趙立業(yè)
摘 要:眾所周知,基建檔案是企業(yè)檔案中非常關(guān)鍵的部分,對企業(yè)建設(shè)的狀況和過程進(jìn)行研究,提升企業(yè)的核心競爭力。尤其在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展下,對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行深入開展,企業(yè)基建檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,要對基建檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行健全,提高基建檔案管理人員的知識(shí)與能力。因此,本文闡述了基建檔案管理過程中所存在的問題,了解企業(yè)基建檔案管理的具體方法,加強(qiáng)對歸檔范圍的明確,促進(jìn)驗(yàn)收規(guī)定的完善,建立職業(yè)檔案管理制度,提升人員的素質(zhì);檔案管理人員要結(jié)合基建檔案的利用特點(diǎn)和效果,滿足用戶的需求,為其提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展,同時(shí),加強(qiáng)對基建工程檔案的收集管理與利用。
關(guān)鍵詞:企業(yè)基建檔案;管理策略;問題分析;創(chuàng)新路徑
在企業(yè)基建工程項(xiàng)目開展過程中,對檔案管理工作效果進(jìn)行提升,要加強(qiáng)對基建工程的檢查改進(jìn)與驗(yàn)收,該程序涉及多個(gè)方面,存在著大量的信息資料。要對信息資料進(jìn)行整理,體現(xiàn)企業(yè)基建工程管理的整體水平,為工程進(jìn)一步的質(zhì)量控制提供依據(jù)。因此,結(jié)合基建工程檔案的收集、管理、利用、規(guī)范等方面進(jìn)行具體策略的探討,使得企業(yè)的資產(chǎn)能夠增值,促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化。除此之外,對基建檔案所存在的問題進(jìn)行有效的解決,加強(qiáng)對問題的分析,實(shí)現(xiàn)自建檔案工作全過程的管理,對前端、過程、后期等開展控制研究。
1 企業(yè)基建檔案管理過程中所存在的具體問題
在當(dāng)前的基建管理過程中,要了解所存在的問題,從檔案管理、檔案制度、監(jiān)管等方面進(jìn)行具體探討,促進(jìn)基建檔案管理效果的提升。
1.1 忽略檔案管理,過于重視工程項(xiàng)目
在當(dāng)前的企業(yè)工程項(xiàng)目開展過程中,往往缺失檔案管理,負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的管理人員沒有樹立檔案管理的意識(shí),認(rèn)識(shí)不到位,導(dǎo)致只注重工程質(zhì)量進(jìn)度,而忽略對資料的收集、整理與分析。發(fā)現(xiàn)原因主要是由于企業(yè)檔案的工作效益相比于公司項(xiàng)目的效率降低,導(dǎo)致企業(yè)在追求利益時(shí)忽略檔案工作;其次,檔案的管理沒有納入人員的績效考核工作模式,沿用傳統(tǒng)的模式,沒有對理念進(jìn)行創(chuàng)新,使得檔案服務(wù)功能沒有得到有效發(fā)揮。
1.2 缺乏健全的檔案制度,職責(zé)不明確
基建檔案所涉及的范圍較廣,需要專業(yè)的人員進(jìn)行收集。同時(shí),企業(yè)在基建項(xiàng)目開展過程中,往往需要加強(qiáng)管理,對大量的文件材料進(jìn)行收集,要對檔案制度進(jìn)行建議與分析。尤其針對人員變動(dòng),檔案遞交不及時(shí),導(dǎo)致缺乏統(tǒng)一的整編標(biāo)準(zhǔn),沒有對施工檔案資料進(jìn)行有效的征收及整理。因此,要對歸檔范圍進(jìn)行明確,結(jié)合建設(shè)設(shè)計(jì)施工監(jiān)理的不同部門進(jìn)行明確職責(zé),對功能進(jìn)行嚴(yán)格劃分,提高檔案歸檔的質(zhì)量,使得企業(yè)在工作項(xiàng)目驗(yàn)收后,能夠?qū)n案管理效果進(jìn)行提升,保證檔案資料的完整性。
1.3 工程資料收集缺乏有效監(jiān)管
在基建檔案管理的過程中,要結(jié)合前期資料的收集進(jìn)行有效的監(jiān)管,但是,由于部分企業(yè)在建設(shè)前期沒有對檔案管理部門進(jìn)行成立,使得檔案管理人員的素質(zhì)降低,在對項(xiàng)目建議書、征地批文、勘查記錄等資料進(jìn)行收集的過程中,缺乏有效的監(jiān)管,收集難度較大,使得企業(yè)產(chǎn)生重大的經(jīng)濟(jì)損失。
2 企業(yè)基建檔案管理效果提升的具體策略探討
在企業(yè)檔案的管理過程中,要針對具體的問題提出有效的措施,增強(qiáng)檔案意識(shí),對全過程進(jìn)行有效的管理,確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。
2.1 促進(jìn)對基建檔案的收集
企業(yè)在基建檔案管理的過程中,首先要對資料進(jìn)行收集,對檔案進(jìn)行超前控制,結(jié)合工程開展的實(shí)際狀況,對基建檔案管理方法和范圍進(jìn)行明確,協(xié)助工程基建部門對檔案的完整性進(jìn)行核查。
其次,提高基建部門檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì),使得收集的檔案更加真實(shí)。一方面,引導(dǎo)人員學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)政策法規(guī),了解業(yè)務(wù)知識(shí);另一方面,與工程項(xiàng)目管理施工部門進(jìn)行溝通,在檔案室內(nèi)部分工程的開展過程中,了解工程建設(shè)的動(dòng)態(tài),與直接部門獲取聯(lián)系,參與工程的驗(yàn)收評審,對所收集的資料進(jìn)行分析,按照檔案的要求對資料進(jìn)行把關(guān),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出了整改的要求。
2.2 基建檔案的日常管理
