馮源

摘 要：近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)越來(lái)越成熟，我國(guó)企事業(yè)單位在檔案管理工作這一方面也發(fā)生了很大的改變，其數(shù)字化應(yīng)用越來(lái)越廣泛。很顯然，檔案數(shù)字化管理的模式是與新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的潮流趨勢(shì)相一致的。在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，最大限度的提升工作效率，使檔案資源能夠更加高效的利用。本文針對(duì)檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行探討，并提出創(chuàng)新策略，希望能夠?qū)τ嘘P(guān)人員有所啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理;數(shù)字化;創(chuàng)新

一般檔案館檔案材料保存的主要形式為紙張或錄音載體，這種方式的檔案資源利用效率極低。隨著科技的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理開(kāi)辟了新途徑，廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公，向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化管理可以將紙張、物品等等轉(zhuǎn)換成圖片、視頻、文字等形式，再運(yùn)用一定的技術(shù)將這些電子文件進(jìn)行系統(tǒng)的分類并保存到計(jì)算機(jī)中，方便查詢。

1 檔案數(shù)字化管理的重要意義

1.1 符合社會(huì)發(fā)展的需求

對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，其檔案管理工作向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變是大勢(shì)所趨，同時(shí)也是新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的必然需求。雖然現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展很快，但是其在檔案管理工作中并沒(méi)有足夠的使用空間，檔案管理者同樣對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的重要作用沒(méi)有引起足夠的重視，這樣就會(huì)造成當(dāng)需要查詢檔案信息的時(shí)候無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確的查詢到。在現(xiàn)代化信息技術(shù)強(qiáng)大的推動(dòng)力之下，鄆城縣檔案館于2017年啟動(dòng)館藏檔案全文數(shù)字化工作。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)、合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”的原則，對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)掛接，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，其致力于實(shí)現(xiàn)各個(gè)方面的數(shù)字化管理，以此來(lái)提高檔案管理工作的水平。假如一直沿襲以往傳統(tǒng)的工作模式，會(huì)對(duì)檔案館的發(fā)展以及信息的管理、利用產(chǎn)生十分不利的影響。所以，促進(jìn)檔案館檔案管理工作向數(shù)字化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，是非常符合新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的需求的。

1.2 有效提升檔案館信息服務(wù)水平

檔案數(shù)字化管理能夠把不同的圖片、語(yǔ)言、文字等等進(jìn)行分類匯總處理，形成檔案，鄆城縣檔案館著重選擇社會(huì)利用面廣、利用率高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化管理，數(shù)量約為180萬(wàn)頁(yè)，為社會(huì)利用檔案提供更加便捷、快速的服務(wù)，并為下一步全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理工作奠定基礎(chǔ)，提供經(jīng)驗(yàn)。并且在向數(shù)字化管理的過(guò)程中，還需要制定明確清晰的管理標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的工作中由于分類標(biāo)準(zhǔn)有別，可能會(huì)造成在檔案立卷的過(guò)程中出現(xiàn)很多困難，產(chǎn)生不利的影響，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案立卷，可以有效的避免這樣的情況出現(xiàn)，進(jìn)而提高管理水平，有助于檔案館為用戶提供更優(yōu)良的信息服務(wù)。

1.3 提高檔案資源的利用效率

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館工作人員需要對(duì)紙質(zhì)版文件妥善保管，必須確保工作環(huán)境干燥、無(wú)污染，不出現(xiàn)受潮發(fā)霉、蟲蛀等破壞，而這樣的管理模式會(huì)耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力，并且在查閱有關(guān)檔案信息的時(shí)候也會(huì)消耗大量的時(shí)間精力，所以傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行電子化儲(chǔ)存管理，不但可以有效延長(zhǎng)檔案的保存使用時(shí)間，同時(shí)也能夠避免檔案材料在保管過(guò)程中受到損害，從而有效提高檔案資源的利用效率。

2 檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案存儲(chǔ)設(shè)備故障問(wèn)題

結(jié)合目前檔案館的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，檔案信息、資料存儲(chǔ)變得越來(lái)越便捷，但與此同時(shí)也存在著一些不足之處。主要原因是由于檔案數(shù)字化管理需要運(yùn)用一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及設(shè)備等來(lái)進(jìn)行信息的分類儲(chǔ)存，而當(dāng)計(jì)算機(jī)設(shè)備在工作的過(guò)程中出現(xiàn)故障，就會(huì)直接導(dǎo)致檔案信息、材料的管理出現(xiàn)混亂，丟失原有的秩序。

