崔廣林

【摘? 要】近年來，電子檔案憑借著自身操作簡單、存儲空間小、能夠實現(xiàn)資源共享等優(yōu)點已經被廣泛應用在各行各業(yè)中，從目前來看，檔案信息化建設已經成為社會的主流趨勢?；诖?，本文首先將分析電子技術對檔案信息化建設的意義，然后提出檔案信息化建設中對電子技術的運用策略。

【關鍵詞】檔案信息化建設;電子技術;意義;運用策略

引言

在當前信息化時代的背景下，檔案信息化建設與管理是檔案管理工作的主要發(fā)展方向，而在檔案信息化建設中，通過應用電子技術能夠加快信息化進程，提高檔案信息化建設工作的效率等。因此，本文對檔案信息化建設中電子技術的運用的分析具有非常重要的意義。

1.電子技術在檔案信息化建設中的重要意義

1.1加快檔案信息化進程

從目前來看，雖然檔案信息化已經成為檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，但是，我國的檔案信息化建設依舊處在起步階段，對于相關設備設施的引進和應用，尚且存在很多的問題與不足之處，從而對檔案信息化建設產生了嚴重的阻礙作用。而通過運用電子技術，這些問題都能夠得到有效解決，檔案信息化建設的進程也隨之加快。具體來說，檔案信息化建設的核心就是技術，只有通過合理應用計算機技術、網絡信息技術等先進技術，才可以實現(xiàn)檔案信息化，而這些技術都是電子技術的重要組成部分。所以，對于檔案信息化建設來說，電子技術是一種非常重要的技術，只要將這項技術合理應用在檔案信息化建設和管理中，就能夠進一步加快檔案信息化建設的進程。

1.2提高檔案工作的效率

在檔案信息化建設過程中，對電子技術的運用主要依靠各種類型的電子設備和信息系統(tǒng)，這也就表明了檔案管理工作不需要再單純地依靠人工操作開展，不管是對檔案信息的錄入、存儲，還是對檔案資料的篩選與應用，都能夠通過計算機和檔案管理信息系統(tǒng)完成，從而有效提高了檔案工作的效率。

1.3提高檔案信息的利用率

檔案管理工作并不單純包括整理和儲存檔案資料與檔案信息，最重要的是給檔案信息的使用提供有效支持。而電子檔案的產生，可以進一步提高檔案信息的利用率。具體表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，電子檔案主要將網絡作為傳播媒體傳輸檔案信息，從而不但可以實現(xiàn)檔案資源的共享，而且可以突破傳統(tǒng)檔案工作在時空方面的約束，不同的人能夠在統(tǒng)一時間查找和使用同一份電子檔案，從而提高檔案的利用率。第二，電子檔案的主要存儲載體是光盤、硬盤等，體積相對較小，但是其中可以包含諸多信息，從而可以節(jié)省檔案的存儲空間，保證所有的檔案信息都可以得到有效應用。

2.檔案信息化建設中對電子技術的運用策略

2.1增加電子技術研發(fā)投入

電子技術為檔案信息化建設提供了重要支持，但由于當前電子技術仍存在很多不成熟之處，因此檔案工作對于電子技術的應用也同樣存在著很多弊端，例如在檔案信息的安全上，雖然電子檔案在存儲期間能夠得到有效的保護，然而由于檔案信息的傳遞必須要依靠網絡，因此在檔案信息傳輸過程中，仍然存在著信息泄露的風險，尤其是對于一些保密性較強的檔案資料來說，一旦被他人所獲取，其后果往往比較嚴重。因此，在檔案信息化的建設過程中，必須要對電子技術的相關科研工作給予足夠的重視，加大科研資金的投入，推動檔案信息安全防護等方面的電子技術能夠不斷進步，這樣才能夠為檔案信息化建設提供更為有利的技術支持。

2.2建立電子檔案管理制度

檔案管理作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，雖然在各方面均已制定了明確的管理制度，但隨著檔案信息化的不斷深入，電子技術在檔案管理中的應用日趨廣泛，檔案管理的工作內容已經發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)檔案管理制度也已經難以適應當前的檔案管理工作實際，因此，對于檔案管理制度進行創(chuàng)新，制定適用于電子檔案的檔案管理制度是非常必要的。例如在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案資料保管制度需要從檔案室的管理入手，對室內采取防高溫、防水、防潮等相關措施，而在應用電子技術后，紙質檔案逐漸被電子檔案取代，檔案室管理的相關制度措施自然也需要從檔案管理制度中刪除，并添加計算機管理、檔案管理系統(tǒng)操作規(guī)范等相關內容。

2.3促進檔案資料信息共享

檔案管理工作的核心目的并非對檔案信息的存儲、整理，而是要為檔案信息的充分利用提供支持，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，由于紙質檔案占用空間較大，無法復制多份，因此很難實現(xiàn)大范圍的檔案信息共享，極大地限制了檔案信息利用效率。而在電子檔案出現(xiàn)后，則使得檔案信息高效利用的實現(xiàn)成為了現(xiàn)實，只要用戶擁有訪問檔案信息系統(tǒng)的權限，就能夠隨時隨地的查詢檔案資料，獲取其中的檔案信息。為此，檔案信息化建設與管理必須要充分利用電子檔案的這一特點，在不影響部分檔案保密性的前提下，建立更多開放的檔案信息平臺，向社會共享各種檔案信息資料，從而使檔案信息得到更加廣泛的應用。

2.4注重網絡資源開發(fā)利用

電子技術的應用雖然擴大了檔案信息搜集范圍，使更多的網絡資源成為了電子檔案，但由于當前電子檔案的管理尚未得到規(guī)范，因此各行業(yè)領域通常都不具備統(tǒng)一、權威的檔案信息平臺，各類電子檔案資源也都分別存儲于不同平臺內，這就給用戶對檔案資源的查找與利用造成了很大的麻煩。因此，在檔案信息化建設過程中，仍需要重視對網絡資源的開發(fā)利用，利用先進的電子信息技術對網絡上的各種檔案資源進行整合，并進行集成化的電子檔案管理，為電子檔案的信息利用提供方便。

3.結束語

總而言之，隨著信息技術的快速發(fā)展，信息化管理已經成為各行各業(yè)相關管理工作的主要發(fā)展方向。因此，檔案管理部門必須要加快檔案信息化建設，并在這個過程中合理有效地運用電子技術，以此來彌補傳統(tǒng)人工檔案管理模式的諸多不足之處，從而節(jié)省檔案管理的時間和空間，提高檔案工作的效率以及檔案信息的利用率，加快檔案信息化建設的進程。

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