陳敏

【摘要】對(duì)電子檔案來(lái)講，其特點(diǎn)與傳統(tǒng)的檔案在對(duì)比中具有十分顯著的區(qū)別，同時(shí)又具有各自不同的優(yōu)缺點(diǎn)。電子檔案的檔案管理規(guī)范性非常差，導(dǎo)致檔案的真實(shí)性與安全性均沒(méi)有十分系統(tǒng)的保障。出現(xiàn)收集難度較大、整理不規(guī)范等問(wèn)題。本文提出加強(qiáng)電子檔案管理的應(yīng)對(duì)之策。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;特點(diǎn);管理對(duì)策

隨著電腦、手機(jī)等電子產(chǎn)品的大量應(yīng)用，在日常工作中產(chǎn)生的電子文檔給人們的生活與工作包括檔案工作帶來(lái)了巨大的便利。電子文檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比有很大的不同，近年來(lái)，由于電子產(chǎn)品的普及，如何根據(jù)電子文檔形成的電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)管理，儼然成為眾多檔案管理者所面臨的主要難題之一。對(duì)此，必須充分盡快將管理體系與制度進(jìn)行完善，同時(shí)采取最佳的應(yīng)對(duì)措施，改善與提高其管理效率。

一、電子檔案優(yōu)缺點(diǎn)并存

電子文檔是指用掃描儀、手機(jī)等電子設(shè)備獲得的，以電子文檔、數(shù)碼照片形式存儲(chǔ)于硬盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，同時(shí)又能在網(wǎng)絡(luò)上互相傳遞與接收。電子檔案則是一種屬于國(guó)家機(jī)構(gòu)或者社會(huì)組織等機(jī)構(gòu)在其中的社會(huì)活動(dòng)中所衍生而來(lái)的一種具有應(yīng)用價(jià)值的電子文件檔案。因此，電子檔案與傳統(tǒng)檔案在對(duì)比可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案具有許多優(yōu)點(diǎn)。除了處理快、編輯快、查閱快、歸檔快等優(yōu)點(diǎn)外，還具有存儲(chǔ)久、質(zhì)量不變的特點(diǎn)。不僅可以在計(jì)算機(jī)上顯示瀏覽處理，還可以與打印機(jī)、視頻等多種設(shè)備連接，進(jìn)行傳輸、播放，其范圍廣泛。

首先，從檔案管理的角度看，電子檔案的缺點(diǎn)有不少，比如其極其依賴于電子系統(tǒng)環(huán)境，只有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或者應(yīng)用軟件才能使電子檔案處于持續(xù)的工作狀態(tài)。如果沒(méi)有計(jì)算機(jī)，人工無(wú)法識(shí)辨，無(wú)法對(duì)其施加任何影響力。其次，電子檔案信息的易改性。電腦不僅對(duì)電子文檔的增刪修改十分容易，而且如果檔案人員整理電子檔案誤操作也容易損壞。同時(shí)，電子檔案可以在其中因?yàn)楦鞣N原因發(fā)生各種變化與修改，如果電子檔案在這時(shí)并沒(méi)有原檔案的對(duì)比，其中的真實(shí)性有待欠缺，但是電子檔案也可以打印成紙質(zhì)文檔保存，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也可以轉(zhuǎn)成電子檔案，方便管理和利用。

二、當(dāng)前電子檔案管理存在的問(wèn)題

在電子檔案日益普及的背景下，電子檔案的管理已引起了檔案部門的重視，但在管理的實(shí)踐中仍然存在較多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

（一）管理不到位。盡管國(guó)家出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等相關(guān)文件，并對(duì)照電子檔案提出了明確的管理要求，但管理規(guī)范的滯后使許多檔案室對(duì)電子檔案的管理處于一種被動(dòng)的狀態(tài)。

（二）真實(shí)性難以保證?，F(xiàn)代科技迅速發(fā)展，無(wú)論是電腦還是手機(jī)，智能電子產(chǎn)品越來(lái)越多，其功能也越來(lái)越多，處理檔案的手段與技術(shù)越來(lái)越快捷方便。但是其對(duì)人們?cè)跈n案管理工作中形成一定的便利時(shí)很容易在其中對(duì)檔案進(jìn)行修改與刪除，導(dǎo)致改頭換面與無(wú)中生有、亂編亂寫的案例十分多，同樣也十分方便。這樣一來(lái)，使檔案內(nèi)容在其中的真實(shí)性很難得到保障。除此以外，因?yàn)檫@些電子產(chǎn)品在實(shí)際工作中處于流動(dòng)工作狀態(tài)，很容易因?yàn)椴《净蛘咴O(shè)備老化等因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)遭受破壞，丟失的案例也舉不勝數(shù)。

（三）收集難度大，電子數(shù)據(jù)分布亂、散?？梢燥@然看到，對(duì)于部分基層部門的檔案管理工作中，這些檔案人員并沒(méi)有得到一定的專業(yè)培訓(xùn)，不僅工作做不到位，同時(shí)嚴(yán)重缺乏對(duì)應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。所以，當(dāng)電子檔案形成后，當(dāng)事人不知道或不會(huì)準(zhǔn)時(shí)交檔案室歸檔，有的擔(dān)心歸檔后利用起來(lái)不方便，也有很多檔案人員只注重實(shí)體檔案而忽視電子檔案，導(dǎo)致其中的重要電子檔案容易在工作中遺失。同時(shí)也可能由于人員變動(dòng)等情況沒(méi)有辦理相關(guān)的移交手續(xù)，導(dǎo)致大量有價(jià)值的檔案丟失。

