郝越

摘 要：本文主要以電子信息技術(shù)的檔案備份與管理為重點(diǎn)進(jìn)行闡述，次從幾個(gè)方面深入說明并探討，旨意在為相關(guān)研究提供參考資料。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);檔案備份;管理;有效思考

如今，社會已經(jīng)走進(jìn)信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)等不斷發(fā)展背景下，檔案管理融合到電子信息時(shí)代模式中，有效地獲取與保存管理多種類型的檔案信息成為新時(shí)代企業(yè)檔案管理的全新目標(biāo)與發(fā)展方向。而檔案面對網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下病毒攻擊等因素的威脅，在一定程度上影響到檔案備份與管理的實(shí)效性，所以怎樣在信息技術(shù)環(huán)境下對檔案進(jìn)行備份與科學(xué)化的管理，作為新時(shí)代的主題，以下為筆者給予的相關(guān)分析與建議。

一、電子信息技術(shù)模式下檔案備份與管理現(xiàn)狀

1.檔案備份管理概述。電子信息技術(shù)環(huán)境下檔案備份管理主要是以避免出現(xiàn)檔案信息丟失為目標(biāo)，通過現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)，事先開展檔案信息備份管理。檔案備份的基本理念：引進(jìn)電子信息技術(shù)涉及的冗余模塊，把現(xiàn)有信息檔案與備份內(nèi)容加以隔離，若存有電子檔案受到地震或者病毒攻擊的現(xiàn)象，可以借助電子信息技術(shù)加以數(shù)據(jù)信息的處理與恢復(fù)，一般來講電子信息技術(shù)檔案備份管理含有保存硬盤、備份軟件和創(chuàng)設(shè)備份工作模塊等。現(xiàn)階段檔案管理呈現(xiàn)信息化的管理方向發(fā)展，以往的紙質(zhì)檔案處于數(shù)字化資源的環(huán)境中面臨著諸多挑戰(zhàn)，要想確保數(shù)字檔案的安全性，引進(jìn)電子信息技術(shù)開展檔案備份處理，較大程度上賦予檔案數(shù)據(jù)的安全，充當(dāng)信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理的一項(xiàng)舉措。若原來的檔案管理表現(xiàn)出硬盤受損或者受到人為攻擊，借助電子信息技術(shù)確保原有檔案完整性，有效性的給檔案管理建立“防火墻”。

2.電子信息技術(shù)作用在檔案管理中的重要性。其一，有助于面對非傳統(tǒng)安全的挑戰(zhàn)。檔案信息數(shù)據(jù)資源涉及的數(shù)量以及規(guī)模都在擴(kuò)展，不思考以往檔案管理面對的安全類型威脅，病毒攻擊為主的非傳統(tǒng)類型安全因素增加檔案管理的難度，若病毒感染檔案，會引起網(wǎng)絡(luò)互動的流暢性，促使檔案信息以及現(xiàn)有文件面對丟失的威脅，如果計(jì)算機(jī)自身的硬件系統(tǒng)受到損害，檔案資源丟失的可能性會更大。也就是說通過電子信息技術(shù)開展檔案備份管理，可以實(shí)效性地處理好非傳統(tǒng)安全因素對檔案管理的威脅問題。其二，有助于便捷性地保存數(shù)據(jù)資料。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)設(shè)電子檔案和信息庫，可以有效都地保存檔案信息，同時(shí)檔案信息的數(shù)字化處理占據(jù)較小容量，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案由于翻閱出現(xiàn)媒介破壞現(xiàn)象，甚至在天氣的制約之下引起霉變等，而電子信息技術(shù)的存在，對檔案信息加以數(shù)字化處理，確保關(guān)鍵的數(shù)據(jù)資料被實(shí)效性加工與備份，持久性地管理好檔案數(shù)據(jù)資源。其三，有助于檔案數(shù)據(jù)的查詢。傳統(tǒng)模式下的檔案管理往往通過人工手動實(shí)現(xiàn)，不管是檔案數(shù)據(jù)的獲取，還是檔案信息的查詢同樣如此，檔案數(shù)據(jù)查詢與使用時(shí)空約束因素是容易出現(xiàn)的，制約到檔案資料使用的準(zhǔn)確性展現(xiàn)。信息技術(shù)可以處理好這些問題， 顛覆傳統(tǒng)模式下的檔案管理方式，查詢?nèi)藛T可以便捷性地獲取需求檔案信息，特別是大數(shù)據(jù)先進(jìn)技術(shù)的使用 ，充分地體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存在價(jià)值，在電子信息技術(shù)備份檔案的操作之下，確保檔案查詢更加具備便捷性與完整性。

