朱良毅 杜昕

摘 要：本文從企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要性出發(fā)，對(duì)目前企業(yè)在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用中存在的一些主要問題進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化等有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案信息資源;開發(fā)利用

在新時(shí)代的今天，企業(yè)檔案信息越來越受到各企業(yè)的重視。目前，對(duì)于檔案信息的開發(fā)與利用已不再局限于提供檔案原件、檔案復(fù)制品、檔案匯編、表冊(cè)等舊方式，而是出現(xiàn)一些新的時(shí)代特征，例如檔案部門對(duì)知識(shí)管理的重視，并通過建立電子商務(wù)平臺(tái)將檔案資源整合產(chǎn)生知識(shí)化產(chǎn)品等。

1 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

1）推動(dòng)企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展。就目前現(xiàn)狀而言，很多企業(yè)對(duì)于檔案信息只是一味地注重對(duì)信息的收藏，但是卻忽視了對(duì)檔案信息的利用。要想讓企業(yè)能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用，那么就要對(duì)傳統(tǒng)檔案工作觀念進(jìn)行一次根本轉(zhuǎn)變，這樣不僅可以簡化利用檔案的手續(xù)，開闊利用檔案的領(lǐng)域，而且在廣泛的企業(yè)實(shí)踐中，也必將能夠促進(jìn)檔案事業(yè)向更高的水平發(fā)展。

2）輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)控制和決策。企業(yè)檔案可以更好地反映企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)重要的資產(chǎn)，可以輔助企業(yè)高層決策。同時(shí)，檔案信息資源的連續(xù)性，又為企業(yè)的人、財(cái)、物和信息的控制提供了知識(shí)監(jiān)督體系，為企業(yè)危機(jī)控制提供支持。例如企業(yè)會(huì)計(jì)檔案對(duì)財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的控制，科技檔案對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的控制等。

3）促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)拓展。企業(yè)檔案客觀形象、真實(shí)具體地再現(xiàn)企業(yè)在科研、生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各方面的工作，真實(shí)記錄企業(yè)建設(shè)各個(gè)時(shí)期發(fā)展的面貌和歷程，它們可以更好的為企業(yè)之后的發(fā)展提供信息資本。企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用做到位，在招投標(biāo)、產(chǎn)品營銷、制定發(fā)展策略和企業(yè)轉(zhuǎn)型等方面，兼具很好的憑證及信息支持作用，是企業(yè)開拓市場(chǎng)的堅(jiān)強(qiáng)后盾。

2 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的問題分析

1）缺乏數(shù)字化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)的檔案管理基本上都是采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，但是隨著網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的不斷加深，檔案信息管理也開始向紙質(zhì)檔案和電子文件并舉的模式發(fā)展。在這個(gè)重要的檔案信息管理的轉(zhuǎn)變時(shí)期，全國并沒有一個(gè)統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，這便使得企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)無法順利的進(jìn)行。對(duì)此，國家便制定了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，比如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。如今，企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化采用的方法便是先進(jìn)行信息的錄入，再對(duì)信息進(jìn)行拍照，最后通過掃描儀進(jìn)行上傳。因?yàn)樾畔浫氲目炻煌鄼C(jī)和掃描儀給出的圖片質(zhì)量不同，占用的空間大小也不一樣。因此，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的必然要求。

2）開發(fā)利用與知識(shí)產(chǎn)權(quán)的矛盾。企業(yè)檔案信息資源開發(fā)離不開檔案管理者的努力，它是檔案管理者的智慧結(jié)晶。因此，企業(yè)要重視起知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。但是，如果把企業(yè)檔案信息資源都認(rèn)定成為企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，那么對(duì)于企業(yè)檔案信息資源利用率便會(huì)受到嚴(yán)重的影響;反之，如果把一些沒有確定知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案信息，在網(wǎng)絡(luò)上提供利用，那么就會(huì)使得這些檔案信息無法得到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。因此，對(duì)于該如何把檔案信息進(jìn)行產(chǎn)權(quán)的認(rèn)定，這個(gè)度很難進(jìn)行把握，而且也沒有明確的法律法規(guī)進(jìn)行限定。因此，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)之間的矛盾還沒有得到有效解決。

3）缺少復(fù)合型人才。檔案信息管理工作并不是一項(xiàng)簡單的工作，這項(xiàng)工作對(duì)于工作人員有著較高的要求。但是，目前很多企業(yè)的檔案管理人員并不是很符合檔案管理者的要求，他們知識(shí)結(jié)構(gòu)相對(duì)較為單一，雖然他們對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作做的很好，但是在如今的新環(huán)境下，他們現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力還有所欠缺。而且，目前很多檔案管理者負(fù)責(zé)的僅僅是對(duì)檔案信息進(jìn)行刪除更新等工作，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，檔案管理者便不知如何處理。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，讓相關(guān)工作者可以成為綜合性人才，更好的為企業(yè)檔案信息管理獻(xiàn)出一份力量。

