馬迎秋

摘 要：近年來，大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應用于社會各個領(lǐng)域，該技術(shù)不僅將海量數(shù)據(jù)與信息整合為一體，而且通過分析、篩選功能提取出了具有較高參考價值的資源，為各個行業(yè)的經(jīng)營、發(fā)展、壯大提供了精準、確鑿的數(shù)據(jù)信息保障。在大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院檔案管理的信息化進程也逐年加快，檔案信息數(shù)據(jù)庫日趨完善，醫(yī)院檔案的利用率也有了顯著提升。因此，本文將著眼于大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息化體系的構(gòu)建策略展開全面論述。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);醫(yī)院檔案;信息;構(gòu)建策略

醫(yī)院檔案一般包括文書檔案、病歷檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案等多種類型，這些檔案信息不僅為醫(yī)院的臨床醫(yī)學研究與科研攻關(guān)提供了重要的參考資料，而且也是完整記錄醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展歷程的重要文獻資源。由于醫(yī)院檔案牽涉內(nèi)容多，數(shù)據(jù)信息量相對較大，這就需要檔案管理人員在原有檔案信息管理平臺的基礎(chǔ)上，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建一個信息量巨大、資源利用率高、數(shù)據(jù)處理速度快的海量信息數(shù)據(jù)庫，推進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、科學化、標準化、規(guī)范化進程。

一、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息化管理的必要性分析

隨著信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展，目前，醫(yī)院檔案已經(jīng)建立了較為完善的信息管理平臺，電子檔案已經(jīng)逐步取代了過去的紙質(zhì)檔案，海量的檔案資料數(shù)據(jù)都統(tǒng)一存儲在檔案信息數(shù)據(jù)庫當中，這不僅節(jié)省了檔案存儲空間，減少了檔案資料的管理成本，而且也提高了工作效率。

尤其在近幾年，醫(yī)院的就診患者數(shù)量不斷攀升，患者的病歷信息、診治信息量也不斷增長，在這種形勢下，需要存儲的檔案資料越來越多，如果沿用過去的紙質(zhì)檔案的存儲方法，對檔案占用的空間要求較高，而且在檔案查詢時，花費的時間較多，進而嚴重影響了工作進度。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫后，檔案資料被編目、立卷、整理、分類只需要在數(shù)據(jù)庫當中進行操作即可，在查詢相關(guān)檔案時，管理人員在檔案信息檢索界面輸入檔案資料的關(guān)鍵詞組，便能快速的查詢到所需要的檔案資料內(nèi)容。

此外，由于檔案數(shù)據(jù)庫獨有的信息共享特性，使醫(yī)院內(nèi)部各科室之間可以隨時登錄檔案數(shù)據(jù)庫，調(diào)取所需的檔案內(nèi)容。比如外科臨床主治醫(yī)生在診治患者過程中，無法確定實施哪一種手術(shù)方案，這時，就需要調(diào)取以往的檔案資料，參考以往的相關(guān)病歷信息，制訂針對性、有效性手術(shù)方案。因此可以說，檔案數(shù)據(jù)庫為臨床醫(yī)學提供了重要的參考依據(jù)，無形當中就提高了手術(shù)成功率與患者治愈率，使醫(yī)院樹立了良好的對外形象，對醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.管理意識淡薄

對于醫(yī)院來說，檔案管理屬于日?；A(chǔ)性工作，表面上看與醫(yī)院的經(jīng)濟效益并沒有直接關(guān)聯(lián)，因此，醫(yī)院內(nèi)部各級領(lǐng)導往往將關(guān)注焦點集中在醫(yī)院的經(jīng)濟效益上面，而忽略了檔案管理工作的重要性。另外，檔案管理人員普遍認為醫(yī)院檔案只是與文件資料打交道的一份普通的文職工作，即便做出成績，也不會給醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，這就導致管理人員只是按部就班的機械化的完成日常工作，在管理方法上不創(chuàng)新，在工作態(tài)度上不進取，使得檔案管理工作與醫(yī)學其它科室之間的工作銜接不暢，甚至嚴重影響了工作進程。

