摘 要：促進學校綜合檔案室的規(guī)范管理，將會成為新時期各級學校重要的工作內(nèi)容之一。本文闡述了當代學校標準化綜合檔案室的建設要求，結(jié)合當前管理存在的問題，認為提高全校師生對檔案室規(guī)范管理重要性的認知、定期對管理人員開展培訓工作、充分開發(fā)與利用檔案資源等方式能夠切實增強綜合檔案室的管理水平。

關鍵詞：學校綜合檔案室;規(guī)范管理;資源開發(fā)

學校綜合檔案室，是儲存眾多珍貴檔案資料的重要場所，涉及的內(nèi)容包括師生信息、學術文獻、科研規(guī)劃材料等內(nèi)容，一旦發(fā)生意外，后果將會是災難性的?？傮w來看，雖然各級學校的整體發(fā)展速度取得了令人滿意的結(jié)果，但在綜合檔案室規(guī)范管理方面仍然存在較大的提升空間。

1 當代學校標準化綜合檔案室的建設要求

近年來，各級學校為實現(xiàn)智能化建設投入了大量人力、物力，各類設施和機構均達到了理想的狀態(tài)。相比之下，檔案室的“待遇”長期停滯不前，學校管理者和廣大師生對其的認知依然停留在過去。而在當代教育理念下，校內(nèi)的標準化綜合檔案室建設應該符合如下要求：第一，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案室與數(shù)字化檔案室的有機結(jié)合。既要保留傳統(tǒng)檔案室中檔案柜、目錄柜、閱檔桌椅等設施，又要引入信息、數(shù)字、通信、網(wǎng)絡、虛擬等技術，如計算機設備、通信網(wǎng)絡等必不可少，同時，還需使二者充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，滿足不同的需求。第二，實現(xiàn)收藏內(nèi)容的有機結(jié)合。檔案室與圖書館不同，許多特定的檔案資料具備特殊的證明功能及法律效用，因此無法同書籍一樣，通過錄入的形式轉(zhuǎn)化為電子版。基于此，標準化綜合檔案室應該既有存放傳統(tǒng)檔案的區(qū)域，又可以采用新的檔案收藏技術，運用智能化數(shù)字技術，收集、存儲新的檔案。第三，實現(xiàn)人員的有機結(jié)合。即標準化綜合檔案室的管理人員，除了對檔案存儲、日常管理如數(shù)家珍之外，還必須掌握最新的計算機電子檔案維護管理技術，從而高質(zhì)量地完成檔案室管理工作。

2 當前學校綜合檔案室管理存在的問題

當前部分學校綜合檔案室管理存在如下問題：第一，缺乏對檔案室規(guī)范管理重要性的認知。在很多人看來，檔案管理工作僅僅是資料的入庫、保管、出庫，工作強度低且缺乏技術含量，是一項“人人均可勝任”的工作，導致管理人員綜合素質(zhì)普遍較低。第二，很多檔案長時間“只進不出”，檔案的種類較為繁瑣，如人事檔案、資料檔案等。在每年的畢業(yè)季和開學季，學生更迭數(shù)量較多，一些失去效用的檔案沒有得到及時處理，長時間處于“塵封狀態(tài)”，不僅占據(jù)大量空間，且隨著時間的積累，會發(fā)生一定程度的損壞（紙質(zhì)檔案：紙張變黃、字跡模糊;電子檔案：存儲芯片磨損、數(shù)據(jù)丟失等）。第三，檔案入庫、出庫缺乏規(guī)范制度，擁有何種級別的授權方可存入、調(diào)取檔案缺乏明確規(guī)定。

3 促進學校綜合檔案室規(guī)范管理的有效方式

3.1 提高全校師生對檔案室規(guī)范管理重要性的認知

促進學校綜合檔案室規(guī)范管理，必須提高全校師生對檔案室規(guī)范管理重要性的認知。首先，組織廣大師生和各級管理人員，統(tǒng)一思想：綜合檔案室負責保存學校的全部檔案資料。既然是檔案，重要程度不言而喻。在日常工作、生活中不可或缺，一旦出現(xiàn)損壞或者失竊等情況，無論對個人還是學校整體，均會造成極為嚴重的損失，因此需要采用嚴格的制度規(guī)范綜合檔案室管理工作。其次，該制度面向廣大師生及全體工作人員，全面施行之后，必須一視同仁，所有希望存入或調(diào)取相關檔案的人員必須取得相應的授權，不允許任何人以任何理由私自調(diào)取。如果在無授權的情況下，以“特事特辦、稍后補上、一會兒打電話”等為借口，檔案管理人員應該如實記錄并上報。再次，當代標準化綜合檔案室，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子化檔案數(shù)量較多，只有管理人員才能準確找到相關資料的存放位置，一些年代久遠的檔案，其內(nèi)容很可能已經(jīng)模糊不清，如果有人擅自進入，一旦出現(xiàn)檔案丟失或損壞等情況，該人員需要承擔責任。最后，檔案管理是現(xiàn)代學校工作內(nèi)容的重要組成部分，提高綜合檔案室管理質(zhì)量，在很大程度上彰顯學校的綜合管理能力，同時還可以培養(yǎng)學生形成“按照規(guī)則辦事”、“遵守公共秩序”的道德品格，從而對學生產(chǎn)生深遠影響[1]。