4）利用意識(shí)薄弱。在美國，如果檔案機(jī)構(gòu)沒有把相關(guān)的檔案信息及時(shí)的向外提供，那么這家檔案機(jī)構(gòu)很有可能會(huì)被告上法庭。但是在我國，我們根據(jù)網(wǎng)站的瀏覽量便可以發(fā)現(xiàn)，我國目前對(duì)于企業(yè)檔案信息資源利用的意識(shí)并不是很大。其實(shí)主要的原因便是，人們對(duì)于企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)并不是很了解?，F(xiàn)在企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)還是堅(jiān)持把黨政職能服務(wù)放在首要位置，館藏的檔案信息基本上都是各種黨政文件，民生類的檔案信息相對(duì)較少。正是因?yàn)檫@種狹隘的服務(wù)層面使得公眾無法正確的認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案工作性質(zhì)。而且，公眾如果想利用企業(yè)檔案，手續(xù)會(huì)比較復(fù)雜繁瑣，因此公眾不愿去利用企業(yè)檔案信息資源。

3 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策研究

1）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化。在網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境下，人們收集信息的渠道變的越來越多。面對(duì)眾多的信息資源人們更加看重一些高質(zhì)量的信息資源，因此，企業(yè)檔案信息資源在進(jìn)行開發(fā)利用的時(shí)候一定要把高質(zhì)量放在重要的位置，這樣才能夠讓企業(yè)檔案信息資源變的更具有吸引力，才能夠吸引到更多人進(jìn)行訪問，讓需要的人可以獲取到準(zhǔn)確無誤的資源信息。所以，企業(yè)檔案信息資源最好要做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能夠?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用提供保障。其中特別要統(tǒng)一信息資源數(shù)字化建設(shè)工作的內(nèi)容以及載體的標(biāo)準(zhǔn)，確保企業(yè)檔案信息資源質(zhì)量和規(guī)范化的管理，只有這樣才能保證正常、高效地提供利用。

2）制定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開發(fā)利用法規(guī)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各種信息魚龍混雜，而且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)這種虛擬世界，企業(yè)很難實(shí)現(xiàn)有效的管理。因此，企業(yè)檔案事業(yè)主管部門要及時(shí)的對(duì)相關(guān)制度規(guī)定以及法律進(jìn)行制定，這樣才能夠更好的對(duì)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用進(jìn)行維護(hù)，同時(shí)還需注意法律法規(guī)的制定不能和其他法律有沖突，最好能夠做到無縫銜接，讓制定出的法律可以更加合理，從而促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下相關(guān)的企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用法律體系不斷的完善。企業(yè)擁有一套權(quán)威有效的法律體系，可以使企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用在新時(shí)代下做的越來越好。

3）培養(yǎng)復(fù)合型企業(yè)檔案管理人才。如今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，知識(shí)每日都在更新?lián)Q代，這便在無形之中對(duì)企業(yè)檔案工作者提出新的要求，因此，相關(guān)工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)要及時(shí)的進(jìn)行改變和完善。當(dāng)企業(yè)檔案工作者能夠擁有一個(gè)較為全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)，那么檔案信息管理工作便能做的更好，如果工作人員僅僅依靠以前的知識(shí)結(jié)構(gòu)，那么對(duì)于檔案信息開發(fā)便不會(huì)做到很全面，使得檔案信息利用也不充分，而且對(duì)于已經(jīng)開發(fā)的信息資源便很難進(jìn)行有效的管理，自然而然便無法更好的完成檔案信息管理工作。因此，在檔案信息管理中，相關(guān)工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)也是至關(guān)重要的，對(duì)于相關(guān)工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整變的必可不少。所以，企業(yè)要定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案信息管理工作順利進(jìn)行。

4）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的利用服務(wù)。在如今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)檔案網(wǎng)站作為企業(yè)檔案信息資源的一個(gè)重要提供窗口，使得企業(yè)獲得相關(guān)的檔案信息變的更加高效便捷，同時(shí)這種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)也日漸成為當(dāng)下最流行的一種便捷服務(wù)方式。同時(shí)，在對(duì)企業(yè)檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行創(chuàng)建的時(shí)候一定要把“人”放在第一位，要堅(jiān)持以人為本，充分考慮用戶感受，堅(jiān)持用戶至上，對(duì)于用戶的需求要進(jìn)行及時(shí)的了解，這樣才能夠更好的滿足用戶的需求。對(duì)于網(wǎng)站的各個(gè)功能要盡可能的做到用戶好上手，好操作，讓用戶可以更流暢的訪問與利用。因此，網(wǎng)站在設(shè)計(jì)的時(shí)候，不僅要考慮到版面的設(shè)計(jì)，還要考慮到各個(gè)功能的設(shè)計(jì)，同時(shí)還要及時(shí)的對(duì)網(wǎng)站設(shè)計(jì)進(jìn)行評(píng)估，讓網(wǎng)站可以變的更加完善，從而更好的滿足用戶需求。

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