陳麗宏

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)頒布了一系列不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的條例與法規(guī)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理進(jìn)行了規(guī)范化要求。然而由于缺乏先進(jìn)的檔案管理模式，從而使得檔案管理現(xiàn)狀與實(shí)際需求之間存在著一定的差距。文章針對(duì)信息化背景下不動(dòng)產(chǎn)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析探討，提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn);檔案管理;內(nèi)容;特點(diǎn);問(wèn)題;改進(jìn)措施

我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記經(jīng)過(guò)整合，從以往的分散登記轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一登記的模式，且范圍也得到拓展，涉及土地、房產(chǎn)、農(nóng)業(yè)等多個(gè)方面的業(yè)務(wù)檔案。但不動(dòng)產(chǎn)信息涉及民政、住建、林業(yè)、公安、法院等諸多部門，不動(dòng)產(chǎn)檔案分散于不同的職能部門，現(xiàn)階段不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式不能適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的要求，嚴(yán)重阻礙了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的開(kāi)展。

1 不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的內(nèi)容、作用及特點(diǎn)

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的主要內(nèi)容是對(duì)檔案實(shí)體的管理，檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編纂和利用工作。其作用簡(jiǎn)單概括為維護(hù)國(guó)家與公民的合法利益，體現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)管理工作的規(guī)范化與正規(guī)化;提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的社會(huì)公信力與專業(yè)化水平;為產(chǎn)權(quán)維護(hù)工作提供權(quán)威性證明;實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化與高效化;為不動(dòng)產(chǎn)管理工作的正常運(yùn)行提供參考依據(jù)。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有三個(gè)主要特點(diǎn)，一是，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量巨大，因不動(dòng)產(chǎn)登記涉及的范圍廣，關(guān)系到社會(huì)各個(gè)階層、千家萬(wàn)戶的利益，特別是房地產(chǎn)登記發(fā)證，我國(guó)幅員遼闊，人口基數(shù)大，不動(dòng)產(chǎn)登記涉及面廣且數(shù)量巨大，光是縣城就有幾萬(wàn)甚至幾百萬(wàn)卷歸檔材料，并且資料類型繁多，如圖像、錄音、文字與表格等，一定程度給檔案查詢工作帶來(lái)困難。二是，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有動(dòng)態(tài)性，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案建立之后也會(huì)不斷進(jìn)行活動(dòng)，如買賣、交換、繼承等，會(huì)影響到其權(quán)屬變更，因當(dāng)前城市化與現(xiàn)代化的深入發(fā)展，我國(guó)不少地區(qū)房屋存在拆遷、擴(kuò)建等，影響到不動(dòng)產(chǎn)的現(xiàn)狀，從而導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有動(dòng)態(tài)性，且不動(dòng)產(chǎn)具有時(shí)間延續(xù)性，商品房的使用年限是70年，而其他不動(dòng)產(chǎn)權(quán)限比其更高達(dá)到百年。三是，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息具有真實(shí)性，反映實(shí)際信息，且操作較為規(guī)范，體現(xiàn)了政府職能，確保不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息的真實(shí)性，從而起到憑證作用，具有一定的法律效力，為法律依據(jù)有助于相關(guān)部門與法律進(jìn)行審核產(chǎn)權(quán)與處理相關(guān)糾紛。

2 當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)檔案管理存在的突出問(wèn)題

2.1 缺乏時(shí)效性和全面性

傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作主要收集房屋買賣、土地買賣等基礎(chǔ)信息，內(nèi)容側(cè)重了解當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)的整體情況，缺乏近期以及具體的不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)。當(dāng)前的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化建設(shè)很大程度上沿襲了傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式，導(dǎo)致了不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作缺乏時(shí)效性和全面性。除此之外，當(dāng)前信息化平臺(tái)下不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)多為房屋買賣整體數(shù)據(jù)，缺乏對(duì)房屋類型的細(xì)致調(diào)查，不利于不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理工作的開(kāi)展。

2.2 檔案信息化技術(shù)尚不成熟

檔案信息化技術(shù)尚不成熟，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，導(dǎo)致“信息孤島”情況的發(fā)生。在信息化的今天，在開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)檔案管理時(shí)，相關(guān)職能部門無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享，不利于檔案信息的查詢，無(wú)法實(shí)現(xiàn)我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。使不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果。

3 改進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的措施及途徑

3.1 優(yōu)化檔案管理模式

在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，會(huì)涉及諸多的職能部門，因此在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)對(duì)其管理工作進(jìn)行科學(xué)合理的整合，以使其管理更加標(biāo)準(zhǔn)化。一方面，應(yīng)將不動(dòng)產(chǎn)管理相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范，制定與實(shí)際管理相匹配的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，明確檔案管理過(guò)程該怎么做、該如何執(zhí)行、該記錄什么信息等。將不動(dòng)產(chǎn)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行完善與細(xì)化，搭建完善的檔案管理模式，其中主要包含庫(kù)房管理、定期銷毀、實(shí)時(shí)鑒定與及時(shí)歸檔等內(nèi)容，將管理模式做出規(guī)范。另一方面，在開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理時(shí)，應(yīng)建立一個(gè)統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)，并在該平臺(tái)中及時(shí)地更新相關(guān)的不動(dòng)產(chǎn)登記信息，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息的共享性，使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過(guò)搭建信息數(shù)據(jù)交換平臺(tái)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的共享性，從而使相關(guān)部門能夠及時(shí)的了解不動(dòng)產(chǎn)檔案相關(guān)的信息，為開(kāi)展其他工作提供便利。

3.2 搭建數(shù)據(jù)交換平臺(tái)

對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，最主要的目的就是更好地對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)地收集處理，使不動(dòng)產(chǎn)信息實(shí)現(xiàn)各部門共享。為實(shí)現(xiàn)這一目的，必須搭建一個(gè)數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，不僅可以降低不動(dòng)產(chǎn)登記的工作量，而且可以提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作效率，同時(shí)通過(guò)將不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，優(yōu)化了信息查詢的流程與步驟，使信息查詢更加在準(zhǔn)確便利，各部門在不動(dòng)產(chǎn)信息方面的交互更加流暢，使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化程度得到了進(jìn)一步深化。

3.3 建立部門協(xié)調(diào)配合機(jī)制

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中，管理人員一定要從檔案管理工作的整體角度出發(fā)，全面思考檔案管理工作中的問(wèn)題，積極主動(dòng)的與不同部門進(jìn)行溝通，確保檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)有效流通，優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理工作。在此過(guò)程中，一定要強(qiáng)化各部門之間的協(xié)作，以便能夠拓寬信息采集面，共享檔案資源，確保不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作得以順利開(kāi)展。此外，檔案管理人員要重視加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的智能化安全管理，構(gòu)建完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，做好檔案?jìng)浞莨ぷ?，防止檔案信息流失和竊取問(wèn)題。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該綜合使用各種先進(jìn)的殺毒軟件，避免不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)受到病毒侵?jǐn)_，以此確保不動(dòng)產(chǎn)檔案資源內(nèi)容的安全性，并在做好不動(dòng)產(chǎn)檔案保密工作的同時(shí)充分開(kāi)發(fā)和利用檔案文獻(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)可以使其更好地服務(wù)于社會(huì)。確保相關(guān)部門能夠及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案管理，同時(shí)可以促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息，在部門、機(jī)構(gòu)、區(qū)域之間的信息共享。只有對(duì)傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案模式進(jìn)行優(yōu)化整合，才能使當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式更加適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。

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