趙立業(yè)

摘 要：眾所周知，基建檔案是企業(yè)檔案中非常關(guān)鍵的部分，對企業(yè)建設(shè)的狀況和過程進(jìn)行研究，提升企業(yè)的核心競爭力。尤其在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展下，對建設(shè)項目進(jìn)行深入開展，企業(yè)基建檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇，要對基建檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行健全，提高基建檔案管理人員的知識與能力。因此，本文闡述了基建檔案管理過程中所存在的問題，了解企業(yè)基建檔案管理的具體方法，加強對歸檔范圍的明確，促進(jìn)驗收規(guī)定的完善，建立職業(yè)檔案管理制度，提升人員的素質(zhì);檔案管理人員要結(jié)合基建檔案的利用特點和效果，滿足用戶的需求，為其提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展，同時，加強對基建工程檔案的收集管理與利用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)基建檔案;管理策略;問題分析;創(chuàng)新路徑

在企業(yè)基建工程項目開展過程中，對檔案管理工作效果進(jìn)行提升，要加強對基建工程的檢查改進(jìn)與驗收，該程序涉及多個方面，存在著大量的信息資料。要對信息資料進(jìn)行整理，體現(xiàn)企業(yè)基建工程管理的整體水平，為工程進(jìn)一步的質(zhì)量控制提供依據(jù)。因此，結(jié)合基建工程檔案的收集、管理、利用、規(guī)范等方面進(jìn)行具體策略的探討，使得企業(yè)的資產(chǎn)能夠增值，促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化。除此之外，對基建檔案所存在的問題進(jìn)行有效的解決，加強對問題的分析，實現(xiàn)自建檔案工作全過程的管理，對前端、過程、后期等開展控制研究。

1 企業(yè)基建檔案管理過程中所存在的具體問題

在當(dāng)前的基建管理過程中，要了解所存在的問題，從檔案管理、檔案制度、監(jiān)管等方面進(jìn)行具體探討，促進(jìn)基建檔案管理效果的提升。

1.1 忽略檔案管理，過于重視工程項目

在當(dāng)前的企業(yè)工程項目開展過程中，往往缺失檔案管理，負(fù)責(zé)工程項目的管理人員沒有樹立檔案管理的意識，認(rèn)識不到位，導(dǎo)致只注重工程質(zhì)量進(jìn)度，而忽略對資料的收集、整理與分析。發(fā)現(xiàn)原因主要是由于企業(yè)檔案的工作效益相比于公司項目的效率降低，導(dǎo)致企業(yè)在追求利益時忽略檔案工作;其次，檔案的管理沒有納入人員的績效考核工作模式，沿用傳統(tǒng)的模式，沒有對理念進(jìn)行創(chuàng)新，使得檔案服務(wù)功能沒有得到有效發(fā)揮。

1.2 缺乏健全的檔案制度，職責(zé)不明確

基建檔案所涉及的范圍較廣，需要專業(yè)的人員進(jìn)行收集。同時，企業(yè)在基建項目開展過程中，往往需要加強管理，對大量的文件材料進(jìn)行收集，要對檔案制度進(jìn)行建議與分析。尤其針對人員變動，檔案遞交不及時，導(dǎo)致缺乏統(tǒng)一的整編標(biāo)準(zhǔn)，沒有對施工檔案資料進(jìn)行有效的征收及整理。因此，要對歸檔范圍進(jìn)行明確，結(jié)合建設(shè)設(shè)計施工監(jiān)理的不同部門進(jìn)行明確職責(zé)，對功能進(jìn)行嚴(yán)格劃分，提高檔案歸檔的質(zhì)量，使得企業(yè)在工作項目驗收后，能夠?qū)n案管理效果進(jìn)行提升，保證檔案資料的完整性。

1.3 工程資料收集缺乏有效監(jiān)管

在基建檔案管理的過程中，要結(jié)合前期資料的收集進(jìn)行有效的監(jiān)管，但是，由于部分企業(yè)在建設(shè)前期沒有對檔案管理部門進(jìn)行成立，使得檔案管理人員的素質(zhì)降低，在對項目建議書、征地批文、勘查記錄等資料進(jìn)行收集的過程中，缺乏有效的監(jiān)管，收集難度較大，使得企業(yè)產(chǎn)生重大的經(jīng)濟(jì)損失。

2 企業(yè)基建檔案管理效果提升的具體策略探討

在企業(yè)檔案的管理過程中，要針對具體的問題提出有效的措施，增強檔案意識，對全過程進(jìn)行有效的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

