王偉華

摘 要本文首先闡釋了大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)我國(guó)檔案信息化工作對(duì)于強(qiáng)化服務(wù)職能、提升管理水平和繁榮社會(huì)文化具有的重要意義，其次分析了大數(shù)據(jù)在發(fā)掘資源價(jià)值、細(xì)分用戶需求、預(yù)測(cè)業(yè)務(wù)走向和優(yōu)化管理決策等方面具有的積極作用，最后提出通過(guò)從征集渠道、提升能力、基礎(chǔ)設(shè)施、人才培養(yǎng)和統(tǒng)籌規(guī)劃等方面著手，推進(jìn)我國(guó)檔案信息化工作。

關(guān)鍵詞大數(shù)據(jù) 檔案信息化 檔案工作 作用 建議

隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息數(shù)據(jù)能以更快的速度進(jìn)行分析、處理和利用，大量關(guān)聯(lián)的或非關(guān)聯(lián)的信息數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)新的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)之后，又會(huì)不斷涌現(xiàn)出大量的、新的信息數(shù)據(jù)。因此，在大數(shù)據(jù)這一時(shí)代背景下，檔案部門(mén)如何適應(yīng)新情況，且能夠有所作為，已經(jīng)成為大家必須面對(duì)的一項(xiàng)重要課題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)檔案信息化工作的重要意義

1.檔案信息化實(shí)現(xiàn)了工作重點(diǎn)由管理檔案向服務(wù)公眾轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)偏重于檔案資料數(shù)據(jù)的收集和管理，束縛著檔案人員的積極性和主動(dòng)性。檔案信息化則以檔案利用服務(wù)需求為出發(fā)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放管理和信息共享，促使檔案工作人員必須以積極的心態(tài)為檔案用戶提供利用服務(wù)工作，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的服務(wù)職能。

2.檔案信息化有利于檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)和提質(zhì)增效。傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)中存在工作環(huán)節(jié)多、工作效率低等問(wèn)題。檔案信息化能夠利用信息技術(shù)，實(shí)行模塊化管理、一站式服務(wù)，傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)中的一些常規(guī)性日常事務(wù)通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)輔助完成處理，檔案工作人員把自己時(shí)間、精力主要投入到提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、優(yōu)化工作流程、創(chuàng)新工作手段中去，進(jìn)一步提升管理服務(wù)水平。

3.檔案信息化可以促進(jìn)信息共享和社會(huì)文化繁榮。檔案部門(mén)是公共社會(huì)最大的信息數(shù)據(jù)收集者和擁有者，檔案信息化能夠幫助檔案部門(mén)獲取大量重要的、關(guān)鍵性的、有價(jià)值的信息，幫助檔案部門(mén)履行好自己的職能，為政府機(jī)關(guān)、社會(huì)組織開(kāi)展相關(guān)決策提供依據(jù)。同時(shí)，檔案信息化在一定程度上也實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)資源在全社會(huì)共享，從而對(duì)推進(jìn)全民素質(zhì)提升、社會(huì)文化繁榮產(chǎn)生極大的推動(dòng)作用。

二、大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案信息化工作的積極作用

1.最大限度地挖掘館藏檔案潛在價(jià)值。每一個(gè)檔案館都是一個(gè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)搭建檔案信息大數(shù)據(jù)平臺(tái)，在熟悉全部館藏檔案信息的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)有館藏檔案信息進(jìn)行重新整合，挖掘分析出有價(jià)值的信息，構(gòu)建出新的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，編研出新的成果。一方面，為檔案用戶提供了更多的選擇內(nèi)容;另一方面，也實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源利用的最大化。

2.科學(xué)地細(xì)分檔案用戶數(shù)據(jù)需求。隨著全社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)，個(gè)性化的檔案信息需求成為未來(lái)趨勢(shì)。檔案部門(mén)采用大數(shù)據(jù)的技術(shù)，引入關(guān)鍵因素識(shí)別不同用戶的信息類(lèi)型偏好，能夠準(zhǔn)確定位服務(wù)對(duì)象。通過(guò)對(duì)大量用戶查詢信息的內(nèi)容、交流的方式和渠道的數(shù)據(jù)分析，掌握不同用戶群的年齡、性別、學(xué)歷、工作、興趣愛(ài)好、行為方式等信息特征，可以更好地細(xì)分檔案用戶信息需求，有針對(duì)性地提供相應(yīng)的信息內(nèi)容，從而更好地為檔案用戶服務(wù)。

3.更好地預(yù)測(cè)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)收集和分析檔案信息利用相關(guān)因素大數(shù)據(jù)，檔案部門(mén)可以預(yù)測(cè)相關(guān)業(yè)務(wù)的未來(lái)走向。例如，近年來(lái)，社會(huì)和企業(yè)對(duì)人才越來(lái)越重視，學(xué)歷造假問(wèn)題凸顯，過(guò)去高校檔案館中很少問(wèn)津的學(xué)生錄取名冊(cè)、學(xué)籍表、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表等學(xué)生檔案的認(rèn)證查詢率越來(lái)越高。通過(guò)關(guān)注檔案利用率發(fā)生的變化，高校檔案館要建立起完善的學(xué)生學(xué)籍信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并做好這些檔案的數(shù)字化和信息化工作，以待用戶查詢利用。

