周冀

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，影響著我們?nèi)粘５纳钆c工作。檔案作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的管理方式已然無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，因此，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，是目前檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：電子檔案 中專學(xué)校 檔案管理

在信息化快速發(fā)展的背景下，中專學(xué)校檔案管理的工作也漸漸的轉(zhuǎn)向了自動(dòng)化與數(shù)字化。本文對(duì)電子檔案在中專學(xué)校檔案管理中的特點(diǎn)與用途進(jìn)行了深入的分析，并結(jié)合目前電子檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，提出了其相應(yīng)的解決策略。

一、電子檔案在中專學(xué)校檔案管理中的重要性

電子檔案指的是利用計(jì)算機(jī)對(duì)資料進(jìn)行存儲(chǔ)，有效的改變了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案管理的模式，通過(guò)把文字性的資料轉(zhuǎn)化為電子信息記錄，提高了檔案記錄的準(zhǔn)確性，同時(shí)也易于校方或教師及時(shí)讀取重要的資料，為后期教學(xué)的推進(jìn)做好借鑒工作。另一方面，中專校方在檔案管理方面運(yùn)用電子檔案管理技術(shù)，轉(zhuǎn)變過(guò)去式運(yùn)用人工進(jìn)行管理的方式，減少了重要檔案遺漏或資料缺失等情況的發(fā)生，促進(jìn)后期中專學(xué)校的教學(xué)水平得到根本上的提高。

二、中專學(xué)校電子檔案的特點(diǎn)及用途

1.中專學(xué)校電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案在中專學(xué)校檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用主要包括有電子圖紙、電子報(bào)表以及電子信息與電子文件等，在電子檔案的管理過(guò)程中有效的利用了計(jì)算機(jī)的管理模式，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息資料的實(shí)時(shí)共享，同時(shí)也便于對(duì)檔案信息資料的及時(shí)查詢，除此之外，電子檔案在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中非常的快捷方便，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，有眾多的優(yōu)點(diǎn)。

2.中專學(xué)校電子檔案的用途

（1）信息傳輸

信息傳輸功能是中專學(xué)校電子檔案管理過(guò)程中非常重要的一個(gè)用途，電子檔案可以在傳輸與數(shù)據(jù)的交換過(guò)程中不受時(shí)間與地點(diǎn)的限制，從而可以各個(gè)相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息資料的傳送，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的信息交換。

（2）復(fù)制功能

電子檔案的管理還有另外一個(gè)重要的用途復(fù)制功能，即在相關(guān)部門的日常工作中能夠?qū)n案信息資料進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的復(fù)制，并提供最真實(shí)、原始的資料，有效的確保了中專學(xué)校檔案資料的權(quán)威性。當(dāng)然，其前提條件時(shí)，在對(duì)檔案資料進(jìn)行保存時(shí)，需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)模式進(jìn)行存儲(chǔ)，從而便于后期對(duì)電子檔案的查找與復(fù)制。

（3）直接使用

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，中專學(xué)校的電子檔案可以提供非常便捷的查找服務(wù)，與此同時(shí)，還能夠滿足于多個(gè)用戶同時(shí)對(duì)檔案資料的查詢與復(fù)制。

三、目前中專學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

1.工作量過(guò)大

由于中專學(xué)校自身發(fā)展的需求，每一年都會(huì)有畢業(yè)生與新生，從而引起了檔案的變化，對(duì)于應(yīng)屆畢業(yè)生，有的會(huì)選擇出國(guó)留學(xué)，有的則會(huì)直接就業(yè)，復(fù)雜的情況為中專學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)了很多的困難，除此之外，還有一些跨地域的檔案變動(dòng)，對(duì)于檔案的維護(hù)與保存，都需要投入很多的人力與財(cái)力、物力，因而為中專學(xué)校檔案管理過(guò)程中的電子檔案造成了很多的工作量。

2.電子檔案信息化水平較低

雖然科學(xué)技術(shù)在不斷的發(fā)展，中專學(xué)校檔案管理工作過(guò)程中，有效的運(yùn)用便捷性、有效性的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)行電子檔案的管理，但在很多中專學(xué)校的電子檔案管理過(guò)程中，并沒有采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，而是依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案的管理模式，對(duì)于現(xiàn)代電子檔案管理的模式還沒有重視，沒有了解到電子檔案的便捷與重要性，使得無(wú)法在中專學(xué)校檔案管理中發(fā)揮出有效的作用。

