盧清 龍萍

【摘 要】學(xué)生資助檔案是在各項(xiàng)資助工作過程中，對(duì)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生進(jìn)行扶貧助困的各種形式的歷史記錄，學(xué)生資助檔案體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)貧困學(xué)子的關(guān)心，是國(guó)家改善民生、建成小康社會(huì)、構(gòu)建和諧社會(huì)的有力見證，具有重要的參考價(jià)值和可靠的憑證作用。隨著受助人數(shù)的增多，高職院校資助檔案管理呈現(xiàn)資助類型多樣、內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量劇增等特點(diǎn)，本文從資助檔案管理的現(xiàn)狀、職責(zé)、原則、存在問題進(jìn)行分析，進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理方法，提出了優(yōu)化管理方法的建議。

【關(guān)鍵詞】學(xué)生資助;檔案管理;優(yōu)化建議

學(xué)生資助是一項(xiàng)利民惠民工程，是幫助貧困學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)、成長(zhǎng)成才的有力舉措。黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央高度重視貧困家庭子女的受教育問題，隨著我國(guó)學(xué)生資助制度不斷健全、資助范圍的擴(kuò)寬，資助資金投入力度加大、資助工作內(nèi)涵加深，迫切要求學(xué)生資助檔案管理要緊跟步伐，與時(shí)俱進(jìn)，更加科學(xué)、規(guī)范地做好檔案管理工作。

一、學(xué)生資助管理中心檔案管理現(xiàn)狀

高職院校受資助學(xué)生數(shù)量較大，資助檔案管理存在資助項(xiàng)目多樣、內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量劇增等問題，需要及時(shí)改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理方法，提高工作效率，更好地推進(jìn)資助工作順利開展，用好管好資助檔案，服務(wù)貧困學(xué)生，服務(wù)社會(huì)。

二、學(xué)生資助檔案管理的職責(zé)

學(xué)生資助檔案管理的職責(zé)是負(fù)責(zé)檔案的收集、分類、整理、裝訂、歸檔、保管、移交等工作，將學(xué)生資助工作過程中形成的，能夠客觀地反映各項(xiàng)資助和助困育人的歷史記錄完整保留下來，對(duì)學(xué)校、上級(jí)相關(guān)部門、社會(huì)、國(guó)家具有保留和參考價(jià)值，也是是職業(yè)院校落實(shí)各項(xiàng)國(guó)家資助政策的重要憑證。

三、學(xué)生資助檔案管理原則

（一）邊收集邊整理，集中收集原則

按照資助項(xiàng)目進(jìn)度，完成資料收集，要求資料準(zhǔn)確、齊全、真實(shí)、規(guī)范，于每個(gè)資助項(xiàng)目結(jié)束后、學(xué)期期末前整理完畢。

（二）分類存放原則

按學(xué)年度、學(xué)習(xí)類型、資助項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，檢查各級(jí)各類資助資料的完整性和準(zhǔn)確性，確保學(xué)生在受助過程中的每一環(huán)節(jié)都有依據(jù)可尋。檔案膠裝后，按照各類資料規(guī)范排列，按學(xué)期順序裝入專用檔案柜，并在檔案柜上進(jìn)行編碼標(biāo)識(shí)。

（三）保密原則

檔案管理人員對(duì)資助檔案有保密的義務(wù)，應(yīng)樹立保密意識(shí)，不得隨意將紙質(zhì)和電子資料泄露給其他無關(guān)人員;涉及學(xué)生個(gè)人信息的資料，未經(jīng)同意，不得復(fù)印、摘抄，不得擅自擴(kuò)大傳達(dá)、閱讀范圍;檔案查閱涉及學(xué)生個(gè)人信息等保密資料的，與工作無關(guān)的人員不允許隨便查閱。

四、學(xué)生資助檔案存在的問題

（一）檔案管理不規(guī)范，高職院校大多未制定關(guān)于學(xué)生資助檔案管理的制度，導(dǎo)致檔案管理缺乏章程，在檔案管理過程中難以保證規(guī)范性。

（二）高職院校資助檔案管理呈現(xiàn)資助項(xiàng)目種類多樣、內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量劇增等特點(diǎn)，加大對(duì)檔案管理的難度，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤分類、資料不全等問題。

五、學(xué)生資助檔案管理優(yōu)化建議

（一）建立和完善資助檔案管理制度和辦法、在辦法中明確規(guī)定檔案管理的部門、職責(zé)、歸檔范圍、查閱、移交等內(nèi)容，學(xué)生資助檔案要在相應(yīng)的制度辦法下進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的歸檔和管理。