2.管理機制不健全

管理制度雖然是一個老生常談的話題，但是，卻在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮著不可替代的重要作用。尤其在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理已經(jīng)從過去的紙質(zhì)檔案模式逐步過渡到電子檔案模式，檔案的歸檔、立卷、保管等工作發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，需要注意的細節(jié)性工作內(nèi)容也越來越多，在這種形勢下，如果沒有一套完整的管理機制加以約束和限制，極易出現(xiàn)檔案管理漏洞或者一些人為失誤。比如電子檔案保管方式不當，造成檔案內(nèi)容丟失，而給醫(yī)院帶來巨大的經(jīng)濟損失。究其原因是由于欠缺檔案管理監(jiān)督機制或者監(jiān)管機制執(zhí)行力薄弱，檔案管理人員抓住了管理機制的漏洞與空隙，導致檔案資料被盜、丟失、損壞現(xiàn)象頻頻發(fā)生。

3.專業(yè)技能水平與職業(yè)素養(yǎng)亟需提升

大數(shù)據(jù)時代的到來加快了醫(yī)院檔案管理信息化、科學化、現(xiàn)代化步伐，這就對管理人員的專業(yè)技能水平、管理水平以及個人職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。尤其檔案數(shù)據(jù)庫的建立與管理工作不僅需要管理人員具備豐富的檔案管理知識，同時也需要具備數(shù)據(jù)庫建立與維護的專業(yè)技能，就當前醫(yī)院內(nèi)部檔案管理隊伍來說，部分管理人員不但專業(yè)不對口，而且常常以兼職的身份從事日常管理工作，這就造成了業(yè)務不熟練、技能水平低下的局面，給各項工作的順利展開制造了障礙。

4.安全隱患多

大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫需要接入外網(wǎng)與醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)，而形成一個資源共享平臺，這不僅提升了工作效率，同時，也提高了檔案利用率。但是，隨之而來的網(wǎng)絡(luò)安全也成為檔案管理工作亟需面對和解決的問題。比如網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊、木馬程序的植入，極易發(fā)生檔案數(shù)據(jù)庫癱瘓或者檔案資料被盜的情況。如果檔案數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)安全漏洞，網(wǎng)絡(luò)病毒便通過網(wǎng)址鏈接、郵件接收、軟件下載等多種形式入侵檔案信息管理系統(tǒng)，醫(yī)院的檔案資料安全性就無法得到保障。

5.檔案收集效率低

醫(yī)院檔案涉及患者信息、病例信息、藥物信息、醫(yī)療器械信息等多項內(nèi)容，其工作內(nèi)容涉及每一個職能科室。但是，在資料收集過程中，由于各個科室的工作步調(diào)不一致，在報送本科室的檔案資料時，常常出現(xiàn)延時報送的情況，這就給檔案的正常管理工作制造了障礙。比如在收集病歷檔案資料時，一些特殊患者的治療周期長，時間跨度大，如果患者的病歷信息不能及時歸檔，將嚴重制約和影響其它各項工作的順利展開。

三、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息化構(gòu)建策略

1.建章建制，資源整合

大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院檔案管理工作應當突顯“快捷、高效”的特征，這就需要科學完善的檔案管理制度予以約束和支撐，因此，檔案歸口管理部門應當結(jié)合原有的檔案管理辦法，將檔案信息化管理涉及到的相關(guān)內(nèi)容納入到制度條款當中，確保檔案管理人員在實際工作當中“有法可依、有章可循、有規(guī)可守”。比如在《檔案借閱管理制度》中，除了明確借閱權(quán)限以及借閱流程外，應當增加檔案信息管理平臺的借閱功能等內(nèi)容，包括如何正確操作和使用借閱界面，明確線上借閱的審批流程，并在歸還檔案時，及時標識借閱狀態(tài)等。通過完善的管理機制，既能夠提高醫(yī)院檔案管理工作效率，而且也為檔案需求者提供諸多便捷服務。

此外，醫(yī)院檔案涉及到患者個人的病歷信息，管理人員在收集和錄入這一類數(shù)據(jù)信息時，務必保持求真務實的態(tài)度，對信息內(nèi)容反復予以核對，避免錯錄、漏錄的情況發(fā)生。檔案信息資源的收集與整合是一項較為繁瑣的工作，管理人員應當樹立高度的主人翁責任感，具備專業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫操作技能，熟練掌握醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理制度的各項條款內(nèi)容，做到歸檔數(shù)據(jù)精準無誤，歸檔信息真實有效，使檔案資源的最大化應用價值得到切實體現(xiàn)。

