莊孝彥
摘 要
教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中發(fā)揮著重要的作用,已經(jīng)成為規(guī)范日常教學(xué)管理不可或缺的一支重要力量。本文闡述了高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的職責(zé),提出高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的發(fā)展路徑,旨在通過研究為教學(xué)管理質(zhì)量的提高起到促進(jìn)作用。
關(guān)鍵詞
高校;教學(xué)秘書;職責(zé);發(fā)展
中圖分類號: ?G647.3 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼: A
DOI:10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2020.07.092
Abstract
The teaching secretary plays an important role in the teaching management of colleges and universities,and has become an indispensable and important force to standardize the daily teaching management.This paper expounds the responsibility of the teaching secretary in the teaching management of colleges and universities,and puts forward the development path of the construction of the teaching secretary team in colleges and universities, which aims to promote the improvement of the quality of teaching management through research.
Key Words
University;Teaching secretary;Duty;Development
1 高校教學(xué)秘書教學(xué)管理中的職責(zé)分析
教學(xué)管理工作是高校教育教學(xué)的核心內(nèi)容,教學(xué)秘書作為教學(xué)基層管理人員,具體工作繁雜多樣,是教學(xué)運行中不可缺少的橋梁,主要職責(zé)是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo),做好教學(xué)工作每一個環(huán)節(jié)的組織和監(jiān)督工作,保證教學(xué)秩序正常。
1.1 教學(xué)秘書是教學(xué)管理的執(zhí)行者
教學(xué)秘書主要對應(yīng)教學(xué)管理部門的幾個科室,比如教學(xué)管理科、考務(wù)科、教研科等,這些科室發(fā)布的具體問題絕大部分是通過教學(xué)秘書來傳遞給院領(lǐng)導(dǎo),然后再收集反饋執(zhí)行。具體來說,學(xué)校相關(guān)教學(xué)管理部門的通知與文件會在第一時間在教務(wù)群里發(fā)布,教學(xué)秘書經(jīng)過整理后要及時向?qū)W院院長匯報,并傳達(dá)給本學(xué)院的老師,按照文件通知要求進(jìn)行材料收集,并加以匯總,在規(guī)定時間里上交給相關(guān)教學(xué)部門。
1.2 教學(xué)秘書是教學(xué)組織管理的參與者
學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)院政策的制定者與決策者,但是一手材料的收集通常需要教學(xué)秘書進(jìn)行匯報總結(jié),所以教學(xué)秘書協(xié)助教院長進(jìn)行教學(xué)組織管理的日常工作中要時刻完善師生反饋教學(xué)中存在的問題,通過日積月累下的教學(xué)文件整理、歸類,從中獲取相關(guān)的教學(xué)信息,將重要信息和資料提取出來形成文檔,為領(lǐng)導(dǎo)制定政策提供一手材料,同時也可以為教學(xué)管理、教學(xué)手段提出合理的建議。如:每個學(xué)期的期中教學(xué)檢查工作,教學(xué)秘書要收集好本部門的教學(xué)基礎(chǔ)文件,做好每個學(xué)期學(xué)生座談會、公開課與評議課的開展工作。教學(xué)秘書不僅要做好學(xué)生座談會的有關(guān)工作,將學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中遇到的問題及時向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)與教學(xué)管理部門,也有必要及時向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)管理部門報告教師在教學(xué)過程中遇到的問題和困難。有助于領(lǐng)導(dǎo)了解教師教學(xué)中提出的建議和意見,也獲得學(xué)生的學(xué)習(xí)反饋情況等。
1.3 教學(xué)秘書是為師生教學(xué)提供幫助的服務(wù)者
教學(xué)秘書既是日常教學(xué)的管理者的參與者,又是為師生服務(wù)的基層工作者。在教學(xué)管理中,教學(xué)秘書負(fù)責(zé)本學(xué)院所有和本科教學(xué)有關(guān)的工作:調(diào)停課;畢業(yè)論文管理;畢業(yè)學(xué)位資格審核;人才培養(yǎng)方案的錄入和修訂;排課排考;教材選定;本科教學(xué)工作量的計算;學(xué)生評教工作的配合;考試安排,考試試卷歸檔與學(xué)生統(tǒng)考報名;各類科研講座;教學(xué)成果組織申報;學(xué)生學(xué)籍等等。