3.變動(dòng)量過(guò)于頻繁、安全性較差

因?qū)W生的畢業(yè)與入學(xué)，往往會(huì)導(dǎo)致中專學(xué)校檔案在短時(shí)間內(nèi)有大量的輸入與輸出，從而造成了學(xué)校檔案變動(dòng)量的頻繁。除此之外，由于在中專學(xué)校檔案管理中通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的電子檔案的保存與傳輸，使得中專學(xué)校的檔案泄漏風(fēng)險(xiǎn)增大，以及互聯(lián)網(wǎng)很容易受到病毒、黑客等的侵入，影響到電子檔案信息的安全性。而檔案卻屬于學(xué)校的機(jī)密資料，有著非常重要的安全性，不得隨意的進(jìn)行外傳與泄露。

4.缺乏統(tǒng)一的操作規(guī)范

在很多的中專學(xué)校都沒有建立起統(tǒng)一的電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，由于在保存檔案過(guò)程中存儲(chǔ)格式、標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，從而影響到后期檔案信息資料的共享，嚴(yán)重的制約著中專學(xué)校電子檔案的管理水平。

四、提高電子檔案在中專學(xué)校檔案管理中的方法

1.為電子檔案提供安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

中專學(xué)校檔案管理中電子檔案的實(shí)現(xiàn)，主要是依托于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境與計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此，為了給電子檔案營(yíng)造一個(gè)安全、可靠的環(huán)境，需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格的控制。為提高中專學(xué)校檔案管理中電子檔案的安全性，需要做到以下幾點(diǎn)。一是要對(duì)所保存的電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新備份，以免因計(jì)算機(jī)中毒、網(wǎng)絡(luò)等問題造成檔案資料的丟失;二是要提高計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，對(duì)使用的軟件與硬件進(jìn)行定期的升級(jí)，并對(duì)電子檔案進(jìn)行整理與維護(hù)，有效的保障電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性。三是通過(guò)在中專學(xué)校檔案管理中增加指紋識(shí)別、身份核對(duì)、計(jì)算機(jī)開啟防為墻與閃電殺毒等手段，來(lái)提高中專學(xué)校檔案管理中電子檔案的安全性，以防電子檔案出現(xiàn)外泄或者被盜的情況發(fā)生。總之，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與計(jì)算機(jī)的管理與維護(hù)，有助于提高中專學(xué)校檔案管理的安全性。

開展信息化檔案管理工作 在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，釋放員工勞動(dòng)力，中專學(xué)校在實(shí)際檔案管理方面的工作中，通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整、完善，在實(shí)際管理工作方面與社會(huì)實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展;對(duì)于校內(nèi)管理人員來(lái)說(shuō)，學(xué)校內(nèi)的檔案既是復(fù)雜的，又是種類豐富的。因此，光靠一個(gè)人進(jìn)行管理，往往會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏、錯(cuò)誤等問題，不利于數(shù)據(jù)的整理，因此將信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有效接軌，以此來(lái)保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。同時(shí)，校方更要注重檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)指導(dǎo)人員學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)更要做到具體問題具體分析，結(jié)合中專學(xué)校的工作現(xiàn)狀，對(duì)當(dāng)前中專學(xué)校工作情況進(jìn)行全面分析。通過(guò)對(duì)自身發(fā)展情況進(jìn)行分析調(diào)整，根據(jù)不同情況落實(shí)有效舉措，與信息化技術(shù)現(xiàn)狀相接軌，將信息技術(shù)模式充分融入當(dāng)前中專學(xué)校檔案管理工作中，保障后期中專學(xué)校實(shí)現(xiàn)有序且穩(wěn)定化運(yùn)行。中專校方在認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性之后，通過(guò)邀請(qǐng)檔案管理專業(yè)人員為本校的檔案管理工作提供一定的指導(dǎo)和意見，與當(dāng)前中專學(xué)校的資料情況相接軌，進(jìn)行不同檔案、資料的分類歸檔管，重視加密設(shè)施的建設(shè)力度，為中專學(xué)校實(shí)施建設(shè)單位電子檔案庫(kù)，以保障重要文件、資料不容易出現(xiàn)外流遺失情況。通過(guò)信息化技術(shù)，幫助資料進(jìn)行更加全面的收集，紙質(zhì)的檔案資料很容易會(huì)因?yàn)闀r(shí)間、環(huán)境等出現(xiàn)字跡退化、掉色、紙頁(yè)變黃，而通過(guò)信息化技術(shù)及時(shí)將重要、多樣的中專資料進(jìn)行搜集式掃描，后期保存到重要的電子資料庫(kù)中，在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化處理，進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率，中專學(xué)校內(nèi)部檔案工作管理人員通過(guò)運(yùn)用信息化技術(shù)將過(guò)去的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新、完善，將后期產(chǎn)生的資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行全面量化考核，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)通過(guò)信息化管理方式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化歸檔、整合至上報(bào)。從多方面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作自動(dòng)化，既節(jié)省了人力資源、減少了遺漏數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)高效管理。

