John Edwards

在這個(gè)世界上，除了死亡和稅收——以及有限的IT預(yù)算，沒有什么是確定的。很少有IT領(lǐng)導(dǎo)們會(huì)因?yàn)殄X花不完而失眠。相反，更常見的是，在預(yù)算嚴(yán)重不足的情況下，輾轉(zhuǎn)難眠地盤算著怎樣才能達(dá)成企業(yè)的期望。當(dāng)經(jīng)濟(jì)衰退迫在眉睫時(shí)，這種焦慮會(huì)越來越嚴(yán)重。

即使是預(yù)算相對(duì)寬松的IT領(lǐng)導(dǎo)們也感受到了壓力。前Gartner分析師、企業(yè)軟件支持公司Rimini Street現(xiàn)任市場(chǎng)研究副總裁Pat Phelan指出，IT部門在數(shù)字化轉(zhuǎn)型投資方面現(xiàn)在面臨著巨大的壓力，幾乎沒有空間來維護(hù)和更新既有的技術(shù)和運(yùn)維。她建議：“首席信息官必須仔細(xì)評(píng)估自己的創(chuàng)新和軟件支出，權(quán)衡公司的具體需求，這一點(diǎn)很重要?！?/p>

你是否對(duì)不斷增長的需求和有限的資金感到束手無策？預(yù)算拮據(jù)的IT領(lǐng)導(dǎo)們不妨了解一下本文介紹的這7種方法，在實(shí)現(xiàn)當(dāng)前目標(biāo)的同時(shí)還能夠幫助其企業(yè)應(yīng)對(duì)勢(shì)不可擋的變革。

1.接受現(xiàn)實(shí)，開始計(jì)劃

數(shù)據(jù)保護(hù)提供商Arcserve的首席技術(shù)官Oussama El-Hilali說，IT領(lǐng)導(dǎo)們犯的最大錯(cuò)誤是缺乏計(jì)劃，這加大了耗盡IT資源和預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)?！霸诶斫獗静块T的任務(wù)以及誰負(fù)責(zé)確保任務(wù)執(zhí)行的基礎(chǔ)上，做好計(jì)劃有助于減少這類錯(cuò)誤?！?/p>

事實(shí)上，每個(gè)IT部門面臨的需求都超過了可用的預(yù)算資金。這一現(xiàn)實(shí)迫使首席信息官在值得投資的計(jì)劃和應(yīng)該被拒絕的計(jì)劃之間做出選擇。IT咨詢公司信息技術(shù)研究集團(tuán)（InfoTech Research Group）的高級(jí)執(zhí)行顧問Sidney Hodgson表示：“高效的治理框架是非常重要的，通過這個(gè)框架可以確定對(duì)業(yè)務(wù)最有價(jià)值的IT投資，這些決策必須由業(yè)務(wù)部門而不是IT部門來推動(dòng)。”

有效的預(yù)算管理包括制定與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)完全一致的IT戰(zhàn)略。Hodgson指出：“只有這樣，IT部門才能夠針對(duì)優(yōu)先事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)劃，提供支持和預(yù)算。IT部門應(yīng)能夠根據(jù)業(yè)務(wù)部門需求確定預(yù)期的增長計(jì)劃，并相應(yīng)地規(guī)劃優(yōu)先事項(xiàng)和功能?！?/p>

首席信息官還需要清楚地了解業(yè)務(wù)需求和目標(biāo)，以便準(zhǔn)確地對(duì)正在進(jìn)行的項(xiàng)目劃分優(yōu)先級(jí)。業(yè)務(wù)管理咨詢公司Engage PEO的首席技術(shù)官Ralph Labarta指出：“當(dāng)項(xiàng)目成本高于預(yù)期時(shí)，有限的預(yù)算意味著回旋余地有限，這通常會(huì)導(dǎo)致削減年中預(yù)算，或者被迫終止項(xiàng)目。當(dāng)這種情況發(fā)生時(shí)，首席信息官只能交付10個(gè)項(xiàng)目中的7個(gè)，這7個(gè)最好是對(duì)業(yè)務(wù)影響最大的項(xiàng)目。”

