郭湘仁 湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院

一、高校扶貧檔案與貧困生檔案

（一）高校扶貧檔案的內(nèi)涵

2016 年9月30日，國家檔案局與國務(wù)院扶貧辦聯(lián)合發(fā)布了《精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》，將精準(zhǔn)扶貧檔案的種類界定為綜合類、精準(zhǔn)識(shí)別類、精準(zhǔn)施策類與精準(zhǔn)脫貧類4類。[1]其中教育扶貧檔案歸入精準(zhǔn)施策類下的貧困人口精準(zhǔn)扶持二級(jí)類目。高校教育扶貧檔案是指高校在開展教育扶貧過程中所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄，主要分為兩個(gè)方向，一個(gè)是高校對(duì)貧困地區(qū)和貧困群眾開展對(duì)口幫扶所形成的具有保存價(jià)值的資料，另一方面是高校對(duì)本校貧困學(xué)生開展資助幫扶工作過程中形成的具有保存價(jià)值的文字材料等。

（二）高校貧困生檔案

為保障社會(huì)資本的有效運(yùn)行，高校學(xué)生資助部門需要制定一套完善的貧困生管理機(jī)制，來維護(hù)高校貧困學(xué)生平等接受資助權(quán)利。其中，建立貧困生檔案是第一步。

高校貧困生檔案，主要包含兩個(gè)方面：一是以教學(xué)系部為主體，其他相關(guān)行政部門為輔，針對(duì)貧困生個(gè)人建立的“一對(duì)一”扶持檔案，另一個(gè)是以高校學(xué)生資助部門為主體，對(duì)貧困學(xué)生實(shí)施“獎(jiǎng)、助、貸、補(bǔ)、減”等相關(guān)資助扶持形成的檔案。

二、高校貧困生檔案工作存在的問題

（一）貧困生檔案的真實(shí)性問題

在過去的教育扶貧工作中，經(jīng)常出現(xiàn)扶助不能落到實(shí)處，或者對(duì)貧困學(xué)生的幫助不符合實(shí)際情況，主要是高校對(duì)貧困生的認(rèn)定辦法不完善，不能精準(zhǔn)地對(duì)貧困生進(jìn)行認(rèn)定。部分檔案工作人員誤認(rèn)為，將相關(guān)數(shù)據(jù)收起來就是檔案，導(dǎo)致用“填表建檔”的方式建檔，違背了扶貧檔案的自然形成規(guī)律。還有部分學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)并非困難到需要提供資助，但為了拿到貧困補(bǔ)貼，不惜偽造貧困信息，破壞了扶貧檔案原始記錄。再之，由于中學(xué)檔案對(duì)學(xué)生受資助情況基本無記載，無形中增加了對(duì)學(xué)生真實(shí)貧困程度認(rèn)定的難度，容易出現(xiàn)了貧困生檔案與實(shí)際貧困生人數(shù)、真實(shí)狀況有出入的情況。

（二）貧困生檔案的固態(tài)化管理問題

高校貧困生的認(rèn)定工作普遍是在新生入校軍訓(xùn)結(jié)束后開始，隨后形成相應(yīng)的貧困生檔案資料。然而，很多高校自檔案形成后，不再根據(jù)學(xué)生的實(shí)際貧困狀況進(jìn)行調(diào)整，貧困生檔案呈現(xiàn)固態(tài)化管理模式。高校貧困生檔案信息未能隨學(xué)生經(jīng)濟(jì)情況的改變而進(jìn)行更新，導(dǎo)致貧困檔案信息與現(xiàn)實(shí)不符，扶貧工作就難以落到實(shí)處，勢(shì)必會(huì)誤導(dǎo)學(xué)校在資助過程中出現(xiàn)應(yīng)扶未扶、扶貧平均化和重復(fù)扶貧的問題，影響教育精準(zhǔn)扶貧目標(biāo)的達(dá)成。

（三）貧困生檔案管理機(jī)制的問題

在高校的教育精準(zhǔn)扶貧中，貧困生檔案對(duì)貧困生精準(zhǔn)識(shí)別和精準(zhǔn)資助有著重要支撐作用。然而，目前各高校對(duì)貧困生建檔的重要性認(rèn)識(shí)明顯不足，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是當(dāng)前大部分高校尚未建立貧困生檔案，貧困生檔案建檔和管理工作在很多高校還是一片空白；二是在已建立貧困生檔案的高校里，未形成規(guī)范化、成體系的貧困生檔案管理和利用機(jī)制，貧困生檔案的質(zhì)量和完整性都較差，能夠?qū)逃珳?zhǔn)扶貧發(fā)揮的作用非常有限。[2]