2.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的規(guī)范性操作

通過(guò)對(duì)有關(guān)電子檔案操作規(guī)范的制定，有助于中專學(xué)校的檔案管理走向規(guī)范化，杜絕了操作過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。首先要對(duì)電子檔案的操作人員進(jìn)行崗前的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，并強(qiáng)化電子檔案管理的安全意識(shí)與重要性，培訓(xùn)他們樹立良好的職業(yè)道德思想，通過(guò)對(duì)電子檔案管理操作流程的熟練掌握，避免在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤與漏洞，提高中專學(xué)校檔案管理水平;其次，在中專學(xué)校檔案管理中引入電子檔案，要建立起健全的規(guī)章制度，例如常見的有檔案的總結(jié)制度、身份識(shí)別制度以及信息加密的措施方法，從而有效的保障電子檔案在管理過(guò)程中的規(guī)范性與安全性;另外，在具體的中專學(xué)校電子檔案管理工作過(guò)程中，要不斷的完善電子檔案的管理制度，從而使得中專學(xué)校電子檔案管理工作向統(tǒng)一規(guī)范化發(fā)展，例如對(duì)所在存儲(chǔ)的檔案文件進(jìn)行分類、統(tǒng)一的登記管理，從登記、記錄、分類、存儲(chǔ)、操作、處理等多個(gè)流程都進(jìn)行規(guī)范化的管理，有效的杜絕在電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)信息資料外泄或登記錯(cuò)誤的情況發(fā)生，同時(shí)還要做好電子檔案后期查詢與加密的管理工作。

3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)在中專學(xué)校檔案管理

強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度，是促進(jìn)中專學(xué)校檔案管理工作得到推進(jìn)的根本舉措之一。通過(guò)對(duì)過(guò)去式傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行全面化調(diào)整、完善，為校內(nèi)檔案管理工作建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)模式，方便管理人員通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，促進(jìn)檔案資料管理工作與信息化技術(shù)之間進(jìn)行高效性融合，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)檔案管理的高效運(yùn)行。同時(shí)，中專學(xué)校更需要從當(dāng)前自身發(fā)展情況出發(fā)，結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行檔案內(nèi)容和相關(guān)數(shù)據(jù)等方面的管理工作;與信息化社會(huì)實(shí)現(xiàn)多方面接軌，為校內(nèi)資料管理工作構(gòu)建構(gòu)建信息化管理平臺(tái)和管理部門，通過(guò)運(yùn)行高效的信息技術(shù)工作，無(wú)形中推動(dòng)中專學(xué)校在檔案管理工作方面的有效、科學(xué)化運(yùn)行。另一方面，通過(guò)為校內(nèi)資料管理建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，方便管理人員及時(shí)查看重要學(xué)習(xí)資料，便于利用信息化技術(shù)對(duì)重要種類、重要區(qū)域的檔案資料進(jìn)行有效、便捷的整合，無(wú)形中促進(jìn)中專學(xué)校在檔案管理工作方面的工作效率得到根本上的提升。

信息化技術(shù)連通整體學(xué)校不同區(qū)域部門的檔案資料，是實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)相互交流、相互溝通的“紐扣”。在信息化技術(shù)的鼓勵(lì)、支持下，中專學(xué)校內(nèi)部實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域部門共享數(shù)據(jù)信息庫(kù)檔案資料，在溝通學(xué)習(xí)、交流中，加強(qiáng)對(duì)于自身區(qū)域性工作能力的調(diào)整、完善力度，溝通研究中促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)現(xiàn)共享，使中專學(xué)校檔案信息的開發(fā)利用更為便捷。利用網(wǎng)絡(luò)資源的信息量豐富，內(nèi)容巨多等特點(diǎn)完善中職學(xué)校的檔案信息管理，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

