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        解析文書檔案收集歸檔工作存在的問題和對(duì)策

        2020-05-26 02:03:34張勇
        卷宗 2020年8期
        關(guān)鍵詞:檔案收集文書檔案檔案管理

        張勇

        摘 要:市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理會(huì)產(chǎn)生大量的文書檔案,做好這方面的收集歸檔工作,能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員與經(jīng)營(yíng)決策提供準(zhǔn)確的參考。下面文章就對(duì)文書檔案收集歸檔存在的問題和改善對(duì)策進(jìn)行研究。

        關(guān)鍵詞:文書檔案;檔案收集;收集歸檔;檔案管理

        文書檔案管理隨著科技發(fā)展,地位日益突出。文書檔案管理是一項(xiàng)政治性、技術(shù)性及機(jī)密性的服務(wù)工作,是事業(yè)單位正常運(yùn)營(yíng)的前提,是國(guó)家可持續(xù)發(fā)展的保障。在新時(shí)代背景下,需要對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,以應(yīng)對(duì)新時(shí)代的挑戰(zhàn),利用新時(shí)代的優(yōu)勢(shì),從不同角度入手,使文書檔案管理向規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化邁進(jìn)。

        1 文書檔案收集與管理的基本特點(diǎn)

        首先,較強(qiáng)的政策性。企業(yè)文書檔案作為企業(yè)各個(gè)時(shí)期行政管理的真實(shí)歷史記錄,是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各個(gè)部門在行使職責(zé)活動(dòng)過程中逐漸積累下來的。其內(nèi)容更多的是各種類似公文的文件材料,在企業(yè)日常管理中具有一定的約束力和權(quán)威性,有較強(qiáng)的政策性。例如,重大事項(xiàng)的決定、重要會(huì)議的紀(jì)要,等等。其次,文體的多樣性。企業(yè)文書檔案能夠通過一段時(shí)期企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過程的具體內(nèi)容,將企業(yè)特定事項(xiàng)、特定人物以及所發(fā)生的機(jī)關(guān)活動(dòng)真實(shí)記錄、反映出來,具有普遍適用性,是一種規(guī)范體式與具有內(nèi)部法定效力的文件材料,在信息文體表現(xiàn)方式上具有多樣性,如決定、指示、命令、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知等等。行文的目的在于通過采取合適的辦法解決企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過程中遇到的各種實(shí)際問題,在時(shí)效性和效用性方面具有直接的聯(lián)系。另外,內(nèi)容的豐富性。企業(yè)文書檔案是在企業(yè)管理活動(dòng)中形成的、由全部文件材料組成的、反映企業(yè)全部歷史的記錄,其內(nèi)容豐富多樣。一方面,是立檔企業(yè)的建立、部門的設(shè)立及概況、部門沿革及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)職責(zé)與變更、企業(yè)大事記,這些都是立檔企業(yè)歷史面貌的真實(shí)反映;另一方面,企業(yè)文書檔案管理是從收集、形成,到后期的整理、鑒定、利用、銷毀等全生命周期形成的,具有較強(qiáng)的憑證性、歷史記錄性的文件材料,內(nèi)容豐富、門類眾多[1]。

        2 文書檔案管理存在問題

        2.1 文書檔案硬件設(shè)施建設(shè)和環(huán)境不夠完善

        目前,諸多地礦勘察設(shè)計(jì)研究院的文書檔案硬件設(shè)施建設(shè)還不是十分的完善,存儲(chǔ)文書檔案的環(huán)境也需要提升。其中,首當(dāng)其沖的便是該工作的檢索效率過慢的問題。除此之外,有的研究院文書檔案數(shù)量較多,儲(chǔ)存檔案的資料室空間窄,空氣濕度大,很容易使紙質(zhì)文書檔案受到霉變或者蟲蛀等,造成檔案內(nèi)資料的完整性受損,也影響了其資料的美觀。另外,在文書檔案儲(chǔ)存時(shí)沒有為檔案配齊文件夾等必備工具,這也讓檔案室中存儲(chǔ)的檔案擺放很難整齊統(tǒng)一,給調(diào)取檔案工作、收集資料等增添了許多困難。

        2.2 領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不足

        在許多單位的文職工作當(dāng)中,文書檔案管理工作的地位普遍比較低,領(lǐng)導(dǎo)部分對(duì)其重視程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足,經(jīng)常將文書檔案管理工作視為次要性工作,對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。一些領(lǐng)導(dǎo)人員甚至認(rèn)為文書檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的資料收集和整理,對(duì)文書檔案管理工作的價(jià)值依然停留在表面階段。此外,由于文書檔案管理工作無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益,因此許多企業(yè)為了追求利益最大化,往往不愿意在文書檔案管理工作中投入大量的資源,這樣一來就導(dǎo)致文書檔案管理工作的水平越來越差,最終對(duì)企業(yè)和組織造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。

