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        檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策研究

        2020-05-20 15:06:32姜斌
        卷宗 2020年7期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

        姜斌

        摘 要:對于事業(yè)單位來說,檔案管理工作一直是其中的一項重要內(nèi)容,檔案的有效管理能夠在很大程度上提升事業(yè)單位工作的效率和質(zhì)量,因此人們對該項工作的開展也給予了高度的重視。當(dāng)前,隨著檔案管理工作的有效開展,其已取得了一定的成績,但是在一些方面其仍然存在一定的問題,有待進(jìn)一步加強(qiáng)。本文主要就事業(yè)單位中檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了一定的分析,并提出了相應(yīng)的改善對策,旨在一定程度上提升檔案管理工作的效率,推動事業(yè)單位的發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

        在事業(yè)單位的發(fā)展中,檔案管理是其中一項比較重要的工作內(nèi)容,這就要求檔案管理員做好檔案的收集與整理,以充分發(fā)揮檔案的利用價值,提高檔案管理的質(zhì)量。對于事業(yè)單位來說,其需要利用相關(guān)檔案來開展日常工作、人才的考核與培養(yǎng)等,由此可見,檔案的應(yīng)用對單位的發(fā)展具有舉足輕重的作用,加強(qiáng)開展有效的檔案管理工作已是刻不容緩。當(dāng)下,雖然有關(guān)單位部門已逐漸對檔案管理工作給予了一定的重視,但是其中仍然存在著一些比較嚴(yán)重的問題,從而大大降低了檔案管理工作的效率。因此,各單位部門應(yīng)充分加強(qiáng)對此項工作的管理,通過綜合分析來采取有效地措施,進(jìn)一步提高事業(yè)單位的市場競爭力。

        1 檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

        1.1 缺乏完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

        在日常工作中,事業(yè)單位需要對多種檔案材料進(jìn)行收集、整理、分類、編目、歸檔,如相應(yīng)的文書檔案、實(shí)物檔案、物料、照片等,由此可知檔案的信息比較復(fù)雜、多樣,而將其進(jìn)行有序地分門別類則是檔案管理員的職責(zé)所在,且其還需要嚴(yán)格按照相關(guān)法律要求來執(zhí)行,這同時也給檔案管理員的工作帶來了一定的難度。實(shí)際上,雖然檔案管理員明確知道其本身的任務(wù)所在,但對于相關(guān)部門單位來說,由于其缺乏具體的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn),從而常常給檔案管理員的工作帶來一定的困擾。對于大多數(shù)的事業(yè)單位來說,其內(nèi)部本身便沒有建立比較完善的檔案管理制度,或者雖然一些單位有制定相應(yīng)的檔案管理制度,但在實(shí)際工作中人們并沒有將其落到實(shí)處,對管理標(biāo)準(zhǔn)體系視而不見,這些都是檔案管理工作中存在的一些問題。由于管理人員沒有對檔案進(jìn)行分類、整理,使整個檔案體系處于極為混亂的一個狀況下,這無形當(dāng)中也給檔案的查找利用帶來了很大的弊端,對事業(yè)單位的發(fā)展極為不利。

        1.2 檔案資源浪費(fèi)嚴(yán)重

        對于事業(yè)單位的日常工作來說,其往往可以從大量的檔案資料中得到有價值的信息,從而可以為單位的工作開展提供良好的便利。但是目前對于大多數(shù)的事業(yè)單位來說,其存在的一個普遍問題即沒有對檔案信息進(jìn)行合理地利用,在實(shí)際工作中,大多數(shù)人員并不知道可以從檔案中獲取什么信息,因此對檔案的存在也沒有給予足夠的重視,這便大大地忽略了檔案信息的重要作用。對于事業(yè)單位來說,檔案部門一直是單位學(xué)術(shù)的研究中心,其內(nèi)部含有大量有價值的材料,這些重要資料對事業(yè)單位的未來發(fā)展具有非常重要的作用。目前,人們對檔案資源的價值仍缺乏重視,致使大量資源得以浪費(fèi)。