（四）整理不及時(shí)、不規(guī)范。電子檔案是大批量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在電腦中，許多檔案人員極其依賴電腦的自由組合，而沒(méi)有進(jìn)行業(yè)務(wù)化歸納與整理。時(shí)間長(zhǎng)了電子文件越來(lái)越多，有些信息甚至本人也說(shuō)不清，即使歸檔，因?yàn)樾纬蓵r(shí)間不明、內(nèi)容不詳?shù)仍驘o(wú)人著手整理。

三、加強(qiáng)電子檔案管理的策略

（一）不斷完善管理制度。造成電子檔案收集管理難的原因主要是缺少制度規(guī)范指導(dǎo)。各單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際制訂符合電子檔案管理要求和適合本單位特點(diǎn)的檔案管理制度，不斷提高每位檔案人員的職權(quán)意識(shí)，擬定好與之相對(duì)應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)的規(guī)章制度，在制度的建立當(dāng)中，必須要將電子檔案保管所需要的相關(guān)制度與法律體系進(jìn)行完善，同時(shí)做好保密論證信息以及計(jì)算機(jī)對(duì)電子文檔的保密工作。

（二）做好電子檔案的形成、積累和歸檔工作。對(duì)于電子檔案的歸檔工作中必須有明確的經(jīng)辦人進(jìn)行辦理，同時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行標(biāo)記。而其中的檔案人員必須對(duì)電子文件設(shè)定對(duì)應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，網(wǎng)絡(luò)管理人員可以在其中將電子文件的物理地址存放在特定的服務(wù)器中。同時(shí)，這個(gè)服務(wù)器可以利用硬盤等形式進(jìn)行備份，保障電子文件在歸檔后有最基本的原始數(shù)據(jù)，確保這份原始數(shù)據(jù)不會(huì)被隨意改動(dòng)。同時(shí)，電子文件在保存中要充分保持其結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性與完善性。對(duì)于服務(wù)器的局域網(wǎng)必須有十分規(guī)范系統(tǒng)化的保障措施，如果一旦其中的系統(tǒng)設(shè)備遇到更新必須充分將電子文件等數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，并且及時(shí)更新其記錄。同時(shí)還要注意的是，在電子文檔的歸檔工作中無(wú)論是檔案人員還是網(wǎng)絡(luò)管理人員必須定期將其設(shè)備與服務(wù)器中的電子文件進(jìn)行定期整理與刪除重復(fù)多余的內(nèi)容，不斷結(jié)合無(wú)紙化辦公的實(shí)際需求進(jìn)行一體化管理，不斷提高檔案管理機(jī)構(gòu)的工作效率。

（三）從實(shí)際出發(fā)，突破傳統(tǒng)檔案的整理模式。第一，以“項(xiàng)目”為單位做好初步整理，以時(shí)間和活動(dòng)等要素為依據(jù)建立該項(xiàng)目的文件夾。第二，對(duì)于文件中沒(méi)有歸檔價(jià)值的文件應(yīng)該刪除。第三，以項(xiàng)目為單位編制檔號(hào)。這種以一個(gè)項(xiàng)目為基本單位的歸檔方式既快速又方便。

（四）加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全性保護(hù)。對(duì)于電子檔案的管理，安全保護(hù)是核心環(huán)節(jié)。一是加強(qiáng)電子檔案的安全保護(hù)，首先要把好入口關(guān)，保存電子檔案在電腦管理系統(tǒng)中的安全性與穩(wěn)定性。同時(shí)要定期對(duì)其中的設(shè)備軟件與硬件在版本上要得到及時(shí)確認(rèn)與更新，確保這些設(shè)備軟件與硬件滿足檔案管理保護(hù)工作所需。電子檔案接收時(shí)也要登記，按其技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，其內(nèi)容包括軟硬件環(huán)境、版本。二是在存儲(chǔ)這一塊必須盡快制定對(duì)數(shù)據(jù)的保護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)不會(huì)在其中丟失，這里可以利用簽署技術(shù)來(lái)完成保護(hù)措施，比如數(shù)字簽署與光筆簽署，數(shù)字簽署就是傳統(tǒng)的數(shù)字密碼簽署，利用密碼的復(fù)雜性來(lái)不斷提高其安全性，而對(duì)于光筆簽署，必須要利用相關(guān)的光筆來(lái)完成簽名，只有在輸入板利用光筆進(jìn)行簽名真正讓系統(tǒng)得以識(shí)別之后才允許有訪問(wèn)權(quán)限，光筆簽署的安全性十分顯著。三是利用防火墻技術(shù)來(lái)完成保護(hù)措施，無(wú)論是哪些計(jì)算機(jī)，本身系統(tǒng)就自帶防火墻技術(shù)，可以保障計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)避免受到別的服務(wù)器侵入，可以將不屬于該計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)的用戶隔絕在外，防止非法入侵，因此，利用防火墻技術(shù)，就要用最新、應(yīng)用效果最好的防火墻與相關(guān)的網(wǎng)關(guān)、過(guò)濾技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用與下載。

（五）不斷提高檔案管理專業(yè)人才的素養(yǎng)。電子檔案的管理工作涉及相當(dāng)多的專業(yè)知識(shí)技能，同時(shí)對(duì)于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有著最為基本的要求。因此，必須要充分提高專業(yè)人才的培養(yǎng)，定期開(kāi)展外出學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高其理論知識(shí)與專業(yè)素養(yǎng)，以便于更好地?fù)?dān)任電子檔案管理工作，滿足現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)，使之工作效率與工作流程變得更加先進(jìn)化與高效化。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)鑒定的電子檔案數(shù)據(jù)拷貝到耐久性載體上，至少一式兩份，或及時(shí)輸出紙質(zhì)檔存檔。檔案管理工作部門要定期對(duì)對(duì)應(yīng)的設(shè)備做好基本的維護(hù)工作，這樣電子檔案才能長(zhǎng)久保存下去。

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