陳麗

摘 要：辦公室檔案管理效率，是保證辦公室工作高效開(kāi)展的重要基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，辦公室檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，影響著工作效率。本文就辦公室文秘提高檔案管理效率的途徑進(jìn)行深入分析，希望能夠幫助辦公室文秘提高自身檔案意識(shí)、優(yōu)化檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘;檔案管理

辦公室是各單位工作人員辦公的主要場(chǎng)所，在辦公室管理中，檔案管理工作是其重要組成部分。實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，能夠充分保證檔案的完整性，提高檔案資料查詢(xún)與利用效率，最大限度的發(fā)揮檔案在辦公室管理工作中的價(jià)值。目前，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)水平的提升，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用于社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域。在辦公室檔案管理工作中，加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，不斷改善創(chuàng)新辦公室檔案管理工作辦法，進(jìn)一步提升辦公室檔案管理工作效率，成為當(dāng)前各單位辦公室管理工作的重要內(nèi)容之一。

一、大數(shù)據(jù)與檔案管理

大數(shù)據(jù)的發(fā)展來(lái)源于海量的信息來(lái)源，利用高速發(fā)展的信息技術(shù)獲得和分析信息和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理。大數(shù)據(jù)的發(fā)展與應(yīng)用現(xiàn)如今已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)也會(huì)帶來(lái)新的機(jī)遇。面對(duì)大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案管理可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理方法和技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行更加專(zhuān)業(yè)和有效的管理：首先，大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的管理方式將一切檔案信息數(shù)字化，不但節(jié)約了人力空間成本，還在一定程度上保證了檔案信息保管的安全性;其次，數(shù)字化的檔案信息可以被管理在不同的云端與終端，不易丟失。因此，檔案管理如果要抓住大數(shù)據(jù)帶來(lái)的行業(yè)發(fā)展的機(jī)會(huì)，相關(guān)工作人員就必須要對(duì)檔案管理工作有深刻的認(rèn)識(shí)和切身的體會(huì)。

二、辦公室文秘做好檔案管理工作的意義

1.推進(jìn)工作順利開(kāi)展

辦公室檔案管理工作對(duì)單位整體工作有重要影響，提升辦公室檔案管理工作效率，能夠有效促進(jìn)單位工作的順利實(shí)施。辦公室檔案一般包含單位人、事、物等所有資料的檔案，其內(nèi)容往往都非常重要。在大量的檔案中，有一些檔案是極為重要或者是關(guān)系到單位重大機(jī)密的檔案，這些重要的機(jī)密檔案對(duì)整個(gè)單位工作的開(kāi)展能夠產(chǎn)生重大影響，甚至對(duì)單位的存續(xù)與發(fā)展有重大關(guān)系?；诖?，在辦公室檔案管理中采取切實(shí)有效的管理方法，提高管理工作效率，有利于推進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行。

2.提升整體工作效率

提升辦公室檔案管理工作效率，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查詢(xún)與利用效率的最大化，從而提升單位整體的工作效率。辦公室需要管理的檔案資料文件種類(lèi)繁多，內(nèi)容龐雜，有效的管理方法能夠?qū)n案清晰明了的分門(mén)別類(lèi)，更便于查詢(xún)管理，在相關(guān)人員需要借閱檔案資料時(shí)，辦公室檔案管理人員能夠迅速找到所需要的檔案文件，進(jìn)而在很大程度上提高單位工作效率。

3.加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件的保護(hù)

所謂的機(jī)要文件就是存在高度機(jī)密信息的資料，是事業(yè)單位、組織辦公室工作的重要內(nèi)容。機(jī)要文件的管理需要高度的責(zé)任感和規(guī)范性，嚴(yán)格按照機(jī)要文件管理的規(guī)章制度開(kāi)展機(jī)要文件的管理工作，作為一名事業(yè)單位的辦公室秘書(shū)，個(gè)人素質(zhì)和管理素養(yǎng)是必備要求，提升保密意識(shí)，將保密工作做得更為嚴(yán)實(shí)、可靠。文章就如何加強(qiáng)機(jī)要文件的管理進(jìn)行了分析與探究。

