協(xié)調(diào)員，以目標、多方面、高質(zhì)量地完成工作。辦公室總是帶著“責任感”、“服務意識”和“大勢意識”展開工作。以此為基礎，提高工作效率的努力也是辦公室的服務要求。辦公室有力的執(zhí)行是工作的基礎，干凈積極地問問，工作要通宵達旦，應該是淳樸的工作風格，事先安排，對萬事的回答應該是在辦公室里面應對未來的工作[1]。

（二）及時對辦公室工作人員的責任進行細分

在當前建筑企業(yè)辦公室管理中出現(xiàn)的重要問題就是辦公室沒有責任劃分，這樣就使得企業(yè)工作人員在工作中不能夠明確自身的職責。因此企業(yè)要想在發(fā)展中發(fā)揮辦公室的作用，就需要根據(jù)辦公室人員的職位性質(zhì)細分工作人員的職責，只有這樣才能夠保證辦公室工作人員日常工作的有序進行。例如，企業(yè)在進行辦公室管理時可以規(guī)定“辦公室管理人員的主要職責就是對辦公室日常工作進行管理，確保辦公室各項職能的順利完成?！币部梢砸?guī)定“辦公室文職人員的主要工作就是將公司發(fā)展有關的檔案進行整理收集”又或者規(guī)定“辦公室的電腦技術人員主要職責就是，保證公司電腦運行安全以及及時將公司的發(fā)展策略進行電子文檔錄入”等等。企業(yè)通過對辦公室各個職位職責的劃分，就能夠使得辦公室人員在進行工作的過程中明確自身職責，了解自己應該干什么，進而提升辦公室的工作效率[2]。

（三）提高企業(yè)人員的工作素質(zhì)

辦公室工作人員是否能夠在工作中發(fā)揮其應有的工作效應，最為關鍵的就是看辦公室人員是否具有較高的工作素質(zhì)，如果工作人員擁有加強的工作素質(zhì)，那就能夠充分提升辦公室的工作職能。所以為了能夠保證工作室職能的發(fā)揮，企業(yè)管理人員需要積極提升企業(yè)人員的工作素質(zhì)。例如企業(yè)工作人員在進行辦公室人員招聘時，可以根據(jù)辦公室的需求進行人才招聘要求的制定，并且規(guī)定“當應聘人員所具有的技術才能相仿時，招聘人員需要優(yōu)先招聘工作素質(zhì)較高的員工”，通過這種具有針對性的人才招聘，辦公室人員的綜合工作素質(zhì)就可以得到有效提升。此外企業(yè)也可以定期組織辦公室工作人員大會，及時向辦公室人員傳授提升辦公室工作素質(zhì)的方式，并且在方式傳授一段時間后，企業(yè)可以組織專業(yè)人員進行素質(zhì)提升情況測試。通過人才招聘以及原有人員素質(zhì)教育，那辦公室人員的整體工作素質(zhì)就可以得到有效提升[3]。

（四）分清輕重緩急、掌握主次，服務周全凝聚團隊

辦公室工作流動性比較強，為了完成本業(yè)可能會有很多意外的突發(fā)工作，所以工作任務很忙，很繁忙，但經(jīng)營者的工作秩序并不混亂，一方面加強工作的可預見性，為可能發(fā)生的事做好準備，在日常工作中及時整理任務，避免工作積壓，另一方面要確定優(yōu)先順序，指導性分配的工作要優(yōu)先處理，緊急和困難的工作要慎重對待與秘密相關的工作，這樣才能另外，白領還有一個“細”字，工作要考慮周密，迅速準備，緊急問題必須形成方案并及時解決，才能得到其他員工的認可，不能抵抗服務過程中產(chǎn)生的摩擦，要積極溝通，避免引起誤會和委屈。后勤支援工作必須有服務團體的意識工作，才能團結團隊，誘導企業(yè)文化的傳播，是促進企業(yè)健康出發(fā)的獻身工作。

三、結語

企業(yè)改革發(fā)展新階段辦公室管理的創(chuàng)新和改進，可應用于具體的管理實踐，有效推進管理現(xiàn)代化。建設工程要不斷適應科學技術發(fā)展帶來的巨大變化，及時使用最新技術，辦公用品也要不斷更新和改進，以求最大限度地提高效率。

參考文獻：

[1]李玲.論國有建筑企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（17）：103.

[2]曹峰.施工企業(yè)項目辦公室如何做好后勤服務工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（14）：64.

[3]趙攀飛.公路施工建筑企業(yè)辦公室的綜合管理方法[J].交通世界，2019（Z2）：258-259