曹睿

摘要：目前越來(lái)越多企業(yè)引入共享中心，為了發(fā)揮共享中心功能，不僅要考慮共享帶來(lái)的成本節(jié)約和集中處理的效率，也應(yīng)考慮信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)，文章闡述了T公司共享中心費(fèi)用支付流程及內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題，分析影響內(nèi)部控制的因素，并提出相應(yīng)的對(duì)策，以有利于T公司在財(cái)務(wù)共享中心模式下改進(jìn)內(nèi)部控制效果。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享;共享中心;內(nèi)部控制

隨著外部環(huán)境不斷變化，企業(yè)盈利的難度不斷加大，近幾年我國(guó)一些大型企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)張，但利潤(rùn)逐漸下降，很多企業(yè)轉(zhuǎn)變自身經(jīng)營(yíng)管理和考核模式向經(jīng)營(yíng)要利潤(rùn)，這時(shí)精細(xì)化管理也是企業(yè)應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點(diǎn)，因此更多的企業(yè)引入共享中心。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部控制模式也因財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)施而有所變化，本文探討共享中心模式下內(nèi)部控制建設(shè)問(wèn)題。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

（一）內(nèi)部控制環(huán)境變化

內(nèi)控需要根據(jù)管理層對(duì)共享中心的戰(zhàn)略規(guī)劃定位以及期望，劃分哪些業(yè)務(wù)納入共享中心的服務(wù)范圍，哪些放在業(yè)務(wù)子公司處理，并調(diào)整相應(yīng)的內(nèi)部控制流程。

大量的財(cái)務(wù)核算，資金集中處理轉(zhuǎn)移到共享中心之后，致使共享中心的業(yè)務(wù)與信息高度集中，業(yè)務(wù)模式與之前不同，內(nèi)控環(huán)境發(fā)生了變化。

（二）業(yè)務(wù)變化及組織架構(gòu)改變帶來(lái)的影響

業(yè)務(wù)變化會(huì)涉及如下調(diào)整：首先，組織調(diào)整。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)從戰(zhàn)略計(jì)劃開(kāi)始，企業(yè)管理者應(yīng)該清晰公司整體的戰(zhàn)略計(jì)劃以及財(cái)務(wù)部的戰(zhàn)略規(guī)劃，明確共享中心在戰(zhàn)略規(guī)劃中的角色并以此設(shè)置共享中心的組織架構(gòu)對(duì)子公司財(cái)務(wù)人員進(jìn)行調(diào)整。其次，系統(tǒng)整合，共享中心需要集中處理各公司業(yè)務(wù)，系統(tǒng)整合是集中處理的前提條件。最后，流程更新，共享中心由于業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移和調(diào)整帶來(lái)子公司崗位職責(zé)的變革，權(quán)限也進(jìn)行調(diào)整，內(nèi)控的關(guān)鍵點(diǎn)也重新設(shè)置，從而要對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制流程進(jìn)行重構(gòu)。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下T公司內(nèi)控建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)不能適應(yīng)財(cái)務(wù)共享的要求

T集團(tuán)內(nèi)控部門(mén)匯報(bào)組織及匯報(bào)關(guān)系如圖1所示。

圖1中，集團(tuán)從下到上的匯報(bào)形式，董事會(huì)負(fù)責(zé)制定政策，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)（IAD）負(fù)責(zé)全公司范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)內(nèi)部審計(jì)工作及SOX404合規(guī)情況的審查與整改跟進(jìn);IAD向董事會(huì)的審計(jì)委員會(huì)匯報(bào)，每年提供一個(gè)評(píng)估公司的過(guò)程的充分性和有效性控制其活動(dòng)和管理風(fēng)險(xiǎn)，總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)及制度執(zhí)行。

T公司內(nèi)部控制部門(mén)側(cè)重于梳理業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部審計(jì)工作，對(duì)于共享中心內(nèi)控不足，并且這種金字塔式的管理模式也不利于問(wèn)題的及時(shí)解決，T公司應(yīng)該在審計(jì)委員會(huì)下再設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)，配合實(shí)施和完善具體業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理和控制制度。