2.不要屈服于壓力

Phelan指出，面對(duì)同事和供應(yīng)商的壓力，如果不首先評(píng)估新興技術(shù)的成本和可能的業(yè)務(wù)價(jià)值，就急于對(duì)其進(jìn)行大規(guī)模投資，這可能會(huì)使本已有限的IT預(yù)算不堪重負(fù)。她注意到，ERP升級(jí)和持續(xù)更新等供應(yīng)商推動(dòng)的計(jì)劃，幾乎沒有或者根本沒有直接的業(yè)務(wù)價(jià)值，通常成本很高，卻不能提高競爭力，是名聲很壞的預(yù)算占用者。

即便是重要的新技術(shù)，比如一項(xiàng)基于云的新服務(wù)，顯示出非常有潛力時(shí)，也不要急于采用。應(yīng)仔細(xì)考慮這種轉(zhuǎn)變。Phelan提醒說：“不要為了云而遷移到云。要讓業(yè)務(wù)來推動(dòng)。”

專注于能夠推動(dòng)競爭優(yōu)勢(shì)和增長的舉措才是明智的。Phelan解釋說：“例如，大部分企業(yè)選擇保留對(duì)ERP系統(tǒng)的投資，同時(shí)利用邊緣云技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新。”

在考慮一個(gè)新項(xiàng)目時(shí)，不要成為供應(yīng)商銷售說辭的犧牲品——他們承諾可以平穩(wěn)、輕松地部署新項(xiàng)目。技術(shù)評(píng)估中心是一家中立的第三方組織，幫助首席信息官評(píng)估并選擇企業(yè)軟件，其首席技術(shù)官M(fèi)ehdi Aftahi警告說：“盡管供應(yīng)商過去可能成功地做到了這一點(diǎn)，事實(shí)也的確如此，但他們通常不會(huì)談?wù)撟畛鯖]有計(jì)劃到的或者超出預(yù)算的額外成本和時(shí)間?！?h3>3.建立內(nèi)部支持

IT成功的關(guān)鍵在于關(guān)系。無論何時(shí)考慮一項(xiàng)重大的IT計(jì)劃，都要游說掌權(quán)的高管們。向他們解釋項(xiàng)目的好處，得到他們的認(rèn)可。Hodgson指出：“當(dāng)正式提案提交給整個(gè)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)或者董事會(huì)時(shí)，首席信息官就會(huì)有支持者，他們會(huì)積極表達(dá)對(duì)項(xiàng)目的支持。”

在企業(yè)制定戰(zhàn)略目標(biāo)的過程中，IT應(yīng)該始終占有一席之地。IT企業(yè)管理軟件公司Kaseya的首席戰(zhàn)略官M(fèi)ike Puglia提醒說：“否則，你得到的預(yù)算就總是不能滿足新的業(yè)務(wù)計(jì)劃需求?！?/p>

Puglia還建議審查現(xiàn)有的IT活動(dòng)和支出，并在適當(dāng)時(shí)將其與具體的業(yè)務(wù)部門聯(lián)系起來。他指出：“這實(shí)際上把IT預(yù)算與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系起來，從而能夠深入了解戰(zhàn)略目標(biāo)對(duì)業(yè)務(wù)的影響?！?/p>

整個(gè)IT管理團(tuán)隊(duì)需要共享預(yù)算目標(biāo)的所有權(quán)。數(shù)據(jù)恢復(fù)服務(wù)提供商Sungard Availability Services公司的首席信息官Chris Fielding表示：“這將確保資源和資金不會(huì)用于低優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目?！?h3>4.建立準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)模型

在努力實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)時(shí)，首席信息官們最重要的盟友就是他們的財(cái)務(wù)同事。Labarta建議：“IT領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)與財(cái)務(wù)部門攜手合作，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)開發(fā)模型，特別是在編制IT運(yùn)營成本預(yù)算時(shí)?！币粋€(gè)準(zhǔn)確的模型使IT的財(cái)務(wù)合作伙伴能夠獨(dú)立地預(yù)測(cè)和創(chuàng)建財(cái)務(wù)業(yè)績場(chǎng)景，從而受益。這些模型也保護(hù)了IT部門的利益，因?yàn)樗鼈兊玫搅素?cái)務(wù)盟友的認(rèn)可和保護(hù)。

