沈云

摘 要：基建檔案是一個工程項目從無到有的最好見證，萬丈高樓平地起，從前期準備立項到設計到施工再到竣工，歷時多年，凝聚了成百上千名建設者的辛苦汗水，具有很強的紀念價值。更重要的是，清晰完整的項目檔案可以為工程竣工結算、法律糾紛、后期維護等提供強有力的證據(jù)支撐，有著巨大的實際效用。然而在實際的項目建設過程中，項目檔案管理往往被人忽視，管理手段較為薄弱，基于此，本文圍繞基建檔案管理工作的開展進行了分析，并提出改進措施。

關鍵詞：基建工程;檔案管理;改進措施

1 基建檔案管理的基本概念及特點

基本建設檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程從規(guī)劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的基建檔案。即一個建設項目從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像、電子等各種形式的歷史記錄。其主要特點是：1）成套性，基建檔案不按年度歸檔，為了真實記錄并反映項目的整個建設過程，通常按項目建設階段劃分大類，再按單體、專業(yè)等進行細分，有機的整合形成項目檔案，因此，基建檔案是不可分割的有機整體，必須全套歸檔。2）專業(yè)性，基建檔案屬于科技檔案范疇，工程的專業(yè)性決定了其檔案的專業(yè)性，工程檔案不但匯集了規(guī)劃、消防、環(huán)保、節(jié)能等多個專業(yè)的文件及相關行政部門審批文件，還包括了建筑、公路、水利水電等多個工程專業(yè)的文件和圖紙。3）程序性。每個工程項目的建設都必須遵循工程建設程序，從立項準備、到工程實施、到竣工驗收，每個程序都會形成相應的資料，具有很強的程序性。

2 基建檔案管理工作的重要性

基建項目是衡量一個國家經濟發(fā)展的重要指標，基建檔案管理是一項貫穿工程建設項目全生命周期的基礎性工作，夯實的基礎有助于推動項目有序的發(fā)展。其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一、做好項目建設過程中資料的收集、整理、歸檔等工作是對項目建設過程中各項工作的有效固化，可以保障日常管理工作平穩(wěn)推進，同時為一撥又一撥建設者的工作開展提供資料參考。二、基建檔案是項目合法合規(guī)管理的重要載體，做好項目檔案管理工作有助于使項目開展有例可循、各項決策有據(jù)可依、各項巡查審計有證可查、項目成果有源可溯。三、基建檔案是城建檔案的重要組成部分，是城建檔案館重點管理的檔案資源，完整、準確、系統(tǒng)的項目檔案，直接關系到城市的可持續(xù)發(fā)展，關系到城市突發(fā)事件和災害的科學預防和有效救援。

3 基建檔案管理工作現(xiàn)存不足

1）重視程度不夠。在一個基建工程項目中，工程進度、質量、安全等往往是一線關注重點，甲乙雙方普遍會在合同條款中進行約定，同時投入大量的人財物來保證相關工作的有序推進。然而，基建檔案管理卻是屬于項目建設中的二線支持性工作，不直接影響各方的經濟利益，因而也沒有受到各方足夠的重視。更有甚者，為了工程進度，常常出現(xiàn)資料與實際工程倒掛的情況，工作已完成，但變更指令單、圖紙等資料卻遲遲未出，施工管理人員總是以一句資料后補為借口，但后續(xù)資料到底補沒補，簽字日期等要素是否準確已沒人關注。由此發(fā)生的竣工結算糾紛問題比比皆是，各方扯皮，無證據(jù)支持，為整個工程埋下了巨大的安全隱患。

2）專業(yè)能力不夠。對于基建項目的建設單位來說，公司很少配備專業(yè)的基建檔案管理人員，甚至有些檔案管理工作由公司行政兼任，管理人員缺乏相關的專業(yè)管理知識，因此對項目檔案的過程把控、以及竣工檔案驗收經驗不足，不能對項目檔案管理起到有效的監(jiān)督作用;對于工程的項目管理公司來說，項目資料的過程收集整理歸檔工作應尤其直接領導開展，但目前的項目管理公司為節(jié)約人力成本，往往一人多崗，如資料員此類門檻較低、薪資一般的工作，就由公司新人兼任，同樣存在專業(yè)能力不足的問題。

3）工作態(tài)度問題。建設過程資料的收集整理是一項默默付出的工作，工作任務繁重瑣碎、經?？慈四樕?、不受關注、難有出彩業(yè)績，此類種種使得相關的管理人員工作得過且過、應付為主、缺少責任心及對業(yè)務的專研精神。

