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        探索檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用

        2020-07-13 09:40:01彭艷
        卷宗 2020年11期
        關(guān)鍵詞:安全保障檔案管理

        彭艷

        摘 要:檔案信息資源包含著巨大的社會價(jià)值和發(fā)展價(jià)值。本文主要研究檔案管理中檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用要素,探究信息管理模塊劃分、先進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)融入、加強(qiáng)信息安全保障、優(yōu)化系統(tǒng)管理環(huán)境措施對檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的促進(jìn)作用,簡要介紹信息系統(tǒng)應(yīng)用在檔案管理中的必要性及發(fā)展趨勢,旨在不斷優(yōu)化我國檔案管理環(huán)境,提高檔案管理效率。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案信息管理系統(tǒng);數(shù)據(jù)技術(shù);安全保障

        目前,我國正處于現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期,隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,大檔案信息都可以轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)傳輸,這為檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中的有效應(yīng)用提供了優(yōu)良契機(jī)和寬廣平臺,檔案信息管理系統(tǒng)作用于檔案資源切實(shí)打破了傳統(tǒng)檔案管理工作的框架限制,有助于突出資源價(jià)值。

        1 檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用要素

        相關(guān)調(diào)查顯示,2012年~2018年,我國檔案館數(shù)量分別為4122個(gè)、4246個(gè)、4196個(gè)、4193個(gè)、4237個(gè)、4210個(gè)和4136個(gè),可知,多年來全國檔案館整體數(shù)量變化不甚明顯,但是,隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案資源數(shù)量和檔案信息載體呈現(xiàn)了明顯的復(fù)雜化演變趨勢,在檔案館數(shù)量保持均衡的情況下,檔案管理難度和檔案工作管理壓力將明顯提升。檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用是提高檔案管理效率,解決檔案管理問題的重要路徑,在實(shí)際應(yīng)用中,該系統(tǒng)需要具備較高的信息整合能力和綜合管理能力,以便對檔案信息資源進(jìn)行全面獲取和高質(zhì)量整合,因此,數(shù)據(jù)技術(shù)和相關(guān)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用要素之一。同時(shí),受到科技水平限制,我國在檔案管理工作開展中仍需依靠人力資源,檔案管理人員的管理水平和信息素養(yǎng)將不同程度地影響檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果,高質(zhì)量、現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)和應(yīng)用已成為檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的要素之一。另外,信息化時(shí)代中,信息安全保障至關(guān)重要,基于檔案信息資源包含的巨大價(jià)值,應(yīng)在檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用中有效采取相關(guān)信息安全保障措施,優(yōu)化管理環(huán)境。

        2 檔案管理中檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用路徑

        2.1 信息管理模塊劃分

        基于我國日益增長的檔案管理需求和檔案信息資源應(yīng)用需求,檔案信息管理系統(tǒng)要想切實(shí)發(fā)揮其作用優(yōu)勢,必須具備明確的信息管理模塊,以下對其進(jìn)行介紹:

        根據(jù)檔案信息數(shù)量的上升趨勢和檔案信息載體的復(fù)雜性演變趨勢,檔案信息管理系統(tǒng)需要具備檔案加工功能、檔案查詢功能、系統(tǒng)設(shè)置功能、統(tǒng)計(jì)結(jié)算功能和信息登記功能。因此,可將檔案信息管理系統(tǒng)劃分為檔案加工模塊、檔案查詢模塊、系統(tǒng)設(shè)置模塊、統(tǒng)計(jì)結(jié)算模塊和信息登記模塊。以此為基礎(chǔ),檔案管理人員可借助檔案信息管理系統(tǒng)的檔案加工模塊,實(shí)現(xiàn)檔案拍攝、檔案排序、檔案質(zhì)檢和夾子管理、未質(zhì)檢夾子分析和工程量統(tǒng)計(jì),并在檔案查詢模塊中完成資源管理、檔案信息打印和終端查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢,拓展檔案管理范圍,有效延伸檔案管理鏈條。另外,檔案信息管理系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置模塊可支持檔案管理人員進(jìn)行用戶及分類性檔案管理,結(jié)合管理需求完成系統(tǒng)設(shè)置。統(tǒng)計(jì)結(jié)算模塊具有查詢統(tǒng)計(jì)、檔案統(tǒng)計(jì)、工作量統(tǒng)計(jì)以及日志查詢等功能,是智能化檔案管理的核心。信息登記模塊可支持檔案管理人員補(bǔ)齊檔案數(shù)據(jù)、完成檔案信息對接和檔案刪除。由此可知,明確的功能模塊可支持檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理工作開展中長期應(yīng)用,有效提高管理效率[1]。

        2.2 先進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)融入

        近年來,我國科學(xué)技術(shù)水平不斷提升,相關(guān)現(xiàn)代化科技已經(jīng)在各個(gè)重要領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用,并已取得實(shí)質(zhì)性應(yīng)用效果,先進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)對于發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)作用優(yōu)勢具有明顯的促進(jìn)作用,以下對其進(jìn)行介紹:

