張滿嬌

摘 要：對于事業(yè)單位而言，人才是其最重要的組成部分，能夠有效促進工作效率的提升，推動自身的發(fā)展。在評估干部職工工作水平的過程中，往往會參考人事檔案，檔案中記錄了員工的各項信息，是組織評價員工的重要方式。在此背景下，本文針對現(xiàn)階段人事檔案管理工作中存在各種不足進行了深入剖析，并提出了相應的解決措施，來保證單位的發(fā)展水平邁上新的臺階。

關鍵詞：人事檔案;管理工作;存在問題;解決方案

隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位與過去相比，發(fā)生了明顯的變化，在單位人事管理過程中，人事檔案管理是其重要的內(nèi)容之一，立足當前，單位的人事檔案管理狀態(tài)仍不盡如人意，管理方式滯后，很難滿足日益提高的人力資源的需求。干部人事檔案針對的對象是單位干部，包含了干部的各項信息，在評估干部工作表現(xiàn)的過程中，干部人事檔案提供了重要的參考作用。因此，要立足于單位人事檔案管理的現(xiàn)階段的發(fā)展實情，剖析管理中存在的不足，形成具有針對性的管理模式，滲透創(chuàng)新與發(fā)展理念，在根本上為單位的長遠發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（1）從實際情況看，干部人事檔案仍存在不少問題，主要是三個方面：一是材料不全不規(guī)范。比如，干部履歷表、學歷學位材料、入黨材料、考察材料等重要材料缺失，或制作不符合規(guī)定要求。二是由于歷史或其他個人原因?qū)е滦畔⒂涊d不準確不一致。比如，記載的出生日期、參加工作時間、入黨時間以及學歷、經(jīng)歷等方面信息，前后不一致，自相矛盾，三是極少數(shù)人員為了某些個人利益，刻意隱瞞信息或進行信息造假。

（2）人事檔案管理基礎設施薄弱，信息化水平較低，與企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展實情不相符，主要體現(xiàn)在兩個方面，首先，保管環(huán)境較差。部分單位沒有建設專門的檔案室，檔案資料都保存在普通房間，溫濕度無法控制在合理范圍;部分單位盡管建設了檔案室，但是其它硬件設施未能達到標準，導致檔案有可能面臨損壞、丟失的風險;部分單位辦公室比較緊張，檔案管理員沒有相應的辦公室，只能在檔案室進行相關工作。其次，保管方式落后。目前還有部分單位仍然采用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，沒有建立信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，檔案材料大都是紙質(zhì)，這就加大了查詢?nèi)耸聶n案的難度，不利于工作效率的提升;部分單位人事檔案信息的開發(fā)程度較低，導致檔案信息的作用未能得到充分發(fā)揮。

（3）人事檔案管理方式比較傳統(tǒng)，效率不高。目前，雖然有部分事業(yè)單位積極引進信息化技術，建立了電子人事檔案管理系統(tǒng)，但是由于部分職工的的計算機水平較低，只能進行簡單的操作，這就導致系統(tǒng)的作用無法實現(xiàn)最大化，工作效率和質(zhì)量自然無法得到質(zhì)的提高，這與未來的發(fā)展趨勢是不相符的。

（4）人事檔案管理人員的專業(yè)能力較差，甚至有部分管理人員在單位內(nèi)還擔任其它職務，專業(yè)性匱乏，檔案管理理論知識十分有限，管理能力低下，對于認識檔案工作的了解還停留在表面，進而導致檔案管理的工作效率長期處于比較低的水平。管理知識更新不及時，很難保證人事檔案管理的科學性。由此可見，人事檔案管理隊伍建設必須較強，創(chuàng)新與發(fā)展迫在眉睫。