4）信息化問題。一個基建項目涉及數(shù)十家參建單位，一個流程指令往往需要經過分包、總包、設計、監(jiān)理、業(yè)主、以及各種造價機電咨詢等單位的流轉審批，其復雜程度往往不亞于一個公司的流程審批。然而，基建項目管理一般沒有諸如公司辦公系統(tǒng)的輔助，信息化程度不高，流程審批更多的是紙面流轉，一沓一沓的資料流轉于各家參建單位，最后的歸檔資料有的已經發(fā)黃破損，漏了少了也是常有的事，這給檔案工作的開展增加了不少障礙。

4 改進措施

1）完善檔案管理工作機制。在項目檔案管理工作中，完善的管理機制有助于提升工作效率，一般會對項目檔案工作實行扁平化管理，在過程中建設單位或項目管理單位的檔案管理員為項目檔案總管理員，負責指導、監(jiān)督各參建單位檔案管理員規(guī)范化展開工作;總包、監(jiān)理等主要參建單位應明確檔案管理專職人員，其他一般參建單位視情況配備專職或兼職檔案管理人員，負責按要求配合開展本職范圍內的檔案相關工作。此外，可以建立項目檔案管理專項工作例會機制，定期組織召開專項工作會議，通報各參建單位的檔案工作進展，布置工作任務，交流工作心得，督促各單位按要求開展檔案工作。

2）聘請專業(yè)檔案管理團隊。在基建項目中，對于一些關鍵專項，建設方為確保實際結果與規(guī)劃一致，通常會聘請專業(yè)的第三方機構進行控制監(jiān)督，諸如造價咨詢單位、機電顧問單位等。我們可以借鑒上述做法，在對項目檔案完成質量較高的重大工程項目中，引入專業(yè)的檔案咨詢單位參與工程全生命周期的檔案管理工作，對工程日常記錄資料的收集整理、建設過程聲像視頻的動態(tài)記錄等工作進行規(guī)范化，做好過程管控，從源頭保證資料的完備性，避免后期出現(xiàn)補缺。

3）把好付款關，做好過程管控?；椖恐芷陂L，人員流動性大，資料散落各處，期望于各參建單位認真做好資料收集整理保管工作，待項目竣工時完整進行資料移交，幾乎是理想的狀態(tài)。作為建設單位應該做好資料的過程把控，最直接且有效的方法就是把好付款關，在合同付款條款中將按工程節(jié)點完成相應的資料整理工作設置為付款的前置條件之一，并在實際操作過程中嚴格按合同執(zhí)行，在每項付款前對各參建單位的檔案管理工作進行審核，審核通過方可付款，確保過程資料清晰完整。

4）加強培訓指導。加強培訓指導工作可以從兩方面入手，一是加強對領導層的培訓宣貫工作，總結過往經驗，以案例形式為領導講述項目檔案在竣工結算、工程合同糾紛、項目宣傳等方面的實用價值，使領導充分認識到項目檔案管理工作的重要性;另一方面是加強對項目資料員的培訓指導，各參建單位資料員的專業(yè)能力往往良莠不齊，為進一步規(guī)范項目的檔案管理工作，提高整體工作效率，我們應定期組織資料員進行檔案培訓，提升業(yè)務能力，同時根據(jù)項目的建設進展，指導其有針對性地開展資料收集整理工作。

5）設置獎勵機制，提高工作積極性。在項目建設過程中，通常每年將舉行立功競賽活動，以表彰專業(yè)能力突出的一線建設者，建設單位可將優(yōu)秀檔案評選納入活動中，以此充分調動各參建單位資料員的工作積極性，同時也可以在評選過程中相互學習，分享經驗，取長補短，提升整體人員的業(yè)務能力。

5 結語

項目的建設過程總是伴隨著奠基、打樁、結構封頂、設備進場等里程碑，讓人感覺熱血沸騰的，但其中的檔案管理工作總是顯得那么不起眼。然而，待項目竣工投產，完整的項目檔案是可以帶我們清晰回溯項目建設過程每一點滴的唯一載體，它凝固了項目建設過程所有的信息，包括了項目調研、立項、設計、施工、以及竣工，是一套最真實完整的項目建設傳記。此外，竣工結算、竣工審計、各項巡查、工程法律糾紛等全都依托于項目檔案，其重要性不言而喻，望所有的項目都能重視項目檔案管理工作，積極推動項目檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。