梁荃

摘要：房產(chǎn)檔案是在房屋產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題中的關(guān)鍵依據(jù)，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速的發(fā)展的今天，房地產(chǎn)行業(yè)也發(fā)展的越來(lái)越好，房產(chǎn)的檔案管理工作也是房產(chǎn)行業(yè)的重要一環(huán)，加強(qiáng)房產(chǎn)的檔案管理工作也是保護(hù)信息資源的有效措施，使用更為先進(jìn)的信息設(shè)備可以更好地管理房產(chǎn)信息，不但可以大幅度提高工作人員的工作效率，還可以降低人工管理造成失誤的概率。本文就我國(guó)現(xiàn)階段研究數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案所潛在問(wèn)題以及對(duì)策進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案 數(shù)字化 潛在問(wèn)題 對(duì)策

房產(chǎn)檔案是在房屋產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題中的關(guān)鍵依據(jù)，對(duì)于城市建設(shè)和信息資源的保護(hù)方面都有著重要的意義。而原始的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法跟上信息化時(shí)代的步伐，利用現(xiàn)代電子設(shè)備對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可以最大程度的加強(qiáng)檔案管理的效率，也可以提高房產(chǎn)檔案信息的安全性。

一、數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案的意義

紙質(zhì)檔案不便于查借閱。由于現(xiàn)在房產(chǎn)行業(yè)的日益發(fā)展，房產(chǎn)檔案對(duì)存放空間的要求比較高，大量的紙張存放在一個(gè)空間內(nèi)不僅不利于查閱，更不利于管理?；谝陨系膯?wèn)題房產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)的新科技產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化、信息化管理[1]。

電子檔案是業(yè)務(wù)自動(dòng)化的必然形態(tài)。電子檔案是采用先進(jìn)的信息化設(shè)備不但可以降低人工管理造成失誤的概率，還可以優(yōu)化檔案管理工作，提高工作人員的工作效率，防止造成檔案丟失，確保檔案的安全性。從房產(chǎn)檔案調(diào)檔工作的角度來(lái)說(shuō)將檔案數(shù)字化管理是可以節(jié)省一定人力和物力的，為我國(guó)的房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。

數(shù)字檔案有利于查找利用和資源共享。只有提高信息時(shí)代數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理工作的效率才能夠從根本上提高數(shù)字檔案的便利性，便于工作人員進(jìn)行查找以及應(yīng)用。通過(guò)對(duì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的不足之處進(jìn)行有針對(duì)性的彌補(bǔ)，才能夠突出檔案管理的資源共享性，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的高效管理。

二、數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案的潛在問(wèn)題

（一）工作人員的專業(yè)技能問(wèn)題

隨著時(shí)代不斷的進(jìn)步，房產(chǎn)檔案的管理形式也會(huì)發(fā)生變化，所以實(shí)行檔案管理的數(shù)字化是勢(shì)在必行的?，F(xiàn)階段信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案的管理工作中占有重要地位。因此在數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案的過(guò)程中，不僅需要相關(guān)工作人員擁有專業(yè)的技能知識(shí)，還需要掌握一定的計(jì)算機(jī)操作能力，兩者并存才能提高工作效率。然而，我國(guó)大部分的房產(chǎn)工作人員對(duì)于檔案數(shù)字化管理還不能將二者完全結(jié)合，因?yàn)樵趯I(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操控技能方面還有所欠缺。例如，在工作中遇到有關(guān)計(jì)算機(jī)方面的問(wèn)題是不能及時(shí)找到解決問(wèn)題得辦法，而且不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在于數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理工作中的問(wèn)題并及時(shí)進(jìn)行解決。

（二）不科學(xué)的房產(chǎn)檔案形式

房產(chǎn)檔案中一般是由文字、圖表、照片以及部分重要材料組成的，然而在房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的情況下，原始的房產(chǎn)檔案的組成部分已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代使用者的需求，造成這種情況的原因主要是紙質(zhì)與照片的檔案形式在保存期間容易造成損壞，導(dǎo)致信息的不完整[2]。而且在日常的房產(chǎn)檔案的管理工作中，工作人員必須要進(jìn)行大量的整理和分類工作，并且要為這些檔案提供特殊的空間，以保證檔案信息的完整性，以上的管理方式在具體實(shí)施中需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且效率不盡人意，因此房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)是至關(guān)重要的。

