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        大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析

        2020-05-26 02:03:34鄭雪梅
        卷宗 2020年8期
        關(guān)鍵詞:電子檔案科學(xué)管理大數(shù)據(jù)

        摘 要:現(xiàn)如今,我國的計算機技術(shù)發(fā)展越來越迅速,大數(shù)據(jù)的使用已經(jīng)普遍到各個行業(yè)當中,在很大程度上改變了人們的生活。在檔案管理方面應(yīng)用大數(shù)據(jù),可以改變以往的管理方式,使得檔案管理更加方便快捷。本篇文章主要是對大數(shù)據(jù)時代電子檔案的管理進行分析研究,從而得出電子檔案未來的發(fā)展策略,順應(yīng)時代的發(fā)展潮流。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);電子檔案;科學(xué)管理;開放共享

        目前在各個行業(yè)中都會有檔案管理方面的工作,傳統(tǒng)的管理方式比較麻煩,需要專業(yè)的管理人員來整理。隨著大數(shù)據(jù)時代潮流的興起,電子檔案管理也隨之興起。電子檔案管理相對于傳統(tǒng)的管理方式來說能夠節(jié)省大量的人力物力,管理的也十分有序,查找檔案的時候也很便利。但是新興的事物終究需要慢慢適應(yīng)社會的發(fā)展形式,因此問題的出現(xiàn)也需要尋找到合適的解決方法。

        1 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的現(xiàn)狀

        1.1 電子檔案管理的法律體系不完善,影響工作的開展

        在我國有關(guān)電子檔案方面的法律體系仍處于落后階段,現(xiàn)有的法律也大都是針對傳統(tǒng)的檔案管理來制定的,對于電子檔案管理方面的法律還沒有明確的法律條文。隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,電子檔案的開放是每個人都迫切要求的,可若信息一旦公開會導(dǎo)致一些問題的出現(xiàn),被心懷不軌的人利用將是十分嚴重的。因此國家要抓緊對電子檔案管理方面的立法保護,這樣才能夠保證電子檔案充分適應(yīng)時代發(fā)展潮流,朝著更好的方向前進。

        1.2 檔案管理人員自身計算機技術(shù)應(yīng)用能力低

        在這個社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天,人們更加看重的是工作效率,一個人的工作效率高就代表著自身的工作能力強?,F(xiàn)階段我國在檔案管理方面的工作者越來越多,但是會有效利用其計算機技術(shù)管理檔案的人卻很少,這一部分人自身運用電子信息技術(shù)處理各種問題的能力較低,很難充分利用電子信息技術(shù)來提高檔案管理的水平,一定程度上影響了電子檔案工作的開展。因此,相關(guān)的管理部門應(yīng)該加強對檔案管理工作人員信息技術(shù)運用能力的培養(yǎng),從而實現(xiàn)電子檔案管理的快速發(fā)展。

        1.3 沒有很好的利用電子信息技術(shù),電子檔案的智能化受到影響

        電子檔案的發(fā)展是需要依靠電子信息技術(shù)的,通過運用電子信息技術(shù),可以將數(shù)據(jù)尋找出來再利用軟件進行分析,可以充分的利用電子檔案和社會資源的融合發(fā)展,將用戶的個人信息進行連接,從而幫助用戶解決一些實際問題。但是由于現(xiàn)階段這些技術(shù)還沒有得到充分的利用,不能夠很好的幫助用戶解決對應(yīng)的實際需求,用戶所接收到的都是一些文字信息,缺少相應(yīng)的畫面和真實感受,從而使用戶充滿感受信息技術(shù)下各種信息的發(fā)展。用戶在查詢檔案的時候幾乎都是運用電話咨詢或者發(fā)送郵件,直接在線查詢沒有被應(yīng)用到查詢當中,這就產(chǎn)生了一些不可避免的影響,同時也在一定程度上影響了用戶對電子檔案管理的好感度。所以說加強各種信息技術(shù)與電子檔案管理的融合,能夠為用戶提供多樣化的服務(wù),會在最大程度上提高電子檔案管理工作的開展效果。

        2 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的發(fā)展對策分析

        2.1 完善電子檔案管理法律體系,提高電子檔案的安全性

        國家應(yīng)該加強對電子檔案管理方面的法律法規(guī)的制定,要在最大程度上保證電子檔案的安全管理,國家可以以法律的形式為電子檔案添加法律效力,可以要求相應(yīng)的檔案管理機構(gòu)開出免責條款,并且對于電子檔案的開放所產(chǎn)生的各種責任也要進行免除。國家應(yīng)充分發(fā)揮自身管理大數(shù)據(jù)平臺的作用,要保證社會各界對于電子檔案開放的數(shù)據(jù)足夠安全,可以制定出使用的時間和查看要求,并設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限,只允許申請通過的人查看個人的電子檔案。另外,要對信息安全問題制定相應(yīng)的法律,明確開放的主體,并建議相應(yīng)的電子檔案管理部門對開放的檔案進行鑒定,要從各個方面充分保證電子檔案的安全性。還有國家也可以制定相應(yīng)的法律來完善電子檔案管理工作人員的獎懲追責制度,可以保證在電子檔案管理部門工作的人員認真履行個人的職責,對貢獻較大的人員,可以進行相應(yīng)的獎勵,從而確保電子檔案管理工作的開展。在最大程度上的發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代,有關(guān)電子檔案管理方面的價值。

