劉媛媛

摘 要：隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展，多元化現(xiàn)象也越來越明顯，行政事業(yè)單位就應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行一個(gè)合理的管理，這樣才能夠更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。本文對(duì)行政檔案管理中存在的問題以及管理的新思路進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：行政檔案;問題;管理新思路

行政事業(yè)單位要想進(jìn)行高效的工作，就一定要對(duì)檔案進(jìn)行一個(gè)合理的管理。我國行政事業(yè)單位的檔案管理工作是與單位的各項(xiàng)工作緊密相連的。隨著我國信息化進(jìn)程不斷加快，傳統(tǒng)檔案管理遭受到了一定的挑戰(zhàn)。在新的形勢下，相關(guān)部門應(yīng)該去尋找一套全新的檔案管理方案，這樣才能促進(jìn)檔案管理工作的開展。

1 行政檔案管理工作中存在的問題

1.1 對(duì)內(nèi)容鑒定不嚴(yán)格

行政單位人事檔案的記載情況對(duì)其是否能夠發(fā)揮真正作用有重要影響。如果所記載的內(nèi)容有虛假成分，就可能會(huì)對(duì)后續(xù)工作帶來嚴(yán)重影響。就目前情況來看，我國一些行政單位在對(duì)工作人員的材料進(jìn)行審查時(shí)，沒有對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查，甚至并沒有對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行驗(yàn)證，這就使得相關(guān)檔案的真實(shí)性遭到質(zhì)疑，如果一個(gè)人的信息不真實(shí)，他在進(jìn)行工作的時(shí)候，可能會(huì)對(duì)社會(huì)發(fā)展造成不利的影響。同時(shí)，也會(huì)使社會(huì)出現(xiàn)許多不公平的現(xiàn)象，對(duì)工作人員的發(fā)展也會(huì)造成一定的影響。

1.2 工作人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)

從事檔案管理工作的人員中，相關(guān)工作人員應(yīng)該具有很強(qiáng)的綜合素質(zhì)，所以說檔案管理工作一定要有專業(yè)人員來進(jìn)行，這樣才能使檔案管理工作發(fā)揮真正的作用。但是，在實(shí)際工作的過程中，我國大部分檔案管理工作者的綜合素質(zhì)并不高，專業(yè)性也不高，甚至有一些工作人員并沒有接受過專業(yè)訓(xùn)練。這些工作人員在直接進(jìn)行工作的過程中，由于對(duì)相關(guān)專業(yè)知識(shí)了解不清，從而使得他們?cè)诠ぷ鬟^程中會(huì)遇到許多麻煩，久而久之他們的工作熱情就會(huì)削減，工作積極性也會(huì)降低，從而影響自身工作。

1.3 沒有一個(gè)完善的管理體系

雖然我國行政主管部門已經(jīng)建立了管理制度體系，但是目前所建立的體系并不是很完善的。目前所建立的這些體系與相應(yīng)的法律法規(guī)并沒有實(shí)現(xiàn)其真正的作用。因?yàn)樵谖覈麟A層有著不同的管理情況，所以其管理制度并不能適合所有的行政檔案管理體系，同時(shí)也不能達(dá)到我國行政管理工作的實(shí)際要求。除此之外，有一些行政管理部門沒有按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，這就使得行政管理部門在檔案的管理上出現(xiàn)混亂的局面，也會(huì)使得行政檔案出現(xiàn)虛假情況。

1.4 檔案管理安全體系不完善

一些大管理工作人員沒有較高的安全意識(shí)，在進(jìn)行材料梳理的過程中，一些材料收集不全，從而對(duì)檔案整體的真實(shí)性有一定影響。第一，相關(guān)工作人員在進(jìn)行的材料收集整理的過程中，沒有按照規(guī)定對(duì)其進(jìn)行整理，這就會(huì)存在，只重視檔案的收集整理工作，卻忽視檔案照片以及業(yè)務(wù)的整理收集。還有一些檔案會(huì)留在相關(guān)工作人員的手里，如果這些工作人員一旦更換工作，這些檔案就很容易丟失。第二，檔案材料缺少，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格保存的檔案材料丟失。我國有些行政單位的檔案大部分是紅頭文件，這些檔案材料都非常重要，但是，由于這類材料比較特殊，在保存的過程中，往往會(huì)容易丟失。第三，還有一些檔案不完整，沒有一個(gè)系統(tǒng)性。許多單位在進(jìn)行的材料保存的過程中，會(huì)存在有復(fù)印件，但是沒有原件的現(xiàn)象，這樣就會(huì)對(duì)檔案的真實(shí)性有一定影響。