2.2 檔案管理人員自身能力素質(zhì)有待提高

大多數(shù)檔案管理工作人員還堅(jiān)持著以往傳統(tǒng)檔案管理的工作理念和管理模式，在實(shí)際工作中沒(méi)有真正做到創(chuàng)新應(yīng)用，因此，這就會(huì)使得整體的管理工作水平難以適應(yīng)新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢(shì)。此外，現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理對(duì)工作人員應(yīng)用各類計(jì)算機(jī)技術(shù)提出了更高的要求，只有能夠靈活掌握運(yùn)用各個(gè)軟件，能夠最大程度的提高工作進(jìn)度和管理質(zhì)量。然而，現(xiàn)在很多的管理工作人員并沒(méi)有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)，并且有一些年齡尚大，對(duì)于應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件很不熟悉，在實(shí)際工作中容易出錯(cuò)。

2.3 檔案信息的安全隱患

在檔案數(shù)字化管理中運(yùn)用高效的技術(shù)手段，雖然有助于工作人員更好的開(kāi)展工作，但是同時(shí)也存在著一定的隱患。這主要是因?yàn)樵诨ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境下，計(jì)算機(jī)設(shè)備很容易受到非法黑客、病毒的威脅，一旦出現(xiàn)任何不良情況很容易造成檔案信息出現(xiàn)差錯(cuò)，這對(duì)于檔案數(shù)字化管理來(lái)說(shuō)是非常大的風(fēng)險(xiǎn)，而且還會(huì)成本損失。

3 提高檔案數(shù)字化管理的有效措施

3.1 強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理重要性的宣傳

隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，檔案數(shù)字化管理的重要性已經(jīng)越來(lái)越凸顯，因此，在新時(shí)期下，面對(duì)出現(xiàn)的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變工作思維，推陳出新，與此同時(shí)，還要加大對(duì)檔案數(shù)字化管理重要性的宣傳，提升檔案管理的整體效益。

3.2 加大投資力度

若想更好的提升檔案館檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效果，就需要投入更多的資金來(lái)支持，購(gòu)入更多先進(jìn)設(shè)備技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的硬件設(shè)施建設(shè)，為工作人員提供更好的技術(shù)支持，以便更好的開(kāi)展工作。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的后期維護(hù)管理工作，定期檢查、維修，避免出現(xiàn)故障。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

在檔案館檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，工作人員的素質(zhì)、能力能夠?qū)芾砉ぷ鞯男Ч鸬椒浅Ｖ匾挠绊?，根?jù)發(fā)展工作的實(shí)際需求對(duì)工作人員開(kāi)展有針對(duì)性的培訓(xùn)管理，使工作人員能夠了解掌握數(shù)字化管理的基礎(chǔ)知識(shí)、技能以及處理問(wèn)題的方法措施，并建立一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制，不但要鼓勵(lì)工作人員進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)對(duì)消極懈怠的人也要給予一定的懲罰，以此來(lái)激勵(lì)工作人員能夠更好的提升自己，端正工作態(tài)度，從而提升檔案館整體服務(wù)質(zhì)量。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化資源的共享

要加強(qiáng)對(duì)檔案資源安全性的保護(hù)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，阻止網(wǎng)絡(luò)黑客的非法入侵以及病毒的危害，避免檔案數(shù)據(jù)信息發(fā)生外泄。檔案館要注重對(duì)電子檔案信息材料的備份以及加密保護(hù)工作，并且要能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)，一旦出現(xiàn)安全事故能夠最大程度的保護(hù)檔案資源的安全，降低不必要的損失。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著科技發(fā)展，為檔案數(shù)字化管理工作提供了更多的發(fā)展途徑，這就意味著檔案數(shù)字化管理過(guò)程中挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，要從實(shí)事求是的角度出發(fā)，不斷實(shí)現(xiàn)知識(shí)與技術(shù)的融合，分批次對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描加工，按照“館藏檔案存量數(shù)字化、接收進(jìn)館檔案增量電子化”工作要求，實(shí)現(xiàn)館藏檔案全部數(shù)字化。為社會(huì)各界決策和信息服務(wù)打造一流的優(yōu)質(zhì)、高效大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)。

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