（二）內(nèi)部控制程序不合理

T公司原有內(nèi)控程序，是在原有各公司的工作流程文檔上進(jìn)行流程測(cè)試，這顯然不能滿(mǎn)足財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制，由于業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移，對(duì)共享中心的內(nèi)部控制程序應(yīng)該考慮從業(yè)務(wù)方面，和系統(tǒng)層面進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，設(shè)置不同風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，多方面構(gòu)建完善的共享中心內(nèi)控管理和評(píng)估體系。

（三）內(nèi)部控制制度不符合財(cái)務(wù)共享要求

原有內(nèi)部控制制度都是基于每家公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)和業(yè)務(wù)來(lái)制定的，T公司沒(méi)有對(duì)共享中心和子公司之間業(yè)務(wù)流程更新內(nèi)控程序和制度，這些子公司內(nèi)控制度有不同，造成了共享中心需要根據(jù)不同子公司的內(nèi)控制度來(lái)處理業(yè)務(wù)，給共享中心的工作效率造成阻礙，而且不同的內(nèi)控制度有違背共享中心設(shè)立時(shí)統(tǒng)一管理的初衷。

（四）內(nèi)部控制人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不能適應(yīng)要求

T公司SOX部門(mén)的人員基本都是非財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)人員，沒(méi)有完整的財(cái)務(wù)知識(shí)體系，沒(méi)有財(cái)務(wù)工作全流程的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，加上現(xiàn)有內(nèi)控人員都是香港本地員工，對(duì)國(guó)內(nèi)企業(yè)的稅收政策和法規(guī)并不熟悉，尤其對(duì)特殊或非常規(guī)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，則需要通過(guò)國(guó)內(nèi)子公司人員反饋了解本地相關(guān)稅務(wù)政策及實(shí)際操作。

三、改善財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下T公司內(nèi)部控制建設(shè)效果的對(duì)策

（一）根據(jù)財(cái)務(wù)共享要求完善內(nèi)部控制制度

由于不同子公司獨(dú)立運(yùn)營(yíng)，獨(dú)立編制預(yù)算，獨(dú)立核算，各子公司對(duì)集團(tuán)政策執(zhí)行情況和效果及結(jié)果也都不同，不同公司發(fā)生的問(wèn)題對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)是來(lái)自于不同的層次，有可能是某一個(gè)單一企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，也有可能是整個(gè)一個(gè)業(yè)務(wù)單元的風(fēng)險(xiǎn)，甚至有可能是在總部層面的風(fēng)險(xiǎn)，而風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案及好的經(jīng)驗(yàn)沒(méi)有得到分享。因此需要從以下幾個(gè)方面統(tǒng)一完善內(nèi)控制度。

1.共享中心內(nèi)控需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)造成的影響做出一個(gè)分析，某一風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，是否會(huì)對(duì)合規(guī)性造成影響，是否會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)報(bào)告的準(zhǔn)確性造成影響，是否會(huì)影響到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的戰(zhàn)略，只有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的形成和風(fēng)險(xiǎn)的影響領(lǐng)域做出了充分的評(píng)估以后，才會(huì)根據(jù)不同的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)設(shè)立一些內(nèi)控的制度，盡量的去規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)使風(fēng)險(xiǎn)可控。

2.內(nèi)控環(huán)境改善：為了實(shí)現(xiàn)共享中心統(tǒng)一核算的工作職能，需要實(shí)現(xiàn)各子公司系統(tǒng)升級(jí)，統(tǒng)一ERP信息系統(tǒng)的版本，統(tǒng)一流程，賬號(hào)規(guī)則統(tǒng)一和部份科目賬號(hào)統(tǒng)一，銀行系統(tǒng)統(tǒng)一（資金池管理目的）。

3.業(yè)務(wù)職責(zé)劃分：共享中心對(duì)子公司劃撥的支付業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)分，按每個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)設(shè)定共享中心和各業(yè)務(wù)子公司的職責(zé)范圍，確認(rèn)責(zé)任歸屬。