        2.2 電子檔案的管理必須要依據(jù)實際情況開展

        在如今這個信息交流十分發(fā)達的時代,務(wù)必要提高電子檔案數(shù)據(jù)方面的管理,應(yīng)該著重將社會各方面的電子檔案進行整合管理,構(gòu)建出一個有關(guān)電子檔案的服務(wù)平臺,可以讓全社會對電子檔案進行查看和了解?,F(xiàn)如今,我國在電子檔案管理方面的建設(shè)還需要提高,要著重開展調(diào)研依據(jù)社會實際發(fā)展情況進行管理,規(guī)定相應(yīng)的時間,對電子檔案的保存標準進行修改核查,要充分做到電子檔案的管理標準與國際和社會各方面相連接,實現(xiàn)全社會和全球電子檔案的共享。

        2.3 加強對電子檔案管理方面人才的培養(yǎng),建設(shè)一支高素質(zhì)的管理團隊

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理部門對從業(yè)人員的要求也越來越高,一方面需要從業(yè)人員自身具有較強的信息識別意識,另一方面也需要檔案管理人員擁有較強的電子信息技術(shù)運用能力,這就使得高校應(yīng)該加強對綜合型電子檔案管理人才的培養(yǎng)。首先各大高校應(yīng)該在相應(yīng)的專業(yè)課程上進行改革,增強對專業(yè)基礎(chǔ)知識的培養(yǎng),讓學(xué)生從潛意識里認識到檔案管理的重要性。另外,學(xué)校可以組織開展相應(yīng)的實踐課程,讓學(xué)生在校園就開始處理相應(yīng)的檔案管理工作,這樣在以后才能夠更好地開展電子檔案管理工作。其次,可以建設(shè)相應(yīng)的電子檔案技能學(xué)習(xí)軟件,可以讓目前從事檔案管理的人員學(xué)習(xí)一些有關(guān)電子檔案管理方面的知識,緊跟時代的發(fā)展潮流增強自身的工作能力,才能夠更好的在該領(lǐng)域立足。通過運用電子信息技術(shù),能夠在一定程度上解決用戶的實際需求,也避免了電子檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題,這或大或小的會推動電子檔案更好的發(fā)展。

        2.4 電子檔案管理應(yīng)充分滿足用戶的需求,通過運用大數(shù)據(jù)實現(xiàn)多樣化的服務(wù)

        首先,檔案管理部門應(yīng)該加強對電子檔案大數(shù)據(jù)方面的開發(fā)應(yīng)用,通過對電子檔案管理的分析,可以發(fā)現(xiàn)大部分的用戶在尋找時會很注重電子檔案信息的推送。其次,要將生活中有關(guān)電子檔案的發(fā)展機會連接起來,每一個電子檔案管理人員也要充分做好自己所負責的工作,同時關(guān)注相應(yīng)的新聞熱點,加強對電子檔案的推動發(fā)展,可以開發(fā)出相應(yīng)的手機軟件,為社會公眾查詢電子檔案提供更多的方便,為人們的生活提供更多便捷的體驗,滿足人們多樣化的需求。最后,可以建立一個智能服務(wù)管理系統(tǒng),幫助人們更好的管理電子檔案,真正實現(xiàn)電子檔案管理的人性化服務(wù),讓人們充分感受到大數(shù)據(jù)帶來的生活便利。

        3 結(jié)束語

        隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展,各方面都開始利用信息技術(shù)改革創(chuàng)新,從而為人們的生活提供更多的便利。雖然電子檔案管理工作會出現(xiàn)一些問題,但是通過各種措施是可以控制的,未來電子檔案管理工作一定能夠發(fā)展的越來越好。

        參考文獻

        [1]梁凱.多維度視角下大數(shù)據(jù)與檔案關(guān)系的思考——以杭州市大數(shù)據(jù)管理為背景[J].中國檔案,2018(7):66-67.

        [2]王蘭成,黃永勤.大數(shù)據(jù)背景下檔案社會化媒體信息的挖掘與利用探析[J].檔案學(xué)研究,2016(1):73-76.

        [3]舍恩伯格,庫克耶.大數(shù)據(jù)時代——生活、工作與思維的大變革[M].盛楊燕,周濤,譯.杭州:浙江人民出版社,2013.

        作者簡介

        鄭雪梅(1977-),女,回族,甘肅古浪,助理館員,本科,主要從事檔案管理。

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