2.系統(tǒng)培訓，個性服務

醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)幾經(jīng)升級后，操作界面更加清晰，使用功能更加完備，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)在管理系統(tǒng)中的應用，使檔案檢索、借閱、保管、審核等流程更加簡化。但是，對于醫(yī)護人員來說，由于工作原因，很少有時間對檔案管理系統(tǒng)進行學習和了解，以至于在實際操作過程中，無法快速及時查找到所需的檔案信息內(nèi)容，既而嚴重制約了工作進程。因此，檔案管理人員應當及時轉(zhuǎn)變思想觀念，打破過去的被動服務格局，通過個性化的主動服務模式為醫(yī)護人員以及檔案需求者實地講解檔案管理系統(tǒng)的使用方法與相關(guān)注意事項。

以檔案信息檢索系統(tǒng)而言，過去，廣大醫(yī)護人員在查詢檔案資料時，往往需要耗費大量的時間，查詢結(jié)果也不盡人意，而應用大數(shù)據(jù)技術(shù)后，各種檔案資源統(tǒng)一歸結(jié)到檔案數(shù)據(jù)庫當中，醫(yī)護人員只需要輸入檔案資料的關(guān)鍵字詞，系統(tǒng)界面就會顯示出與關(guān)鍵字詞相關(guān)的檔案信息目錄。比如臨床醫(yī)生為了攻克“心肺功能復蘇”醫(yī)學攻關(guān)項目，需要調(diào)取2009—2019十年間就診患者的病歷信息，只需要在檔案檢索界面輸入“心肺功能障礙病人”的關(guān)鍵詞組，同時選定年份區(qū)間，系統(tǒng)界面上就會出現(xiàn)與之相關(guān)的檔案信息目錄，然后點擊目錄，就可以查詢到所需內(nèi)容。因此，為了讓醫(yī)護人員能夠熟練掌握操作流程，檔案管理人員可以利用掌上移動設(shè)備，向醫(yī)護人員進行系統(tǒng)講解和專業(yè)培訓，這樣一來，能夠幫助醫(yī)護人員節(jié)省大量的檔案查詢時間，為各項工作的順利展開提供堅實保障。

3.信息錄入，及時高效

醫(yī)院檔案從紙質(zhì)檔案過渡到電子檔案，期間經(jīng)歷的時間跨度較長，無形當中也給檔案管理人員增加了許多工作量，因此，在這種形勢之下，醫(yī)院檔案管理工作的主管領(lǐng)導應當進一步明確各崗位工作人員的工作職能權(quán)限，適當增加信息錄入人員數(shù)量，以滿足高負荷的信息錄入工作的需要。并利用崗前培訓、集中培訓、專業(yè)講座、遠程培訓等方式，提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平以及綜合執(zhí)業(yè)素養(yǎng)，使其樹立高度的主人翁責任感以及大局意識，并認真務實做好檔案信息的錄入工作。

比如醫(yī)院在建立檔案信息管理平臺之前，患者的病歷信息、醫(yī)護人員的工作動態(tài)信息、醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中形成的各種文字、圖片信息等資料，90%以上都屬于紙質(zhì)資源，而管理系統(tǒng)運行后，需要將這些紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子資料，這就要求檔案管理人員必須掌握掃描儀、數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機等電子設(shè)備的操作使用技術(shù)，因此，管理人員應當熟練掌握相關(guān)設(shè)備的操作方法，并采取一邊學習一邊錄入建檔的方式，以避免工作進程滯后，而影響其它部門各項工作的順利展開。在信息錄入過程中，管理人員應當利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析篩選功能，將檔案信息進行合理分類，規(guī)范立卷，并標識好每一個檔案類別的目錄信息，以便于數(shù)據(jù)庫能夠準確識別信息內(nèi)容，防止在查詢檔案資料時出現(xiàn)資源重復的現(xiàn)象。

4.加強監(jiān)管，定期考核

部分醫(yī)院檔案管理人員認為檔案管理只是一項基礎(chǔ)性的日常工作，只要按照工作流程，按部就班的做好檔案的收集、建檔、借閱、審核、保管等日常工作即可，導致醫(yī)院檔案管理工作始終處于常態(tài)化發(fā)展態(tài)勢，部分人員過于安逸，滿足于現(xiàn)狀，學習意識淡薄，嚴重缺乏上進心，檔案資料丟失、紙質(zhì)檔案受損、機密檔案資料泄密的情況頻頻出現(xiàn)，給醫(yī)院也帶來了經(jīng)濟損失以及名譽損失。針對這種情況，醫(yī)院檔案管理的主管領(lǐng)導應當建立專門的檔案管理工作監(jiān)督小組，并指派專人對檔案管理人員的日常工作動態(tài)信息進行有效監(jiān)督和管理，對工作中出現(xiàn)的人為失誤，必須對責任人進行嚴肅處理。同時，為了規(guī)范紙質(zhì)檔案以及電子檔案管理，結(jié)合管理人員的崗位工作職責，定期通過筆試、口答、網(wǎng)測、民意調(diào)查等方式對檔案管理人員進行業(yè)務與綜合素質(zhì)考核，對考核成績不合格的人員，采取末位淘汰的方式，以提升檔案管理工作績效。