在企業(yè)紀(jì)檢檔案資料日常管理的過程中,要保證檔案的安全,由于部分企業(yè)保管不善導(dǎo)致案件丟失,對于企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。因此,檔案庫房在合理設(shè)計(jì)時(shí),要保證設(shè)備的安全,對于溫濕度調(diào)控、消毒、門禁等設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化,促進(jìn)設(shè)備的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí),在日常管理工作,要應(yīng)用檔案的安全方式,按照規(guī)范執(zhí)行的制度,對檔案進(jìn)行合理的接收力度,明確檔案案卷、時(shí)間、交接人員的相關(guān)信息。
2.3 基建檔案的合理利用
在檔案資料收集后,要加強(qiáng)日常管理,同時(shí),提高檔案的利用效率,通常企業(yè)會(huì)對檔案進(jìn)行查詢。因此,建立信息管理系統(tǒng),借助網(wǎng)頁版的檔案管理,有利于單位員工進(jìn)行查詢,結(jié)合設(shè)備、說明書、圖紙來形成電子版文件,在查詢和下載的過程中,為現(xiàn)場作業(yè)提供參考,促進(jìn)對基建工程利用效率的最大化提升。
2.4 促進(jìn)檔案管理規(guī)范性的提升
針對企業(yè)基建工程的管理工作,首先,要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)范,利用制度來對管理工作的內(nèi)容進(jìn)行明確,加強(qiáng)對資料的整理、信息的篩選以及檔案的歸檔,使得各個(gè)環(huán)節(jié)能夠按照規(guī)范化的要求開展;其次,為了保證各環(huán)節(jié)工作的高效運(yùn)行,要建立管理制度,進(jìn)行有效的監(jiān)督,使得企業(yè)基建檔案管理工作能夠在監(jiān)督之下進(jìn)行有效運(yùn)行;再者,對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè),符合當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展方向,提高檔案管理工作的效率。將傳統(tǒng)的檔案資料以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存,通過系統(tǒng)的智能化功能進(jìn)行分類,確保檔案信息的安全,有利于防止信息丟失。
2.5 基建檔案工作全過程的管理
在檔案管理的過程中,要針對不同的環(huán)節(jié)進(jìn)行部署,確保檔案的完整性。首先,針對前端控制,要對檔案收集的源頭進(jìn)行控制,加強(qiáng)協(xié)同管理,確保各單位的有效控制,明確各職能部門的責(zé)任,對過程進(jìn)行控制,要涉及全項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)了解參見單位的情況,掌握動(dòng)態(tài)的信息,對建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行質(zhì)量把關(guān),根據(jù)問題進(jìn)行全面檢查,有利于為工程整體質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。最后,在后期控制,要根據(jù)實(shí)物交接的規(guī)定時(shí)間,結(jié)合施工文件和竣工圖對相關(guān)生產(chǎn)單位進(jìn)行復(fù)核,檔案管理部門對資料進(jìn)行收集,加強(qiáng)對檔案的歸檔,使得建設(shè)部門的監(jiān)理部門,能夠共同發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行有效整改,促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提升。
3 結(jié)束語
綜上所述,基建檔案涉及建設(shè)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié),從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)過程,產(chǎn)生大量的文件資料,借助圖紙、數(shù)據(jù)等不同的形式進(jìn)行展現(xiàn)?;n案是工程的真實(shí)反映,在基建檔案管理的過程中,要對現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行記錄,為未來提供服務(wù),有利于促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,為生產(chǎn)建設(shè)提供服務(wù)。因此,在具體的基建檔案管理過程中,要提升人員的管理素質(zhì),主動(dòng)參與進(jìn)行工程項(xiàng)目,提高自身技能。還需要具備較強(qiáng)的管理能力,才能使得檔案管理更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。其次,要完善制度,對相關(guān)規(guī)范范圍、驗(yàn)收規(guī)定進(jìn)行明確,解決其中所存在的問題,促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]張智麗.企業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理工作中存在問題及對策探討[J].昆明冶金高等??茖W(xué)校學(xué)報(bào).2011(04):97-99+144.
[2]韓秋蓮.石油企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺(tái)世界,2015(S1):69-70.
[3]鄒華英.創(chuàng)新基建項(xiàng)目檔案管理模式的探索[J].云南科技管理,2014(05):41-43.
[4]張莉.如何加強(qiáng)基建工程檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊).2018(05):20-21.