張錫坤

摘要：伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)性創(chuàng)新與發(fā)展，各種軟件系統(tǒng)在辦公領(lǐng)域當(dāng)中普及和推廣。近些年辦公室建設(shè)進(jìn)度不斷加快，這也間接提高了辦公室管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。為了更好的提高辦公室管理信息化效益，本文詳細(xì)分析辦公室檔案管理中存在的問題和對策，希望可以為相關(guān)工作者提供幫助。

關(guān)鍵詞：辦公室;文件管理;檔案管理;提高策略

0.引言

辦公室檔案是辦公室醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)圖案套、基礎(chǔ)建設(shè)以及行政管理等過程中所形成的文件數(shù)據(jù)，這一些文件數(shù)據(jù)都具備比較高的應(yīng)用價(jià)值，其主要是以圖片、文字、報(bào)紙、病歷文件以及圖像文件等為主，這一些文件不僅對當(dāng)下的辦公室管理、醫(yī)護(hù)工作開展具備直接影響，同時(shí)也會直接影響辦公室的長遠(yuǎn)性發(fā)展。對此，探討如何做好辦公室文件的檔案管理工作具備顯著建設(shè)價(jià)值。

1.辦公室檔案管理中所存在的問題

1.1重視度不夠

管理質(zhì)量較差，目前的答案管理工作的意識相對比較薄弱，檔案管理的工作重視度相對較差，在檔案利用率方面的效果也比較差，導(dǎo)致檔案管理工作在辦公室中的應(yīng)用價(jià)值不斷下降。尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)人員，在檔案管理工作中缺少相應(yīng)的應(yīng)用意識，認(rèn)為檔案管理屬于一個(gè)應(yīng)付性的工作，導(dǎo)致投入不足，意識較差，從而失去檔案管理的價(jià)值作用[1]。

1.2管理機(jī)制不完善

管理技術(shù)水平較差。目前來看辦公室檔案管理工作中的整體管理水平并不是非常理想，檔案管理工作方面的技術(shù)水平相對比較落后，尤其是在信息化時(shí)代環(huán)境之下，辦公室的檔案管理工作仍然堅(jiān)持以往的傳統(tǒng)思路與方法[2]。這一種管理模式導(dǎo)致信息化時(shí)代之下檔案管理工作缺陷問題非常明顯，管理工作呈現(xiàn)出低效率、低實(shí)效性等問題，檔案管理工作中相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備更新?lián)Q代速度緩慢，許多設(shè)備無法適應(yīng)信息化時(shí)代現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量水平相對較差，無法滿足辦公室的長遠(yuǎn)發(fā)展需求。

2.做好辦公室文件的檔案管理工作的有效策略

2.1提高檔案管理意識

構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，及時(shí)根據(jù)檔案管理工作中所涉及到的規(guī)章制度進(jìn)行完善改進(jìn)，以統(tǒng)一化的形式完成檔案管理工作任務(wù)[3]。為了更好的滿足數(shù)字時(shí)代的發(fā)展需求，及時(shí)做好檔案管理中網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，及時(shí)落實(shí)分工合作機(jī)制，滿足不同崗位人員在具體工作中的責(zé)任落實(shí)情況。同時(shí)實(shí)行多層級、多元素的管理結(jié)構(gòu)，伴隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展，檔案管理也會涉及到大量的信息化管理需求，此時(shí)便需要積極構(gòu)建以信息化為核心的管理體系，建設(shè)檔案管理信息化中心，并明確每一位人員的具體職能，將不同辦公室檔案室實(shí)行統(tǒng)一性的管理與考核，促使檔案管理和單位不同工作可以同步性的考核，從而提升檔案管理實(shí)效性。另外，還需要有意識的提升檔案的使用率，充分應(yīng)用信息化技術(shù)構(gòu)建完善的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫，在工作中需要有意識的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的查詢，保障數(shù)據(jù)庫的信息動態(tài)化應(yīng)用價(jià)值，從而保障檔案的使用效益。

