曹紅梅

摘 要：縣街道辦事處在檔案現(xiàn)代化管理工作中，由于上級重視程度不足，資金投入不足，信息技術(shù)設(shè)施配置不全，再加上管理人員信息素養(yǎng)不高，限制了檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)進(jìn)程。為改變這一情況，單位應(yīng)提高重視度，認(rèn)識到檔案現(xiàn)代化管理的意義，建立健全檔案現(xiàn)代化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊伍，完善信息化技術(shù)設(shè)施配置，全面提升檔案管理工作水平，深化檔案信息利用價值，更好地為街道居民提供公共服務(wù)，促進(jìn)街道辦事處工作質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞：縣街道辦事處;檔案現(xiàn)代化管理;難點;對策

檔案是人們在展開社會活動的過程中所形成的各類具有保存價值的原始記錄資料，其表現(xiàn)方式多種多樣，文字、圖表、音頻、影像等都屬于檔案資料[1]。縣街道辦事處在工作過程中，會產(chǎn)生大量檔案資料，其中涉及居民最低生活保障、失業(yè)保險、再就業(yè)、下崗職工基本生活保障等基層民生內(nèi)容，加強(qiáng)檔案管理，能夠優(yōu)化辦事處的服務(wù)水平，同時，檔案管理也是街道建設(shè)的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，是街道辦事處行使政府管理權(quán)力的一種形式。21世紀(jì)是信息化時代，信息資產(chǎn)得到高度利用，縣街道辦事處應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，全面提升檔案管理效率及質(zhì)量。

1 縣級檔案現(xiàn)代化管理工作的難點分析

1.1 重視程度不夠

檔案在縣街道辦事處公共服務(wù)職能發(fā)揮中的推動作用是不可估量的，但是，單位領(lǐng)導(dǎo)層沒有正確認(rèn)識到其價值，沒有正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的意義，不重視檔案管理的革新，管理觀念落后，阻礙了數(shù)據(jù)信息的利用。在上級缺乏重視的情況下，街道辦事處工作人員的歸檔意識也比較差，檔案管理流于形式化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不齊全，紙質(zhì)檔案管理與信息化檔案管理機(jī)制并行，資料規(guī)格不同一，內(nèi)容真實度、全面性、時效性都得不到保障，這影響了檔案信息價值的發(fā)揮。

1.2 管理人員素質(zhì)有待提升

時代在發(fā)展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著文件、資料的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，應(yīng)該推動檔案現(xiàn)代化管理，創(chuàng)新管理手段，引入數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，實現(xiàn)高效化、信息化檔案管理。但是，這一過程會受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制，縣街道辦事處多為檔案專業(yè)人才，甚至是辦公室工作人員兼職，雖然在檔案管理上較為專業(yè)，但是缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術(shù)，無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求[2]。

1.3 管理手段落后

在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會損壞甚至丟失，再加上大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發(fā)揮應(yīng)有的信息指導(dǎo)價值。而在檔案現(xiàn)代化管理的過程中，基礎(chǔ)設(shè)施配置不足，兩套機(jī)制并行，檔案信息采集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化檔案管理中存在諸多問題，急需解決。

2 縣級檔案現(xiàn)代化管理工作的對策分析

2.1 建立健全檔案現(xiàn)代化管理制度

計算機(jī)在縣街道辦事處工作中的普及，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)、信息化管理目標(biāo)實現(xiàn)提供了技術(shù)支持。為了保證檔案數(shù)據(jù)采集的完整度與真實度，單位應(yīng)該加大資金投入，構(gòu)建檔案信息化管理室，完善人力資源配置，完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施配置。同時，建立健全信息化檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù)，結(jié)合縣街道辦事處工作狀況，及檔案信息化管理目標(biāo)，制定科學(xué)合理的管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標(biāo)準(zhǔn)化，督促工作人員提升檔案現(xiàn)代化管理意識[3]。

2.2 規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程

在大數(shù)據(jù)時代背景下，縣街道辦事處檔案利用價值被充分挖掘出來，為了提升檔案利用價值，應(yīng)該規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，明確各類文件歸檔的要求及標(biāo)準(zhǔn)，提升工作人員的歸檔意識，各街道應(yīng)該及時將工作中形成的資料，統(tǒng)一提交到檔案館，確立檔案信息在真實性、完整性、及時性上達(dá)標(biāo)，從而確保檔案信息的參考價值。為了確保檔案數(shù)據(jù)采集工作質(zhì)量，可相關(guān)的評價考核機(jī)制，明確檔案管理的信息化要求，督促各街道將工作過程中累積的資料，以信息化形式上報，確保各街道工作期間所產(chǎn)生的資料被完整納入檔案信息化管理部門，按照日期、模塊分類存檔，推動縣街道辦事處檔案現(xiàn)代化管理的全面落實。

2.3 打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊伍

在檔案現(xiàn)代化管理工作中，縣街道辦事處應(yīng)該根據(jù)檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的具備現(xiàn)代信息思維與素養(yǎng)的檔案管理隊伍，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)會交流會，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸。同時，縣街道辦事處管理層應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案信息在單位發(fā)展中的指導(dǎo)作用，設(shè)立檔案管理專職崗位，根據(jù)工作需求引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達(dá)標(biāo)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育，在新購進(jìn)信息化管理技術(shù)及設(shè)施后，組織管理人員學(xué)習(xí)，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，以防醫(yī)院機(jī)密或患者隱私泄漏[4]。

2.4 完善信息化技術(shù)設(shè)施配置

應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率。在電子化、數(shù)字化檔案庫中，信息利用者只需根據(jù)自身需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，縣街道辦事處必須意識到檔案現(xiàn)代化管理的意義與價值，提高重視度，加大資金投入，選擇合適的數(shù)據(jù)化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)信息共享，同時，簡化檔案借用、查閱的手續(xù)，通過登記權(quán)限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數(shù)據(jù)平臺防御機(jī)制，增設(shè)防火墻、殺毒軟件等，確保檔案管理的信息安全[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著社會環(huán)境的改變，縣街道辦事處基于工作需求和檔案利用需求，展開檔案現(xiàn)代化管理，已是勢在必行。在此過程中，檔案管理人員應(yīng)該積極求變，利用現(xiàn)代化科技，包括大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等，推動檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，全面提升檔案管理水平。這是一個持續(xù)變革的過程，會受到諸多外界因素的干擾，比如說信息資料格式不統(tǒng)一、缺乏檔案現(xiàn)代化管理人才、信息化設(shè)施配置不足等問題，縣街道辦事處管理人員必須正確認(rèn)識到檔案現(xiàn)代化管理的意義，加大資金投入，做好宣傳工作，確保相關(guān)思想貫徹落實下去，逐步實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)，全面提升檔案信息利用率，借助于檔案為基層群眾提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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