王翠屏

摘要：在現(xiàn)代檔案管理工作中，信息化雖然豐富了檔案管理的工作內(nèi)容，但是也在一定程度上增加了檔案管理工作的難度。而進行檔案統(tǒng)計能夠很好的將工作中復雜的內(nèi)容變得簡單，讓領(lǐng)導者和管理人員能夠更直觀的了解信息，為提高檔案管理工作的整體質(zhì)量提供了強有力的保障。文章立足于檔案統(tǒng)計工作的意義，然后對檔案統(tǒng)計在檔案管理工作中的作用進行具體分析，進而為發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用提出具體措施。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計;檔案管理;作用;對策;問題

檔案管理的管理對象雖然不是人，但其管理性質(zhì)仍然較強。隨著社會的不斷進步，信息的豐富程度也逐漸提高，所以，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，當前，檔案管理工作所涉及的內(nèi)容更加廣泛，增加了檔案管理的難度。開展檔案統(tǒng)計工作，能夠很好的將檔案進行歸類、統(tǒng)計，為檔案保存和整理提供方便，有利于在合理有序的工作環(huán)境下，提高整個檔案管理工作的工作效率。因此，在實際檔案管理工作中，檔案統(tǒng)計工作十分重要。

一、檔案統(tǒng)計工作概述

檔案統(tǒng)計主要是指在對整個檔案工作和檔案的數(shù)量進行統(tǒng)計的基礎(chǔ)上，對工作進行總結(jié)以及對相關(guān)數(shù)據(jù)進行合理分析，然后通過歸類和整理的手段，對整個檔案進行分析[1]。當前的檔案統(tǒng)計工作的主要內(nèi)容和流程就是：在了解數(shù)據(jù)檔案的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案類型和特點對檔案進行歸類整理，最終以圖形或者表格的形式表現(xiàn)出來。其中，最常用的表現(xiàn)方式就是表格，因為通過表格可以清晰直觀地發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計工作的變化規(guī)律，通過這些規(guī)律發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計工作的變化過程，從而能夠更好地開展檔案管理工作。

二、檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用

（一）有助于實現(xiàn)檔案管理工作的有效性

在檔案管理過程中引入檔案統(tǒng)計制度，不但能夠為信息篩選提供方便，還能進一步完善檔案的整理和編排工作，在統(tǒng)計的基礎(chǔ)上進行數(shù)據(jù)分析，能夠降低數(shù)據(jù)分析的難度，從而提高整個檔案管理工作的效率[2]。通過開展檔案統(tǒng)計工作，檔案管理人員能夠根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)更好的了解相關(guān)單位的具體信息，為更好地開展檔案管理工作準備條件。

（二）為更好地對檔案管理工作進行規(guī)劃提供支持

由于當前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會上各種信息也不斷豐富起來，檔案管理工作的內(nèi)容也變得更廣泛，但是只有在檔案管理人員對檔案信息進行編輯的基礎(chǔ)上才能對檔案進行保管，這無疑是加大了檔案管理人員的工作壓力。所以，如何對這些復雜的工作進行簡單化處理，以降低檔案管理者的工作強度，成為廣大檔案管理者普遍關(guān)注的問題。因此，對檔案管理工作進行合理規(guī)劃是十分有必要的。而通過檔案統(tǒng)計工作，能夠?qū)⒎比叩臋n案信息進行歸類處理，并且通過更加直觀的圖表和文字表現(xiàn)出來，在一定程度上降低了檔案管理工作的難度?？梢?，在整個檔案管理工作中，檔案統(tǒng)計工作十分重要，檔案管理者能夠根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果對檔案管理工作進行合理規(guī)劃，確保檔案管理工作能夠在更加合理有序的氛圍下開展。

三、檔案統(tǒng)計中存在的問題

（一）統(tǒng)計檔案意識淡薄、方式陳舊

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及信息化的發(fā)展，我國統(tǒng)計檔案在新的時期下也面臨著新的問題。目前，我國很多檔案統(tǒng)計工作還停留在傳統(tǒng)上的手工記錄檔案操作，還停留在紙質(zhì)檔案的操作發(fā)展階段中，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及信息化程度的進一步加深，傳統(tǒng)的手工記錄已經(jīng)遠遠無法滿足于新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的需求，不能夠充分發(fā)揮統(tǒng)計檔案工作在經(jīng)濟社會發(fā)展中的巨大作用[3]。

