范小磊

摘 要：近年來(lái)感覺(jué)最深的就是現(xiàn)在處在百年未有之大變局時(shí)代，國(guó)家經(jīng)濟(jì)總量的快速發(fā)展以及新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域不斷增多，尤其是產(chǎn)業(yè)園數(shù)量明顯增多，相應(yīng)地與其相關(guān)的檔案數(shù)量也隨之增加。數(shù)量的增多，也就意味著管理的質(zhì)量也要能跟上，檔案室的建設(shè)、檔案的管理，等配套的設(shè)施要更跟得上。要是檔案管理成為園區(qū)的一道風(fēng)景線，成為促進(jìn)園區(qū)發(fā)展的一把密匙。

關(guān)鍵詞：園區(qū)建設(shè)、檔案管理、存在問(wèn)題

當(dāng)前的園區(qū)檔案管理存在著這樣的問(wèn)題，一是，將檔案管當(dāng)成可有可無(wú)的部門(mén)來(lái)看待，各個(gè)配套的設(shè)施都更不上，甚至沒(méi)有專門(mén)的檔案室，專門(mén)的檔案人員。二是缺乏現(xiàn)代辦公的理念，檔案以紙質(zhì)的為主，辦公也沒(méi)做到電子化，查一份檔案用時(shí)過(guò)多。三是缺乏科學(xué)性與整體性。許多檔案沒(méi)能系統(tǒng)地整理出來(lái)，檔案與檔案之間的連接也不緊密，普遍存在著雜亂與不細(xì)致的現(xiàn)象。

一、提高檔案管理意識(shí)，讓園區(qū)一切有歸屬

對(duì)園區(qū)發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案意識(shí)也是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，首先它包含很多內(nèi)容，物品采購(gòu)檔案，人事檔案，園區(qū)建設(shè)檔案等，幾乎要將園區(qū)的一事一物，一花一草，一人一職等都要記錄在案，設(shè)定一個(gè)完整的檔案。這樣就能對(duì)園區(qū)的發(fā)展起到非常重要的作用。因此作為園區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)就要讓每個(gè)部門(mén)都要對(duì)每天的具體事務(wù)，做一個(gè)詳實(shí)的記錄，再將這些變成有稽可查的檔案。比如2020發(fā)生的疫情，部分園區(qū)的工作人員回家了。那么在他復(fù)工前，就要能查到他每天的行蹤檔案，最后回家的路徑等等。一個(gè)簡(jiǎn)單的檔案，就能讓用人單位減去許多煩惱，可見(jiàn)檔案的重要，以及管理的重要性。

當(dāng)然就提高管理意識(shí)這個(gè)層面來(lái)說(shuō)，它需要從兩個(gè)方面來(lái)說(shuō)，一是要提升園區(qū)管理層對(duì)檔案管理的重視程度。大多管理層都將目光聚焦在招商、引資上以及相關(guān)環(huán)境的建設(shè)上，其實(shí)檔案建設(shè)也是其中重要的環(huán)境。首先管理層要對(duì)園區(qū)檔案的價(jià)值有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)。這是認(rèn)識(shí)不是口頭上的，而是在日常事務(wù)處理的表征上的，即，真真實(shí)實(shí)地利用檔案、建設(shè)檔案，重視它的價(jià)值，也挖掘它的潛力。因此就管理層來(lái)說(shuō)，他可以就檔案管理工作提出新的要求，并通過(guò)調(diào)查、分析、整合等手段，調(diào)整管理思路，進(jìn)而探索出檔案管理的新途徑，同時(shí)也避免因過(guò)度保護(hù)而導(dǎo)致檔案利用時(shí)的匱乏。二是要強(qiáng)化基層人員的責(zé)任意識(shí)，做到規(guī)范檔案，整理檔案、宣傳檔案的相關(guān)認(rèn)知。

