匡華

摘 要：文書檔案歷來是單位工作的關(guān)鍵，其能夠直接衡量一個單位的整體管理質(zhì)量。在大力倡導(dǎo)文書檔案規(guī)范化建設(shè)的現(xiàn)階段，做好文書檔案管理工作刻不容緩。文章從文書檔案規(guī)范化的視角來探討文書檔案管理工作的現(xiàn)實意義，分析當(dāng)前文書檔案在收集、整理和利用過程中存在的突出問題，提出相關(guān)建議，旨在進(jìn)一步幫助相關(guān)人員理順文書檔案管理機制，正確、合理地處理各項文書檔案信息內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：信息化;收集;利用;文書檔案;整理

新的歷史起點下，要善于對文書檔案進(jìn)行收集、整理和利用，提升管理的規(guī)范性和科學(xué)性，進(jìn)而凸顯文書檔案的作用和效能。通過對現(xiàn)有不同類型的文書資料與信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化的收集、整理和利用，能夠進(jìn)一步提升單位整體管理效率與質(zhì)量，促進(jìn)信息資源高效利用，解決信息管理短板和利用短板的問題。鑒于當(dāng)前文書檔案管理實踐中仍然存有不少問題，因此，從理論層面探討文書檔案管理問題尤為必要。

1 文書檔案規(guī)范化收集、整理和利用的現(xiàn)實意義

1.1 實現(xiàn)科學(xué)檢索、高效檢索的必然要求

文書檔案檢索效率和質(zhì)量直接影響文書檔案后期使用的便捷度。對于單位而言，只有充分做好文書檔案管理利用工作，細(xì)化收集、整理和利用的流程，理順管理機制，才能更好地實現(xiàn)科學(xué)檢索和高效檢索的目標(biāo)[1]。收集工作的規(guī)范化能夠確保文書檔案的完整性，避免因內(nèi)容缺失而發(fā)生無法檢索的狀況，確保文書檔案在后期可供使用。整理工作的規(guī)范化則能夠使文書檔案管理更為系統(tǒng)科學(xué)，減少工作差錯，提升后期檢索其他相關(guān)文件的效率。利用工作的規(guī)范化則能夠避免文書檔案在使用過程中被損毀，確保其可供反復(fù)使用，進(jìn)而為下一次的檢索利用工作提供保障。可見，文書檔案規(guī)范化管理意義重大，其是實現(xiàn)科學(xué)、高效檢索的有力抓手。

1.2 確保文書檔案真實、準(zhǔn)確的內(nèi)在要求

文書檔案管理復(fù)雜且系統(tǒng)，不僅是單位決策的重要依據(jù)，也是各類信息資源的重要憑證，在單位各項工作中具有重要的價值與地位。如果不能確保文書檔案的真實性，不僅會降低文書檔案的價值，而且會影響單位相關(guān)決策工作。從這個視角來看，必須要從文書檔案收集、整理以及利用的角度入手，細(xì)化工作內(nèi)容。一方面，通過規(guī)范各項流程，能夠避免文書檔案在記錄、運輸、交接、借閱過程中出現(xiàn)差錯，確保信息的真實性和準(zhǔn)確性[2]。另一方面 ，從源頭對質(zhì)量予以控制，能夠避免后期重復(fù)的處理和勞動，實現(xiàn)“一次處理，多次利用”的目標(biāo)。

2 文書檔案收集、整理和利用過程中存在的主要問題

2.1 管理機制有待健全

管理機制不健全導(dǎo)致部分單位文書檔案管理工作處于一個分散化、低效化的狀態(tài)，既不利于文書檔案管理成本的節(jié)約，也不利于文書檔案管理人員的減負(fù)。一是管理流程不科學(xué)，文書檔案管理人員之間、文書檔案管理人員與其他工作人員之間工作不協(xié)同、溝通缺失。例如，部分文書檔案在交接過程中沒有仔細(xì)予以核對，存在后期補錄的情況[3]。二是責(zé)任落實機制不健全，部分工作人員沒有及時主動將應(yīng)當(dāng)歸檔的文書檔案交予文書檔案管理人員，導(dǎo)致歸檔不及時、檔案堆積等問題發(fā)生。三是規(guī)章制度不健全，沒有立足于單位實際狀況出臺《文書檔案歸檔范圍》《文書檔案收集規(guī)范》《文書檔案保密規(guī)定》《文書檔案保管期限》以及其他的規(guī)章制度，導(dǎo)致文書檔案管理工作缺乏剛性約束，難以實現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)。