4.提高中專學(xué)校的軟件與硬件的管理

在中專學(xué)校檔案管理中實(shí)現(xiàn)電子檔案主要依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，從而達(dá)到信息的傳遞與存儲(chǔ)，因此，在進(jìn)行電子檔案管理賽程中，要不斷提高學(xué)校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并根據(jù)學(xué)校檔案的具體情況，選擇與之相符的檔案管理運(yùn)用軟件，促進(jìn)電子檔案管理的安全化運(yùn)行。在具體的管理過(guò)程中，一方面可以對(duì)整理保存的電子檔案進(jìn)行備份，并通過(guò)刻盤的形式把電子檔案永久性的保存;另一方面則可以選擇比較完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，通過(guò)完善其相關(guān)的安全保護(hù)制度，提高中專學(xué)校電子檔案管理的安全性。總而言之，在中專學(xué)校電子檔案管理的整個(gè)流程中，既要注重對(duì)軟硬件的更新與維護(hù)，同時(shí)還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性的控制，從而保障中專學(xué)校的電子檔案管理能夠安全的發(fā)展。

5.提高對(duì)檔案安全的重視力度

在信息化、無(wú)紙化辦公化的形式影響下，既在一定程度上方便了辦公工作，又在實(shí)際工作中帶來(lái)不少隱患。檔案保密管理是管理中的重點(diǎn)問題，尤其是單位的檔案管理的保密性，對(duì)中專學(xué)校的后期發(fā)展運(yùn)行起到了關(guān)鍵性作用。因此，管理人員要提高對(duì)于檔案的重視力度，從檔案管理工作的源頭出發(fā)，實(shí)現(xiàn)管理工作的有效運(yùn)行。

校方方面，要時(shí)刻安排專業(yè)技術(shù)人員落實(shí)資料強(qiáng)度，加固門窗結(jié)構(gòu)，以此達(dá)到檔案管理的保密工作。在檔案室內(nèi)要完善消防系統(tǒng)及通風(fēng)系統(tǒng)，減少因環(huán)境因素導(dǎo)致紙質(zhì)資料出現(xiàn)黃頁(yè)、腐蝕等情況。提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理的重視意識(shí)，落實(shí)管理制度的完善性，以此達(dá)到規(guī)范力度。

中專學(xué)校的管理人員更需要設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，比如依據(jù)不同職能部門的工作等級(jí)，實(shí)時(shí)設(shè)置相應(yīng)的檔案資料查閱權(quán)限，從而避免重要檔案資料出現(xiàn)泄露問題，落實(shí)規(guī)范檔案管理措施，減少此類情況的發(fā)生。通過(guò)進(jìn)行相應(yīng)資料應(yīng)用的加密技術(shù)和備份技術(shù)，以此保障資料的安全性規(guī)范。

6.提高電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平直接影響著中專學(xué)校電子檔案管理效率與質(zhì)量，因此，在具體的電子檔案管理過(guò)程中，要對(duì)操作相關(guān)人員進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)格化培訓(xùn)，培養(yǎng)相關(guān)人員熟練掌握電子檔案的操作管理能力，根據(jù)中專學(xué)校具體的實(shí)際情況，既要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，又要提高他們的檔案管理業(yè)務(wù)，通過(guò)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，滿足于現(xiàn)代社會(huì)電子檔案管理的需求。因此，要通過(guò)多個(gè)渠道加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，影響管理人員樹立安全隱患意識(shí)，為后期適應(yīng)檔案管理信息化工作打好基礎(chǔ)7，同時(shí)還可以通過(guò)薪酬、福利等優(yōu)惠政策引進(jìn)高素質(zhì)人才，最終提高中專學(xué)校電子檔案管理的水平。

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，中專學(xué)校檔案信息化已然成為了檔案管理過(guò)程中重要的一部分，通過(guò)電子檔案的引入，可以有效的對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的記錄與備份，并滿足于后期的準(zhǔn)確、快速的查詢與復(fù)制。因此，在中專學(xué)校檔案管理過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的重視，并通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理與維護(hù)，以及對(duì)管理人員的培養(yǎng)，促進(jìn)中專學(xué)校電子檔案管理的規(guī)范化與安全性，有效的保障中專學(xué)校電子檔案不外泄、不被盜取，最終提高中專學(xué)校電子檔案管理水平。

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（作者單位：江蘇省連云港中等專業(yè)學(xué)校）