3.電子技術(shù)備份與管理檔案的具體內(nèi)容。其一，電子檔案備份。在辦公自動化理念的出現(xiàn)之下，電子檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量表現(xiàn)出增長的狀態(tài)，所以要積極地進(jìn)行電子檔案備份處理工作。通過無損的思想對磁盤與硬盤加以保存，引進(jìn)局域網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)，在一定的時(shí)間之內(nèi)達(dá)到多種頻率電子信息的備份目標(biāo)。其二，軟件和信息庫備份?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作上，應(yīng)該注重檔案信息獲取研究與應(yīng)用軟件的管理，檔案管理維護(hù)與升級等流程，并且檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫要科學(xué)地備份，適當(dāng)?shù)貙π畔l(fā)布資源加以重建與迅速過濾。其三，備份磁帶與膠片。給予膠片、磁盤等檔案信息加以備份，通過多種物理信息獲取模式，掌握載體的關(guān)鍵檔案信息，同時(shí)對膠片與磁盤進(jìn)行電子化加工，完成這些內(nèi)容的備份管理。其四，備份紙質(zhì)資料。傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案不管在任何情況下都充當(dāng)現(xiàn)代化檔案管理的核心內(nèi)容，對于紙質(zhì)類型的檔案數(shù)據(jù)管理，可以通過二維碼、拍照或者其它類型的技術(shù)對紙質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化備份，通過科學(xué)選擇磁盤與光盤保存手段，完成電子備份。需要注意的是，在比較重要的檔案數(shù)據(jù)備份上，尤其是實(shí)物資料，可以光、機(jī)與電形成的一體化技術(shù)設(shè)置三維掃描模式，對檔案數(shù)據(jù)電子化加工，引進(jìn)自動化控制技術(shù)，設(shè)計(jì)真實(shí)化的檔案實(shí)體備份系統(tǒng)。

二、基于電子信息技術(shù)的檔案備份與管理有效措施

檔案備份與管理備受關(guān)注，諸多地區(qū)在檔案管理上總是淡化異地檔案備份的加工，若產(chǎn)生災(zāi)難，一個(gè)地區(qū)備份解決方案是不能及時(shí)地有效地完整地體現(xiàn)備份作用，所以一方面應(yīng)該強(qiáng)調(diào)電子信息技術(shù)檔案信息的本地區(qū)備份管理操作，另一方面要注重異地檔案信息的備份。

1.綜合選取備份對象。結(jié)合檔案系統(tǒng)保護(hù)程度的具體情況，可以把檔案容災(zāi)體系設(shè)置為應(yīng)用類型的容災(zāi)以及數(shù)據(jù)類型的容災(zāi)。前者充當(dāng)容災(zāi)體系的形成目標(biāo)，在表現(xiàn)出災(zāi)難特征情況下，遠(yuǎn)程體系可以快速銜接業(yè)務(wù)內(nèi)容繼續(xù)運(yùn)行，而后者主要是在創(chuàng)設(shè)異地信息體系過程中，對本地資源進(jìn)行復(fù)制，若出現(xiàn)災(zāi)難，通過信息備份與信息復(fù)制技術(shù)，完成數(shù)據(jù)類型的容災(zāi)體系與本地區(qū)生產(chǎn)信息的實(shí)效性復(fù)制。所以在備份對象的選擇上，要綜合思考應(yīng)用類型的備份與數(shù)據(jù)類型的備份處理，從數(shù)據(jù)類型的備份處理過渡到應(yīng)用類型的和設(shè)備處理，提高檔案備份對象選擇的科學(xué)性。

2.合理選擇檔案備份技術(shù)。對于檔案備份的選擇，可以引進(jìn)智能化磁盤陳列技術(shù)以及虛擬化的磁帶庫復(fù)制技術(shù)，因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)存在的位置以TB級為主，通常的媒介便是選擇磁盤陳列以及虛擬化的磁帶庫。前者引進(jìn)RAID保護(hù)技術(shù)，容量比較大，存在較高的安全指數(shù)，后者便是圍繞RAID形成的一種保護(hù)磁盤陳列模式，和傳統(tǒng)化的磁帶備份進(jìn)行比較有較大程度上的提升，科學(xué)處理好以往磁帶庫維護(hù)壓力大的局面。所以檔案備份技術(shù)的選取上，要借助兩種技術(shù)加以備份與管理，使用磁帶充當(dāng)后備離線脫機(jī)的媒介。