2.2 信息化利用滯后

信息技術(shù)作為文書檔案管理的一種必要載體，是實現(xiàn)高效利用目標(biāo)的有力抓手。當(dāng)前，部分單位存在信息化建設(shè)滯后、信息化工作推進(jìn)緩慢等問題，難以依托信息技術(shù)提升工作實效，無法實現(xiàn)文書檔案管理轉(zhuǎn)型的目標(biāo)。一是文書檔案管理系統(tǒng)功能單一，難以滿足檔案管理實際需求。部分單位文書檔案管理系統(tǒng)采購前沒有做好調(diào)研工作，使用中沒有做好需求反饋工作，無法貼合單位工作實際，影響管理效率和質(zhì)量。二是信息安全建設(shè)滯后，存在一定的安全隱患。信息化環(huán)境下，雖然文書檔案傳輸?shù)妮d體、途徑愈發(fā)多元，但也要看到其背后所蘊含的風(fēng)險。實踐中，部分單位忽視對區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、云加密技術(shù)的應(yīng)用，仍然習(xí)慣于通過殺毒軟件對管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。

2.3 現(xiàn)代化隊伍建設(shè)緩慢

文書檔案管理人員是文書手工管理與信息化管理的基礎(chǔ)，其專業(yè)能力會影響管理的成效。隨著文書檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展，文書檔案管理人員急需更新知識結(jié)構(gòu)，改進(jìn)工作方式。然而，部分單位現(xiàn)代化隊伍建設(shè)緩慢，沒有將培訓(xùn)內(nèi)容收集、整理和利用的全過程。除此之外，對于信息技術(shù)實操、手工管理等專業(yè)技能的培訓(xùn)工作滯后，難以適應(yīng)新時期文書檔案管理的需求。

3 文書檔案的收集、整理和利用的基本路徑

3.1 完善機制，實現(xiàn)規(guī)范管理

破解文書檔案管理機制藩籬，打通文書檔案管理的“隔離墻”，才能進(jìn)一步激發(fā)文書檔案管理活力。一是要明確管理流程，細(xì)化文書檔案收集、整理和利用環(huán)節(jié)的分工，強化文書檔案管理人員之間、文書檔案管理人員與其他工作人員之間工作協(xié)同與溝通，提升工作效能，減少管理成本。尤其要強化源頭控制，要求相關(guān)人員填寫文書檔案內(nèi)容清單，及時發(fā)現(xiàn)未歸檔的重要內(nèi)容，提升文書檔案的完整性。二是強化歸檔責(zé)任，確保文書檔案歸檔時效，提升各崗位的責(zé)任意識。三是健全規(guī)章制度，形成剛性約束，規(guī)范員工行為。要結(jié)合單位具體的工作實際以及工作重點，分別出臺不同的規(guī)章制度，做到有據(jù)可依。

3.2 強化信息技術(shù)應(yīng)用，打通技術(shù)壁壘

信息化時代，單位要善于借信息技術(shù)“東風(fēng)”，跑出文書檔案管理的“加速度”，真正實現(xiàn)文書管理減負(fù)的目標(biāo)。尤其是在文書檔案管理量、管理難度不斷增加的現(xiàn)階段，做好信息技術(shù)融合工作勢在必行。一是要優(yōu)化文書檔案管理系統(tǒng)，完善各項功能。為此，要做好需求調(diào)研與需求反饋工作，及時將自身的管理需求反饋給軟件供應(yīng)商，實現(xiàn)線上管理與線下管理的無縫對接，避免出現(xiàn)管理模式相沖突的問題，做到文書檔案管理工作人性化。二是要強化信息安全管理，結(jié)合自身實際，選擇區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、云加密技術(shù)等新型技術(shù)，優(yōu)化安全環(huán)境。

3.3 聚焦人才隊伍建設(shè)，夯實管理基礎(chǔ)

單位要抓好文書檔案隊伍建設(shè)，強化其服務(wù)能力和服務(wù)意識。一是要細(xì)化培訓(xùn)內(nèi)容，實現(xiàn)文書檔案收集、整理和利用的全覆蓋，避免出現(xiàn)培訓(xùn)死角。在這一過程中，要注重培訓(xùn)效果的評價，了解文書檔案管理人員的真實需求，提升培訓(xùn)工作的針對性。二是要強化信息技術(shù)實操、手工管理等專業(yè)技能的培訓(xùn)，培育一批復(fù)合型人才。

4 結(jié)束語

在新時代深入發(fā)展過程中，單位文書檔案的價值逐步增加，領(lǐng)導(dǎo)對于文書檔案的重視程度也不斷提高。著力建設(shè)文書檔案管理工作，讓文書檔案資源成為單位決策的重要工具，是每一位文書檔案管理人員努力的目標(biāo)。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，必須要抓住主要矛盾，立足于常見問題開展工作，提升工作的科學(xué)性和針對性。具體而言，一是要完善機制，實現(xiàn)規(guī)范管理;二是要強化信息技術(shù)應(yīng)用，打通技術(shù)壁壘;三是要聚焦人才隊伍建設(shè)，夯實管理基礎(chǔ)。相信在文書檔案管理人員切實努力之下，文書檔案這一資源會被盤活，單位文書當(dāng)納管理工作也會由量變轉(zhuǎn)為質(zhì)變。

參考文獻(xiàn)

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[3]張茜.淺析文書檔案的收集與整理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：95.