束方圓

摘要：房地產(chǎn)企業(yè)是國民經(jīng)濟的主要力量，其產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)龐大、關(guān)聯(lián)面廣等自身因素決定該行業(yè)管理難度之大。全球信息化的環(huán)境下，房地產(chǎn)企業(yè)面臨改革挑戰(zhàn)，企業(yè)必須從供給端進行管理創(chuàng)新，降低生產(chǎn)成本。因此如何做好項目前期招標采購管理成為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要制約因素。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);信息化管理;招標采購管理系統(tǒng)

房地產(chǎn)企業(yè)的數(shù)據(jù)鏈龐大，需要科學(xué)、精細化管理各類數(shù)據(jù)。將信息化工具引入房地產(chǎn)企業(yè)的招標采購流程管理，能夠?qū)崿F(xiàn)項目開發(fā)成本的預(yù)測、可知和及時控制，可減少成本支出。同時信息化管理系統(tǒng)可保證招標信息的真實性及準確性，一定程度上自動過濾了無用信息，節(jié)約了人力資源和時間成本。

一、房地產(chǎn)企業(yè)管理的潛在問題

房地產(chǎn)項目耗時長，成本高，影響因素多，管理難度大，房地產(chǎn)企業(yè)普遍存在三個方面的問題：成本管理方面缺乏事先的策劃工作、缺乏對突發(fā)情況的控制和對各類經(jīng)驗的總結(jié)[1]。

（一）前期

在項目開發(fā)過程中，前期的投資分析、方案策劃等是風(fēng)險最大的階段，前期決策對項目的定位和質(zhì)量有著最直接的影響[2]。但多數(shù)房產(chǎn)企業(yè)輕視了這一問題，沒有做出嚴謹?shù)那捌诜桨覆邉澓途_的全面預(yù)算分析，企業(yè)管理層的風(fēng)險意識、資金意識、戰(zhàn)略高度等不到位。

（二）中期

中期的招標采購管理直接影響項目的質(zhì)量、成本、工期進度，但多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)在采購準備過程中，沒有提前做好成本預(yù)算、資金分析、工期計劃，對項目進行過程中的突發(fā)情況缺少相應(yīng)的處理預(yù)案，可能會導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)困難或成本超出預(yù)算等問題。

（三）后期

經(jīng)驗的總結(jié)是企業(yè)智慧的累積過程。如果沒有吸取教訓(xùn)，積累經(jīng)驗，問題二次出現(xiàn)時又會束手無策，不能高效引導(dǎo)新項目的進行。因此，必須對以往發(fā)生過的問題類型及時進行歸納、整理，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，備選應(yīng)對方案。

二、信息化招標采購管理系統(tǒng)中的重要功能

（一）成本管理和預(yù)算功能

由于房地產(chǎn)項目開發(fā)過程中涉及的耗費項較多，如：材料費、設(shè)備費、場地費、人工費、其他費用等，采用信息化系統(tǒng)能夠?qū)ι鲜鲑M用分別按照國家或省市定額規(guī)范、行業(yè)指導(dǎo)價、市場價等對其數(shù)據(jù)進行自動化的歸納整理，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀及個性化需求提出備選方案并進行SWOT分析、預(yù)算分析，使項目管理人員能夠清晰判斷，擇優(yōu)處理。項目施工招標過程中，信息系統(tǒng)可輔助完成工程量清單編制工作。項目完成后，信息化系統(tǒng)應(yīng)對項目整體的資金消耗做出總結(jié)分析，對比投標報價，使實際費用與招標時的預(yù)算費用形成數(shù)據(jù)對比，做出科學(xué)分析。項目管理人員依據(jù)各類分析報表，及時總結(jié)成本管理的經(jīng)驗教訓(xùn)、評估和優(yōu)化成本的使用項。

（二）合同管理功能

合同是招標文件的重要構(gòu)成部分，標準化的合同對于招投標工作具有指導(dǎo)意義：輔助項目前期的策劃，對突發(fā)情況的預(yù)測和控制以及做出相應(yīng)的應(yīng)對策略。利用信息管理系統(tǒng)，對比合同的時機規(guī)劃與預(yù)測金額的差值，做出更好的解決方案。完善的信息管理系統(tǒng)應(yīng)保障合同內(nèi)容變更的及時響應(yīng)。第一時間獲取到新資訊，分析出合同變更的原因，做出相應(yīng)調(diào)整。信息化的房產(chǎn)企業(yè)招標采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了對數(shù)據(jù)的精確化、文本的標準化、操作的流程化，節(jié)約了時間成本，有效避免了合同變更不及時等問題。此外，將合同內(nèi)容透明化，進一步增加了系統(tǒng)的真實性和可用性，也能對合同進行統(tǒng)一的管理和歸納[3]。

（三）數(shù)據(jù)庫管理功能

由于房地產(chǎn)企業(yè)涉及的內(nèi)容比較廣泛，框架結(jié)構(gòu)大，需要對各類數(shù)據(jù)進行大數(shù)據(jù)的處理工作。收集房地產(chǎn)行業(yè)的各類信息、及時發(fā)布招標公告、篩選投標人資格、優(yōu)選評審專家等都是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行的預(yù)處理。大量的采購和招標信息、資料若采用傳統(tǒng)的人為處理、保管方式，可能會造成信息的不準確、資料丟失，更重要的是采購過程中存在各類廉政風(fēng)險。但采用信息化系統(tǒng)后，強大的數(shù)據(jù)庫不但能有效避免上述問題，并且保障快捷調(diào)取各類數(shù)據(jù)，提高了采購效率。