4.人員培養(yǎng)計(jì)劃：共享中心根據(jù)承接的業(yè)務(wù)，比如賬務(wù)記錄，報(bào)表出具，報(bào)表數(shù)據(jù)分析，按業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)行細(xì)分，設(shè)置不同的業(yè)務(wù)崗位，編制SOP標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 給共享中心的員工提供更多的輪崗，培訓(xùn)機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)能力的提升，讓共享中心財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)從基礎(chǔ)型人員轉(zhuǎn)變?yōu)橄驑I(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支持。共享中心建立內(nèi)部績(jī)效評(píng)價(jià)體系，通過(guò)設(shè)立KPI衡量業(yè)績(jī)表現(xiàn)來(lái)達(dá)到一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的目的， 將人均處理單據(jù)量、核算正確率、報(bào)銷(xiāo)周期、溝通反饋，客戶(hù)滿(mǎn)意度、學(xué)習(xí)技能納入KPI指標(biāo)。

5.信息系統(tǒng)改善：運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)傳輸優(yōu)勢(shì)，增加業(yè)務(wù)模塊，依托電子影像系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)快捷的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，在線(xiàn)審核及自動(dòng)賬務(wù)處理，實(shí)現(xiàn)與外部信息系統(tǒng)的接入。實(shí)現(xiàn)共享中心有效統(tǒng)一流程及賬務(wù)處理，提升效率，統(tǒng)一風(fēng)險(xiǎn)控制管理。

（二）優(yōu)化控制流程與方法

根據(jù)COSO框架五要素中關(guān)鍵要素（監(jiān)督事項(xiàng)，控制環(huán)境，風(fēng)險(xiǎn)控制，控制活動(dòng)）優(yōu)化各業(yè)務(wù)流程控制方法。

1. 以支付的內(nèi)控為例

2. 詢(xún)價(jià)業(yè)務(wù)支付相關(guān)內(nèi)控

內(nèi)控目標(biāo)：供應(yīng)商報(bào)價(jià)審批確認(rèn)及供應(yīng)商數(shù)據(jù)及時(shí)更新。

控制事項(xiàng)①：供應(yīng)商報(bào)價(jià)評(píng)估。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：防止報(bào)價(jià)舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵控制活動(dòng)：信息系統(tǒng)設(shè)置要求<500美金提供一家報(bào)價(jià)，<500>1000美金提供兩家報(bào)價(jià)，>1000美金提供三家報(bào)價(jià)，對(duì)于報(bào)價(jià)偏離預(yù)期或市場(chǎng)的，可以要求提供二次報(bào)價(jià)，對(duì)于重大項(xiàng)目采購(gòu)，開(kāi)放網(wǎng)上公開(kāi)招投標(biāo)，競(jìng)標(biāo)報(bào)價(jià)。

控制事項(xiàng)②：合同續(xù)訂。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：非格式合同條款風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵控制活動(dòng)：年度供應(yīng)商考核，根據(jù)考核結(jié)果續(xù)訂合同，并重新審核合同條款。對(duì)于非格式合同提交財(cái)務(wù)，法務(wù)聯(lián)合審批。同每年要求開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商。

控制事項(xiàng)③：供應(yīng)商數(shù)據(jù)維護(hù)。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：供應(yīng)商信息變更未更新風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵控制活動(dòng)： Souring設(shè)立人員與項(xiàng)目對(duì)應(yīng)表，當(dāng)供應(yīng)商信息發(fā)生變更時(shí)，要求供應(yīng)商提供正式書(shū)面蓋章通知，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的Sourcing簽字確認(rèn)并及時(shí)維護(hù)系統(tǒng)中供應(yīng)商信息，尤其是供應(yīng)商稅號(hào)名稱(chēng)及銀行信息變化。如果Souring人員變動(dòng)時(shí)也需要及時(shí)更新項(xiàng)目負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)表。

信息系統(tǒng)中設(shè)置供應(yīng)商信息，聯(lián)絡(luò)員信息及本公司采購(gòu)員信息。如果供應(yīng)商需要停用，系統(tǒng)接口增加凍結(jié)標(biāo)記，選擇凍結(jié)供應(yīng)商予以提示（聯(lián)系管理員解凍供應(yīng)商）