三、高校貧困生檔案建設(shè)的建議

為實(shí)現(xiàn)教育精準(zhǔn)扶貧，完善高校貧困生檔案工作建設(shè)，建議建立高校輔導(dǎo)員建檔立卡制，建立扶貧檔案全程跟蹤服務(wù)模式和扶貧工作多部門工作協(xié)同機(jī)制，采用高校檔案管理部門指導(dǎo)，學(xué)生資助部門統(tǒng)籌，教學(xué)系部監(jiān)管，輔導(dǎo)員穩(wěn)抓落實(shí)的檔案管理模式。

（一）建立精準(zhǔn)的貧困生檔案

高校扶貧工作要做到精準(zhǔn)，需要高校建立貧困生檔案信息資源庫，即建立高校輔導(dǎo)員建檔立卡制，破除以表建檔立貧詬病，借鑒貧困縣的“一戶一檔”制，建立貧困生“一人一檔”制，主要包含：

一是貧困生基本信息：含貧困生個(gè)人信息，家庭成員，家庭經(jīng)濟(jì)收入支出，貧困申請(qǐng)，家庭居住地提供的經(jīng)濟(jì)情況證明、入學(xué)前接受資助情況、誠信記錄等資料。

二是貧困生在校檔案：建立貧困生檔案工作多部門協(xié)同參與機(jī)制，集合教務(wù)、各系部、團(tuán)委、組織部、資助部門、招生就業(yè)、心理、學(xué)籍等多個(gè)部門共同參與完善貧困生檔案。第一，班主任根據(jù)貧困申請(qǐng)，開展認(rèn)定貧困生的過程資料，如全班民主投票推選記錄及結(jié)果，系部組織開會(huì)認(rèn)定資料，學(xué)生工作部門審核意見及最后貧困檔次的確定材料。第二，貧困生認(rèn)定后在校及離校相關(guān)材料，如輔導(dǎo)員通過與同班同宿舍同學(xué)談話，了解貧困生日常生活、學(xué)習(xí)、經(jīng)濟(jì)情況，形成工作日志，作為貧困生日常個(gè)人檔案材料；資助部門記錄學(xué)生接受校內(nèi)外資助情況；心理咨詢室記錄貧困生接受心理咨詢的談話和分析結(jié)果；招生就業(yè)處通過畢業(yè)生就業(yè)去向登記和就業(yè)跟蹤情況的反饋，了解貧困生就業(yè)情況等等。

建立“一人一檔”，能夠精準(zhǔn)反應(yīng)貧困生的現(xiàn)實(shí)情況，輔導(dǎo)員和教師才能及時(shí)跟蹤反饋，做到因材施教，適時(shí)調(diào)整教育方法。即便各部門工作人員工作調(diào)動(dòng)，也能盡快了解貧困生相關(guān)情況，繼續(xù)做好相關(guān)扶助工作。同時(shí)，我們應(yīng)與地方共同關(guān)注貧困生成長，避免因貧輟學(xué)，做好控輟保學(xué)工作，形成校地合作緊密，優(yōu)勢(shì)資源互補(bǔ)，扶貧成效倍增的高等院校服務(wù)脫貧攻堅(jiān)格局。

（二）建立動(dòng)態(tài)的貧困生檔案

高校扶貧工作要做到公平，就要做到檔案信息數(shù)據(jù)庫的動(dòng)態(tài)管理與整合，建立貧困生檔案就是不斷調(diào)整扶貧對(duì)策的一步舉措。