二、加強人事檔案管理工作的措施

（1）豐富人事檔案的內(nèi)容，在人事檔案管理工作中，相關資料的收集是檔案管理員最基本的工作，在資料收集完成后，檔案管理員要充分發(fā)揮自身的專業(yè)能力，對資料進行甄別，將無效信息過濾出去，并且事業(yè)單位人員調(diào)整的過程中，個人信息也會隨之發(fā)生改變，因此，在收集資料時，檔案管理員要兼顧時效性和有效性兩個方面，保證收集到的資料具有比較高的有效性、完整性以及客觀性。人事檔案在管理過程中有轉(zhuǎn)遞有交接，在這個過程中要嚴密嚴謹記錄，不讓檔案材料隨著管理人員的變動而造成不必要的缺失及信息不完整，這樣做會更加有助于提高人事檔案信息的價值。只有這樣，人事檔案才能將自身的作用發(fā)揮到最大，為單位的進一步發(fā)展提供助力。

（2）加強檔案管理工作基礎設施建設的力度，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。該項工作要從兩個方面來切入。首先，優(yōu)化環(huán)境設施。提高人事檔案管理部門的資金投入力度，加強硬件設施建設，建立一個具備防火、防潮、防盜等多個功能的檔案室，確保檔案管理的規(guī)范性處于比較高的水平;其次，應用信息化系統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案管理都是通過人工的方式來進行資料收集、查閱，而引進信息化系統(tǒng)之后，人事檔案管理的各個流程都通過計算機來實現(xiàn)，工作效率得以大幅提升，使檔案管理能夠?qū)挝话l(fā)展形成推動。建立健全科學高效的人事檔案管理制度，保證與單位整體管理規(guī)劃的同步性。

（3）保證資料的有效性。人事檔案數(shù)字化建設指的是將信息技術與檔案管理相結合，建立電子檔案信息管理系統(tǒng)，這種方式不僅提高了工作效率，還能有效避免傳統(tǒng)管理中檔案造假的問題。檔案管理員在工作要嚴格執(zhí)行數(shù)字化工作的各項流程，確保工作的規(guī)范化和標準化。除此以外，為了確保人事檔案信息處于比較安全的狀態(tài)之中，事業(yè)單位還要對系統(tǒng)進行定期維護，并且在建立電子人事檔案的過程中，還要建立紙質(zhì)檔案，形成“雙重保險”，一旦計算機出現(xiàn)故障或系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，還能通過紙質(zhì)檔案獲取到相關信息，確保信息的使用不受影響。

（4）結合單位具體情況，以時代發(fā)展為契機，合理調(diào)整人員結構，配備高素質(zhì)的管理人員，增加專業(yè)檔案管理人員比重，打破兼職模式的束縛，以便保證整個隊伍具備較高的專業(yè)水平。要加強業(yè)務培訓，提高干部人事檔案工作人員的能力素質(zhì)和政策業(yè)務水平，發(fā)揮多媒體網(wǎng)絡教學優(yōu)勢，促使檔案管理人員掌握現(xiàn)代化辦公模式，保障整體工作的專業(yè)性與先進性。例如，可以安排專業(yè)能力比較強的人員進行示范操作;開展技能比拼活動，調(diào)動檔案管理人員的積極性，使其主動加入;將職工送至專業(yè)的培訓機構進行培訓。這些方式不僅能夠提高管理人員的專業(yè)能力，還能增強他們的管理意識，為檔案管理工作規(guī)范性水平的提升奠定基礎，進而推動單位朝著更好的方向發(fā)展。

三、結語

總而言之，在事業(yè)單位人事工作持續(xù)推進的背景之下，人事檔案工作獲得了新的發(fā)展契機，但是隨之而來的各種挑戰(zhàn)也需要引起足夠的重視。只有通過管理制度的深入改革，管理理念與時俱進的更新，將信息技術與管理工作有機的結合在一起，才能保證人事檔案管理工作能夠為單位發(fā)展提供強有力的支持。事業(yè)單位人事檔案管理工作具有比較高的復雜性，過去的管理模式已經(jīng)遠遠落后于時代發(fā)展，這就要求管理人員不僅要提高自身的專業(yè)能力，還要積極引進信息化技術，提高檔案管理工作的效率，為單位更好的發(fā)展保駕護航。