3. 采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控與支付相關(guān)控制

內(nèi)控目標(biāo)：合理合規(guī)采購(gòu)需求。

控制事項(xiàng)①： 請(qǐng)購(gòu)。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：避免過(guò)度采購(gòu)需求和大量臨時(shí)性采購(gòu)。

關(guān)鍵控制活動(dòng)：各部門(mén)提交年度采購(gòu)預(yù)算，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)采購(gòu)需求，提前審批確認(rèn)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃。

信息系統(tǒng)中設(shè)置校驗(yàn)，根據(jù)輸入請(qǐng)購(gòu)值系統(tǒng)校驗(yàn)是否小于等于資金計(jì)劃金額，小于等于則可以繼續(xù)，否則系統(tǒng)給予提示。

控制事項(xiàng)②： 采購(gòu)。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：審批權(quán)限及合同條款風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵控制活動(dòng)：在信息系統(tǒng)中設(shè)置不同金額的審批權(quán)限，合同需經(jīng)財(cái)務(wù)及法務(wù)聯(lián)合審批。

非生產(chǎn)性非實(shí)物采購(gòu)需要提交預(yù)算審批，部門(mén)，財(cái)務(wù)，經(jīng)理審批。

控制事項(xiàng)③： 驗(yàn)收入庫(kù)。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：不合格品未驗(yàn)收導(dǎo)致訂單不關(guān)閉風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵控制活動(dòng)：定期導(dǎo)出未關(guān)閉訂單，確認(rèn)原因，及時(shí)處理不合格品，關(guān)閉訂單避免長(zhǎng)期掛賬。

4. 支付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

內(nèi)控目標(biāo)：付款的準(zhǔn)確及時(shí)。

控制事項(xiàng)①： 付款申請(qǐng)。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：避免隨意審批。

關(guān)鍵控制活動(dòng)：由于共享中心業(yè)務(wù)更多借助于信息系統(tǒng)，支付申請(qǐng)?jiān)谛畔⑾到y(tǒng)中完成，為了避免隨意的審批，將審核責(zé)任推給財(cái)務(wù)，對(duì)此可以通過(guò)編制各級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)表完善支付審批制度，系統(tǒng)中設(shè)置根據(jù)選定的采購(gòu)合同號(hào)進(jìn)行查詢(xún)，可展合同明細(xì)。請(qǐng)款金額根據(jù)輸入值，系統(tǒng)校驗(yàn)是否小于等資金計(jì)劃，小于繼續(xù)填寫(xiě)，否則系統(tǒng)給予提示。

同時(shí)通過(guò)將預(yù)算錄入信息系統(tǒng)，每月輸出實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算比較表進(jìn)行費(fèi)用控制。

控制事項(xiàng)②： 發(fā)票核對(duì)。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：不合規(guī)發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵控制活動(dòng)：全員培訓(xùn)發(fā)票的合規(guī)注意事項(xiàng)，建立發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，了解稅金抵扣時(shí)效，不合格發(fā)票的退回處理。生產(chǎn)性采購(gòu)收到的供應(yīng)商發(fā)票，對(duì)應(yīng)合同，相應(yīng)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（生產(chǎn)材料為收料單）作為支持文件。系統(tǒng)根據(jù)收貨記錄，發(fā)票信息，PO信息校驗(yàn)進(jìn)行三單匹配，校驗(yàn)審核通過(guò)繼續(xù)，校驗(yàn)不通過(guò)，系統(tǒng)不予執(zhí)行下一步。

非生產(chǎn)性PO采購(gòu)可參照三單匹配操作。

控制事項(xiàng)③： 支付。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估： 避免重復(fù)付款。

關(guān)鍵控制活動(dòng)：由于子公司的費(fèi)用支付都能過(guò)共享中心，對(duì)于緊急付款，申請(qǐng)部門(mén)通常會(huì)要求共享中心先行支付后補(bǔ)資料，這樣會(huì)造成重復(fù)付款的可能性。

