李玉芳

摘 要：新媒體和信息技術(shù)的快速發(fā)展為醫(yī)院的發(fā)展創(chuàng)造了較為良好的環(huán)境，在此情況之下，醫(yī)院檔案管理人員必須要對(duì)實(shí)際的檔案管理情況進(jìn)行分析，充分的了解當(dāng)下的辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)，科學(xué)利用自動(dòng)化和信息化的手段來開展醫(yī)院檔案管理工作。本文首先分析了辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)及其現(xiàn)狀，然后分析了辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的有效措施，希望能夠相關(guān)的研究有所助益。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化環(huán)境;醫(yī)院;檔案管理;探討

受到傳統(tǒng)的管理思想和理念的影響，部分的檔案管理工作難度較大、程序復(fù)雜、內(nèi)容相對(duì)較多，醫(yī)院需要投入更多的人力、物力、財(cái)力，才能夠取得預(yù)期的醫(yī)院檔案管理效果。而在辦公自動(dòng)化環(huán)境之下，為了能夠最大限度的節(jié)約檔案管理的成本消耗，有效的提升整體的工作效率和工作質(zhì)量，就必須要建立全新的辦公自動(dòng)化管理體系。還需要對(duì)辦公自動(dòng)化檔案管理流程進(jìn)行有效的優(yōu)化與整合，構(gòu)建具有醫(yī)院特色的檔案管理規(guī)劃，全面提升管理人員的信息素養(yǎng)和能力，這樣才能使工作人員能夠更好的利用自動(dòng)化技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)狀

辦公自動(dòng)化（Office Automation）是一種互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和科技快速發(fā)展之下衍生出的一種全新管理模式，主要是將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化辦公進(jìn)行組合，將一些從事辦公業(yè)務(wù)的新設(shè)備、新機(jī)器、新技術(shù)全面的引入到當(dāng)下的管理體系當(dāng)中，全面的構(gòu)建適合當(dāng)下發(fā)展的數(shù)字化辦公和自動(dòng)化辦公體系。在這個(gè)過程當(dāng)中，可利用自動(dòng)化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的存儲(chǔ)、接收、發(fā)送、傳輸、共享，也可對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化的分析與評(píng)估。這樣不僅能夠最大限度的提升檔案管理的整體效率和質(zhì)量，同時(shí)也能夠使實(shí)際的檔案信息與數(shù)據(jù)更加的及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確。進(jìn)而能夠?yàn)獒t(yī)院后期工作的開展提供真實(shí)和可靠的數(shù)據(jù)

支撐。

醫(yī)院檔案管理的辦公自動(dòng)化具有較強(qiáng)的實(shí)用性、嚴(yán)密性、開放性、易用性，其所選用的軟件技術(shù)必須要充分的符合醫(yī)院檔案管理的辦公核心要求。可根據(jù)檔案管理特性來開發(fā)一些專屬于醫(yī)院檔案管理功能，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行深層次的識(shí)別和處理。檔案管理也具有較強(qiáng)的適用性、可行性、使用性、前瞻性、先進(jìn)性、智能性、多元性、高效性、共享性。在更好的符合不同的醫(yī)院檔案管理人員的使用要求需求的情況下，還能夠根據(jù)自動(dòng)化辦公的發(fā)展前景來進(jìn)行有效的拓展和延伸，使實(shí)際的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更加的完善和科學(xué)。針對(duì)不同區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和檔案特性，可利用不同的設(shè)備和系統(tǒng)來進(jìn)行管理與儲(chǔ)存，并能借助合理的權(quán)限控制和安全機(jī)制來提升整體的穩(wěn)定性與安全性。

在當(dāng)下的醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中，部分管理人員本身具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但自身的信息化水平相對(duì)較低，往往難以適應(yīng)一些新引進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，在操作和應(yīng)用過程當(dāng)中存在一定的問題。而一些信息化素養(yǎng)相對(duì)較高的管理人員本身缺乏豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，并不能夠更好的處理檔案管理過程當(dāng)中的突發(fā)狀況。部分的醫(yī)院雖然引進(jìn)了一些先進(jìn)的自動(dòng)化技術(shù)，但實(shí)際的檔案管理工作仍然參考以往的流程，并不能夠充分的凸顯辦公自動(dòng)化的特性和優(yōu)勢(shì)。雖然部分的管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理安全的重要性，但也只是要求管理人員定期的對(duì)相關(guān)的軟件進(jìn)行簡(jiǎn)單升級(jí)。這就導(dǎo)致了實(shí)際的檔案管理存在較多的問題和漏洞，很容易受到不法分子和黑客的攻擊，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致一些重要的病例、科研、決策、管理等信息泄露。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理有效措施

2.1 加強(qiáng)信息管理技術(shù)培訓(xùn)

在醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中，醫(yī)院可以根據(jù)實(shí)際的辦公自動(dòng)化管理需求，招聘一些具有較高計(jì)算機(jī)素養(yǎng)和專業(yè)管理能力優(yōu)秀人才，安排專業(yè)人才進(jìn)行針對(duì)性的檔案信息管理崗前培訓(xùn)，確保每一位入職的檔案管理人員都具備執(zhí)政上崗資格。而針對(duì)內(nèi)部的管理人員，可根據(jù)管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)和能力，開展針對(duì)性的檔案管理專業(yè)培訓(xùn);或聘請(qǐng)具有較高知識(shí)的專家、學(xué)者到醫(yī)院內(nèi)部開展與辦公自動(dòng)化醫(yī)院的管理有關(guān)的主題講座，全面提升檔案管理人員的理論素養(yǎng)和專業(yè)水平。也可以根據(jù)檔案管理人員的職能，有針對(duì)性的開展聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、科技檔案、病歷檔案、藥品檔案、人力檔案，以及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等的專項(xiàng)培訓(xùn)，通過案例分析和實(shí)際示范的方式讓檔案管理人員掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，并引導(dǎo)管理人員進(jìn)行有效的練習(xí)和實(shí)訓(xùn)。

2.2 完善信息化的管理流程

辦公自動(dòng)化主要是依托于數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，能夠根據(jù)實(shí)際的醫(yī)院檔案管理來進(jìn)行大批量文件的處理。檔案管理人員可以充分的了解辦公自動(dòng)化的構(gòu)建、分層等的構(gòu)架特性，及時(shí)的引進(jìn)微軟的Net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)（RDB）技術(shù)、IBM的 Lotus domino技術(shù)、SUN的J2EE+RDB技術(shù)等的先進(jìn)技術(shù)?；蚴浅浞值淖裱k公自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)，以及其用戶層、表現(xiàn)層、應(yīng)用層、服務(wù)層、數(shù)據(jù)庫(kù)層等特性，構(gòu)建能夠充分的支持多種數(shù)據(jù)庫(kù)、多種操作系統(tǒng)、多種部署模式的全新辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)。在實(shí)際管理時(shí)，需要根據(jù)材料的收集、分析、整理、歸類、裝訂、入庫(kù)等的流程來對(duì)自動(dòng)化管理進(jìn)行優(yōu)化，需根據(jù)檔案管理制度來規(guī)范醫(yī)院檔案的以件歸檔流程。而在進(jìn)行醫(yī)院檔案的鑒定、保管、查閱等操作時(shí)，需要根據(jù)各環(huán)節(jié)的規(guī)章和制度要求來規(guī)范管理人員的行為，對(duì)于一些違規(guī)操作進(jìn)行嚴(yán)肅處置。這樣才能夠提升醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理力度

在開展檔案管理過程當(dāng)中，醫(yī)院可聘請(qǐng)專業(yè)人員來對(duì)設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行全面檢測(cè)，對(duì)原有的信息化設(shè)備進(jìn)行有效的管理和維護(hù)，購(gòu)入一些具有較高信息化水平和安全性能的全新設(shè)備，有效的降低由于設(shè)備故障或者運(yùn)行異常而造成的安全風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)信息化檔案安全管理，醫(yī)院需對(duì)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估，或利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管系統(tǒng)來進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，及時(shí)的掌握檔案管理過程當(dāng)中存在的異常風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效的安全管理措施來進(jìn)行處理和應(yīng)對(duì)。也可以根據(jù)醫(yī)院的病歷、科研、財(cái)務(wù)等不同檔案的特性和使用頻率，在原有的自動(dòng)化管理系統(tǒng)當(dāng)中引進(jìn)透明加解密技術(shù)、強(qiáng)制訪問控制、泄密保護(hù)、雙因子認(rèn)證、安全協(xié)議、認(rèn)證簽名等技術(shù)，對(duì)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行密碼、權(quán)限等的安全設(shè)置。檔案管理人員和用戶在使用之前需要根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行多項(xiàng)認(rèn)證，登錄成功之后，才能夠根據(jù)自身的權(quán)限等級(jí)來查閱或借閱相關(guān)的醫(yī)院檔案。還可以引進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及卡巴斯基、費(fèi)爾托斯特、微點(diǎn)防御軟件等網(wǎng)絡(luò)安全軟件，或根據(jù)醫(yī)院檔案的特性來進(jìn)行專用的安全管理軟件的研發(fā)。聘請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員定期進(jìn)行軟件系統(tǒng)升級(jí)，及時(shí)的修補(bǔ)軟件當(dāng)中存在的問題和漏洞。全面提升醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性和穩(wěn)定性，有效的降低由于信息或數(shù)據(jù)泄露而對(duì)醫(yī)院造成的不良影響。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不但發(fā)展，辦公自動(dòng)化也正在不斷地發(fā)展，不斷地?cái)U(kuò)大應(yīng)用范圍。在醫(yī)院管理體系中，信息自動(dòng)化建設(shè)正在完善，在這種新形勢(shì)下為醫(yī)院檔案管理工作的開展帶來希望。綜上所述，在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理過程中，相關(guān)人員必須要對(duì)辦公自動(dòng)化的特性和優(yōu)勢(shì)進(jìn)行全面了解，充分的掌握管理過程當(dāng)中存在的檔案制度針對(duì)性較低、人員素質(zhì)相對(duì)較低、信息泄露等的問題。結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的主流方向和檔案管理趨勢(shì)，制定科學(xué)、可行的醫(yī)院檔案管理規(guī)劃。與此同時(shí)，還必須要對(duì)自動(dòng)化的醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析和總結(jié)，結(jié)合各階段的醫(yī)院檔案管理情況，全面加強(qiáng)醫(yī)院檔案的安全管理力度，對(duì)實(shí)際的管理方式和模式進(jìn)行有效的創(chuàng)新與改革。這樣才能為辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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