王炳心

摘 要：近年來(lái)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會(huì)大眾的工作和生活發(fā)生了極大的改變，信息的廣泛普及和應(yīng)用在很大程度上改變了事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式。傳統(tǒng)檔案管理模式，保存難度大，容易出現(xiàn)檔案丟失和氧化的問題，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。隨著現(xiàn)代信息化檔案管理的發(fā)展，事業(yè)單位可以充分利用各種先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，促使檔案管理效率的提升，確保事業(yè)單位工作的有序開展。為此，文章重點(diǎn)論述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并提出了推行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案主要是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，其具有真實(shí)性和及時(shí)性的特點(diǎn)。事業(yè)單位檔案一方面可以反映事業(yè)單位的發(fā)展歷程，另一方面還蘊(yùn)含了大量的社會(huì)和歷史信息，對(duì)事業(yè)單位和國(guó)家的穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。事業(yè)單位檔案小至對(duì)社會(huì)生活和借鑒和反映，大可影響到管理者決策制定，因此，事業(yè)單位檔案是現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要部分。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，作為社會(huì)發(fā)展建設(shè)重要信息來(lái)源，事業(yè)單位檔案實(shí)現(xiàn)信息化是必然趨勢(shì)，受多種因素的影響，在事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)中還存在一定的問題：

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 不重視檔案信息化建設(shè)

眾所周知，有效地檔案管理可以助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，檔案管理人員定期整理檔案，做好檔案分類工作，可以保障事業(yè)單位工作有條不絮開展，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享。受多種主客觀因素的影響，現(xiàn)階段部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人都沒有從思想意識(shí)到認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)工作的重要性和必要性，這樣就造成了檔案信息化建筑投入不足，建設(shè)進(jìn)程緩慢的現(xiàn)象[1]。

1.2 缺乏完善的檔案信息化建設(shè)機(jī)制

對(duì)于事業(yè)單位而言，完善健全的信息化建設(shè)機(jī)制可以助推檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程?，F(xiàn)階段部分事業(yè)單位都缺乏完善的檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制，進(jìn)而影響了檔案管理信息化建設(shè)水平。還有部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中投入了大量的人力、物力，但由于沒有深入研究檔案信息化建設(shè)機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理信息化只是和單位內(nèi)部各種檔案的“數(shù)字化”存儲(chǔ)，在很大程度上制約事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展[2]。另外，筆者還發(fā)現(xiàn)還有部分事業(yè)單位沒有緊隨時(shí)代潮流，將互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理作為發(fā)展模式。這樣一來(lái)就導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法與其他工作融合。如，針對(duì)檔案信息收集工作，部分事業(yè)單位沒有構(gòu)建各個(gè)部門或是各個(gè)機(jī)構(gòu)的協(xié)同機(jī)制，自然而然檔案數(shù)據(jù)化水平就比較低，不利于檔案信息化建設(shè)水平的提升。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)水平低

我們深知，檔案管理信息化建設(shè)需要相關(guān)硬件和軟件設(shè)備的支撐，同時(shí)還需要具備專業(yè)能力強(qiáng)、懂軟件操作的檔案管理人員。由于資金的限制，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候考慮到人員工資和設(shè)備成本費(fèi)用，在招聘檔案信息管理人員和采購(gòu)設(shè)備的時(shí)候，沒有配置較高級(jí)別的信息設(shè)備，這樣就造成事業(yè)單位檔案管理信息化在具體的運(yùn)用中出現(xiàn)檔案工作繁雜或是設(shè)備運(yùn)營(yíng)效率較低的現(xiàn)象。

1.4 檔案管理人員綜合素養(yǎng)較低

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)能力的高低直接影響著事業(yè)單位信息化檔案管理效率。另外，檔案管理信息化建設(shè)也受檔案管理人員信息素養(yǎng)和自操作能力的影響，在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，有少部分檔案管理人員沒有到認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)必要性和重要性，加之能力有限，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2 推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效舉措

