王莉

摘 要：集團企業(yè)，是指為了一定的目的組織起來共同行動的團體公司，它是一種以母子公司關(guān)系為基礎(chǔ)的垂直型組織體制。要做好集團企業(yè)檔案管理，就要在集團內(nèi)堅持統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則，通過采取建立健全檔案管理制度，加強檔案系統(tǒng)建設(shè)，合理配置檔案人員及加強檔案等舉措，實現(xiàn)集團檔案管理的科學化、規(guī)范化、信息化、高效化。

關(guān)鍵詞：集團企業(yè);檔案管理;信息化

企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄。它是企業(yè)重要的文化資源和精神財富，做好企業(yè)檔案管理是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的重要保證。隨著信息時代的發(fā)展，企業(yè)檔案的價值不斷被發(fā)掘，企業(yè)檔案的重要性也日益被認可，越來越多的企業(yè)開始重視本企業(yè)檔案的管理。那如何做好企業(yè)檔案管理呢？以集團企業(yè)為例，筆者將從以下五個方面進行論述。

集團企業(yè)，是指為了一定的目的組織起來共同行動的團體公司，是由母公司、子公司、參股公司及其他成員共同組成的企業(yè)法人聯(lián)合體。從組織架構(gòu)上來看，集團企業(yè)是一種以母子公司關(guān)系為基礎(chǔ)的垂直型組織體制。與單個企業(yè)相比，集團企業(yè)的檔案管理更復雜，其在檔案管理的組織模式、管理模式、信息化模式等方面都有著自身的特點。通過借鑒外部經(jīng)驗、積極探索、總結(jié)新形勢下適應集團企業(yè)檔案管理的新方式，實現(xiàn)集團檔案管理的科學化、標準化、高效化、信息化，是數(shù)字化時代做好企業(yè)檔案的重要舉措。

1 集團內(nèi)檔案管理堅持統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則

我國檔案法規(guī)定檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，此原則亦適用于集團企業(yè)檔案管理。目前集團企業(yè)檔案管理普遍存在檔案形成主體多，檔案數(shù)量多、種類多樣，檔案管理層級多、管理水平參差不齊等各種問題。為解決這些問題，就必須實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則。

首先由集團層面統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理方法、統(tǒng)一檔案業(yè)務標準，以減少低水平重復，促進信息共享和交換;其次各分子公司可根據(jù)集團的要求，結(jié)合本公司實際情況，制定個性化的檔案管理辦法和方案;再次，在檔案實體管理方面，在集團設(shè)立綜合性檔案室，統(tǒng)籌集團檔案工作的開展。在分子公司設(shè)立檔案分室，管理本單位的檔案，并接受企業(yè)集團檔案室的監(jiān)督、指導和檢查。設(shè)立檔案分室，建立二到三級的檔案管理模式，是檔案分級管理的重要體現(xiàn)，不僅便于檔案的收集、整理、保管，更便于日后的查找利用。

2 建立健全檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，要做好檔案管理，離不開各項檔案制度的支持。首先集團總部要制定發(fā)布宏觀性、綱領(lǐng)性的、指導性的檔案制度及嚴格的考核和獎懲辦法，充分發(fā)揮制度的指導性、規(guī)范性作用，以保障集團檔案工作的順利開展。主要包括綜合性檔案管理辦法、各門類檔案管理指引，如文書檔案、工程檔案、招采檔案、銷售檔案、訴訟檔案、會計檔案等管理規(guī)定，實現(xiàn)集團內(nèi)檔案整理標準的統(tǒng)一。其次，各分子公司制定符合本單位實際情況相符的檔案管理制度，主要是對檔案管理各環(huán)節(jié)的詳細規(guī)定，如明確各類檔案的收集、整理、歸檔的責任部門和流程。再次，提高檔案制度的執(zhí)行力。檔案管理是一項內(nèi)容多、涉及面廣的工作，要做好集團企業(yè)檔案管理，必須貫徹執(zhí)行各項檔案制度。如果執(zhí)行力弱，檔案制度勢必會成為一紙空文，檔案各項建設(shè)也將無從談起。

