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        機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強(qiáng)化策略分析

        2020-05-20 15:06:32安然
        卷宗 2020年7期
        關(guān)鍵詞:強(qiáng)化策略機(jī)關(guān)事業(yè)單位規(guī)范化

        摘 要:新時(shí)期下,隨著我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展,機(jī)關(guān)事業(yè)單位也面臨著改革與創(chuàng)新,檔案作為單位日常管理 工作的關(guān)鍵組成部分,其在推動(dòng)單位穩(wěn)定發(fā)展中具有關(guān)鍵作用和重要價(jià)值,因此,機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要給予檔案管理以高度重視,實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化發(fā)展。本文主要針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強(qiáng)化策略進(jìn)行分析和探究,希望給予我國(guó)相關(guān)單位以些許參考和借鑒。

        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;強(qiáng)化策略;分析

        當(dāng)前,在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為服務(wù)基層的重要機(jī)構(gòu),其作用性和價(jià)值性日益凸顯,檔案管理作為事業(yè)單位日常管理工作的重要內(nèi)容,其是促進(jìn)單位穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)保障,因此,單位領(lǐng)導(dǎo)需要給予高度重視,并且認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要性,結(jié)合自身實(shí)際情況,采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)和完善相關(guān)工作,促進(jìn)檔案管理趨于規(guī)范化發(fā)展,為單位改革注入活力。

        1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題

        1)管理制度不健全。在檔案管理規(guī)范化進(jìn)程中,需要以完善而科學(xué)的制度作為支撐,但是當(dāng)前,事業(yè)單位在開(kāi)展相關(guān)工作中,沒(méi)有制定科學(xué)的管理制度,導(dǎo)致檔案管理工作較為無(wú)序、混亂。同時(shí),在缺乏制度的約束下,管理人員的工作行為較為隨意,檔案管理形同虛設(shè),也沒(méi)有系統(tǒng)的考核制度和工作流程,資料缺失以及檔案信息不完整等情況較為普遍。

        2)管理人員素質(zhì)有待提升。當(dāng)前,一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員并不具備專(zhuān)業(yè)背景,并且年齡結(jié)構(gòu)不合理,多為年齡較大的人員,在工作中故步自封,缺乏創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新精神,加之事業(yè)單位沒(méi)有定期組織人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn),導(dǎo)致其知識(shí)和能力無(wú)法得到更新,管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力與崗位不符。

        3)信息化建設(shè)水平低。在信息化時(shí)代下,信息技術(shù)已經(jīng)在檔案管理領(lǐng)域獲得廣泛應(yīng)用,但是當(dāng)前,受到諸多因素的影響,事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理規(guī)范化建設(shè)中,沒(méi)有積極引入和應(yīng)用信息技術(shù),導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量較低,難以滿(mǎn)足單位發(fā)展的實(shí)際需求。

        4)監(jiān)督管理不到位。想要促使檔案管理趨于規(guī)范化發(fā)展,需要事業(yè)單位加大對(duì)各項(xiàng)工作的監(jiān)管力度,但是當(dāng)前,由于事業(yè)單位部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏正確認(rèn)知,沒(méi)有組織人員積極開(kāi)展各項(xiàng)監(jiān)管工作,或者監(jiān)督管理流于形式,對(duì)各項(xiàng)工作的全面開(kāi)展形成制約和影響。同時(shí),在缺少有效的監(jiān)督管理下,管理人員的思想意識(shí)和服務(wù)水平也難以獲得提升,對(duì)待工作缺少端正態(tài)度和敬業(yè)精神,檔案資源的作用和價(jià)值無(wú)法完全體現(xiàn)。

        2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強(qiáng)化策略分析

        1)完善管理制度。完善而系統(tǒng)的管理制度是保證各項(xiàng)檔案管理工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)和前提,其可以規(guī)范管理人員的行為和意識(shí),因此,事業(yè)單位要制定以及完善科學(xué)的管理制度,并且將其落實(shí)到相關(guān)管理環(huán)節(jié)中,保證制度的全面貫徹和執(zhí)行。首先,事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際情況制定詳盡而完善的管理制度,不能生搬硬套其他單位的制度,保證制度的針對(duì)性、合理性以及人性化,對(duì)崗位人員的具體職責(zé)進(jìn)行清晰劃分,嚴(yán)禁出現(xiàn)違紀(jì)以及違法行為;其次,管理人員要按照“分級(jí)管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的原則,遵循制度要求對(duì)檔案開(kāi)展分級(jí)管理,以制度為準(zhǔn)繩開(kāi)展各項(xiàng)工作,促使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化;最后,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要提升重視程度,將檔案管理作為日常管理的重要內(nèi)容,并且建立工作考核機(jī)制,定期對(duì)檔案管理進(jìn)行質(zhì)量檢查,確保各項(xiàng)工作的有序以及全面開(kāi)展,強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量。