2.1 促進(jìn)對基建檔案的收集

企業(yè)在基建檔案管理的過程中，首先要對資料進(jìn)行收集，對檔案進(jìn)行超前控制，結(jié)合工程開展的實際狀況，對基建檔案管理方法和范圍進(jìn)行明確，協(xié)助工程基建部門對檔案的完整性進(jìn)行核查。

其次，提高基建部門檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，使得收集的檔案更加真實。一方面，引導(dǎo)人員學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)，了解業(yè)務(wù)知識;另一方面，與工程項目管理施工部門進(jìn)行溝通，在檔案室內(nèi)部分工程的開展過程中，了解工程建設(shè)的動態(tài)，與直接部門獲取聯(lián)系，參與工程的驗收評審，對所收集的資料進(jìn)行分析，按照檔案的要求對資料進(jìn)行把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出了整改的要求。

2.2 基建檔案的日常管理

在企業(yè)紀(jì)檢檔案資料日常管理的過程中，要保證檔案的安全，由于部分企業(yè)保管不善導(dǎo)致案件丟失，對于企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。因此，檔案庫房在合理設(shè)計時，要保證設(shè)備的安全，對于溫濕度調(diào)控、消毒、門禁等設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)設(shè)備的安全運轉(zhuǎn)。同時，在日常管理工作，要應(yīng)用檔案的安全方式，按照規(guī)范執(zhí)行的制度，對檔案進(jìn)行合理的接收力度，明確檔案案卷、時間、交接人員的相關(guān)信息。

2.3 基建檔案的合理利用

在檔案資料收集后，要加強日常管理，同時，提高檔案的利用效率，通常企業(yè)會對檔案進(jìn)行查詢。因此，建立信息管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)頁版的檔案管理，有利于單位員工進(jìn)行查詢，結(jié)合設(shè)備、說明書、圖紙來形成電子版文件，在查詢和下載的過程中，為現(xiàn)場作業(yè)提供參考，促進(jìn)對基建工程利用效率的最大化提升。

2.4 促進(jìn)檔案管理規(guī)范性的提升

針對企業(yè)基建工程的管理工作，首先，要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)范，利用制度來對管理工作的內(nèi)容進(jìn)行明確，加強對資料的整理、信息的篩選以及檔案的歸檔，使得各個環(huán)節(jié)能夠按照規(guī)范化的要求開展;其次，為了保證各環(huán)節(jié)工作的高效運行，要建立管理制度，進(jìn)行有效的監(jiān)督，使得企業(yè)基建檔案管理工作能夠在監(jiān)督之下進(jìn)行有效運行;再者，對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，符合當(dāng)前信息時代的發(fā)展方向，提高檔案管理工作的效率。將傳統(tǒng)的檔案資料以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存，通過系統(tǒng)的智能化功能進(jìn)行分類，確保檔案信息的安全，有利于防止信息丟失。

2.5 基建檔案工作全過程的管理

在檔案管理的過程中，要針對不同的環(huán)節(jié)進(jìn)行部署，確保檔案的完整性。首先，針對前端控制，要對檔案收集的源頭進(jìn)行控制，加強協(xié)同管理，確保各單位的有效控制，明確各職能部門的責(zé)任，對過程進(jìn)行控制，要涉及全項目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)各項制度和標(biāo)準(zhǔn)了解參見單位的情況，掌握動態(tài)的信息，對建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)，根據(jù)問題進(jìn)行全面檢查，有利于為工程整體質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。最后，在后期控制，要根據(jù)實物交接的規(guī)定時間，結(jié)合施工文件和竣工圖對相關(guān)生產(chǎn)單位進(jìn)行復(fù)核，檔案管理部門對資料進(jìn)行收集，加強對檔案的歸檔，使得建設(shè)部門的監(jiān)理部門，能夠共同發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行有效整改，促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提升。

3 結(jié)束語

綜上所述，基建檔案涉及建設(shè)過程中的各個環(huán)節(jié)，從立項、審批、設(shè)計、施工、竣工驗收等各個過程，產(chǎn)生大量的文件資料，借助圖紙、數(shù)據(jù)等不同的形式進(jìn)行展現(xiàn)。基建檔案是工程的真實反映，在基建檔案管理的過程中，要對現(xiàn)實情況進(jìn)行記錄，為未來提供服務(wù)，有利于促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，為生產(chǎn)建設(shè)提供服務(wù)。因此，在具體的基建檔案管理過程中，要提升人員的管理素質(zhì)，主動參與進(jìn)行工程項目，提高自身技能。還需要具備較強的管理能力，才能使得檔案管理更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。其次，要完善制度，對相關(guān)規(guī)范范圍、驗收規(guī)定進(jìn)行明確，解決其中所存在的問題，促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展。

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