（二）建立資助檔案管理的歸檔指引、完善分類方法、創(chuàng)新整理方法，在歸檔標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行資料的整理和分類，使檔案管理更加清晰和規(guī)范。

1.建立合理的歸檔指引

高職院校的各項(xiàng)資助以國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家助學(xué)金、國(guó)家助學(xué)貸款、教育精準(zhǔn)扶貧、中職（技）免學(xué)費(fèi)、中職（技）國(guó)家助學(xué)金為資助主體，以校內(nèi)獎(jiǎng)助學(xué)金為重要支撐，以勤工助學(xué)、學(xué)費(fèi)減免為輔助手段的多種形式有機(jī)結(jié)合的高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助政策體系，學(xué)生資助檔案管理根據(jù)學(xué)校資助政策體系，建立合理的歸檔指引，指導(dǎo)資助檔案合理、規(guī)范、有效地進(jìn)行歸檔。

2.完善資助檔案分類方法

（1）三級(jí)評(píng)議分類法：按照評(píng)審程序，根據(jù)班級(jí)、二級(jí)學(xué)院、校級(jí)三級(jí)評(píng)議和評(píng)審流程來進(jìn)行分類，分為班級(jí)評(píng)議資料、二級(jí)學(xué)院評(píng)審資料、校級(jí)審定發(fā)放資料。

（2）學(xué)習(xí)類型分類法：按照學(xué)生學(xué)習(xí)類型進(jìn)行分類，可分為高職類、中職類、中技類資助資料。

（3）資助項(xiàng)目分類法：按照資助項(xiàng)目的不同進(jìn)行分類，分為免學(xué)費(fèi)、助學(xué)金、獎(jiǎng)學(xué)金、困難補(bǔ)助金、勤工助學(xué)、助學(xué)貸款等項(xiàng)目資助資料。

（4）資助途徑分類法：按照資助途徑的不同分為國(guó)家資助、校內(nèi)資助、社會(huì)捐助進(jìn)行分類，體現(xiàn)了多渠道資助扶困的政策。

（5）資助目的分類法：按照資助目的，分為助學(xué)助困、資助育人資料。

3.創(chuàng)新檔案整理方法

（1）評(píng)審過程整理法：檔案在整理過程中要按照資助評(píng)審程序來進(jìn)行整理，體現(xiàn)評(píng)審過程：接收國(guó)家、省、市資助通知、部門通知→資金下達(dá)文件→班級(jí)評(píng)議資料→二級(jí)學(xué)院評(píng)審資料→校級(jí)審定資料→學(xué)生簽字確認(rèn)→銀行發(fā)放流水明細(xì)。

（2）部門聯(lián)動(dòng)整理法：檔案管理員在整理資料時(shí)需要協(xié)調(diào)各系資助負(fù)責(zé)人、本部門資助管理員、財(cái)務(wù)部門資金發(fā)放管理員、銀行等多家部門和單位，才能完成資助評(píng)審及發(fā)放資料的整理和歸檔，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的滯后與脫節(jié)，將會(huì)影響檔案的整理的完整性、正確性，影響檔案整理歸檔的效率。

六、結(jié)束語(yǔ)

學(xué)生資助檔案記錄著學(xué)校貧困學(xué)生的受助痕跡，在遵循檔案管理的原則基礎(chǔ)上，更新觀念，創(chuàng)新和優(yōu)化管理方法，善于反思，總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)和做法，探索適合高職院校特色的資助檔案管理模式，充分發(fā)揮檔案憑證與參考、橋梁與紐帶等作用，助推資助工作的順利開展，服務(wù)貧困學(xué)生、國(guó)家和社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]曾范紅. 高職院校檔案管理中存在的問題分析及對(duì)策研究[J]. 財(cái)富時(shí)代.2020（04）.

[2]張海蛟，付軼.高校學(xué)生資助檔案管理的優(yōu)化路徑探討.新校園（上旬刊）.2017（07）

作者簡(jiǎn)介：

盧清（1987-8），女（漢族），貴州安順人，大學(xué)本科，任職于安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院，助教，主要研究方向：電子商務(wù) 檔案管理。

龍萍（1984-9）女 苗族 貴州省安順市西秀區(qū)，助理館員，本科生，方向：檔案管理。

（作者單位：安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院）