        2.3 收集歸檔力度較小,資料不齊全

        文書檔案收集方式較為單一。目前很多企事業(yè)單位在進(jìn)行文書檔案收集過程中,仍采用傳統(tǒng)的、較為單一的方式,這對(duì)于少量的文書檔案收集來說,不會(huì)帶來較大影響,但是隨著企事業(yè)單位業(yè)務(wù)的不斷拓展,文書檔案數(shù)量已經(jīng)有了很大的增加,此時(shí)再完全沿用傳統(tǒng)的收集方式,難免會(huì)降低文書檔案收集的效率和質(zhì)量,影響檔案管理工作,阻礙企事業(yè)單位相關(guān)工作的開展。文書檔案收集過程中經(jīng)常遇到斷章、缺頁的情況,降低原始數(shù)據(jù)資料的完整性,影響日后查考利用,降低了文書檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

        3 文書檔案管理的有效對(duì)策

        3.1 借助信息化管理手段,完善文書檔案的管理制度

        第一,需要普及各地區(qū)研究院的電子化文書檔案管理方式,增加文書管理的電子化設(shè)備,使信息化文書檔案管理制度得到有效的普及。盡可能的避免儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案,以免因?yàn)槲臅鴻n案儲(chǔ)存環(huán)境過差,造成文書檔案的損傷。同時(shí),電子化文書檔案管理可以有效降低紙質(zhì)文書檔案存儲(chǔ)的倉庫費(fèi)用成本。此外,在管理工作中還需要以發(fā)展的眼光對(duì)文書檔案進(jìn)行電子歸納整理,使檢索文書檔案的途徑清晰化,并借助信息技術(shù)對(duì)重要的文書檔案實(shí)施保密工作;第二,充分的發(fā)揮信息技術(shù)的多樣性和功能性,完善文書檔案的信息管理平臺(tái)。即可以根據(jù)研究院的日常工作需求,編制出適合研究院的數(shù)據(jù)檢索工具,整理出符合研究院整理統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)庫等。另外,編制的檢索功能還應(yīng)當(dāng)具備打印和下載等功能,以保證承辦方提取文書檔案時(shí)的紙質(zhì)材料需求。需要特別注意的是,在運(yùn)用信息技術(shù)完善文書檔案管理時(shí),文書檔案管理的工作人員需要對(duì)上傳的文書材料進(jìn)行及時(shí)的審核,以避免電子文書檔案整理出現(xiàn)錯(cuò)誤;第三,為文書檔案管理制定新的工作模式或制度,如電子文書檔案的格式規(guī)范條例,文書檔案撤銷條例等。在應(yīng)用創(chuàng)新管理模式時(shí),一定要在傳統(tǒng)工作模式的基礎(chǔ)上摒棄落后的工作方式,遵從現(xiàn)有的法律法規(guī),借助信息技術(shù)完善文書檔案的電子管理制度。

        3.2 提升對(duì)文書檔案管理工作的重視程度

        企業(yè)和組織的領(lǐng)導(dǎo)人員要全面提升文書檔案管理工作的地位,轉(zhuǎn)變思想觀念,全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì),致力于打造一支優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。企業(yè)和組織要將文書檔案管理工作納入總體規(guī)劃和全年工作重點(diǎn)當(dāng)中,全面提升文書檔案設(shè)施的投入力度,使文書檔案管理工作向規(guī)范化、信息化的層次上不斷邁進(jìn)。此外,文書檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)并定期更新技術(shù)知識(shí),不斷確定自身的工作目標(biāo),在工作當(dāng)中全面提升自身的能力,使文書檔案管理工作能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和員工提供更加便捷高效的服務(wù)[3]。

        3.3 進(jìn)行文書檔案管理規(guī)范化

        為了促進(jìn)文書檔案管理創(chuàng)新,需要對(duì)文書檔案管理進(jìn)行規(guī)范化。首先,對(duì)文書檔案進(jìn)行梳理和檢查。檔案管理工作人員要對(duì)歸檔的文書檔案進(jìn)行細(xì)致檢查,了解文書檔案的使用時(shí)間和期限,對(duì)過期檔案進(jìn)行清理。在歸檔過程中要對(duì)卷宗進(jìn)行檢查,以避免重復(fù)歸檔,以提高檔案檢索的便利性。檢查和梳理是規(guī)范文書檔案的首要步驟。其次,進(jìn)行文書檔案的重組與整合。文書檔案種類繁多,在歸檔和管理時(shí)要進(jìn)行重組,管理人員要憑借自己的工作能力和檔案管理要求對(duì)文書檔案進(jìn)行整合,使檔案一體化、清晰化,以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的第二步。再次,做好檔案的提名工作。文書檔案提名主要是對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)和分類,以保證檔案管理的有序性。對(duì)檔案收集過程中部門的簡(jiǎn)稱要進(jìn)行規(guī)范,不能隨意使用,以免造成混淆,增加檔案檢索的難度。

        4 結(jié)語

        綜上所述,文書檔案管理工作是我國(guó)企事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容,針對(duì)文書檔案管理中存在的問題,提出文書檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策,在全面系統(tǒng)梳理企業(yè)文書檔案管理工作問題的基礎(chǔ)上,通過科學(xué)方法和制度建設(shè),保證企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范性、完整性,為企業(yè)文化建設(shè)、內(nèi)控管理提供依據(jù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]張寧.文書檔案管理工作中存在的問題及強(qiáng)化措施[J].卷宗,2017(15).

        [2]王威.文書檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].黑龍江史志,2015(5).

        [3]沈巧玲.談如何提高企業(yè)文書檔案管理水平[J].黑龍江檔案,2015(2):89.

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