Puglia指出，由財(cái)務(wù)部門編制每周關(guān)鍵績效指標(biāo)和報(bào)告是管理預(yù)算的最有效方式。他說：“如果你沒有數(shù)據(jù)和基準(zhǔn)來確定自己的成果，那就埋下了低效、浪費(fèi)和嚴(yán)重超支的隱患。等到月底或者季度末時(shí)才去積極管理預(yù)算，為時(shí)已晚。”

5.根除浪費(fèi)

為最大限度地利用預(yù)算資源，應(yīng)密切審查現(xiàn)有流程中的效率低下和冗余問題。工商管理碩士招生咨詢公司Aston & James的業(yè)務(wù)顧問兼首席執(zhí)行官Nick H.Kamboj建議說：“通過減少低效流程或者對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，一個(gè)技術(shù)部門能夠迅速成為利潤中心，而不是虧損中心，并使整個(gè)企業(yè)免受高昂的運(yùn)維和技術(shù)成本的影響。”

IT領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)時(shí)刻關(guān)注有前途的新技術(shù)，這些新技術(shù)可以削減或者消除高成本的運(yùn)維，同時(shí)降低手工工作量，減少意外中斷。El-Hilali說：“關(guān)鍵是要有合適的應(yīng)用程序和經(jīng)過培訓(xùn)的員工，以及適當(dāng)?shù)募闪鞒??！?/p>

IT服務(wù)提供商Syntax美洲公司的首席技術(shù)官M(fèi)ike Rulf建議，測(cè)試幾種工具來確定哪種技術(shù)最有效，并確保能以最有效的方式進(jìn)行投資。他指出：“這樣一來，減少了某一具體工具或者服務(wù)的成本，而更多的資金則可放在對(duì)企業(yè)的長期投資上?！?/p>

很多成功的IT領(lǐng)導(dǎo)們通過把選定的簡單任務(wù)直接推給最終用戶來節(jié)省資源。El-Hilali指出：“在一些部門中，IT員工允許最終用戶從備份和存檔中自己進(jìn)行恢復(fù)，并使用One Drive或者SharePoint之類的應(yīng)用程序來管理他們的數(shù)據(jù)。這類工作有助于減少IT部門的工作量，使其能夠騰出時(shí)間去處理優(yōu)先級(jí)更高的項(xiàng)目?！?h3>6.考慮外包

購買軟件和服務(wù)一般要比在內(nèi)部開發(fā)便宜。Hodgson解釋道：“通常，如果有可選擇的COTS、SaaS或者云產(chǎn)品，IT人員會(huì)自己開發(fā)應(yīng)用程序?！?/p>

增加內(nèi)部IT員工來處理增加的開發(fā)工作量，對(duì)于IT領(lǐng)導(dǎo)來說，這樣做很難說服其管理同事能獲得投資回報(bào)。IT服務(wù)和支持提供商京瓷情報(bào)公司（Kyocera Intelligence Mid Atlantic）的信息和通信技術(shù)副總裁Keith Marchiano認(rèn)為：“外包比增加人手更節(jié)省預(yù)算?！?h3>7.尋求外部建議

從同行或者行業(yè)分析師那里獲得實(shí)際的評(píng)估，可以幫助首席信息官為擬定的IT預(yù)算設(shè)置合理的參數(shù)。El-Hilali建議：“借助儀表盤進(jìn)行報(bào)告，并且與財(cái)務(wù)部門合作，這些措施有助于IT領(lǐng)導(dǎo)靈活高效地管理IT預(yù)算。”

John Edwards是一位資深的商業(yè)技術(shù)記者。他的文章發(fā)表在《紐約時(shí)報(bào)》、《華盛頓郵報(bào)》以及很多商業(yè)和技術(shù)出版物上，包括CIO、ComputerWorld、《網(wǎng)絡(luò)世界》、CFO雜志、IBM數(shù)據(jù)管理雜志、RFID雜志和《電子設(shè)計(jì)》等。

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