（三）房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力急需提高

首先，房產(chǎn)檔案是房屋產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題的關(guān)鍵，就現(xiàn)階段情況來(lái)看，我國(guó)對(duì)于房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力還是需要提高的，有關(guān)部門只是采取簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)保護(hù)措施進(jìn)行防護(hù)，造成這種現(xiàn)象的主要是因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員對(duì)于房產(chǎn)檔案的認(rèn)識(shí)不夠深刻，認(rèn)為房產(chǎn)檔案只是對(duì)于房產(chǎn)的一種記錄形式，但是房產(chǎn)檔案卻是解決房屋產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題的關(guān)鍵;其次，在保存檔案的過(guò)程中，沒(méi)有做好針對(duì)不可抗力的防范，例如火災(zāi)、水患等自然災(zāi)害，認(rèn)為這種天災(zāi)的發(fā)生概率極低，就是這種僥幸心理，導(dǎo)致相關(guān)的工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行日常防護(hù)是沒(méi)有將不可抗力因素的考慮應(yīng)用于數(shù)字化房產(chǎn)檔案的，也因此造成我國(guó)在檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力方面是比較落后的。如果忽視了數(shù)字化房產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，造成安全隱患，是很容易導(dǎo)致房產(chǎn)案卷得遺失情況，從而造成泄密現(xiàn)象。這種情況不僅嚴(yán)重影響了房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)施效果，而且也讓人們對(duì)房產(chǎn)管理部門的能力感到失望，最嚴(yán)重的是不能為房產(chǎn)檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

三、數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案所出現(xiàn)問(wèn)題的解決措施

（一）提升管理工作人員的業(yè)務(wù)水平

在日常的管理維護(hù)工作中，我們還需要提高員工的安全意識(shí)、忠于工作、遵守職業(yè)道德、對(duì)己嚴(yán)格、為預(yù)防非法活動(dòng)發(fā)生，做好防控準(zhǔn)備。這樣可以有效地保護(hù)房產(chǎn)利益相關(guān)者的合法權(quán)益，促進(jìn)房產(chǎn)檔案的合理運(yùn)作。因此，提高管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力非常重要。必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，主要包括對(duì)于房產(chǎn)管理工作的專業(yè)技能方面，以及計(jì)算機(jī)的操控水平方面進(jìn)行培訓(xùn);更要培訓(xùn)相關(guān)工作人員對(duì)于房產(chǎn)擁有者信息的保密意識(shí)，以防泄露檔案機(jī)密或被利用的情況。通過(guò)培訓(xùn)使相關(guān)工作人員建立良好地職業(yè)道德和為人民服務(wù)的態(tài)度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事;引導(dǎo)工作人員進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，及時(shí)更新理論知識(shí)。為了使房產(chǎn)文件的信息管理更加長(zhǎng)期有效，必須保證房產(chǎn)文件數(shù)字化管理的數(shù)量和效率。工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的操控方法也應(yīng)及時(shí)完善更新，努力實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施的改進(jìn)和基本保修條件

要管理房地產(chǎn)檔案中的信息，必須付出很多努力來(lái)改善基礎(chǔ)架構(gòu)，以為數(shù)字信息管理提供特定的保證。首先，建立合理的房產(chǎn)存儲(chǔ)數(shù)字管理基礎(chǔ)架構(gòu)。相關(guān)部門應(yīng)從日常工作和信息管理系統(tǒng)入手，積極采用基礎(chǔ)設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，使數(shù)字化管理更加完善，積極改善資源共享和數(shù)據(jù)安全。使用數(shù)字文件管理系統(tǒng)，可以擴(kuò)展設(shè)備的兼容性和共享性，使主設(shè)備保持最新?tīng)顟B(tài)并提高資源效率。

（三）增強(qiáng)員工的意識(shí)和服務(wù)多樣性

為了積極地提高員工的服務(wù)意識(shí)，必須將被動(dòng)服務(wù)用戶的傳統(tǒng)概念，替換為主動(dòng)服務(wù)的概念。為了增加人員服務(wù)的多樣性，需要從開(kāi)發(fā)角度編寫(xiě)幾種服務(wù)方法，以便為歸檔開(kāi)發(fā)提供便利的空間。

（四）加強(qiáng)信息保護(hù)