4.優(yōu)化檔案項(xiàng)目管理決策。隨著檔案信息化水平的提升，大數(shù)據(jù)會(huì)運(yùn)用到檔案項(xiàng)目管理中，樹(shù)立起“服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化思維、信息化思維、技術(shù)性思維和資源共享性思維”[1]38-39，為檔案事業(yè)發(fā)展提供科學(xué)決策。例如，檔案部門(mén)通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)去追蹤、搜集各類(lèi)檔案查詢量與不同類(lèi)型用戶信息之間的關(guān)聯(lián)性，了解不同檔案用戶需求格局和不同類(lèi)型檔案利用頻度，確定各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)規(guī)劃順序。同時(shí)，檔案部門(mén)還可以通過(guò)引入項(xiàng)目運(yùn)行數(shù)據(jù)、安全管理數(shù)據(jù)等相關(guān)性因素，建立風(fēng)險(xiǎn)控制模型，做到對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的早期識(shí)別、早期干預(yù)，從而降低或控制項(xiàng)目決策風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)檔案信息化工作的幾點(diǎn)建議

大數(shù)據(jù)時(shí)代，在檔案信息化工作實(shí)踐過(guò)程中，各檔案部門(mén)要善于借鑒相關(guān)行業(yè)或相關(guān)部門(mén)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新管理體制、機(jī)制、方法和手段，促進(jìn)檔案信息化工作的有序進(jìn)行，走出一條適合本單位的檔案信息化工作新路子。

1.進(jìn)一步拓展檔案信息的征集渠道。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，多樣性、大量性、快速性、高價(jià)值、低密度性的信息數(shù)據(jù)既對(duì)檔案信息化工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。由于信息數(shù)據(jù)的來(lái)源、格式、存儲(chǔ)等不同，呈現(xiàn)出的信息數(shù)據(jù)形式各樣、不盡相同。檔案信息數(shù)據(jù)管理部門(mén)可以進(jìn)一步拓展信息數(shù)據(jù)的征集渠道和范圍，如辦公郵箱網(wǎng)絡(luò)信息、傳統(tǒng)平面媒體信息、微博微信等新媒體信息等，并把收集的相關(guān)信息結(jié)合起來(lái)進(jìn)行處理使用。要加強(qiáng)檔案信息管理部門(mén)之間的協(xié)同創(chuàng)新管理，進(jìn)一步拓展部門(mén)間的信息共享范圍;要發(fā)揮現(xiàn)有檔案信息的最大價(jià)值，盤(pán)活現(xiàn)有信息資源，讓信息的價(jià)值空間盡可能得到拓展;要打破檔案信息壁壘，使各信息部門(mén)之間做到互通有無(wú)，相互融合，形成新的信息生態(tài)環(huán)境。

2.提升信息數(shù)據(jù)的處理能力和水平。我們知道，每一個(gè)部門(mén)日常業(yè)務(wù)工作中都會(huì)產(chǎn)生大量信息數(shù)據(jù)，但是具有保存價(jià)值的信息數(shù)據(jù)可能連10%也不到?！耙砸曨l為例，連續(xù)不間斷監(jiān)控過(guò)程中，可能有用的數(shù)據(jù)僅僅有一兩秒?！盵2]74-75我們要想在很短的時(shí)間內(nèi)將這些價(jià)值分析和挖掘出來(lái)，無(wú)異于“沙里淘金”和“大海撈針”。檔案信息元數(shù)據(jù)從產(chǎn)生以后，經(jīng)過(guò)了征集、整理、鑒定、編研、利用乃至保管的全過(guò)程，業(yè)務(wù)流程較多，工作量也非常巨大。因此，掌握和運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，從海量檔案信息數(shù)據(jù)中分析出有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，將會(huì)逐漸成為所有工作中的重中之重。要進(jìn)一步增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性。目前，在反恐應(yīng)急、搶險(xiǎn)救災(zāi)等突發(fā)事件處理中，對(duì)信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、快速處理的要求極高，對(duì)事發(fā)現(xiàn)場(chǎng)的信息數(shù)據(jù)必須快速、準(zhǔn)確分析，否則現(xiàn)場(chǎng)指揮人員將很難做出科學(xué)決策。同樣，各級(jí)檔案信息管理部門(mén)要加快館藏內(nèi)容擴(kuò)容速度，提高對(duì)信息數(shù)據(jù)的分析處理速度和實(shí)效，更好地適應(yīng)用戶需求。