比如應用監(jiān)控探頭的遠程監(jiān)控機制，監(jiān)管人員只需要通過系統(tǒng)終端的工作界面，就能夠及時獲取管理人員的工作動向，在監(jiān)控當中，如果發(fā)現(xiàn)管理人員工作不積極，或者從事與本職工作無關(guān)的內(nèi)容，監(jiān)管人員可以將獲取的信息及時予以記錄，并作為檔案管理人員的階段性或者年終考核依據(jù)，確保考核工作有理有據(jù)，讓檔案管理人員信服。

5.模式創(chuàng)新，招募人才

醫(yī)院檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合，就是將檔案資料轉(zhuǎn)換為“數(shù)字化、數(shù)據(jù)化”的信息載體，進而使檔案資源具有可量化、可分析、可篩選等效用，以便于廣大醫(yī)護人員能快速查找到所需的數(shù)據(jù)信息，由此可見，大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息化管理工作具有較強的專業(yè)性，對檔案管理人員來說，如果專業(yè)不對口、工作經(jīng)驗欠缺、學習意識淡薄，將無法勝任此項工作。因此，醫(yī)院在建立檔案管理人才隊伍時，應當與專業(yè)對口的高等院校之間建立一種長期合作關(guān)系，并為在校大學生提供崗位實習的機會，根據(jù)大學生的工作表現(xiàn)，可以將其發(fā)展為檔案管理工作的后備人才，以此充實檔案管理人才隊伍，提高檔案管理工作的高科技含量。

此外，檔案管理人員在實際工作當中，應當不斷創(chuàng)新管理模式與工作方法，積極借鑒同行業(yè)先進的管理理念，在熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)操作和使用方法的同時，通過進一步完善系統(tǒng)功能，為檔案需求者提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務。比如簡化檔案的借閱審批流程，為醫(yī)護人員節(jié)省檔案借閱時間，或者利用大數(shù)據(jù)技術(shù)及時剔除一些毫無參考價值的檔案資料等，使檔案信息化建設(shè)工作逐步走向正軌。

6.提升密級，排除隱患

由于檔案信息管理系統(tǒng)往往接入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以及內(nèi)部局域網(wǎng)，因此，在系統(tǒng)運行過程中，常常遭受到計算機病毒以及黑客攻擊，導致檔案信息數(shù)據(jù)丟失或損害。為了保證醫(yī)院檔案信息安全，及時排除安全隱患，檔案管理人員與專業(yè)技術(shù)人員應當進一步加大檔案信息系統(tǒng)的安全管理力度，通過設(shè)置防火墻以及管理系統(tǒng)的登錄權(quán)限等方法，提升檔案數(shù)據(jù)庫的密級，阻止木馬病毒、ARP病毒、DOS系統(tǒng)病毒的入侵。尤其在檔案管理人員利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)查詢行業(yè)相關(guān)的檔案資源時，極易感染DOS病毒，該病毒可以通過網(wǎng)址鏈接、軟件下載、郵件接收等形式進入到檔案系統(tǒng)當中，竊取檔案信息內(nèi)容，因此，管理人員應當提前做好防范措施，及時堵塞系統(tǒng)風險漏洞，不給病毒入侵留下可乘之機。

另外，技術(shù)人員也可以設(shè)置檔案系統(tǒng)的登錄權(quán)限，通過指紋認證、人臉認證、復雜密碼認證等方式，結(jié)合檔案資料的查閱權(quán)限，設(shè)置各級醫(yī)護人員及相關(guān)部門的登錄權(quán)限，這樣，能夠有效防止人為操作給系統(tǒng)帶來的安全隱患。

四、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代的到來，為醫(yī)院檔案信息化管理工作提供了強大的技術(shù)支撐，使檔案管理逐步向標準化、現(xiàn)代化、科學化方向邁進，與此同時，檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的高度融合，使廣大醫(yī)護人員能夠及時獲取高價值的參考信息，為臨床醫(yī)學研究、學術(shù)研討、科技攻關(guān)、患者診治提供有力的數(shù)據(jù)支持。

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[2]甄建虎.淺析醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化[J].健康必讀，2019

（作者單位：濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院）