2.1 提高檔案管理信息化重視力度

為更好地取得良好檔案管理效果，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中一定要從思想意識(shí)到上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，充分利用全新的改革機(jī)制，最大限度的發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用。對(duì)此，事業(yè)單位首先要了解檔案工作，分析當(dāng)前內(nèi)部檔案管理工作，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息化管理技術(shù)和設(shè)備的有效應(yīng)用。另一方面，在條件許可的情況下，事業(yè)單位還可以根據(jù)不同檔案的作用，針對(duì)性研發(fā)出相應(yīng)的管理軟件，通過自主研發(fā)檔案管理軟件，加強(qiáng)對(duì)檔案管理。對(duì)于事業(yè)單位而言，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)重視力度，還可結(jié)合單位的實(shí)際情況，在內(nèi)部構(gòu)建信息化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，并選擇專業(yè)的檔案管理人員來(lái)?yè)?dān)任這項(xiàng)工作，從而確保檔案信息化管理工作的有序開展。在新時(shí)期事業(yè)單位只有堅(jiān)持與時(shí)俱，提升自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，才能高效開展事業(yè)單位檔案管理工作，為社會(huì)大眾提供更多的便捷服務(wù)。

2.2 完善檔案管理信息化管理機(jī)制

常言道：“創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力”。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，要緊隨時(shí)代潮流，改革和創(chuàng)新運(yùn)用機(jī)制，進(jìn)而從整體上提升檔案管理信息化建設(shè)水平。對(duì)此，事業(yè)單位一方面要構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)，另一方面還要結(jié)合實(shí)際，從整體上提升檔案管理信息化水平的提升，通過各種途徑進(jìn)一步加強(qiáng)各個(gè)部門和各個(gè)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)和組織，例如，事業(yè)單位可以構(gòu)建檔案信息化協(xié)調(diào)機(jī)制，這樣一來(lái)，各個(gè)部門、機(jī)構(gòu)都可以參與到這項(xiàng)工作中，形成強(qiáng)大的工作合力，最大限度的確保內(nèi)部各個(gè)方面的力量都可以為單位檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)出力量。另外，事業(yè)單位還要建立健全檔案管理信息化制度，通過制度規(guī)范信息化建設(shè)相關(guān)工作。此外，事業(yè)單位還要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行力，對(duì)現(xiàn)有激勵(lì)約束制度進(jìn)行完善和補(bǔ)充，從而更好地為檔案信息化管理建設(shè)工作有序開展奠定良好基礎(chǔ)。

2.3 強(qiáng)化檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

記錄登記檔案信息，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行備案，管理紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理工作主要工作內(nèi)容。時(shí)代在發(fā)展，信息技術(shù)得到了較為廣泛的應(yīng)用，極大地改變了社會(huì)大眾的生活和工作，同時(shí)也為社會(huì)大眾提供了諸多便利。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)工作實(shí)質(zhì)上就是通過信息化、數(shù)字化方式將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有效的轉(zhuǎn)化為信息化數(shù)據(jù)，從而對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，促使檔案管理效率的提升。檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)前，需要對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行分類整理，同時(shí)還要可行合理的劃分紙質(zhì)檔案，為進(jìn)一步規(guī)避在今后的信息化建設(shè)中出現(xiàn)各種問題，檔案管理人員還需要?dú)w納整理一些重要檔案信息或是需要永久保存的檔案信息，通過掃描或是技術(shù)處理，對(duì)這類檔案信息數(shù)字化管理。為了防止檔案信息的遺漏或是丟失，最大化的確保檔案信息的完整性，檔案管理人員還需及時(shí)做好檔案的永久性處理。

2.4 加強(qiáng)培訓(xùn)提高管理人員綜合素養(yǎng)

由于檔案管理這項(xiàng)工作具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性和科學(xué)性，因此要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，只有這樣，才能更好地符合新時(shí)期檔案管理工作的開展需求。第一，提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)。時(shí)代在發(fā)展，在加大檔案管理工作人員工作壓力的同時(shí)，還進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案管理難度，所以，事業(yè)單位要不斷加強(qiáng)檔案管理人員意識(shí)，促使其職業(yè)道德和社會(huì)責(zé)任感的增加，讓他們更好的服務(wù)社會(huì)。第二，事業(yè)單位要重點(diǎn)培訓(xùn)教育。定期開展培訓(xùn)教育活動(dòng)，為他們提供一個(gè)交流學(xué)習(xí)的平臺(tái)，可以接受系統(tǒng)學(xué)習(xí)，還可以讓檔案管理人員結(jié)合自己的實(shí)際工作，在交流學(xué)習(xí)中掌握學(xué)習(xí)各種新技能。促使自身綜合素養(yǎng)的提升。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的不斷推動(dòng)下，事業(yè)單位要將檔案管理工作與信息化建設(shè)有機(jī)融合起來(lái)。立足于實(shí)際，分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，根據(jù)問題提出解決問題的方法， 從而更好地位檔案管理信息化建設(shè)工作有序開展奠定良好基礎(chǔ)，助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，000（016）：128-128，129.

[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].檔案管理，2011.