三、信息化管理下的管理系統(tǒng)

（一）對數(shù)據(jù)的處理

在信息化時代下，將網(wǎng)絡(luò)與管理的概念相結(jié)合，重新歸納企業(yè)內(nèi)部的各種資源，可有效提高企業(yè)的招標采購效率。信息系統(tǒng)必須保證三方面內(nèi)容：第一，必須保持數(shù)據(jù)的安全性[4]，數(shù)據(jù)的安全性是對賬目和資金的最大保障。第二，在對數(shù)據(jù)進行篩選和預(yù)處理時，必須要保證信息來源的準確性，以免造成信息的疏漏和錯誤。第三，要保證數(shù)據(jù)的多樣性，廣泛收集各類數(shù)據(jù)并及時作出數(shù)據(jù)分析，為管理者決策提供技術(shù)支持。

（二）系統(tǒng)的核心技術(shù)

有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，對招標數(shù)據(jù)的預(yù)估、招標過程的推算等一系列步驟，是管理系統(tǒng)最核心的功能。招標采購系統(tǒng)的核心技術(shù)可引用“PDCA循環(huán)”。

PDCA的四個字母分別代表四個階段，其中“P”代表“計劃（plan）”，“D”代表“執(zhí)行（do）”;“C” 代表“檢查（check）”;“A”代表“處理（action）”。其含義是將工作依照計劃進行具體的實施，檢查實施情況，如果不成功就進入下一循環(huán)。項目是階梯式上升的，循環(huán)的四個部分周而復(fù)始執(zhí)行，直到成功。

后來PDCA的四個部分得到延伸。如：計劃“P”延伸為目標goal、實施計劃plan和收支預(yù)算budget。執(zhí)行“D”延伸為設(shè)計方案design、布局信息distribution。檢查“C”延伸為“4c管理”，分別是檢查check、溝通communicate、清理clean和控制control。而處理“A”延伸為行動action和引導(dǎo)aim。

（三）技術(shù)應(yīng)用階段

技術(shù)應(yīng)用階段分為計劃、執(zhí)行、檢查、處理四個階段。

計劃階段“P”即根據(jù)招標人需求，制定招標計劃與方案，其中包括收集相關(guān)信息。主要是將市場調(diào)研、采購需求、投標資格要求等采購信息進行整理結(jié)合。做出統(tǒng)計數(shù)據(jù)，然后制定質(zhì)量計劃、項目目標，開展市場調(diào)研分析和人員培訓(xùn)等。

執(zhí)行階段“D”即要完成招標公告、文件的發(fā)布，投標單位報名，招標控制價發(fā)布、開評標等全過程。本階段是四個階段中最重要也是耗時最長的階段，它根據(jù)“P”階段設(shè)置的計劃與目標等，對招標采購方案進行具體的執(zhí)行與實施，直至確定中標人。

檢查階段“C”即要根據(jù)招標及采購實施方案，對招標全過程進行檢查和監(jiān)視，并反饋結(jié)果。本階段主要對前兩階段的效果進行檢測。在采購與招標活動進行過程中及完成后，及時查看并進行預(yù)測是否滿足預(yù)期的標準和效果。

處理階段“A”既要及時總結(jié)招標經(jīng)驗，提高采購效益。對于招標失敗的項目，提交到下一個循環(huán)。本階段的重點是對檢查結(jié)果進行處理，做出相應(yīng)的對策。將成功的標準及方法盡可能歸納到標準中，以提高方案質(zhì)量。對于方案中未解決的問題則轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán)中進行解決。

四個階段不斷循環(huán)，并按照目標要求對項目不斷進行改善、提高等操作。

（四）對系統(tǒng)的維護

合格的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，既能夠?qū)v史招標采購項目信息進行保存，又能夠在新項目進行時提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)參考，指導(dǎo)新項目的開展。使用方要定時測試服務(wù)器的穩(wěn)定性，定時檢查服務(wù)器，修復(fù)服務(wù)器的漏洞并更新服務(wù)器系統(tǒng)，以免造成因訪問量過大而服務(wù)器崩潰、癱瘓、宕機或網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)丟失等問題。

四、結(jié)語

信息化環(huán)境下的房地產(chǎn)企業(yè)管理系統(tǒng)，在享受到方便、快捷的同時也存在相應(yīng)的風(fēng)險及弊端。網(wǎng)絡(luò)的傳播速度快，傳播面積廣導(dǎo)致虛假信息層出不窮、信息不完整、重復(fù)率高等問題。要想做好房地產(chǎn)企業(yè)招標采購管理系統(tǒng)，要嚴格把關(guān)信息準確、真實性，篩選出完整有效的信息，設(shè)法增加系統(tǒng)的招標信息的多樣性，提升項目產(chǎn)品的質(zhì)量和地位，而網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險控制、后臺管理和維護也必須加強重視。

參考文獻：

[1]周巍.探索房地產(chǎn)招標采購信息化管理體系建設(shè)與應(yīng)用[J].現(xiàn)代物業(yè)（中旬刊），2018（7）.

[2]楊睿.基于目標成本管理視角下的制造業(yè)成本控制問題研究[J].現(xiàn)代工業(yè)經(jīng)濟和信息化，2017（12）.

[3]代少雄.信息化建設(shè)在工程建設(shè)招投標管理中的應(yīng)用研究[J].建材與裝飾，2018，551（42）.

[4]熊立姣.房地產(chǎn)信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全管理研究[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2017（2）.