劉向陽

摘 要：隨著“大數(shù)據(jù)”時代的到來，各行各業(yè)的發(fā)展都受到了極大的影響，高校的人事檔案管理也不例外。大數(shù)據(jù)時代下，高校人事檔案管理發(fā)生檔案數(shù)量呈直線上升，人事檔案的來源趨向于多元化，檔案信息異構(gòu)化，檔案管理信息化等一系列的變化。本文就大數(shù)據(jù)時代下高校人事檔案管理信息化建設(shè)，進行研究和分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 高校人事檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

一、大數(shù)據(jù)時代下高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.人事檔案信息更新不及時

由于檔案的特殊性，其檔案的內(nèi)容具有極強的保密性，且大多數(shù)都被掌握在組織的手中，不能在社會上擴散和傳播，更不能使其公開。所以，檔案的管理方式都一直較為保守，檔案的收集也一般都是通過“檔隨人走”的方式進行，就是干部將自己的檔案主動調(diào)到用人單位，用人單位也只能被動的進行接受。如果檔案人員在進行檔案管理時產(chǎn)生疏忽，導(dǎo)致某個或者某批檔案被“塵封”，那么這批檔案的信息內(nèi)容就無法及時進行更新，必然會導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的不完整，使其管理也變得混亂。

2.人事檔案信息化管理平臺建設(shè)不到位

高校的人事檔案是高校干部工作、重要人才工作的重要信息，而且在干部或者是職工進行晉升時是重要的依據(jù)之一。因此，高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視人事檔案的管理，加大對人事檔案管理的關(guān)注力度和人力、物力、財力方面的支持力度，但在實際情況中卻并非如此。許多高校領(lǐng)導(dǎo)認識不到人事檔案管理的重要性，就導(dǎo)致高校人事檔案在進行管理過程中的問題無法解決，嚴重阻礙了人事檔案管理的發(fā)展和信息化管理平臺的建設(shè)。

3.數(shù)字化、信息化程度低

近幾年來，隨著國家干部人事檔案管理方面相關(guān)政策及法規(guī)的相繼出臺，在“大數(shù)據(jù)”時代背景下，各大高校紛紛對人事檔案管理進行了變革和創(chuàng)新，尤其是在人事檔案管理中運用信息化技術(shù)，努力跟進社會發(fā)展步伐。但在實際情況中，由于各方面原因?qū)е赂咝Ｈ耸聶n案管理的信息化、數(shù)字化不能滿足日常的工作需求，如：數(shù)據(jù)庫的不完整、基礎(chǔ)設(shè)施的缺失、系統(tǒng)功能的欠缺等，從而導(dǎo)致檔案利用率低下、檔案管理工作效率低下等問題，都嚴重阻礙了高校人事檔案管理信息化的發(fā)展。

4.管理人員綜合素質(zhì)不高

高校人事檔案管理信息化的建設(shè)，對人事檔案管理人員也提出了更高的要求，相關(guān)的管理工作人員不僅要有一定的計算機技術(shù)基礎(chǔ)，還要掌握一定的信息技術(shù)，從而才能通過軟件系統(tǒng)操作完成電子檔案的管理，并且還能夠?qū)τ布O(shè)施進行日常的維護，這些都需要綜合素質(zhì)較高的創(chuàng)新型人才。但在目前高校對于人事檔案管理工作人員的招聘上，“門檻”設(shè)置的較低，對應(yīng)聘人員的學(xué)歷、知識技能等都沒有做出明確的要求，從而不利于檔案管理信息化進程的推進。

二、大數(shù)據(jù)時代下推進高校人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.加大人事檔案的收集、審核整個力度

首先，各大高校的人事檔案管理部門，要建立健全的相關(guān)管理制度，完善日常管理工作中存在的問題，如制定高校人事檔案信息定期上傳制度、人事檔案管理規(guī)范制度等。通過相關(guān)的規(guī)定制度，嚴格規(guī)范管理人員的操作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作人員能夠及時的收集人事檔案資料，并定期按時的對人事檔案資料進行更新和補充，從而避免人事檔案信息內(nèi)容缺失甚至人事檔案丟失情況的發(fā)生。其次，高校對于人事檔案要進行嚴格、細致的全面排查，對于存在虛假信息、錯誤信息、填寫錯誤等一類的情況，及時采取相應(yīng)的措施，從而保證人事檔案信息內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

2.推進人事檔案管理信息化、數(shù)字化管理

在“大數(shù)據(jù)”時代背景下，人事檔案管理信息化、數(shù)字化是社會發(fā)展的必然趨勢，因此高校應(yīng)該加強對人事檔案管理信息化建設(shè)的重視，加大力度建設(shè)和完善相關(guān)的電子信息化平臺，保證相關(guān)建設(shè)項目資金的充足，并將其納入學(xué)習(xí)的發(fā)展規(guī)劃。力爭將人事檔案管理的信息化、數(shù)字化水平提升上來，以此達到檔案存量數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化以及增量電子化。但是由于人事檔案的重要性和安全性，高校要特別注意對人事檔案的保護，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的防火墻和安全系統(tǒng)，避免外界用戶侵入系統(tǒng)對人事檔案進行惡意篡改和刪除，其次還要加強電子檔案的前端控制，將已經(jīng)歸檔的檔案設(shè)置成自動上鎖，已經(jīng)上鎖的檔案就無法進行編輯和修改，同時也不能被刪除，避免內(nèi)部人員進行纂改，從而影響人事檔案的真實性。

3.加快信息化平臺的建設(shè)

高校在建設(shè)人事檔案管理信息化平臺時，要注意依托校園網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)共享特性，通過校園網(wǎng)對人事檔案管理系統(tǒng)和校園的OA辦公系統(tǒng)進行無縫銜接，從而實現(xiàn)檔案的遠程管理、查詢和利用，從而大大提高了人事檔案的利用效率，并省去了查閱、翻找等不必要的人力資源。信息化平臺的建設(shè)非常重要，它直接決定了人事檔案管理信息化水平的高低，而且信息化平臺的建設(shè)還有利于檔案數(shù)據(jù)庫的建成，推動檔案管理信息化的發(fā)展。

4.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

高校要積極組織相關(guān)的知識、技術(shù)、技能培訓(xùn)，并設(shè)置嚴格的上崗要求，只有通過相關(guān)的知識技能考試，人事檔案管理人員才能上崗，這樣不僅避免了因為管理工作人員自身知識儲備不足，從而造成管理工作效率低下、管理質(zhì)量不強等問題的發(fā)生，還能推動人事檔案管理信息化的良好發(fā)展。其次，加強對相關(guān)管理工作人員的思想培養(yǎng)，使其樹立正確的工作思想，嚴格、認真對待自己的管理工作。防止管理工作人員因自己的工作性質(zhì)，而自暴自棄否認自己的自我價值和工作價值，從而對工作產(chǎn)生厭惡和消極的情緒。最后，加強對檔案管理人才的發(fā)掘和培養(yǎng)，通過提高待遇、校企合作、公開招選等方式引進先進的技術(shù)型人才，從而為高校人事檔案管理信息化建設(shè)注入新鮮的動力，有效推進信息化建設(shè)。

結(jié)語

在“大數(shù)據(jù)”時代背景下，高校的人事檔案管理信息化建設(shè)并不是能夠一蹴而就的，而是需要長期不斷地發(fā)展。因此，相關(guān)負責(zé)人在這個過程中一定要有耐心和決心，并要做好充足的準(zhǔn)備，以此才能完美完成高校人事檔案管理信息化的建設(shè)。

參考文獻

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