單位機(jī)要文件同屬于辦公室檔案，統(tǒng)歸于辦公室檔案管理人員管理，如果管理工作做不到位，一旦發(fā)生機(jī)要檔案泄露事件，不僅會(huì)嚴(yán)重影響單位整體的工作效率，還可能會(huì)對(duì)單位造成沉重的打擊，導(dǎo)致單位發(fā)生危機(jī)。因此，做好辦公室檔案管理工作十分重要。高效率的辦公室檔案管理工作，需要完善機(jī)要文件的管理制度，設(shè)置文件查閱權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件的保密性措施。因此，提升辦公室檔案管理工作效率，有利于加強(qiáng)對(duì)單位機(jī)要文件的保護(hù)。

4.決定檔案資料是否能夠完整歸檔

辦公室文秘負(fù)責(zé)辦公室檔案搜集、整理、記錄等，利用眾多檔案匯總構(gòu)成檔案文件。如果辦公室文秘有著較強(qiáng)的檔案意識(shí)，那么就可以較為全面的整理各種會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、各種制度文件等，并將之合理歸入檔案類(lèi)別，形成系統(tǒng)、完整的檔案資料，檔案資料的完整性將能夠得到最大程度的保全。反之，如果辦公室文秘檔案意識(shí)較差，那么檔案資料的收集和整理將會(huì)比較隨意敷衍，寶貴的檔案資料將可能面臨缺失問(wèn)題，進(jìn)而浪費(fèi)寶貴的辦公室檔案資料。

5.決定檔案功能是否能夠充分發(fā)揮

辦公室檔案的收集最主要目的是為日后的管理工作提供相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。檔案使用價(jià)值的發(fā)揮與辦公室文秘人員的檔案意識(shí)之間存在著緊密的聯(lián)系，如果文秘人員的檔案意識(shí)較強(qiáng)，檔案資料的完整性較高，檔案資料的功能發(fā)揮將會(huì)更完善，否則檔案資料的功能發(fā)揮將會(huì)遭受影響。檔案是對(duì)過(guò)去工作和歷史情況的記錄，是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料，它是我們工作的查考依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的參考資料，是加強(qiáng)管理的必要手段，是科學(xué)研究的可靠資源，是宣傳教育的生動(dòng)素材。檔案管理功在當(dāng)代、利在千秋！

三、當(dāng)前階段辦公室文秘檔案管理問(wèn)題分析

1.辦公室文秘檔案素養(yǎng)整體較差

當(dāng)前階段，部分辦公室文秘人員不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，很多人在從事檔案管理工作之前未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，還有些人完全不了解檔案管理，在實(shí)際的工作中，不能正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，進(jìn)而產(chǎn)生檔案管理不規(guī)范、不合理等現(xiàn)象。這些管理人員不能及時(shí)整理檔案，造成大量的資料文件長(zhǎng)時(shí)間堆積。由于缺乏合理的整理規(guī)劃，在工作人員需要查閱相關(guān)資料時(shí)，往往要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間去尋找，還可能會(huì)發(fā)生檔案缺失的情況，嚴(yán)重影響了工作效率，檔案的價(jià)值也很難在具體工作中實(shí)現(xiàn)。

因此，需要采取有效措施提高單位對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并促使檔案管理理念的更新，該項(xiàng)工作具有十分重要的意義和作用。單位對(duì)辦公室檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識(shí)需要提高，并在現(xiàn)階段辦公室檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)等創(chuàng)建符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的辦公室檔案管理理念，對(duì)于辦公室檔案管理的意識(shí)也需要采取有效的措施進(jìn)行完善，并需要滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展和自身發(fā)展的需求，堅(jiān)持以人為本的管理理念。單位檔案管理意識(shí)需要在單位的管理決策中和單位的服務(wù)意識(shí)中加以體現(xiàn)。在辦公室檔案管理過(guò)程中需要將崗位責(zé)任制強(qiáng)化，而單位管理中不合理的規(guī)章制度也需要的加強(qiáng)改善，從而使檔案管理人員的愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)得到強(qiáng)化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設(shè)水平得到較大的提升。