3.重視信息數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用和設(shè)備的更新?lián)Q代。沒(méi)有信息化基礎(chǔ)設(shè)施，信息化就無(wú)從談起。目前，各種現(xiàn)代辦公設(shè)備、移動(dòng)設(shè)備等產(chǎn)生、存儲(chǔ)的大量數(shù)據(jù)，可達(dá)到PB級(jí)別，甚至可達(dá)EB、ZB級(jí)別。這種海量數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)特征對(duì)檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)分析提出了更高的要求。同時(shí)，按照大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，將來(lái)檔案信息數(shù)據(jù)唯有存放于特有的云存儲(chǔ)部門(mén)，才能實(shí)現(xiàn)成本便宜和管理方便。要重視加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理利用服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，做好網(wǎng)上征集、電子著錄、查詢一體化服務(wù)。要建立智能搜索引擎和個(gè)性化的推薦系統(tǒng)，多形式開(kāi)辟網(wǎng)上遠(yuǎn)程服務(wù)渠道和交流溝通平臺(tái)。要根據(jù)社會(huì)和形勢(shì)發(fā)展需要，進(jìn)一步開(kāi)放檔案信息數(shù)據(jù)范圍，更大范圍地實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享利用，為社會(huì)大眾提供更多層面的具體數(shù)據(jù)。檔案管理部門(mén)還要積極爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)在資金與制度政策上的支持，加大本單位在通訊網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、防火墻和相關(guān)服務(wù)設(shè)備的人、財(cái)、物的投入力度，提升檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)水平。

4.著力培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)管理和技術(shù)的專(zhuān)門(mén)人才。弗雷斯特研究公司副總裁兼首席分析師Brian Hopkins說(shuō)，大數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用需要業(yè)務(wù)分析人員、數(shù)據(jù)整合專(zhuān)家以及業(yè)務(wù)部門(mén)走到一起，開(kāi)展通力合作[3]20。在信息數(shù)據(jù)時(shí)代，信息數(shù)據(jù)管理人員既要具有大數(shù)據(jù)時(shí)代的思維和意識(shí)，同時(shí)還要在具體檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐中，能夠?qū)W會(huì)從以定性分析為主逐漸過(guò)渡到以定量分析為主，或以定量分析和定性分析相結(jié)合的方向轉(zhuǎn)變，能夠善于從大量蕪雜的信息數(shù)據(jù)中分析挖掘出具有整體性、相關(guān)聯(lián)的共性特征的有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)。信息數(shù)據(jù)管理人員還要重視對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠熟練應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算、移動(dòng)智能終端和現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備，滿足檔案信息化建設(shè)工作的技術(shù)需求。各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)將會(huì)結(jié)合本單位檔案專(zhuān)業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)，針對(duì)自己的業(yè)務(wù)需求，在大數(shù)據(jù)處理上對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人才的能力和素質(zhì)要求的側(cè)重點(diǎn)也不盡相同，有的關(guān)注檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)的建設(shè)能力;有的強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)綜合分析能力;有的重視檔案數(shù)據(jù)編研開(kāi)發(fā)能力;有的要求熟悉信息平臺(tái)管理經(jīng)驗(yàn);有些還要求懂得互聯(lián)網(wǎng)用戶心理學(xué)，等等。因此，各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)要結(jié)合部門(mén)人才素質(zhì)實(shí)際，采取送出去和請(qǐng)進(jìn)來(lái)的方式，培養(yǎng)業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案信息數(shù)據(jù)管理和技術(shù)專(zhuān)門(mén)人才隊(duì)伍。

5.加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃部門(mén)檔案信息化建設(shè)工作。中國(guó)工程院副院長(zhǎng)干勇委員講道：全國(guó)性大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立，將直接使創(chuàng)新活動(dòng)減少成本，少走彎路，縮短研發(fā)周期，促進(jìn)科研人員迅速取得一些創(chuàng)新成果[4]8。要規(guī)劃全國(guó)性或區(qū)域性檔案資源云服務(wù)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)或區(qū)域內(nèi)檔案條目的集中與共享，實(shí)現(xiàn)查重檔案的存放與共享[5]34。檔案部門(mén)在檔案信息化建設(shè)工作中，首先必須考慮到此項(xiàng)工作的計(jì)劃性和前瞻性，對(duì)現(xiàn)有的信息化工作進(jìn)行合理統(tǒng)籌，確保檔案信息化建設(shè)與其他各項(xiàng)工作信息化建設(shè)的平衡、協(xié)調(diào)關(guān)系。要正視檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整工作思路和方法，對(duì)檔案信息化建設(shè)決策進(jìn)行必要的、實(shí)時(shí)的評(píng)估、修改和補(bǔ)充，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化。要建立與檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的專(zhuān)業(yè)化、精細(xì)化。在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)建立起多部門(mén)協(xié)作機(jī)制，落實(shí)層級(jí)責(zé)任分工。要按照信息數(shù)據(jù)的征集、存儲(chǔ)、管理、分析、利用的業(yè)務(wù)流程設(shè)置相應(yīng)機(jī)構(gòu)，各機(jī)構(gòu)之間應(yīng)各司其職，合理、有效地分析和輸送檔案信息數(shù)據(jù)，確保輸出的檔案信息數(shù)據(jù)的科學(xué)性、精確性，進(jìn)一步提高檔案利用者的決策科學(xué)化與管理精細(xì)化的水平。