3.規(guī)范選擇信息傳輸途徑。受到檔案信息管理資金的影響，要?jiǎng)?chuàng)設(shè)具備較高可靠性與安全性的數(shù)據(jù)信息傳輸途徑，增強(qiáng)備份處理效果，最大化的節(jié)約檔案備份加工成本。所以備份處理期間可以引進(jìn)交通工具傳遞備份體系與數(shù)據(jù)和機(jī)械設(shè)備，形成相對完整化的備份結(jié)構(gòu)體系。在館藏信息資料有所增加的情況下，借助交通工具傳遞對方檔案信息管理單位，完成信息恢復(fù)管理。若備份增加的信息相對少一些，便應(yīng)該定期利用網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)傳送檔案數(shù)據(jù)，提升檔案信息備份與管理的高效性。

三、基于電子信息技術(shù)的檔案備份與管理思考

1.強(qiáng)調(diào)檔案工作者服務(wù)思想與技能的培養(yǎng)。整合檔案備份管理的終極目標(biāo)便是將檔案數(shù)據(jù)便捷化地提供給相關(guān)單位，因此檔案工作者要將檔案數(shù)據(jù)信息化管理思想視作工作準(zhǔn)則，強(qiáng)化服務(wù)觀念的建立，堅(jiān)持給對應(yīng)單位提供優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，改變傳統(tǒng)管理觀念下單一注重信息保管淡化檔案使用的局面，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性，彰顯檔案資料實(shí)際價(jià)值，促使檔案數(shù)據(jù)資料全方位地給大眾提供服務(wù)。并且檔案工作者應(yīng)該強(qiáng)化專業(yè)技能，信息化的檔案備份與管理要通過專業(yè)化的操作人員加以實(shí)現(xiàn)，數(shù)字化檔案資源管理尤其是要引進(jìn)綜合類型的人才，增強(qiáng)檔案整體備份與管理效率，推動檔案資料信息化管理的進(jìn)展。

2.增強(qiáng)檔案資料信息化管理成效。處于科學(xué)技術(shù)的大力推動環(huán)境下，借助計(jì)算機(jī)軟件可以迅速地推動信息化管理檔案的進(jìn)程，說明計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件可以積極地保護(hù)信息檔案，促使檔案資料管理朝向信息化角度變動。因此在檔案資料信息化管理過程中，要適當(dāng)?shù)卦黾訖n案設(shè)備資金投入，創(chuàng)設(shè)完整的檔案資料信息化平臺體系，給電子檔案的一系列操作工作奠定基礎(chǔ)。

3.加大力度管理檔案資料。對于檔案信息化的發(fā)展，要事先設(shè)置對應(yīng)工作環(huán)節(jié)，在建設(shè)期間保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男膽B(tài)，檔案信息化要引進(jìn)社會需求加以規(guī)劃，構(gòu)建高效化的檔案管理模式。對于網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，要確保平臺具備延展性與靈活性，更好地適應(yīng)社會變動，研發(fā)對應(yīng)功能，促使檔案信息化的設(shè)施與硬件軟件體系緊密結(jié)合，彰顯檔案管理信息化的有效性。

4.優(yōu)化電子檔案資料備份體系設(shè)計(jì)。電子檔案應(yīng)該成為時(shí)代進(jìn)展的產(chǎn)物，具備和紙質(zhì)類型檔案相同的數(shù)據(jù)管理作用，然而電子檔案存在容易修改性質(zhì)，以及不安全性導(dǎo)致電子資料表現(xiàn)出不穩(wěn)定因素，電子檔案備份體系建設(shè)，不僅要格外關(guān)注電子檔案信息保存容量與容災(zāi)水平，同時(shí)設(shè)置完整的檔案備份體系，凸顯檔案體系建設(shè)的自動性與全面性。

四、結(jié)束語

綜上所述，電腦廣泛運(yùn)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對檔案備份管理提供諸多的條件，借助計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)，以對應(yīng)管理軟件為主增強(qiáng)檔案管理的綜合質(zhì)量。引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)形成網(wǎng)絡(luò)平臺不只是可以強(qiáng)化檔案資料的真實(shí)性管理，還可以增強(qiáng)檔案利用效率，所以在信息技術(shù)環(huán)境下對檔案備份與管理工作的創(chuàng)新和改革勢在必行，相關(guān)人員要立足于信息技術(shù)對檔案備份管理帶來的有利條件，采取與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理手段，健全現(xiàn)有檔案備份結(jié)構(gòu)體系，全面消除檔案管理的不安全性與不可靠性，確保檔案管理工作長久進(jìn)行和發(fā)展。

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[2]葛晏飛.信息技術(shù)發(fā)展背景下文書檔案管理改革途徑探索[J].城建檔案，2017

（作者單位：北京市房山區(qū)教育質(zhì)量監(jiān)測中心）