摘 要：采用SWOT分析法，從優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅四個方面，對高校檔案管理現(xiàn)狀進行分析，并提出有針對性的措施，推動高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;SWOT分析;高質(zhì)量

新時代是高質(zhì)量發(fā)展時代，管理工作必須與時俱進，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。本文運用SWOT分析法（Strengths優(yōu)勢、Weaknesses劣勢、Opportunities機會、Threats威脅），探討高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提出相關(guān)建議，進一步加強和改善檔案管理工作，推動高質(zhì)量發(fā)展。

一、SWOT分析法

SWOT分析法是把與研究對象密切相關(guān)的主要內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部機會、威脅等列舉出來，構(gòu)建SWOT矩陣。然后用系統(tǒng)分析思維，即S-O（優(yōu)勢-機會策略）、S-T（優(yōu)勢-威脅）、W-O（劣勢-機會）、W-T（劣勢-威脅）策略，得出最佳策略。

1.Strengths（優(yōu)勢）

（1）構(gòu)建了較為科學(xué)的管理工作機制。普遍構(gòu)建了由校長領(lǐng)導(dǎo)，校級領(lǐng)導(dǎo)主管，檔案館集中統(tǒng)一管理、各二級單位密切配合的檔案工作格局。組建了檔案工作委員會、檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組等非常設(shè)機構(gòu)，定期研究解決檔案管理工作中的重大問題。建設(shè)了一支專職檔案員與二級單位檔案員相結(jié)合的檔案員工作隊伍，實現(xiàn)了檔案館和歸檔單位直接對接，檔案員和二級單位檔案員直接對接，構(gòu)建了較為科學(xué)的管理體制和運行機制。

（2）硬件建設(shè)較為完善。檔案館普遍實現(xiàn)了辦公區(qū)、閱檔區(qū)、庫房區(qū)“三分開”;建設(shè)了符合“八防”要求的庫房。配備了必需的打印機、復(fù)印機、碎紙機、電腦、防磁柜、攝像機等辦公設(shè)施設(shè)備。適應(yīng)信息化建設(shè)需要，建設(shè)了局域網(wǎng)，使用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)進行檔案管理。

2.Weaknesses（劣勢）

（1）專業(yè)人才不足。檔案系列職稱職務(wù)晉升困難，導(dǎo)致高層次人才嚴(yán)重不足;工作邊緣化明顯，崗位吸引力小。崗位設(shè)置為管理崗居多，一般以校內(nèi)調(diào)劑為主，具有專業(yè)知識背景的人才嚴(yán)重不足，特別是既有檔案學(xué)，又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，又有一定文字功底和編纂開發(fā)能力的綜合人才更是缺乏。

（2）制度建設(shè)不夠健全。制度建設(shè)存在一定缺項，有的高校沒有制定牽頭管總的學(xué)校檔案管理辦法，有的沒有制定電子檔案、公務(wù)電子郵件等收集、管理辦法。由于工作整體不夠重視，還存在一定的執(zhí)行不嚴(yán)、落實不夠的現(xiàn)象。

3.Opportunities（機會）

（1）黨和國家高度重視檔案工作。黨和國家高度重視檔案工作。2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[2014]15號），包括5大部分23條內(nèi)容，成為新時代做好檔案管理工作的指導(dǎo)性文件。2019年1月1日起施行的《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號令）等，對進一步做好高校檔案管理工作，同樣具有很強的針對性和指導(dǎo)性。除此之外，還有其他國家、部門和地方性的政策法規(guī)和檔案標(biāo)準(zhǔn)。這些對于進一步規(guī)范高校檔案管理工作，提高高校檔案管理工作科學(xué)化水平，發(fā)揮著至關(guān)重要作用。

（2）現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛，必將深刻改變高校檔案管理面貌，互聯(lián)網(wǎng)+檔案必然是高校檔案管理的新模式新選擇。要加大信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用，優(yōu)化管理模式，提高管理效率。

4.Threats（威脅）

（1）高校檔案開放管理。高校檔案不僅僅滿足自己，還要滿足社會需求。不僅僅要在校內(nèi)進行檔案開放，還要對社會進行檔案開放，以滿足社會對高校檔案需求。處理好保密與公布，開放與嚴(yán)管關(guān)系，對高校檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