        1.3 專業(yè)性人才的缺乏

        對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說,其目前還存在的一個問題就是缺乏專業(yè)性的檔案管理型人才。對于大多數(shù)事業(yè)單位來說,其所從事檔案管理的工作人員大都并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn),因此大多數(shù)工作人員對檔案管理工作也缺乏一定的認(rèn)識與理解,對提高檔案管理工作效率也缺乏一定的意識,而這些情況的存在便會直接影響檔案管理工作的開展,如對于檔案信息的采集、匯總方法等進(jìn)行分析與應(yīng)用時,非專業(yè)的工作人員則會缺乏一定的認(rèn)識,這些便會直接影響到各項工作的有序開展。此外,對于一些檔案管理人員來說,其還存在兼職的情況,這些都是當(dāng)下檔案管理工作中存在的嚴(yán)重問題。此外,由于事業(yè)單位缺乏對檔案管理的重視,其內(nèi)部所需的設(shè)備也存在一定的缺陷,如大多數(shù)設(shè)備條件比較簡陋、各單位會減少檔案管理設(shè)備的資金投入等,這些都會降低檔案管理工作的效率。

        2 檔案管理工作的改善對策

        2.1 制定完善的檔案管理制度

        在事業(yè)單位的檔案管理工作中,完善的檔案管理制度能夠為該項工作的有效開展提供良好的保障,因此各相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對此給予一定的重視,并根據(jù)單位的實(shí)際情況制定科學(xué)、合理的管理制度,從而為管理人員開展檔案管理工作提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),而同時在管理制度的引導(dǎo)下,管理人員能夠?qū)n案進(jìn)行科學(xué)的分類、標(biāo)引,幫助人們更好地查找到所需的資料,這也能為事業(yè)單位的工作提供良好的基礎(chǔ)。因此,對于事業(yè)單位來說,其需要首先制定完善的檔案管理制度,并加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督,以確保將檔案管理制度落到實(shí)處,提高制度的高執(zhí)行度,這對提高檔案管理工作效率也具有非常重要的作用。此外,由于檔案管理工作本身的工作量就比較大,而完善的檔案管理制度能夠在一定程度上簡化工作的操作流程,有利于強(qiáng)化管理人員的工作邏輯性,從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

        2.2 提高檔案管理的安全意識

        在事業(yè)單位的工作中,檔案資料具有非常重要的價值,因此在開展檔案管理工作中,事業(yè)單位需要進(jìn)一步提高檔案管理員的安全意識,以全面加強(qiáng)對檔案的安全管理,從而保障檔案資料的安全性與可靠性,這對實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整性也具有非常重要的作用。此外,在保障檔案管理的安全前提下,人們也需要充分利用豐富的檔案資源,在日常工作中,相關(guān)人員可以根據(jù)需要充分發(fā)揮檔案信息的價值,將檔案管理工作的作用應(yīng)用到實(shí)處。

        2.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

        為了有效地提升檔案管理工作的效率,促進(jìn)事業(yè)單位的綜合發(fā)展,其需要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng),以通過提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)來改善以前檔案管理工作中存在的問題。對于事業(yè)單位來說,其需要進(jìn)一步提高檔案管理崗位的要求,以促使管理人員可以滿足崗位的需求,這能為后續(xù)的工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。同時,在日常管理工作中,各單位也可以加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn),如其可以定期開展相應(yīng)的工作講座,組織工作人員開展研討會,從而各個成員之間可以相互交流、相互溝通,這對提高管理人員的綜合素養(yǎng)都具有一定的影響。此外,為了更好地開展檔案管理工作,事業(yè)單位還需要加強(qiáng)對設(shè)備的重視,以為檔案管理部門提供完善的設(shè)備,從而保障該項工作的有效開展。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,在事業(yè)單位中,檔案管理是其中一項非常重要的工作內(nèi)容,因此各單位部門應(yīng)對此給予高度的重視,并通過采取有效地改善措施來提高檔案管理工作的效率,從而進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]尚雪蕾,賀林燃.試析事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].人力資源管理,2017,(11):235-236.

        [2]于婧.在深入推進(jìn)事業(yè)單位改革中加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].山東檔案,2017,(05):53-546.

        [3]馮躍萍.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].黑龍江科學(xué),2016,13:138-139.

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