3.2 以人為本，定期對管理人員開展培訓工作

不斷提高綜合檔案室規(guī)范管理工作質(zhì)量，應該在“以人為本”思想指導下，定期對管理人員開展培訓工作。首先，對于年齡較大的管理人員，應該交與其一項重要的工作——將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存放位置生成目錄，務必保證精確程度，使新加入的管理人員能夠“按圖索驥”，根據(jù)需要在短時間內(nèi)即可找到目標檔案。對于部分年齡大但卻具備繼續(xù)學習、工作意愿的管理人員，可以將之編入培訓小組，隨年輕人一起進行下一步的培訓工作。其次，現(xiàn)代檔案管理工作注重信息化，除了運用計算機、互聯(lián)網(wǎng)等設備和技術將文字檔案轉(zhuǎn)化為電子版之外，還必須掌握相應的電子設備維護技術。比如智能化電子檔案管理系統(tǒng)，除了檔案室，校內(nèi)的圖書館管理系統(tǒng)與中高層管理人員均可在遠端與之相連，因此管理人員應該具備一定的互聯(lián)網(wǎng)異常信號監(jiān)測能力，發(fā)現(xiàn)疑似信號時，可以迅速啟動防護機制，并對該信號做出警告、驅(qū)逐、滅殺處理，從而有效保護檔案管理系統(tǒng)的安全。最后，培訓工作需要定期開展，只有不斷提高管理人員的綜合能力，才能使檔案管理工作長期處于高水平。

3.3 創(chuàng)新服務形式，充分開發(fā)與利用檔案資源

實現(xiàn)綜合檔案室的高質(zhì)量管理之后，還應該創(chuàng)新服務形式，充分開發(fā)與利用檔案管理資源，從另一個角度加以促進。第一，推進檔案信息化建設，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案服務水平的必由之路。該“信息化建設”，并不是狹義的紙質(zhì)檔案電子化，而是通過信息化手段，運用線上操作方式，完成檔案生成的全過程，使其具備法律效益。比如一些畢業(yè)生已經(jīng)走向工作崗位，無法妥善安排返校時間，對于一些檔案的處理工作，如果無法延期，應該聯(lián)系相關學生在遠端通過智能設備，對相關資料進行審核及簽名。如何保證此類檔案的真實有效，需要將視頻、筆跡鑒定等技術互相結(jié)合，在線上完成操作，在條件允許的情況下，還可以將相關視頻完整錄制，以備不時之需。第二，主動服務，做好檔案的編、研、加工等服務?，F(xiàn)代社會提倡服務，即綜合檔案室管理人員，想師生之所想，急師生之所急，在檔案管理過程中，如果發(fā)現(xiàn)相對重要的問題，在規(guī)定允許的情況下，可以與相關人員取得聯(lián)系，將錯誤之處及時修改。此外，一些學校的某些政策、制度變化較為頻繁，如何保證師生的合法權益不受損失，需要檔案管理人員進行充分研究，總結(jié)出客觀規(guī)律，從而為學校管理者提供完整的解決方案[2]。

4 結(jié)語

綜上所述，新時期提高學校綜合檔案室的管理質(zhì)量，從認知、模式、服務三個方面逐級開展的同時，還應該切實發(fā)揮檔案室在學校日常工作中的作用，配合其他部門，將學校營造成符合現(xiàn)代教育理念要求的示范性場所，進而能夠吸引更多優(yōu)質(zhì)的社會資源，讓廣大師生身處更加良好的學習、工作環(huán)境。

參考文獻

[1]田麗慧.論學校傳統(tǒng)檔案室與數(shù)字檔案室的有機融合[J].檔案管理，2019（05）：89-90.

[2]凌佳慧.職業(yè)學校檔案室星級建設問題及策略研究[J].辦公室業(yè)務，2019（09）：184.

作者簡介

洪梅（1968-），女，漢族，廣西容縣人，本科，助理館員，研究方向：學校綜合檔案室管理。