劉琳琳

【摘要】隨著我國經(jīng)濟體制改革的不斷深入，高校內(nèi)部不斷進行改革，鑒于此，本文對高校研究生檔案管理工作存在的問題進行分析，提出檔案工作者自身需要具備的素質(zhì)以及業(yè)務能力，設定現(xiàn)階段研究生檔案工作的目標管理，制定具體措施，從而更加有序高效，發(fā)揮其重要的作用。

【關(guān)鍵詞】高校研究生;檔案工作;目標管理設定

當前，我國正處在一個快速發(fā)展期、改革攻堅期、社會轉(zhuǎn)型期，高校內(nèi)部在不斷進行改革，創(chuàng)建一流院校的目標成為當下高校各教學單位及職能部門需要提升與加強的重點。研究生檔案管理是研究生教育的重要歷史資料，是研究生工作極其重要的組成部分，因此在順應改革大潮中發(fā)現(xiàn)自身存在的問題與不足，認真分析，設定目標管理，制定具體措施，從而更加有序高效，發(fā)揮其重要的作用。

一、檔案管理者職業(yè)素養(yǎng)和理論水平的提升

研究生檔案的收集與歸檔工作具有服務性與技術(shù)性的特點，這項工作的波及面很廣，它記錄著研究生在校期間的所有教學科研以及相關(guān)活動，是招聘單位了解研究生在校表現(xiàn)的第一手資料，因此要求研究生檔案工作真實性與完整性相結(jié)合。目前我校還沒有設定研究生專職秘書，因此大多數(shù)研究生檔案管理工作者都屬于兼職工作，這就要求管理者必須具備高度的責任心與職業(yè)素質(zhì)，不要盲目延續(xù)以往工作規(guī)律，要在工作中善于發(fā)現(xiàn)，善于創(chuàng)新，盡量全面有序地收集整理研究生在?；顒有畔?，最大程度提升研究生檔案管理工作的效率，以適應現(xiàn)代管理的需求?！肮び破涫?，必先利其器”，要做好檔案管理工作，首要任務是把準備工作做好，因此檔案管理者要對先進的檔案管理模式和方法有所了解，創(chuàng)建新的管理機制，把文書檔案的收集時間、歸檔時間以及保管期限和相關(guān)注意事項明確并細化。

二、研究生教學工作相關(guān)檔案的管理設定

教學工作是研究生在校期間最為重要的學習活動，它包括日常管理、學籍管理、培養(yǎng)方案、教學計劃、課程安排、課程成績、考試管理、綜合測評、助學金獎學金評定以及助教、助研、助管的申請和困難補助等等，工作千頭萬緒，繁雜且工作量巨大。隨著科技的發(fā)展進步，高校目前已基本實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公，研究生教務系統(tǒng)的運行可以極大程度滿足并提高研究生教學工作的有序進行與科學化管理。網(wǎng)絡的發(fā)展、發(fā)達，并不意味著紙質(zhì)材料收集的消亡，相反，紙質(zhì)材料、電子材料等的收集整理使檔案管理工作更加細化。從學期初的學生注冊至學期末的考試試卷、成績單收集等等，要做到事無巨細、有條不紊，需要高度的責任心與職業(yè)能力。

（一）日常管理與學籍管理檔案。對于國家政策、校發(fā)文件、部門文件等各類文件分類管理;導師檔案包括年齡、職稱、最高學歷、畢業(yè)院校、發(fā)表論文情況、所帶專業(yè)方向、突出貢獻、獲獎情況以及所帶學生基本情況。研究生學籍則根據(jù)不同類型，不同學制分類管理，做到分類細致、整合準確，教務系統(tǒng)與紙質(zhì)留存并行，真正做到有據(jù)可查、有據(jù)可依。