2.檔案管理細(xì)節(jié)被忽視

奧地利著名作家弗蘭茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切歸檔！”這句話揭示了一切事物的終極狀態(tài)——檔案。不管是規(guī)范實(shí)用的文書(shū)檔案，還是科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目萍紮n案，或是生動(dòng)形象的照片檔案，或者是真實(shí)直觀的聲像檔案……都與我們的生活息息相關(guān)，始終相隨。檔案工作是一個(gè)單位管理工作的基礎(chǔ)，它是展示成就、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、最可靠、最寶貴的原始材料。但目前部分辦公室文秘人員并不重視檔案管理的細(xì)節(jié)，檔案的整理歸檔等工作未被重視，檔案管理細(xì)節(jié)存在明顯問(wèn)題和漏洞，進(jìn)而導(dǎo)致檔案遺失、缺損問(wèn)題頻頻發(fā)生，嚴(yán)重的影響了辦公室檔案的使用價(jià)值。

3.檔案管理缺乏健全的制度

現(xiàn)階段，大部分工作單位在辦公室檔案管理工作中，由于沒(méi)有建立健全的檔案管理制度，而導(dǎo)致辦公室檔案管理效率低下。在辦公室檔案管理工作中，很多工作單位制定的管理制度中沒(méi)有明確相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)，不能對(duì)管理人員形成較強(qiáng)的約束力，容易出現(xiàn)管理混亂，一旦發(fā)生問(wèn)題，無(wú)法確定責(zé)任人。同時(shí)，管理制度的不健全，沒(méi)有對(duì)管理人員工作進(jìn)行規(guī)范化、制度化要求，導(dǎo)致其在工作中不能充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，工作隨意性較強(qiáng)，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)較多的疏漏，最終影響單位整體的工作效率。

4.檔案查詢(xún)利用率較低

目前，由于很多單位對(duì)辦公室檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還不夠全面，從而不注重對(duì)管理方法的創(chuàng)新和管理技術(shù)的提高，依然使用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理制度也不夠全面。這在很大程度上限制了檔案管理人員的工作水平的提升，導(dǎo)致檔案的查詢(xún)利用率難以提高，同時(shí)，還有一些人員在需要借閱檔案時(shí)，由于借閱程序的冗雜而放棄借閱，導(dǎo)致檔案不能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的最大化。

四、辦公室文秘提升檔案管理效率的途徑

1.強(qiáng)化辦公室文秘的培訓(xùn)力度

首先，單位應(yīng)該積極制定良好的人才引進(jìn)機(jī)制，積極引入優(yōu)質(zhì)的、專(zhuān)業(yè)的辦公室文秘人員。其次應(yīng)該加大對(duì)現(xiàn)有的辦公室文秘的培訓(xùn)力度，要借助教育培養(yǎng)工作提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使之能夠具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，能夠擁有豐富的檔案管理知識(shí)，較高的檔案管理技能，能夠妥善的處理檔案管理問(wèn)題，并保證檔案價(jià)值發(fā)揮。最后應(yīng)該重視對(duì)辦公室文秘的日常審核和考察工作，提高辦公室文秘的檔案意識(shí)關(guān)注度，確保辦公室文秘能夠積極自主的提高自身素質(zhì)，保證時(shí)刻具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)。

2.提高辦公室文秘的檔案實(shí)踐操作能力

由于辦公室檔案管理工作對(duì)辦公室文秘的檔案管理實(shí)踐能力要求較高，因此應(yīng)該有意識(shí)的為辦公室文秘提供檔案實(shí)踐操作機(jī)會(huì)和平臺(tái)，要確保辦公室文秘能夠在實(shí)踐的過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，能夠提高自身的檔案意識(shí)，規(guī)范檔案收集、鑒別、歸檔等，提高檔案管理質(zhì)量。

合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)是擔(dān)任現(xiàn)代社會(huì)職業(yè)崗位的必要條件和人才成長(zhǎng)的基礎(chǔ)。廣博的知識(shí)視野是對(duì)人才適應(yīng)社會(huì)崗位、應(yīng)變環(huán)境的文化基礎(chǔ)?，F(xiàn)代社會(huì)職業(yè)崗位所需要的不僅僅是知識(shí)結(jié)構(gòu)合理，而是要求適時(shí)拓展自己的知識(shí)視野達(dá)到終身教育終身學(xué)習(xí)的境界。只有這樣，才能根據(jù)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展和職業(yè)的具體要求發(fā)展自己、完善自己，拓展所學(xué)到的知識(shí)，有所創(chuàng)造，適應(yīng)新情況，解決新問(wèn)題。打下寬厚、扎實(shí)、系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹R(shí)基礎(chǔ)及專(zhuān)業(yè)技能功底，才能適應(yīng)和提高辦公室文秘的檔案實(shí)踐操作能力。