3 檔案系統(tǒng)建設(shè)

以計算機技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)為代表的技術(shù)革命變革了現(xiàn)代社會的信息環(huán)境，也促使檔案管理模式發(fā)生了革命性的變化，從注重紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向檔案信息化建設(shè)。工欲善其事必先利其器。要做好企業(yè)檔案的信息化，必須選擇專業(yè)的檔案管理軟件及檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)，是實現(xiàn)電子文件管理、室藏檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務的重要工具，助力于建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館。集團企業(yè)通過檔案系統(tǒng)，可以在局域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)信息集中，在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)信息共享。

在檔案系統(tǒng)建設(shè)方面，要注意以下幾點。首先，選擇適宜的檔案系統(tǒng)。目前市場上，檔案管理軟件多樣，選擇難度較大。企業(yè)要根據(jù)自身行業(yè)的特點和組織架構(gòu)，選擇適合本企業(yè)的檔案系統(tǒng)，或者委托軟件公司根據(jù)本公司的實際情況進行研發(fā)設(shè)計。其次，處理好人與檔案系統(tǒng)的關(guān)系。檔案系統(tǒng)作為檔案管理的輔助工具，它雖然實現(xiàn)了檔案管理的自動化和檔案實體管理的簡化，但它不可能完全代替人，完成檔案信息的加工、處理、著錄等各項工作。這就要求我們不可過度依賴系統(tǒng)，在利用檔案系統(tǒng)的同時，不斷查找系統(tǒng)漏洞，進行系統(tǒng)升級。再次，做好系統(tǒng)維護。檔案系統(tǒng)投入日常使用后，要保證其持續(xù)、安全運行。一旦發(fā)生災難，應在盡可能短的時間內(nèi)恢復。為維護系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，需對系統(tǒng)信息進行多套備份，有條件的企業(yè)開展異地備份。

4 合理配置檔案人員及加強檔案隊伍建設(shè)

1）集團企業(yè)實行、兼職檔案員制度，檔案部門配備專職檔案員，統(tǒng)籌管理檔案工作。專兼職檔案員的設(shè)立，在集團內(nèi)形成了專兼結(jié)合、縱橫聯(lián)系的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，通過強化管理，保證了不同時期的各類檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。

2）加強檔案隊伍建設(shè)，提升檔案人員綜合素質(zhì)。隨著檔案信息化的發(fā)展，知識的快速更新，檔案工作所需的人才并不僅限于復合型人才，也需要更為專業(yè)的檔案人才、技術(shù)人才、管理人才。很多檔案部門都有這樣一個慨嘆：“既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才太少了”。故要做好集團企業(yè)檔案工作，必須提升檔案工作隊伍整體素質(zhì)，建設(shè)一支復合型、高素質(zhì)、創(chuàng)新型的檔案人員隊伍。一方面通過招聘，引進一批有專業(yè)知識、有專業(yè)技能的人才，為集團檔案工作隊伍注人新鮮的血液。另一方面定期對現(xiàn)有檔案人員進行繼續(xù)教育和培訓，提高大家的專業(yè)技能，探索新的檔案管理模式，主動應對信息化帶來的檔案管理變革。

5 加強檔案宣傳，提高全員檔案意識

集團企業(yè)具有規(guī)模龐大、管理層級多、分子公司遍布各地、從業(yè)人員眾多的特點，要提升集團檔案管理水平，必須要依靠全體員工，增強全員的檔案意識，貫徹全員歸檔的理念。通過采取檔案制度宣貫、檔案知識培訓、檔案信息編纂開發(fā)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化利用等方式，企業(yè)人員從上至下認識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展和員工個人的重要性，從而增強全員歸檔的積極性和主動性。

參考文獻

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