信息系統(tǒng)中根據(jù)支付憑證設(shè)置唯一號(hào)碼，該號(hào)碼用于付款后系統(tǒng)中該號(hào)碼狀態(tài)為已付款狀態(tài)，不能申請(qǐng)二次付款，同時(shí)，原始單證作為付款支持文件。

控制事項(xiàng)④： 應(yīng)付入賬。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：應(yīng)付賬款長(zhǎng)期掛賬風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵控制活動(dòng)：借助信息系統(tǒng)，月度輸出應(yīng)付賬報(bào)告，分析長(zhǎng)賬齡應(yīng)付款原因，及時(shí)與業(yè)務(wù)溝通確認(rèn)解決，避免長(zhǎng)期掛賬。對(duì)于退款，退票處理，可以通過(guò)郵件，電話(huà)，供應(yīng)商平臺(tái)與取得聯(lián)系及時(shí)解決。

除了以上控制方法，共享內(nèi)控還可以通過(guò)制定計(jì)劃然后執(zhí)行計(jì)劃最終把執(zhí)行的結(jié)果跟設(shè)立的目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比，找出偏差，制定進(jìn)一步的改善行動(dòng)，持續(xù)通過(guò)利用PDCA（計(jì)劃（plan）、執(zhí)行（do）、檢查（check）、行動(dòng)（action）等多種工具來(lái)使整個(gè)流程達(dá)到一個(gè)良性的持續(xù)改善的循環(huán)，為企業(yè)提供價(jià)值。

這樣共享服務(wù)中心通過(guò)不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，逐步擴(kuò)大自身業(yè)務(wù)范圍，得到更大量的業(yè)務(wù)來(lái)進(jìn)一步的取得經(jīng)濟(jì)批量的效益，使成本不斷降低，使共享服務(wù)中心逐漸進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)，在企業(yè)中擔(dān)任更重要的角色，成為業(yè)務(wù)合作伙伴，而不只是簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)集中核算和處理，并且覆蓋的地域也會(huì)更廣，具備更重要的戰(zhàn)略地位，真正成為全球商務(wù)共享中心。

（三）以財(cái)務(wù)共享要求提升內(nèi)部控制人員水平

內(nèi)控人員除了保持專(zhuān)業(yè)審計(jì)人員有足夠的知識(shí)，技能，經(jīng)驗(yàn)，和專(zhuān)業(yè)認(rèn)證的要求，還應(yīng)交流了解內(nèi)部審計(jì)的新興趨勢(shì)和其他企業(yè)成功實(shí)踐進(jìn)行價(jià)值創(chuàng)新。

成立共享中心之后，業(yè)務(wù)流有了變化，對(duì)內(nèi)控人員也提出了新的要求，不僅需要熟悉不同地區(qū)的稅收政策和法規(guī)，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息系統(tǒng)飛速發(fā)展，內(nèi)控人員必須更新自己的知道結(jié)構(gòu)以適應(yīng)環(huán)境的變化，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)尤其是利用外部信息系統(tǒng)時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)的控制和管理，設(shè)計(jì)管理程序識(shí)別適當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估公司的內(nèi)、外部網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)，確定管理、控制和治理過(guò)程。

四、結(jié)論

全球經(jīng)濟(jì)下行，對(duì)企業(yè)的成本控制，風(fēng)險(xiǎn)控制，及經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作者要能夠參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策，為決策者提供充實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)，因此設(shè)立共享中心之初，管理者對(duì)共享中心的規(guī)劃和定位非常重要。SSC作為服務(wù)提供方，需要與各子公司建立良好合作溝通機(jī)制，劃分業(yè)務(wù)范圍，定義職責(zé)界限，有效的利用信息系統(tǒng)和電子數(shù)據(jù)的傳輸，不斷的優(yōu)化和改善流程，使共享中心從簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)核算集中進(jìn)一步提升轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支持，成全業(yè)務(wù)伙伴，使SSC成為全球業(yè)務(wù)共享中心，發(fā)揮其更多的共享職能。

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（作者單位：上海惠亞電子有限公司）