3.引導(dǎo)辦公室文秘自主強(qiáng)化檔案管理

辦公室檔案的最大價(jià)值在于檔案的可利用性。因此應(yīng)該幫助辦公室文秘人員強(qiáng)化檔案資料的利用導(dǎo)向，要以檔案利用為出發(fā)點(diǎn)妥善處理檔案管理工作，要確保檔案管理服務(wù)于內(nèi)部其他部門(mén)的檔案使用需求，最大程度的去挖掘檔案資料的價(jià)值，保證檔案的使用效能。檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到其本職工作的重要性后，就能夠在實(shí)際工作中形成自身約束，有意識(shí)的減少管理工作中的疏漏，盡可能的保證檔案管理工作有序進(jìn)行，嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行整理分類(lèi)。如圖

4.建立健全的辦公室檔案管理制度

建立健全檔案收集、整理、歸檔、保管、借閱等一系列標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范，明確責(zé)任到人，重點(diǎn)解決檔案管理工作流程亂、收集整理不完整、查閱利用效率低的現(xiàn)狀。制定完善的崗位獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于由于沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)章制度開(kāi)展工作而造成檔案缺失、損壞等行為的，進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰，對(duì)其他管理人員形成震懾作用，從而約束、規(guī)范管理人員行為;對(duì)于在管理工作中表現(xiàn)良好，不斷創(chuàng)新管理方法，提高管理技能的工作人員，要給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)工作人員進(jìn)一步提高工作水平，同時(shí)在辦公室檔案管理工作中樹(shù)立良好的學(xué)習(xí)榜樣，激勵(lì)全體員工做好更好的完成本職工作。

5.加強(qiáng)檔案信息化管理，提高檔案利用率

隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，在辦公室檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案信息化管理，能夠極大地提高檔案管理工作的效率，提高檔案的利用率。在檔案信息化管理中，管理人員需要將所有檔案信息儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)與電子數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息化管理不僅能實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)檔案清晰的分類(lèi)管理，保證檔案資料的有序性，同時(shí)還有效避免了檔案資料長(zhǎng)時(shí)間堆積造成的缺失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)。在相關(guān)工作人員需要查閱利用檔案時(shí)，管理人員只需要從檔案信息化管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢(xún)，就能夠快速找到所需要的資料，從而避免了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，提高檔案的利用率。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是辦公室文秘工作的重要組成，辦公室文秘的檔案意識(shí)會(huì)對(duì)辦公室檔案管理產(chǎn)生巨大影響。因此，應(yīng)強(qiáng)化辦公室文秘的培訓(xùn)力度，為辦公室文秘提供實(shí)踐操作的機(jī)會(huì)，引導(dǎo)辦公室文秘自主強(qiáng)化檔案管理，促使辦公室檔案充分發(fā)揮自身效力，進(jìn)而全面提高單位檔案管理的效率和水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]李 洋，陳 瓊.新時(shí)代下大數(shù)據(jù)與檔案管理探析[J].《科學(xué)與財(cái)富》，2018

[2]紀(jì)紅艷.如何提升企業(yè)辦公室檔案管理工作效率的思考[J].黑龍江檔案，2019

[3]王 珊.提高辦公室檔案管理工作效率的思考研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[4]崔淑花.強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識(shí)” 提升檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016

[5]張書(shū)婷.強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識(shí)”提升檔案工作效率[J].科技風(fēng)，2015

[6]陳艷云.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017

[7]楊彥杰.如何加強(qiáng)文秘工作與文書(shū)檔案管理工作的一體化[J].長(zhǎng)江叢刊，2016

[8]張書(shū)婷.強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識(shí)”提升檔案工作效率[J].科技風(fēng)，2015

（作者單位：廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院）