隨著國家扶貧政策的完善、扶貧力度的加大，貧困學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)情況呈動(dòng)態(tài)變化，應(yīng)清楚掌握貧困學(xué)生的家庭、學(xué)習(xí)、生活和思想狀況，扶貧對(duì)象不能再和以前一樣，從入校到畢業(yè)“一扶到底”。這就需要學(xué)校按照當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)消費(fèi)水平和人均收入的變化，結(jié)合學(xué)生在校期間的日常開支情況，每年重新確定貧困生人選及經(jīng)濟(jì)資助力度。因此，貧困生檔案的建立工作不是一氣呵成的，要隨著學(xué)生實(shí)際貧困情況的變動(dòng)及時(shí)增加相關(guān)材料。實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理后的扶貧檔案成為扶貧對(duì)策調(diào)整的“風(fēng)向標(biāo)”，讓扶貧成為名副其實(shí)的分類幫扶、精準(zhǔn)幫扶。[3]

貧困生的貧困信息是實(shí)時(shí)變化的,因此我們?cè)谑占毨鷻n案時(shí)，不僅要定向來源收集，也要實(shí)時(shí)跟蹤收集新資料。填寫表格是調(diào)查摸底的手段，是了解貧困生基本信息的捷徑，但以“填表建檔”，將極大減損“精準(zhǔn)建檔”的效力。想要核實(shí)貧困生的真實(shí)身份和經(jīng)濟(jì)情況，就要求輔導(dǎo)員深入他們的貧困日常生活學(xué)習(xí)，不是坐在辦公室電話貧困生所在鄉(xiāng)村了解情況，而是實(shí)地考察，加強(qiáng)家校溝通，深化校地合作，建立定期與貧困生所在鄉(xiāng)村對(duì)接的工作機(jī)制。利用寒暑假時(shí)間，走訪慰問貧困生家庭。例如每年開展寒暑假慰問貧困生家庭活動(dòng)，由學(xué)院黨委委托，學(xué)生資助部門及系部領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，輔導(dǎo)員統(tǒng)籌，采用走訪、調(diào)研、咨詢等方式了解貧困生家庭實(shí)際情況、貧困生個(gè)人成長經(jīng)歷，并定期跟蹤回訪，做到貧困生檔案信息全程跟蹤服務(wù)模式動(dòng)態(tài)更新。

另一方面，貧困生檔案更新后，貧困生檔案要實(shí)時(shí)查閱到最新狀態(tài)，需要推進(jìn)貧困生檔案信息化建設(shè)工作，搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)共享民政部門、學(xué)校教學(xué)管理部門的相關(guān)信息，把高校教育扶貧檔案和地方扶貧檔案對(duì)接起來，進(jìn)一步完善貧困生的個(gè)人檔案。

（三）建立完善的貧困生檔案工作機(jī)制

1.提高思想認(rèn)識(shí)，做好高校貧困生檔案管理工作

建立完善的貧困生檔案工作機(jī)制是做好教育精準(zhǔn)扶貧工作的基礎(chǔ)，貧困生檔案的建設(shè)情況將直接影響教育精準(zhǔn)扶貧工作的成果。因此，各高校行政應(yīng)有建立貧困生檔案的思想意識(shí)，將貧困生建檔工作納入教育精準(zhǔn)扶貧規(guī)劃中。高校貧困生精準(zhǔn)資助是教育扶貧的重要實(shí)施方式，各高校要正確定位貧困生檔案管理工作，把貧困生檔案管理工作作為高校教育精準(zhǔn)扶貧的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓，明確建立貧困生檔案對(duì)貧困生精準(zhǔn)識(shí)別和精準(zhǔn)資助的重要意義，積極調(diào)動(dòng)校內(nèi)相關(guān)部門和人員，在檔案業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)下，加強(qiáng)貧困生檔案管理，才能充分發(fā)揮貧困生檔案在教育精準(zhǔn)扶貧中的作用。[4]

