寧雪芹

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然趨勢，是開展檔案工作規(guī)范化管理必要條件，在當前形勢下，檔案信息化建設(shè)滯后，是阻礙檔案工作規(guī)范化管理上水平、上臺階的重要因素，開展檔案工作規(guī)范化管理活動時，要樹立檔案信息化與檔案工作規(guī)范化相輔相成的觀念，必須要利用信息化手段促進檔案信息資源現(xiàn)代化，促進檔案工作規(guī)范化管理有序健康開展。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案工作；規(guī)范化

檔案信息化建設(shè)與檔案工作規(guī)范化管理，是各級單位和組織加強檔案資源建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)的兩個重要方面，開展業(yè)務(wù)管理單位檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理時，將檔案信息化與檔案工作規(guī)范化管理有機地結(jié)合起來，通過搭建信息化建設(shè)平臺推動檔案工作規(guī)范化管理上水平、上臺階，以檔案信息化建設(shè)促進檔案工作規(guī)范化管理，取得較好的效果。

一、檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理的必要條件

隨著社會的進步，經(jīng)濟文化建設(shè)和科技的發(fā)展，檔案載體目前正面臨著一個新的變化階段，大量電子文件、電子簽名、電子檔案的涌現(xiàn)已經(jīng)對檔案工作產(chǎn)生影響，檔案工作規(guī)范化管理的重點也正在在經(jīng)歷變革。涉及文件的起草、簽發(fā)、辦理、歸檔等運作過程都可在計算機和網(wǎng)絡(luò)中進行，這樣使得檔案的前身以機讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機讀形式存在。這使得檔案工作規(guī)范化管理的內(nèi)容必然要向檔案信息化的方向發(fā)展，沒有檔案信息化建設(shè)的有效管理，就談不上檔案工作規(guī)范化管理，而要實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，最有力的推手就是對開展規(guī)范化管理的單位電子檔案進行有效管理。依據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，在這里我們?nèi)∑洫M義的概念，就檔案工作規(guī)范化管理而言，信息化已越來越成為檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵程序和環(huán)節(jié)，在推進檔案工作規(guī)范化管理時，目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫以及單位文檔一體化、自動化管理工作、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化工作的好壞，是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的關(guān)鍵因素，現(xiàn)代檔案管理工作，沒有信息化的參與，就沒有規(guī)范化的檔案工作，檔案信息化建設(shè)已成為檔案工作規(guī)范化管理的必然要求。

二、信息化建設(shè)滯后是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的重要因素

就檔案工作規(guī)范化管理開展的情況，按照湖北省《檔案工作規(guī)范化管理標準》的要求，盡管各單位達到省級相關(guān)標準的因素各不相同，但從統(tǒng)計數(shù)字來看，檔案信息化建設(shè)滯后是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的重要因素。單單就市直單位來說，年初我們納入全市檔案工作規(guī)范化管理的單位有35家，檔案工作組織管理到位、制度健全、擬定了檔案工作規(guī)范化管理方案的有29家，占總數(shù)的83%，檔案經(jīng)費和人員到位的有市經(jīng)委、市政法委等12家單位，占總數(shù)的34%。由此看來，檔案信息化建設(shè)是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的決定因素，檔案信息化建設(shè)上不去，檔案工作規(guī)范化管理上不來。按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》檔案信息化建設(shè)的要求，還有相當差距，有的還沒有一個機構(gòu)來統(tǒng)一規(guī)劃協(xié)調(diào)本單位的檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作，這對鞏固檔案工作規(guī)范化管理的已有成果也是不利的。在檔案工作規(guī)范化管理過程中，信息化水平的高低是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的決定因素。消除檔案信息化滯后的問題，不僅可以使檔案的規(guī)范化管理水平邁上一個新臺階，檔案信息化更為本單位檔案管理和利用帶來更大的便利。

三、以信息化建設(shè)推動檔案工作規(guī)范化管理的主要措施

（一）樹立信息化管理和規(guī)范化管理相輔相成的觀念

通過先進信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，構(gòu)建檔案信息資源體系、檔案信息服務(wù)體系、檔案信息保障體系，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，加強檔案數(shù)據(jù)的組織加工和專題數(shù)據(jù)編研工作，有力地促進了本單位檔案工作的發(fā)展。在信息技術(shù)時代，無論是檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)工作人員，還是一個單位的檔案工作者都要樹立信息化與規(guī)范化二者兼顧的意識，樹立以信息化推進檔案工作規(guī)范化的工作理念。充分認識到信息化建設(shè)在促進規(guī)范化建設(shè)中的重要性和緊迫感，從抓室藏檔案的著錄和各部門新產(chǎn)生文件的電子化管理兩個方面入手，齊頭并進，大力推進檔案信息化建設(shè)。室藏檔案通過條目著錄和全文掃描分別建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)館藏檔案文件級機檢和部分全文機讀，對檔案工作規(guī)范化管理達到省一級起到重要作用。

（二）按照規(guī)范化管理的要求配齊檔案信息化設(shè)施設(shè)備

《標準》中規(guī)定了要配置電腦、檔案管理軟件、掃描儀、照相機、攝像機、速印機、復(fù)印機信息化設(shè)備。在日常工作中，我們認為，一方面要加大檔案管理軟件的開發(fā)，應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)軟件須具有檢索、瀏覽、查詢、統(tǒng)計、歸檔、借閱等方面的功能，省檔案局推薦的檔案管理軟件起點要高、合作期要長，同時也應(yīng)是界面清晰、便于掌握的軟件。另一方面加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，開辟出專門辦公室和檔案庫房，做到辦公、閱覽、庫房三分開，配備計算機、打印機、密集架、復(fù)印機、去濕機、空調(diào)等設(shè)備，以滿足磁盤、磁帶、光盤等特殊檔案載體長期保管的環(huán)境要求。檔案信息化是項高投入的事業(yè)，不僅要投入大量的人力，而且需要投入大量的資金，事實上在我市開展檔案工作規(guī)范化管理的單位中，各單位安排的經(jīng)費有30%用在檔案信息化人工方面，一半以上用在了配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施上，只有這方面的經(jīng)費得到保障，檔案工作規(guī)范化管理才有保障。

（三）提高基礎(chǔ)工作水平，促進規(guī)范化管理科技信息含量

信息化建設(shè)為規(guī)范化管理提供了技術(shù)支撐，如何利用規(guī)范化管理所要求的有效設(shè)備，使信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮應(yīng)有的功能，最終要落腳到檔案基礎(chǔ)工作上。開展檔案工作規(guī)范化管理的單位在日常工作中要注重加強基礎(chǔ)工作，規(guī)范組卷，保證案卷和歸檔文件質(zhì)量，規(guī)范分類號，為確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分，打牢信息化基礎(chǔ)。同時在做好檔案工作規(guī)范化管理過程中，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，強調(diào)信息化應(yīng)用。與此同時，檔案室根據(jù)文件辦理的情況，相應(yīng)歸檔，確定檔案的保管期限，開展檔案的備份，按照規(guī)范化管理的要求，開展電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號、編目，檔案工作規(guī)范化管理在信息化環(huán)境下不知不覺得到加強，也使大家感受到這種模式給規(guī)范化管理帶來的不可替代的優(yōu)越性。（作者單位：鐘祥市畜牧局）

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