（二）教務管理檔案是研究生檔案管理的重中之重，細致完整規(guī)范的管理是服務的根本。1.復試檔案。包括復試人員花名冊、復試領(lǐng)導工作人員小組名單、復試工作安排表及復試試卷、導師保密協(xié)議書、面試記錄及最終考試成績。2.錄取檔案。包括本年度錄取學生花名冊及本科、碩士畢業(yè)檔案保存。3.培養(yǎng)方案。培養(yǎng)方案是研究生入學最重要的工作環(huán)節(jié)，它關(guān)乎研究生在校學習的全部課程，因此督促學生同導師積極溝通，制定準確的培養(yǎng)計劃，并在研究生教務系統(tǒng)里制定詳細且備份紙質(zhì)材料，便于師生查詢。4.課程及成績檔案及試卷管理。包括每學期各年級課程表、學籍成績記載表、各門考試課程的試題、試卷、試卷評析表及成績單，最終匯總制作出研究生個人學籍檔案袋。試卷則依據(jù)年級、專業(yè)分類細化管理。5.教學檢查檔案。研究生在讀期間學校及學院安排的課程;教學檢查及聽課記錄;學期例會;研究生工作會議安排的原始記錄;學術(shù)報告、學生座談會等材料匯總歸檔。6.開題報告及中期考核。開題報告是畢業(yè)論文答辯委員會對研究生答辯審核材料的依據(jù)，是開題者對畢業(yè)論文的一種文字說明材料，因此，開題導師和專家的名單，開題報告的原始記錄極其重要。中期考核則是研究生培養(yǎng)的重要環(huán)節(jié)，是針對研究生在進入學位論文工作之前進行的一次全面考核，同時，檢查研究生在培養(yǎng)過程中相關(guān)環(huán)節(jié)的完成情況。因此，做好中期考核檔案的收集整理，對研究生的畢業(yè)工作起到積極的推動作用。7.教學實踐檔案的收集。實踐教學包括教育實習、教育見習、微格教學、教育調(diào)查、課程分析、班級與課堂管理實務等實踐形式。教學方式則采用課堂參與、小組研討、案例教學、合作企業(yè)模擬教學等。因此教學實踐總結(jié)材料多樣化，如調(diào)研報告、案例分析、課本課程開發(fā)、教材分析、教學案例設計等等，檔案工作要分門別類精細化整理。8.綜合測評。包括助學金獎學金評定;助研、助管助教的核定材料以及困難補助的申請審核材料歸類歸檔。綜合測評成績直接關(guān)系到研究生獎學金、助學金的評定，因此綜合測評的資料完整能為后續(xù)工作提供便捷的服務。9.畢業(yè)生檔案收集整理工作。畢業(yè)生檔案包括答辯委員會名單、研究生答辯工作安排表、個人培養(yǎng)計劃表、論文評閱意見書、學位申請表、成績單、導師定稿意見書、答辯原始評分及投票記錄、學位論文及答辯成績單、研究生畢業(yè)論文（這部分檔案分個人及學校兩部分）、本校畢業(yè)生名單、獲學士學位名單、獲優(yōu)秀論文名單、優(yōu)秀畢業(yè)生、三好生、優(yōu)秀學生干部名單、研究生在校期間發(fā)表論文情況材料、畢業(yè)生合影等材料。

三、科研工作相關(guān)檔案的管理設定

高?？蒲袡n案指有關(guān)導師和研究生在科研及管理活動中直接形成的已歸檔保存的科研文件材料，這些材料常常以圖表、計算機、論文等形式出現(xiàn)，是科研活動和科研管理的直接記錄，具體包括研究生在讀期間申請的科研創(chuàng)新基金項目，發(fā)表論文情況，國家、自治區(qū)、校級的項目，學術(shù)交流，前沿講座以及專著等等，記載和反映了科研活動的全過程和具體成果。從科研成果的內(nèi)容范圍來看，有科研計劃管理、經(jīng)費管理、行政管理等等綜合管理文件，以及進行科研活動各個階段形成的文件材料，科研檔案的科學化、技術(shù)化管理可以提升科研團隊的效率及團隊整體形象。

研究生在普通高校中屬于小眾群體，他們的科研能力更高，創(chuàng)造能力更強，因此，研究生檔案管理工作只有做到科學化、技術(shù)化、信息化、創(chuàng)新化，才能滿足時代與高層次人才的需求。