二、完善檔案管理制度，讓園區(qū)發(fā)展有規(guī)格

檔案管理是園區(qū)管理的一部分，對(duì)應(yīng)地，它應(yīng)該也需要一整套完整的制度。這樣做的目的，一是為了用的時(shí)候方面，什么時(shí)間，什么部門(mén)可以來(lái)檔案室利用檔案，都要做細(xì)致的說(shuō)明，這能讓檔案發(fā)揮它的最大效用。二也是為了建的方便。各部門(mén)要將相應(yīng)的需要完備的資料要交檔案室，每個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人都要簽字蓋章，以讓檔案彰顯它的真實(shí)。

當(dāng)然檔案管理制度的建設(shè)要充分體現(xiàn)人文的關(guān)懷，比如說(shuō)，要在在新的管理環(huán)境與產(chǎn)業(yè)園檔案業(yè)務(wù)的多元化之間盡量找到平衡點(diǎn)，以讓制度具有適應(yīng)性與指導(dǎo)性。適應(yīng)性體現(xiàn)在要為檔案管理提供多層次的管理制度，即，不同的部門(mén)管理的方式不一樣，因?yàn)椴煌牟块T(mén)對(duì)檔案的需求也不一樣。比如都說(shuō)，人事部門(mén)利用檔案，更新檔案的頻率比較高，管理人員就要給他們充裕的時(shí)間。指導(dǎo)性在于即時(shí)更新制度內(nèi)容，以讓制度能服務(wù)日新月異的園區(qū)變化。園區(qū)發(fā)展了，相關(guān)的檔案問(wèn)題也增多了，比如某部門(mén)檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題以及相關(guān)企業(yè)的信用檔案的權(quán)限問(wèn)題等。細(xì)化制度建設(shè)就是指導(dǎo)性的一方面，即，要將制度建設(shè)按照各個(gè)不同的領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)分，進(jìn)而使檔案管理制度輕松、快捷地覆蓋到所有業(yè)務(wù)。

三、提高信息化建設(shè)水平，讓園區(qū)展示有路徑

作為軟件科技園，它在電子信息技術(shù)方面有著得天獨(dú)厚的先天優(yōu)勢(shì)，因此在檔案管理上也要讓這樣的優(yōu)勢(shì)用上來(lái)，即，提升檔案管理的信息化建設(shè)水平。信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，是必由之路，是發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是更好地做好服務(wù)工作的一個(gè)必要手段。信息化帶來(lái)的不僅僅是檔案管理方式上的改變，其實(shí)它更多的也觸及到檔案管理的理念。一是在時(shí)間上，要給各部門(mén)、各具體的服務(wù)對(duì)象以最快的、最便捷的服務(wù);而是在內(nèi)容上，要給他們以最新的信息，這是信息化最的的優(yōu)勢(shì)。

還以2020年新冠肺炎期間的復(fù)工復(fù)產(chǎn)為例做一個(gè)簡(jiǎn)單的說(shuō)明。由于情況的特殊，大多人、大多工廠、大多部門(mén)都選擇了在家電子辦公。如果不實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，整個(gè)園區(qū)的檔案系統(tǒng)就會(huì)處于一個(gè)癱瘓的狀態(tài)。由于準(zhǔn)備及時(shí)，對(duì)園區(qū)檔案信息的檢索和具體的文件材料歸檔基本都是通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。所有的部門(mén)，有人的人都知道這個(gè)系統(tǒng)，都能通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)獲得相應(yīng)的資料，也能將相應(yīng)的信息傳達(dá)到這個(gè)系統(tǒng)。當(dāng)然檔案管理信息化也要進(jìn)行適時(shí)的運(yùn)行維護(hù)，以防出現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)負(fù)荷運(yùn)營(yíng)、在線人數(shù)過(guò)多等，而是故障出現(xiàn)的概率高于平時(shí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

因此加強(qiáng)檔案管理要成為園區(qū)工作的一部分，成為園區(qū)發(fā)展的一個(gè)抓手，成為相關(guān)工作的一個(gè)突破口、一個(gè)引入口。換言之，對(duì)檔案進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)與利用，將其作用和價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，就是檔案管理的全部?jī)?nèi)容。

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