高校在不斷地擴(kuò)招,教師人數(shù)也在不斷增加。隨著新進(jìn)教師的不斷增加,教學(xué)秘書面臨的工作量也越來越多,部分新進(jìn)教師不熟悉教學(xué)活動的細(xì)節(jié),需要教學(xué)秘書耐心地去告知。比如有的老師想調(diào)課,但是不會使用教務(wù)系統(tǒng),教務(wù)秘書需要花費二十分鐘左右的時間來幫助教師學(xué)會使用這個系統(tǒng)。同時,隨著每年學(xué)生人數(shù)的不斷增加,也會帶來新的問題。比如每年的換專業(yè),就會導(dǎo)致很多學(xué)生的課程需要補(bǔ)選,學(xué)生需要到教學(xué)秘書那里看他所學(xué)的專業(yè)的每學(xué)期的課程,然后找出自己需要補(bǔ)選的課程,再由教學(xué)秘書在教務(wù)系統(tǒng)上幫助補(bǔ)選,整個過程需要教學(xué)秘書花費大量的時間。
2 高校教學(xué)秘書的發(fā)展提升路徑
2.1 提高教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)
教學(xué)秘書是一個綜合管理的角色,需要有一定的職業(yè)技能,工作性質(zhì)決定了其要堅持與時俱進(jìn),在加強(qiáng)自身的知識素養(yǎng)同時,不斷地深化學(xué)習(xí)。在工作技能方面,應(yīng)熟練運用Word、Excel 等辦公軟件,來提高自身的管理工作效率與質(zhì)量,具備先進(jìn)的教學(xué)信息處理能力;在業(yè)務(wù)知識方面,教學(xué)秘書要熟知教學(xué)管理部門所規(guī)定的教學(xué)管理內(nèi)容,也要熟悉本學(xué)院各個年級各個專業(yè)的人才培養(yǎng)方案情況,并加強(qiáng)自身對專業(yè)知識的學(xué)習(xí),以便更好地協(xié)助教學(xué)院長處理教學(xué)中出現(xiàn)的問題。
教學(xué)秘書要能夠利用碎片時間進(jìn)行學(xué)習(xí),積極學(xué)習(xí)涉及教學(xué)管理各方面的知識與理論,有預(yù)見性地開展工作,以高度的自覺性、責(zé)任感去研究和解決教學(xué)管理工作中的所不斷涌現(xiàn)的新問題,對所工作的各個環(huán)節(jié)做到心中有數(shù)。
2.2 重視培訓(xùn),完善考核激勵機(jī)制
教學(xué)秘書服務(wù)的對象是有思想、有知識的人,服務(wù)對象的要求使得教學(xué)秘書要時時學(xué)習(xí),把教學(xué)培訓(xùn)學(xué)習(xí)常態(tài)化終身化。教學(xué)秘書的日常工作很煩瑣,工作量大,經(jīng)常導(dǎo)致工作情緒崩潰,所以高校要根據(jù)教學(xué)管理工作的實際需要,將對教學(xué)秘書的培訓(xùn)納入高校發(fā)展建設(shè)工作中,利用多元化的手段對其進(jìn)行培訓(xùn),設(shè)計培訓(xùn)時必須考慮如何釋放工作壓力,通過教學(xué)秘書的素質(zhì)培訓(xùn)與業(yè)務(wù)能力培訓(xùn),可以提高教學(xué)秘書的專業(yè)水平,提高培訓(xùn)的水平及效果,激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情,提高工作效率,并以此形成長效機(jī)制,使教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)得到全方位的提升。
高校在評估教學(xué)秘書工作時,需要從教學(xué)秘書教學(xué)管理的角度來完善績效管理體系,整合過程管理與績效管理考核,設(shè)計出科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn),合理調(diào)整薪酬水平,不僅突出對其能力的評估,也突出職位定位和重要性,同時,還需要完善績效考核監(jiān)督制度,確??冃Э己说目茖W(xué)性,以充分發(fā)揮績效考核制度的積極作用。
2.3 強(qiáng)化教學(xué)秘書的交流和創(chuàng)新能力
在當(dāng)今的多元化教學(xué)中,如何使師生之間保持良好的溝通,需要教學(xué)秘書發(fā)揮著組織協(xié)調(diào)的作用。高校教學(xué)秘書工作開展過程中,可以通過建立QQ 群、微信群的方式,協(xié)調(diào)溝通師生之間的關(guān)系,比如:在論文管理階段,通過建立微信群,及時發(fā)布工作動態(tài),學(xué)生也可以及時把問題向老師們反饋,有利于工作的順利開展。
高校教學(xué)秘書的核心工作是與教學(xué)管理部門,師生之間存在的各種問題進(jìn)行良好的溝通,教學(xué)秘書的職場工作面向人群主要是涉及學(xué)校教學(xué)管理部門,學(xué)院和學(xué)生這三個層次,可能涵蓋了不同年齡、不同個性或特質(zhì)的人。教學(xué)秘書因人而異,有的擅長處理復(fù)雜的人際關(guān)系,有的則不擅長處理人際關(guān)系。隨著時間的流逝,這種職場人際關(guān)系會產(chǎn)生一種看不見的心理作用,直接影響教學(xué)秘書的工作情緒,進(jìn)而影響他們的工作效率。比如有的教學(xué)秘書對應(yīng)的教學(xué)管理科,涉及教師調(diào)課等,就需要教學(xué)秘書與教學(xué)管理科的老師進(jìn)行溝通,如果溝通不暢,就會影響工作,久而久之,就會形成工作壓力。
在掌握實際工作情況的基礎(chǔ)上,不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新自身的交流方法,要善于協(xié)調(diào)好同事之間的關(guān)系,養(yǎng)成尊重他人的良好習(xí)慣,提高交流的有效性,才能夠以更高效完成崗位工作。
3 結(jié)語
教學(xué)秘書作為一個能影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量的崗位,雖然處于基層,但它的作用卻不可或缺。正是基于此,高校決策者應(yīng)重視教學(xué)秘書隊伍建設(shè),建立有利于教學(xué)秘書可持續(xù)性發(fā)展的政策和保障機(jī)制,教學(xué)秘書自身也必須持續(xù)加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng),順應(yīng)與時俱進(jìn)的現(xiàn)代化高校發(fā)展。
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