        結(jié)合我國日益增長的檔案資源管理需求和檔案信息應(yīng)用需求可知,自動化技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中具有較高的作用優(yōu)勢。目前,檔案管理工作主要包括電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理,在電子檔案業(yè)務(wù)處理中,自動化技術(shù)能夠有效地進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)鑒定和處理,并對電子檔案信息進(jìn)行有效儲存,上傳到檔案與電子文件登記備份中心,支持相關(guān)人員對檔案信息進(jìn)行保管、規(guī)劃、載體轉(zhuǎn)換和定義[2]。同時(shí),自動化技術(shù)也可在傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)化加工處理中得以有效應(yīng)用,與掃描設(shè)備相連接,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源轉(zhuǎn)化并進(jìn)行信息資源質(zhì)檢,繼而上傳到電子文件中心,有效整合檔案信息資源。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以在檔案管理中進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)接收、檔案數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)據(jù)訪問和檔案數(shù)據(jù)儲存,并于電子文件中心中支持用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)索引、資源分類、數(shù)據(jù)庫建設(shè)和內(nèi)容定位,有助于提高檔案管理效率。另外,在自動化技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的支持下,還可在系統(tǒng)中有效地獲取檔案信息資源的內(nèi)部價(jià)值,分析一段時(shí)間內(nèi)同類型檔案信息的變化趨勢[3]。

        2.3 加強(qiáng)信息安全保障

        大數(shù)據(jù)時(shí)代中,信息安全保障與國家建設(shè)和社會穩(wěn)定具有密不可分的關(guān)系,基于檔案信息中蘊(yùn)含的巨大社會價(jià)值和發(fā)展價(jià)值,應(yīng)在檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用中,切實(shí)加強(qiáng)信息安全保障力度,以下對其進(jìn)行介紹:

        可在檔案信息管理系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置中科學(xué)添加權(quán)限管理內(nèi)容,構(gòu)建權(quán)限數(shù)據(jù)庫,權(quán)限數(shù)據(jù)庫能夠與檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)信息庫、圖書規(guī)范庫、公告信息庫、科研管理庫和日志庫建立信息聯(lián)系,全面掌握信息環(huán)境,并以此為基礎(chǔ),建立明確的權(quán)限授予標(biāo)準(zhǔn)。例如,檔案管理人員相比其他用戶具有更高的權(quán)限,對于指定類別的檔案信息具有閱讀、調(diào)取和復(fù)印權(quán)限,而針對加密性檔案信息卻需要申請更高權(quán)限才能夠進(jìn)行相關(guān)操作。檔案信息管理系統(tǒng)在用戶參與度上明顯優(yōu)于傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng),用戶可憑借個(gè)人權(quán)限,在檔案信息庫中篩選個(gè)人檔案信息,并對檔案信息進(jìn)行相關(guān)操作,但考慮到信息安全,該用戶不可對他人的檔案資源進(jìn)行閱讀和調(diào)取以及進(jìn)行其他系列操作。由此可知,通過設(shè)定明確的權(quán)限標(biāo)準(zhǔn),檔案信息管理環(huán)境將得到有效優(yōu)化,檔案信息資源的安全保障力度也將得以切實(shí)提升。

        2.4 優(yōu)化系統(tǒng)管理環(huán)境

        基于檔案信息管理對于我國長期發(fā)展的重要意義和深遠(yuǎn)影響,應(yīng)該合理優(yōu)化系統(tǒng)管理環(huán)境,為檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),對其提出相關(guān)建議。檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用,將直接打破傳統(tǒng)檔案管理框架的限制,形成全新的工作機(jī)制,充分展現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展優(yōu)勢,從這一角度上來看,檔案信息管理流程也將發(fā)生明顯變化。以此為基礎(chǔ),相關(guān)管理人員應(yīng)制定新型標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度,制度內(nèi)容包括檔案管理人員行為管理、檔案信息安全管理、檔案操作管理,刪除原有檔案管理系統(tǒng)中的冗余管理流程,提高檔案管理效率。

        3 信息系統(tǒng)應(yīng)用在檔案管理中的必要性及發(fā)展趨勢

        檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者,我國檔案管理工作具有明顯的服務(wù)性質(zhì)和政治性質(zhì),在社會管理系統(tǒng)中占據(jù)重要地位,在檔案管理中應(yīng)用信息系統(tǒng)是科技發(fā)展的必然結(jié)果,也是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)路徑。可以預(yù)見,檔案工作在未來發(fā)展中還將持續(xù)融合先進(jìn)的數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù),不斷完善管理系統(tǒng)。

        4 結(jié)論

        總而言之,當(dāng)前我國正處于現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期,基于檔案信息中包含的社會價(jià)值和發(fā)展價(jià)值,檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用切實(shí)可行,可通過信息管理模塊劃分、先進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)融入、加強(qiáng)信息安全保障、優(yōu)化系統(tǒng)管理環(huán)境,發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的作用優(yōu)勢。

        參考文獻(xiàn)

        [1]韓麗梅.檔案資料信息化管理的思考與探索[J].科學(xué)咨詢(教育科研),2020(03):112.

        [2]張國明.企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合實(shí)踐[J].區(qū)域治理,2019(50):226-228.

        [3]吳斌.健康檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)分析[J].信息與電腦(理論版),2019,31(20):115-116.

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