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，完善貧困生檔案構(gòu)建體系

各高校應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際情況，建立可操作的貧困生檔案管理辦法，保障檔案的真實(shí)合理，讓高校資助工作人員能夠準(zhǔn)確了解貧困學(xué)生的具體情況，確保扶貧工作的公平性和精準(zhǔn)性。第一，要將貧困生檔案工作納入高校日常學(xué)生管理和檔案工作中，配套資金納入財(cái)政計(jì)劃。第二，明確貧困生檔案管理的主體，相關(guān)部門工作職責(zé)，建議由各系部輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)貧困生檔案的立卷，其他部門對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充與更新，學(xué)校綜合檔案室給予日常工作指導(dǎo)。第三，要確定貧困生檔案文件歸檔范圍，通過向上級(jí)請(qǐng)示，與同行交流，征求意見等方式，以真實(shí)反映學(xué)生貧困情況為基礎(chǔ)，制定歸檔范圍、歸檔要求和標(biāo)準(zhǔn)等。第四，要明確貧困生檔案的保管及查閱利用流程，學(xué)生在校期間，檔案由各系部負(fù)責(zé)保管與查閱，系部檔案工作人員要保證材料的真實(shí)性、原始性，不得造假或涂畫修改、自行銷毀，學(xué)生畢業(yè)后統(tǒng)一移交到學(xué)校綜合檔案室，由檔案室負(fù)責(zé)貧困生檔案的開發(fā)和利用，貧困生檔案不進(jìn)入學(xué)生個(gè)人人事檔案。

最后，綜合檔案室要做好貧困生檔案建設(shè)的協(xié)調(diào)指導(dǎo)工作，即加強(qiáng)各貧困生檔案收集部門，如輔導(dǎo)員、學(xué)工處、教務(wù)處、招生就業(yè)處、學(xué)生資助中心等檔案工作人員的交流、合作，密切配合，全面、系統(tǒng)、完整地做好貧困生檔案工作。

3.提升團(tuán)隊(duì)能力，建立專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍

高校要對(duì)檔案人員實(shí)施績效考核，保證檔案工作有質(zhì)有量的完成。學(xué)校各部門參與貧困生檔案建設(shè)的教職員工對(duì)貧困生檔案的建設(shè)、資助政策的落實(shí)起著關(guān)鍵性影響，所以檔案管理人員應(yīng)具有責(zé)任心和敬業(yè)精神，在工作中應(yīng)樹立超前意識(shí)，主動(dòng)摸索扶貧檔案管理工作的規(guī)律，從而優(yōu)化具體的扶貧檔案管理工作。[5]第一，參與貧困生檔案建設(shè)的教職員工應(yīng)利用業(yè)余時(shí)間自學(xué)，尤其不是檔案專業(yè)出生的老師，更要加強(qiáng)檔案專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，以不斷提高業(yè)務(wù)技能。第二，學(xué)校應(yīng)安排檔案管理培訓(xùn)，如文件歸檔范圍、鑒定分類、劃定保管期限、編號(hào)、編目，立卷等相關(guān)內(nèi)容。第三，學(xué)校應(yīng)根據(jù)工作需求，擴(kuò)充檔案管理工作人員隊(duì)伍，引進(jìn)檔案專業(yè)技術(shù)人才，提升檔案管理人員整體專業(yè)水準(zhǔn)，提高檔案從業(yè)人員工作信心，才能做好貧困生檔案建設(shè)工作。建立專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍，明確檔案工作規(guī)范，不僅使貧困生檔案信息更加準(zhǔn)確，也便于老師們了解學(xué)生實(shí)際情況，保證教育扶貧的精準(zhǔn)性，促進(jìn)學(xué)生健康成才。資助工作人員除了要掌握專業(yè)知識(shí)與技能，還要具備信息應(yīng)用能力，將學(xué)生紙質(zhì)檔案和計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用有效結(jié)合，形成電子信息庫。[6]

（四）充分利用貧困生檔案，推進(jìn)扶貧檔案共建共享工程

針對(duì)我國扶貧檔案開發(fā)利用較為落后的現(xiàn)實(shí)，提出加強(qiáng)高校與地區(qū)資源互借共享與開設(shè)檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的構(gòu)想，以實(shí)現(xiàn)貧困生檔案的高效利用。建立健全貧困生檔案的利用制度，明確檔案利用需求，借助數(shù)字化與信息化手段實(shí)現(xiàn)貧困生檔案的為學(xué)生和用人單位服務(wù)的社會(huì)職能。同時(shí)，借鑒“扶貧云”平臺(tái)、扶貧檔案數(shù)字化、扶貧檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)與建立部門協(xié)同扶貧檔案工作機(jī)制等先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的研究，推動(dòng)貧困生檔案信息化建設(shè)，將貧困生在校檔案與地方扶貧檔案通過共建平臺(tái)對(duì)接，形成“一人一檔”和“一戶一檔”互通模式，進(jìn)一步完善的貧困生檔案，使其在國家脫貧攻堅(jiān)工作中發(fā)揮更大的作用。