由于在數(shù)字化過(guò)程中對(duì)信息安全的考慮，如文件丟失、機(jī)密信息泄漏、數(shù)據(jù)丟失。它不僅影響房產(chǎn)數(shù)字檔案的結(jié)果，而且影響房產(chǎn)管理部門的形象，并且不利于長(zhǎng)期工作的發(fā)展。在數(shù)字信息化工作中，我們需要更加重視信息安全，加強(qiáng)信息安全保護(hù)，建立嚴(yán)格的安全系統(tǒng)。因此必須按照固定的程序?qū)⑵鋽?shù)字化，不能隨意更改，并且由專業(yè)員工負(fù)責(zé)。同時(shí)，還要規(guī)定諸如攜帶個(gè)人物品之類的工作細(xì)節(jié)。

（五）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)力度

針對(duì)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，需要完善基礎(chǔ)建設(shè)。首先，按照我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)，合理完善基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，將房產(chǎn)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化;其次，相關(guān)部門應(yīng)采用現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備，組建最新的日常工作所需的信息管理系統(tǒng)，用現(xiàn)代的先進(jìn)技術(shù)支持房產(chǎn)檔案的管理工作，進(jìn)而使數(shù)據(jù)的安全性與資源的共享性得到保障。只有將檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)劃后，才能擴(kuò)大設(shè)備的共享性與兼容性;最后，隨著社會(huì)發(fā)展的腳步，相關(guān)管理部門應(yīng)該對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)升級(jí)，保證系統(tǒng)也能與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而使數(shù)據(jù)的安全性與資源的共享性得到保障。

（六）提升房產(chǎn)檔案抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力

首先，制定能夠覆蓋所有房產(chǎn)檔案管理環(huán)節(jié)的安全制度，例如，在整理檔案前，應(yīng)該做好檔案出庫(kù)記錄，整理后，做好檔案入庫(kù)記錄，并簽署負(fù)責(zé)人。在執(zhí)行此安全制度時(shí)，應(yīng)該設(shè)置固定的操作流程，任何人員嚴(yán)禁修改或者省略操作環(huán)節(jié)[3]。與此同時(shí)，實(shí)行責(zé)任到個(gè)人制，保證每個(gè)操作環(huán)節(jié)都有專人去負(fù)責(zé)，確保檔案的安全性。

其次，按照檔案的機(jī)密程度分類存檔并進(jìn)行等級(jí)劃分，在計(jì)算機(jī)中設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，面對(duì)機(jī)密性較強(qiáng)的檔案是，應(yīng)采用電子信息技術(shù)手段設(shè)置防火墻等安全措施。此外還應(yīng)建立獨(dú)立的檢查小組，保證日常的監(jiān)督檢查力度，確保房產(chǎn)檔案信息的安全性。

再次，在實(shí)行檔案數(shù)字化后，必須將現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)利用起來(lái)，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效的安全型檢測(cè)，確定該系統(tǒng)不會(huì)對(duì)房產(chǎn)檔案信息造成威脅后，在進(jìn)行使用;在預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒時(shí)，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)該請(qǐng)用專業(yè)的計(jì)算機(jī)檢測(cè)技術(shù)人員，該技術(shù)人員應(yīng)該定期進(jìn)行防火墻核查和檢測(cè)，進(jìn)而在最大程度上加強(qiáng)檔案數(shù)字化的管理力度。

最后，有關(guān)部門應(yīng)該積極預(yù)防自然災(zāi)害，即火災(zāi)等不可抗力對(duì)檔案數(shù)字化管理造成的傷害，應(yīng)該定期對(duì)現(xiàn)在所有檔案進(jìn)行云端拷貝或用其他方式備份存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)永久保存房產(chǎn)檔案信息。同時(shí)需要注意對(duì)備份信息的保密及安全存放。只有實(shí)現(xiàn)以上幾點(diǎn)才能真正地實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化數(shù)字化的管理方式。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，房產(chǎn)檔案是房屋產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題的關(guān)鍵，更是促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的根本，隨著時(shí)代在進(jìn)步房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是必然趨勢(shì)，檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)水平都對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理有著直接的關(guān)系，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員的素質(zhì)和能力決定了推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程的速度，而且房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)于相關(guān)管理部門來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)即可以節(jié)省人力物力，又可以長(zhǎng)久穩(wěn)定地推動(dòng)房地產(chǎn)行業(yè)經(jīng)濟(jì)上升的有效措施，只有這樣才能跟隨社會(huì)發(fā)展的腳步，打造現(xiàn)代化得房產(chǎn)檔案管理制度。

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[3]程海燕.淺析房產(chǎn)檔案數(shù)字化中的潛在問(wèn)題與對(duì)策[J].赤子（上中旬），2016，（20）：168.

（作者單位：濟(jì)寧市房產(chǎn)交易中心）