（二）統(tǒng)計檔案管理方法無法適應信息化社會的需要

一方面，由于信息化社會的全面深化發(fā)展使得統(tǒng)計檔案管理工作的難度大大增強，另一方面，社會流動性地增大以及網(wǎng)絡安全信息保護的滯后都使得統(tǒng)計檔案工作管理的工作面臨的挑戰(zhàn)與困難越來越多。統(tǒng)計方案是各行各業(yè)在生產(chǎn)活動中形成的對社會和國家有價值的文字、圖表、聲像信息，這種有價值的文字、圖表、聲像信息也是一定階段一定時期社會發(fā)展的歷史記錄和現(xiàn)狀反應。所以這就使得統(tǒng)計檔案工作務必要做到科學分類、仔細詳盡，然而在檔案管理工作的產(chǎn)期發(fā)展中，統(tǒng)計檔案的工作遠遠達不到要求，無法適應現(xiàn)代信息化社會的需要。

四、檔案統(tǒng)計工作的有效對策

（一）增強統(tǒng)計檔案工作責任意識

統(tǒng)計檔案是統(tǒng)計檔案管理工作中的重要部分，也是檔案管理工作的關(guān)鍵，因此統(tǒng)計檔案人員要提高思想意識，高度重視檔案工作的重要性，端正工作態(tài)度，對檔案工作要有高度的使命感、責任感，本著對工作負責的精神將檔案工作落到實處，并就其存在的實際問題找到相應的決策和方法確保統(tǒng)計檔案工作適應經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的需要。

（二）增強檔案管理人員工作能力

要想提高統(tǒng)計檔案工作效率，促進統(tǒng)計檔案工作發(fā)展就必須要增強檔案工作管理人員的工作水平，只有不斷地增強管理人員的工作水平，才能保證統(tǒng)計檔案工作的發(fā)展。在這個過程中有關(guān)檔案管理部分除了要制定一系列的規(guī)章制度，通過條文來約束和促進檔案人員的工作以外，還要對檔案工作人員不斷地進行思想教育和技能上的培訓。檔案管理人員要主動積極參與檔案管理工作的技能培訓，以便工作人員在檔案材料的搜集和整理中能夠做到規(guī)范、嚴格、高效，從而保證檔案統(tǒng)計信息內(nèi)容的完整齊全。

（三）實現(xiàn)統(tǒng)計檔案的信息化

在統(tǒng)計工作中引入信息化技術(shù)，建立電子檔案與相應的網(wǎng)絡檔案資料庫。首先，通過計算機來完成檔案信息的統(tǒng)計任務，不僅可以提高檔案統(tǒng)計的計算效率，還可以減少失誤。其次，利用軟件建立電子檔案，將聲音、圖片、視頻等多樣化的檔案信息一同收錄在案，確保檔案的真實性與完整性。其次，建立網(wǎng)絡檔案資料庫，將單位各個部門的檔案統(tǒng)一整合，輸入資料庫中，有利于檔案的歸類與搜索，減少了人為查閱檔案可能出現(xiàn)的丟失泄露以及紙張檔案容易發(fā)生蟲蛀的問題，而且讓檔案的統(tǒng)計管理突破了時空的限制，使得民眾查閱檔案更加便捷。

五、結(jié)束語

綜上所述，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，新時期的統(tǒng)計檔案管理工作的核心是對信息進行統(tǒng)一化的管理，有利于及時發(fā)現(xiàn)信息中存在的缺漏與錯誤，提高管理效率，減少勞動成本，對于檔案事業(yè)的長遠發(fā)展起到促進作用。

參考文獻：

[1]常瑛.分析當前檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務，2019 （18）：110.

[2]鄭旭婕，龐麗.新時期統(tǒng)計工作在檔案管理工作中的重要性及新途徑[J].中外企業(yè)家，2018 （34）：138.

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