2 行政檔案管理新思路

2.1 將信息化融入到檔案管理中

隨著我國信息化進(jìn)程的不斷加強(qiáng)，在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，是其適應(yīng)社會(huì)高速發(fā)展的必要手段。第一，將現(xiàn)代化手段運(yùn)用到檔案管理工作中來，同時(shí)，在檔案管理工作中引入高科技設(shè)備，只有這樣才能不斷提高檔案管理工作的效率與檔案管理工作的質(zhì)量。從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理。第二，相關(guān)行政單位可以根據(jù)實(shí)際情況來選擇合適的管理軟件，在實(shí)際工作中所遇到的所有問題都應(yīng)該要使用電子文件對(duì)其進(jìn)行歸檔，然后再對(duì)進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，這樣才能促使檔案管理工作，朝著現(xiàn)代化的電子的方向轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作變得越來越現(xiàn)代化。

就目前情況來看，我國許多行政檔案管理工作中所存在的問題，并沒有得到一個(gè)有效的解決，這就需要相關(guān)工作人員來對(duì)其進(jìn)一步的探究與完善。相關(guān)工作人員應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的相關(guān)法律知識(shí)進(jìn)行傳播，這樣才能夠不斷提高人們對(duì)檔案管理所涉及的法律的認(rèn)識(shí)，從而提高檔案管理的質(zhì)量。

2.2 完善檔案管理制度

行政檔案管理工作要想進(jìn)行有序，開展，一定要有一套完整的管理制度，對(duì)其進(jìn)行支撐，所以說行政單位就應(yīng)該不斷對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善。第一，在對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善的時(shí)候，一定要保證所制定的制度，具有合理性和科學(xué)性。在進(jìn)行制度建設(shè)的時(shí)候，一定要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行決定。第二，要保證所制定的管理制度，在實(shí)際工作中能發(fā)揮其作用，檔案管理制度，一定要對(duì)實(shí)際的檔案管理工作有一定的指導(dǎo)性，這樣才能保證它能發(fā)揮更大的作用。第三，在制定制度的過程中，一定要保證所制定的制度有一定的學(xué)術(shù)性，不僅要對(duì)員工有約束性，還應(yīng)該對(duì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有一定的約束性，這樣就能保證管理的公平性。

2.3 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)重視程度

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理工作的方式以及手段一定要進(jìn)行創(chuàng)新。首先應(yīng)該提高檔案中的信息科技含量，運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)其進(jìn)行管理。這樣才能提高興趣檔案管理工作的效率。其次，行政單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況來選擇一個(gè)合適的管理軟件，將檔案資料以電子文件的形式進(jìn)行歸類，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理形式，這樣才能不斷提高檔案管理信息化水平。最后，應(yīng)該加強(qiáng)行政單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，對(duì)行政檔案管理投入更多的資金，不斷完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備。這樣才能為檔案管理提供一個(gè)更好的工作環(huán)境，有效促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。除此之外，還應(yīng)該安裝一定的安全監(jiān)控設(shè)備，這樣更能保證檔案的安全性。

3 結(jié)束語

綜上所述，目前我國行政檔案管理過程中存在著許多問題，這就需要相關(guān)工作人員不斷對(duì)管理制度進(jìn)行完善，不斷對(duì)管理手段進(jìn)行優(yōu)化，這樣才能提高檔案管理工作的質(zhì)量，從而促進(jìn)行政單位檔案管理部門的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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