        2)優(yōu)化管理隊(duì)伍。檔案管理作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作,構(gòu)建一支素質(zhì)高、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精以及能力強(qiáng)的管理隊(duì)伍,是保證管理效率和管理質(zhì)量的前提,因此,事業(yè)單位需要提升思想認(rèn)識(shí),對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化,提升其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,進(jìn)而為各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展奠定人才基礎(chǔ)。首先,事業(yè)單位要積極從社會(huì)和高校中吸納具有專(zhuān)業(yè)背景的現(xiàn)代化人才,不斷充實(shí)以及完善管理隊(duì)伍,在內(nèi)部創(chuàng)設(shè)良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍,提升管理人員的責(zé)任意識(shí)、憂(yōu)患意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí),打造一支學(xué)習(xí)型檔案管理團(tuán)隊(duì);其次,定期組織現(xiàn)有的檔案管理人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)化技能培訓(xùn),通過(guò)培訓(xùn)提升管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力,保證其能力符合崗位要求,并且將培訓(xùn)考核結(jié)果與管理人員的工薪績(jī)效掛鉤,調(diào)動(dòng)其參與培訓(xùn)的熱情和積極性;最后,提升管理人員的工薪待遇,吸引更多的人才加入,挖掘管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和改革精神,加強(qiáng)職業(yè)道德培養(yǎng),促使其全身心的投入到檔案管理工作中。

        3)應(yīng)用信息技術(shù)。隨著時(shí)代的發(fā)展,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了廣泛而深入的應(yīng)用,并且取得顯著的應(yīng)用效果,事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理中,也要積極引入和應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),促使各項(xiàng)管理工作趨于規(guī)范化。首先,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案管理信息化建設(shè)以高度重視,并且加大資金和資源投入,購(gòu)置相關(guān)管理設(shè)備,為檔案管理規(guī)范化發(fā)展提供硬件支撐;其次,構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái),促使檔案收集、整理、查詢(xún)等工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上操作,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,在提升管理效率的同時(shí),還可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的高度共享,發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用;最后,做好電子檔案安全管理工作,定期更新信息軟件以及殺毒軟件,確保檔案的安全性以及完整性。

        4)加強(qiáng)監(jiān)管力度。單位領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,并且加強(qiáng)監(jiān)管力度,促使各項(xiàng)管理工作趨于規(guī)范化發(fā)展。首先,定期組織人員對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行檢查,保證檔案質(zhì)量符合規(guī)定要求,如果發(fā)現(xiàn)檔案存在不完整、有缺漏等問(wèn)題,要勒令管理人員及時(shí)整改;其次,組建檔案管理監(jiān)督小組,由單位重要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng),構(gòu)建檔案監(jiān)管長(zhǎng)效機(jī)制,對(duì)管理人員的工作態(tài)度、職業(yè)道德以及管理行為進(jìn)行抽查,為規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。

        5)優(yōu)化服務(wù)意識(shí)。檔案管理的目的和作用是為事業(yè)單位和廣大人民提供服務(wù),因此,事業(yè)單位在促進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程中,需要提升服務(wù)意識(shí),切實(shí)發(fā)揮檔案資源的服務(wù)價(jià)值。首先,對(duì)管理人員開(kāi)展職業(yè)教育,提升服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新服務(wù)理念,發(fā)揮檔案資源的作用;其次,應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),及時(shí)補(bǔ)充和更新檔案資源,為單位決策提供重要的參考依據(jù)。提升檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性;最后,鼓勵(lì)管理人員在開(kāi)展各項(xiàng)工作中積極創(chuàng)新,通過(guò)創(chuàng)新提升服務(wù)水平和管理效率,促使檔案管理趨于規(guī)范化以及高效化發(fā)展。

        3 結(jié)語(yǔ)

        總而言之,檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理工作的關(guān)鍵組成部分,其工作效率和質(zhì)量與事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)以及健康發(fā)展具有密切關(guān)系,單位領(lǐng)導(dǎo)需要給予檔案管理以高度重視,并且結(jié)合自身存在的問(wèn)題和不足,采取有效措施進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn),促使檔案管理工作趨于規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展,為事業(yè)單位決策與發(fā)展提供重要參考。

        參考文獻(xiàn)

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        [6]李放.如何有效加強(qiáng)事業(yè)檔案分類(lèi)的整體管理工作力度[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(23):24-25.

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        作者簡(jiǎn)介

        安然(1986-),女,漢,吉林省洮南市人,初級(jí)館員,本科,檔案規(guī)范化管理。

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