2.2做好檔案管理技術(shù)創(chuàng)新工作

首先需要做好數(shù)據(jù)庫技術(shù)創(chuàng)新。檔案管理在信息化技術(shù)的支持之下，發(fā)展方向中必然會涉及到數(shù)據(jù)庫資源這一技術(shù)，同時(shí)這一技術(shù)的合理應(yīng)用也是推動檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵[4]。在拓展信息服務(wù)途徑的同時(shí)，管理部門可以借助數(shù)據(jù)壓縮、掃描以及光儲存等多種信息化技術(shù)，將以往紙質(zhì)化辦公室檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)字化辦公室檔案，構(gòu)建辦公室檔案文件相關(guān)數(shù)據(jù)庫，同時(shí)構(gòu)建新型的多媒體數(shù)據(jù)庫、個(gè)性化數(shù)據(jù)庫等，促使辦公室檔案文件的使用率得到顯著提升，同時(shí)也間接為用戶提供一個(gè)高質(zhì)量的個(gè)性化辦公室檔案服務(wù)。另外，檔案管理部門需要積極做好辦公室檔案資源信息價(jià)值的挖掘工作，以構(gòu)建知識數(shù)據(jù)庫為例，促使用戶可以借助知識數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)對相關(guān)問題的高質(zhì)量、高效率解決，在拓展實(shí)施途徑的同時(shí)也間接提高辦公室檔案文件的實(shí)用價(jià)值。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動與相關(guān)部門強(qiáng)化合作，借助網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合的方式實(shí)現(xiàn)信息的合理共享，同時(shí)適當(dāng)?shù)耐卣罐k公室檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)服務(wù)效益，檔案管理部門也可以和圖書館、網(wǎng)站等構(gòu)建合作的關(guān)系，以無縫銜接的方式構(gòu)建聯(lián)合性數(shù)據(jù)庫。

其次，需要做好設(shè)施設(shè)備的技術(shù)創(chuàng)新。在今后為了更好的滿足信息化檔案管理需求，需要積極配合相關(guān)部門做好硬件設(shè)施的技術(shù)支持，尤其是計(jì)算機(jī)、辦公室檔案密集柜、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，保障檔案管理工作中信息化技術(shù)的合理應(yīng)用。另外，也需要適當(dāng)?shù)囊M(jìn)安全保障機(jī)制，尤其是以信息化技術(shù)為主的安全防護(hù)機(jī)制，提高辦公室檔案信息的安全性。

2.3構(gòu)建檔案實(shí)時(shí)反饋機(jī)制

想要持續(xù)性提升檔案管理工作的實(shí)效性以及服務(wù)質(zhì)量，就必須積極建設(shè)以用戶反饋和監(jiān)督舉報(bào)的管理機(jī)制，從而推動檔案管理可以高質(zhì)量發(fā)展。檔案管理工作必須充分意識到用戶的參與作用，以監(jiān)督流程的公開透明、反饋機(jī)制的簡單為核心，為用戶提供一個(gè)高質(zhì)量反饋機(jī)制。對此，檔案管理部門需要積極構(gòu)建以信息化技術(shù)為核心的質(zhì)量評價(jià)體系，同時(shí)不斷的優(yōu)化各種評價(jià)的指標(biāo)，以細(xì)化、量化為原則，對檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量、效率、滿意度、利用率等指標(biāo)，檔案管理部門則需要將不同的指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，以用戶的滿意度為例，可以評價(jià)為非常滿意、滿意以及不滿意，同時(shí)根據(jù)評價(jià)結(jié)果的不同提出針對性的改進(jìn)措施，從而提高信息化技術(shù)之下檔案管理工作的實(shí)效性。

3.結(jié)語

綜上所述，隨著時(shí)代的持續(xù)性發(fā)展，關(guān)于辦公室檔案管理工作的重要性也在隨著提升。辦公室檔案管理工作必然需要不斷的創(chuàng)新發(fā)展，尤其是在管理工作中適當(dāng)加入信息化、科學(xué)化等元素，同時(shí)在滿足新形勢需求之下不斷創(chuàng)新和完善檔案管理的理念意識，持續(xù)創(chuàng)新探索，在原本的實(shí)體檔案管理模式中逐漸脫離和轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新全新檔案管理理念，從而推動辦公室部門檔案管理事業(yè)可以持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]余蔚旻.探討流程優(yōu)化管理策略在辦公室設(shè)備儀器檔案管理中的效果[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2017，32 （3）：153-155.

[2]溫浩杰，于京杰.計(jì)算機(jī)管理在辦公室檔案管理模式中的設(shè)計(jì)研究[J].電子設(shè)計(jì)工程，2016，24 （23）：68-70.

[3]劉蕓.基于RFID技術(shù)辦公室綜合檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].中國病案，2017，18 （1）：40-43.