（2）校外合作單位檔案管理工作。隨著高校服務(wù)社會職能的不斷擴大，校地合作、校企合作、校際合作日益增多，必然會產(chǎn)生檔案文件資料，這些檔案文件資料也是高校檔案的重要組成部分，必須加強管理。

二、進一步加強高校檔案管理工作的SWOT策略

1.S-O策略（優(yōu)勢-機會策略）

（1）順應(yīng)國家形勢，進一步重視檔案管理工作。高校要主動順應(yīng)國家形勢，要站在講政治的高度，加強檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，為黨管檔，為校守史，為民服務(wù)。把檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，同部署，同檢查，同考核。

（2）切實加強信息技術(shù)在檔案管理工作中的運用。更加重視信息技術(shù)在檔案管理中的運用。在檔案征集環(huán)節(jié)，可以廣泛運用“互聯(lián)網(wǎng)+”、移動互聯(lián)技術(shù)，實現(xiàn)檔案的在線歸檔和近線歸檔。建設(shè)使用專門的檔案管理系統(tǒng)，切實加強檔案全生命流程管理。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強檔案開發(fā)利用工作。

2.W-O策略（劣勢-機會策略）

（1）切實加強專業(yè)人才隊伍建設(shè)。根據(jù)高校檔案事業(yè)發(fā)展需要，更加注重檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)。轉(zhuǎn)變崗位性質(zhì)，把檔案崗位由管理崗變?yōu)閷＜紞?，增強現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)意識。堅持專業(yè)人辦專業(yè)事，加強檔案學(xué)、計算機、自動化、歷史學(xué)、信息管理等學(xué)科專業(yè)人才引進。

（2）切實加強制度建設(shè)。要切實按照上位法要求，建設(shè)與學(xué)校實際相適應(yīng)的檔案管理辦法。要注重制度的前后銜接和成套管總，注重制度建設(shè)的成套性，建設(shè)一整套務(wù)實管用有效的制度體系。

3.S-T策略（優(yōu)勢-威脅策略）

（1）加強審查，做好檔案開放管理工作。要切實加強檔案審查、鑒定，從年代、價值等方面確定什么檔案內(nèi)容能開放、什么檔案內(nèi)容不能開放。開放過程中，要注意方式方法，加強全程監(jiān)管，做好復(fù)印、復(fù)制等各項具體工作。

（2）密切合作，做好校外合作單位管理工作。合作過程中形成的檔案，要定期溝通，及時把與學(xué)校有關(guān)的檔案征集歸檔。構(gòu)建校內(nèi)檔案部門與合作機構(gòu)檔案部門聯(lián)動機制，定期溝通協(xié)商機制，如有必要，還要赴國際合作高校進行實地走訪，切實做到應(yīng)歸盡管，應(yīng)管盡管。

4.W-T（弱勢-威脅策略）

要切實加強工作參與，針對學(xué)校對外合作交流比較多的部門如教務(wù)、科技、外事等部門，要在合作之初參與進來，提出歸檔要求。要做好檢查指導(dǎo)，隨著合作進程，隨時指導(dǎo)相關(guān)人員做好歸檔資料的收集整理工作，把工作做在平時，盡量避免事后補充資料。合作結(jié)束后，要及時跟進，及時歸檔。要構(gòu)建工作機制，與合作單位或高校就檔案管理，加強溝通交流。

三、結(jié)語

不斷加強高校檔案管理工作是推動檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)行工作，沒有科學(xué)高效的管理工作，就不可能推動高校檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。因此，通過以上分析，并提出相應(yīng)策略，以進一步開展好高校檔案管理工作，推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，建設(shè)與高校事業(yè)發(fā)展相匹配的高校檔案事業(yè)。

參考文獻：

[1]毛獻峰、李子白.行業(yè)特色型大學(xué)科研檔案管理的SWOT分析與建議[J].江蘇科技信息，2018（5）：24-27

作者簡介：

王寧（1976--），河南商丘人，武漢輕工大學(xué)檔案館館員，碩士研究生。